Формы являются предпочтительным средством, позволяющим членам команды и внешним третьим лицам вводить и, при необходимости, изменять данные в таблицах. Доступ к форме осуществляется с помощью ссылки, и нет необходимости делиться таблицей. Таким образом, формы особенно подходят для ввода и редактирования данных большим количеством других людей.
Ознакомьтесь с функцией форм SeaTable для удобного сбора данных через веб-формы!
Типы и функционирование веб-форм
SeaTable знает два типа веб-форм:
- Классическая веб-форма: Классическая веб-форма идеально подходит для проведения опросов и структурированного сбора новых данных. В классической веб-форме нельзя изменить никакие существующие данные. Вызов ссылки на форму не требует наличия учетной записи пользователя SeaTable.
- Коллективная форма: Коллективные формы позволяют легко обновлять и расширять данные, созданные командой. В табличном представлении коллективной формы отображаются только те записи данных, которые создал пользователь. Все остальные записи данных остаются скрытыми. Коллективная форма может быть вызвана только одним членом команды.
В каждой базе можно создавать и сохранять любое количество форм - веб-форм и коллективных форм.
Формы создаются и управляются в администрировании форм. Все созданные формы сохраняются там. Вы открываете администрирование формы нажатием на кнопку Web Forms в правом верхнем углу представления таблицы.
Формы, отображаемые в администрировании форм, всегда ссылаются на таблицу в открытой базе. Поэтому при работе с формами вы всегда должны сначала выбрать соответствующую таблицу и представление.
Классическая форма
Создайте классическую форму
Откройте администрирование формы. Администрация форм представляет собой пустой список, если в базе еще не было создано ни одной формы. В противном случае в открывшемся диалоге будут отображены уже существующие формы.
Вы создаете новую веб-форму, нажав кнопку Создать веб-форму в нижней части администрирования форм, а затем выбрав Классическая форма.
Теперь введите имя новой веб-формы. Это имя также отображается в администрировании формы. Поэтому используйте короткое, лаконичное имя, чтобы отслеживать множество форм. Конечно, вы можете адаптировать имя позже в редакторе формы.
Теперь открывается редактор веб-формы, состоящий из двух частей: слева отображается веб-форма в режиме дизайна (т.е. с опциями редактирования); справа - настройки веб-формы. Как вы увидите, эти два элемента позволяют быстро и легко адаптировать веб-форму к вашим желаниям и потребностям.
В режиме черновика с левой стороны вы можете указать для каждого поля, следует ли
- поле является обязательным для заполнения,
- поле получает дополнительную записку о завершении работы,
- отображение поля зависит от условия.
Для полей с одним или несколькими вариантами выбора можно также указать, будут ли значения отображаться в виде списка или в виде выпадающего списка.
Вы можете сделать следующий выбор, используя настройки веб-формы справа:
- К какой таблице привязана форма?
- Какие столбцы должны отображаться в форме?
- Следует ли отправлять уведомление, когда форма отправлена?
- Кто может получить доступ к форме?
- Содержит ли форма вступительное и/или заключительное замечание?
- Какое сообщение выводится участнику после отправки формы?
- На какой сайт будет перенаправлен участник после отправки формы?
- Есть ли у формы крайний срок подачи?
Поля, доступные в форме, зависят от таблицы, выбранной через настройки веб-формы. Если вы изменяете соответствующую таблицу через поле выбора, доступные поля в режиме проектирования и в настройках корректируются автоматически. Если вы деактивируете колонку справа в настройках, она сразу же скрывается слева в черновике. Имена и порядок полей берутся непосредственно из базовой таблицы. Изменить их в редакторе веб-формы невозможно. Это необходимо сделать в режиме просмотра таблицы.
Чтобы проверить, как выглядит форма вне режима черновика, нажмите на кнопку Страница веб-формы в правом верхнем углу. После этого форма откроется в новой вкладке так, как ее увидит участник.
Прежде чем отправить форму или сделать ее общедоступной, необходимо тщательно протестировать ее.
Вы можете получить веб-ссылку для формы в редакторе веб-форм с помощью кнопки Поделиться или в администрировании формы, нажав на значок Поделиться. Теперь отправьте ссылку получателям или вставьте ее на целевую страницу. Доступ к ссылке контролируется с помощью разрешений доступа, определенных в свойствах формы.
Тестовая форма
Обширное тестирование позволяет избежать разочарования со стороны получателей. Проблемы могут быть вызваны двусмысленностью или противоречиями в форме. В худшем случае форма не может быть отправлена, потому что обязательное поле не может быть заполнено (например, если для одного выбора не определены значения).
Откройте веб-форму для тестирования. В редакторе веб-формы это делается с помощью кнопки Страница веб-формы. Из табличного представления сначала вызовите администрирование формы, а затем щелкните на имени веб-формы. В обоих случаях веб-форма открывается в новой вкладке браузера.
Значения, введенные в форму, сохраняются в связанной таблице. Не забудьте удалить из таблицы тестовые данные для оценки.
Настроить форму
Вы можете в любой момент настроить веб-формы с помощью редактора веб-форм. Чтобы вернуться в редактор, вызовите администрацию формы, подведите указатель мыши к названию формы, а затем нажмите на значок карандаша справа от названия.
Удалить форму
Вы можете удалить веб-формы в любое время через администрирование форм. Подведите указатель мыши к названию формы и нажмите на значок мусорной корзины справа от названия.
Форма для инкассации
Создать коллективную форму
Откройте администрирование формы. Администрация форм представляет собой пустой список, если в базе еще не было создано ни одной формы. В противном случае в открывшемся диалоге будут отображены уже существующие формы. Чтобы создать новую коллективную форму, нажмите на кнопку Создать веб-форму в нижней части администрирования форм и выберите Коллективная форма.
Теперь введите имя новой веб-формы. Это имя также отображается в администрировании формы. Поэтому используйте короткое, лаконичное имя, чтобы отслеживать множество форм. Конечно, вы можете адаптировать имя позже в редакторе формы.
Затем открывается редактор коллективной формы, состоящий из двух частей: слева отображается форма в виде предварительного просмотра, справа - настройки коллективной формы.
Используя настройки формы с правой стороны, вы можете выбрать для каждого столбца, должен ли он отображаться в коллективной форме. (Колонки типа сотрудник, формула, ссылка, создатель, последний редактор, время создания и время обработки обычно не отображаются в коллективной форме).
Чтобы проверить, как выглядит форма, нажмите на кнопку Коллективная форма в правом верхнем углу. После этого коллективная форма откроется в новой вкладке. Вы увидите только те записи в таблице, которые вы создали, т.е. вы увидите таблицу так, как если бы кто-то отправил вам ссылку на форму.
Вы можете получить веб-ссылку для формы в редакторе коллективных форм с помощью кнопки Поделиться или через администрирование формы, нажав на иконку Поделиться. Теперь отправьте ссылку получателям.
Форма для сбора адаптации
Вы можете в любой момент настроить коллективные формы с помощью редактора веб-форм. Чтобы вернуться в редактор, вызовите администрацию формы, подведите указатель мыши к названию формы, а затем нажмите на значок карандаша справа от названия.
Удалить коллективную форму
Вы можете удалить коллективные формы в любое время через администрацию форм. Подведите указатель мыши к названию формы и нажмите на значок мусорной корзины справа от названия.
