С помощью автоматизаций вам больше не придется вручную отправлять электронные письма выбранным пользователям, а можно сделать так, чтобы они отправлялись автоматически. Просто определите соответствующую автоматизацию для любого табличного представления.
Отправка электронных писем с помощью автоматизации
- Нажмите на в заголовке Base, а затем на Automation Rules.
- Нажмите кнопку Добавить правило.
- Назовите автоматизацию и определите таблицу и представление, в которых она должна работать.
- Определите триггерное событие, которое запускает автоматизацию.
- Нажмите Добавить действие и выберите Отправить электронное письмо в качестве автоматического действия.
- Подтвердите с помощью кнопки Отправить.
Создание автоматизации
Сначала определите триггерное событие для автоматизации.
- Записи соответствуют определенным условиям после редактирования
- Добавляется новая запись
- Периодическое срабатывание
- Периодическое срабатывание для записей, удовлетворяющих определенным условиям
Затем выберите Отправить электронное письмо в качестве автоматического действия.
На следующем этапе вы сначала выбираете учетную запись электронной почты, с которой вы хотите отправлять письма. Чтобы иметь возможность использовать учетную запись электронной почты для отправки, вы должны сначала добавить ее в качестве стороннего провайдера в SeaTable Base. Подробные инструкции по этому шагу вы можете найти здесь.
После выбора учетной записи электронной почты задайте тему, получателя и содержание письма. Вы можете ввести несколько адресов электронной почты, разделенных запятыми и в CC. После этого у вас также есть возможность вставить вложения из колонки файлов.
Наконец, подтвердите автоматизацию, нажав на кнопку Отправить.
Пример применения
Конкретный случай использования такого типа автоматизации может возникнуть, например, если вы работаете в производственном совете компании. В этом случае вы хотели бы автоматически информировать отдел кадров о том, что вы одобрили увольнение сотрудника.
Конкретно это можно реализовать с помощью таблицы, в которой хранятся различные данные обо всех сотрудниках вашей компании. В этом контексте вы можете, помимо прочего, записать имена сотрудников, их статус занятости и статус выплаты заработной платы.
С помощью автоматизации SeaTable теперь должен автоматически отправлять электронное письмо в отдел кадров, как только вы одобрите увольнение сотрудника в рабочем совете.
Создание автоматизации
Сначала дайте автоматизации имя и выберите таблицу (список сотрудников) и представление (ресортный маркетинг сотрудников), в котором автоматизация должна работать.
В качестве триггерного события автоматизации выберите опцию Записи выполняют определенные условия после обработки. Чтобы убедиться, что электронные письма отправляются только в случае увольнения сотрудника, добавьте в качестве условия фильтрации, что запись в столбце " Статус занятости " должна быть изменена на " Уволен".
Определите действие Отправить электронное письмо в качестве автоматического действия.
На следующем шаге вы выбираете учетную запись электронной почты, с которой вы хотите отправлять электронные письма в HR. Чтобы иметь возможность использовать учетную запись электронной почты для отправки, вы должны сначала добавить ее в качестве стороннего провайдера в вашей базе SeaTable. Подробные инструкции по этому шагу вы можете найти здесь.
После выбора учетной записи электронной почты задайте тему, получателя и содержание писем. Вы можете ввести несколько адресов электронной почты, разделенных запятыми и в формате CC. Наконец, у вас также есть возможность вставить вложения из колонки файлов.
Когда вы заполните письмо, которое нужно отправить, подтвердите автоматизацию с помощью кнопки Отправить.
Тестирование автоматизации
Если впоследствии вы измените статус занятости сотрудника на "Уволен" в выбранной таблице, готовое электронное письмо будет автоматически отправлено в отдел кадров, чтобы сообщить им об увольнении.