Вакансия наконец-то заполнена, и у вашего нового сотрудника начался первый рабочий день. Нервозность неизбежна, особенно со стороны сотрудника. Но вы и отдел кадров также сталкиваетесь с особыми обстоятельствами при приеме каждого нового сотрудника и, естественно, хотите, чтобы онбординг прошел гладко. Для вас это означает своевременную организацию всех необходимых процессов.
Onboarding - это систематическое ознакомление и интеграция новых сотрудников в компанию. Термин происходит из английского языка и буквально означает "брать на борт". Цель онбординга - дать новым сотрудникам хороший старт в вашей компании и интегрировать их в корпоративную структуру как в профессиональном, так и в культурном и социальном плане.
Почему важно структурированное введение в должность
Структурированное введение в должность имеет огромное значение для успеха и долгосрочного развития вашей компании. Она помогает новым сотрудникам быстрее раскрыть свой потенциал, уверенно вводя их в курс дела. Целенаправленное введение в должность и поддержка помогут им почувствовать себя компетентными и продуктивными, что быстро повысит эффективность их работы.
Кроме того, хорошо организованная программа адаптации помогает удержать сотрудников в компании в долгосрочной перспективе. Это связано с тем, что сотрудники, которые с самого начала чувствуют себя хорошо интегрированными и поддерживаемыми, с большей вероятностью останутся верными вашей компании. Это снижает текучесть кадров и гарантирует, что ценные знания и опыт останутся в вашей компании.

В международных компаниях, где необходимо учитывать культурные различия и разные законодательные требования, процесс адаптации особенно сложен.
Структурированное введение в должность также способствует повышению мотивации и удовлетворенности новых сотрудников. Если они четко понимают, чего вы от них ждете и какой вклад они могут внести в успех компании, их удовлетворенность работой значительно возрастает. Кроме того, хорошо обученные сотрудники с удовольствием передают свои знания внутри компании и готовы развиваться дальше. Это создает культуру непрерывного обучения и обмена знаниями.
В конце концов, довольные и хорошо интегрированные сотрудники с удовольствием рекомендуют вашу компанию как привлекательного работодателя. Положительное са рафанное радио и хорошие отзывы на таких платформах, как Kununu или Glassdoor, помогают укрепить имидж работодателя и привлечь новых талантов.
3 уровня введения в должность
Структурированная адаптация новых сотрудников включает в себя три ключевых уровня: профессиональную, социальную и культурную интеграцию. Каждый из этих уровней играет решающую роль в успешной и всесторонней интеграции новых сотрудников в вашу компанию.
- Профессиональная интеграция: Профессиональная интеграция направлена на предоставление новому сотруднику необходимых знаний и навыков, требуемых для его конкретной роли. Это включает в себя обучение, ознакомление с рабочими процессами и системами, а также ознакомление с задачами и обязанностями. Цель состоит в том, чтобы дать новому сотруднику необходимые инструменты для компетентного и эффективного выполнения своей работы. Тщательная профессиональная интеграция гарантирует, что новый сотрудник быстро станет продуктивным и будет чувствовать себя уверенно в своей новой сфере ответственности.
- Социальная интеграция: Социальная интеграция направлена на включение нового сотрудника в социальную структуру вашей организации. Это включает в себя развитие социальных контактов и построение отношений с коллегами и начальством. Важную роль здесь играют такие мероприятия, как командные собрания, неформальные встречи и мероприятия по сплочению коллектива. Благодаря социальной интеграции ваш новый сотрудник быстро почувствует себя частью команды, что повышает его благосостояние и удерживает в коллективе. Сильная социальная сеть внутри компании также обеспечивает поддержку в решении вопросов и проблем.
- Культурная интеграция: Культурная интеграция направлена на ознакомление новых сотрудников с целями, принципами и культурой вашей компании. Это включает в себя информирование о вашей миссии, видении и ценностях, а также об этических и культурных нормах, которые характеризуют повседневную деятельность вашей компании. В результате ваши новые сотрудники не только поймут, какого поведения от них ожидают, но и поймут, почему эти ожидания важны и как они способствуют достижению целей компании. Это способствует более глубокой идентификации с компанией и укрепляет лояльность ваших сотрудников.

Многие компании используют программы наставничества, в рамках которых опытные сотрудники выступают в роли связных для новых коллег.
3 фазы введения в должность
Согласно исследованию, обычно требуется восемь месяцев, чтобы новый сотрудник стал полностью продуктивным. За это время онбординг включает в себя три этапа: этап подготовки, этап ориентации и этап интеграции.
1. подготовительный этап
Подготовительный этап, также известный как предварительная подготовка, начинается с момента подписания контракта и заканчивается в первый рабочий день. Цель этого этапа - дать новому сотруднику почувствовать, что он начинает работать у профессионального работодателя, который заботится о своих сотрудниках. На этом этапе вы отправляете важную информацию, разъясняете все оставшиеся вопросы и составляете план введения в должность. Вы также убедитесь, что рабочее место оснащено всем необходимым оборудованием. Важными подготовительными мероприятиями, которые необходимо провести в ходе этого этапа, являются
Проставка
- Уточнение формальностей
- Координация назначений
- Предоставление информации
- Привлечение коллег
- Подготовка рабочего места
Проставка
- Организация курсов обучения сотрудников
- Определение обязанностей
- Составление приветственного пакета
2-й этап ориентации
Этап ориентации начинается с первого дня работы и длится в течение первых трех месяцев. На этом этапе вы знакомите нового сотрудника с его ролью и задачами в компании. Он знакомится с компанией, ее процессами, коллегами, клиентами и начальством. Чтобы сделать этот этап как можно более приятным, вам следует помнить о следующих моментах:
Проставка
- Приветствие и знакомство с командой
- Знакомство с инструментами и ИТ-системами
- Прояснение взаимных ожиданий
- Назначение первоначальных задач
Проставка
- Разъяснение юридических аспектов
- Социальное обеспечение и пособия
- Экскурсия по предприятию
- Презентация продукции
- Распространение информации о целях и ценностях компании

Этап ориентации часто включает в себя презентации, экскурсии и официальные ознакомительные мероприятия.
3-я фаза интеграции
Эта фаза онбординга длится с третьего по шестой, а иногда и до двенадцатого месяца. Основное внимание в это время уделяется тому, чтобы новый сотрудник все больше и больше интегрировался в компанию. Чтобы способствовать этому, необходимо как можно чаще позволять сотруднику брать инициативу в свои руки и самостоятельно реализовывать программу.
Проставка
- Совместные мероприятия
- Семинары и информационные дни
- Регулярные встречи по обратной связи
Проставка
- Предоставление последующей информации
- Укрепление командного духа
- Продвижение контактов и создание сетей

Четко определенные каналы связи и регулярные встречи с начальством и членами команды - необходимые условия для успешного вхождения в должность.
Обратная связь и оценка процесса введения в должность
Регулярная обратная связь имеет решающее значение для постоянного совершенствования процесса адаптации. Чтобы интеграция новых сотрудников прошла успешно, вы и ваши руководители должны заранее назначить даты встреч для обратной связи. Эти встречи должны проводиться регулярно, чтобы получить полную картину опыта нового сотрудника.
Систематически собирая и анализируя эти отзывы, ваша компания сможет выявить слабые места в процессе адаптации, чтобы внести целенаправленные улучшения.

Регулярный сбор отзывов от новых сотрудников поможет постоянно совершенствовать программу адаптации.
6 советов для успешного процесса адаптации
Успешное введение в должность закладывает основу для позитивного, продуктивного и долгосрочного сотрудничества. Первое впечатление имеет значение, когда вы принимаете новых сотрудников и знакомите их с культурой и стилем работы вашей компании. По этой причине важно уделить особое внимание нескольким ключевым аспектам.
- Разработайте концепцию введения в должность: Разработайте всеобъемлющую концепцию введения в должность, в которой четко определены цели и ожидания. Включите в нее подробные контрольные списки, чтобы обеспечить систематическое и эффективное выполнение всех этапов.
- Рассчитайте время подготовки: Запланируйте достаточно времени, чтобы завершить все необходимые приготовления до первого рабочего дня вашего нового сотрудника. Примите во внимание время обработки всех необходимых документов и внутренних процессов.
- Планируйте совместные мероприятия: организуйте мероприятия по сплочению коллектива и другие совместные мероприятия, способствующие интеграции новых сотрудников и созданию позитивной рабочей атмосферы. Это поможет новым сотрудникам быстро почувствовать себя как дома и познакомиться с корпоративной культурой в процессе адаптации.
- Своевременно получайте юридические документы и персональные данные: Своевременно запрашивайте все необходимые юридические документы и данные о персонале. Сюда входят трудовой договор, налоговая информация, страховое свидетельство и другие необходимые документы. Убедитесь, что они заполнены и правильно оформлены до первого дня работы.
- Постоянно оптимизируйте процесс: Регулярно анализируйте и совершенствуйте процесс адаптации. Собирайте отзывы новых сотрудников и руководителей, чтобы выявить слабые места и постоянно оптимизировать процесс.
- Используйте хорошее программное обеспечение: Используйте подходящее программное обеспечение для регистрации кандидатов, чтобы отслеживать все и сделать процесс эффективным. Хорошее программное решение должно предлагать контрольные списки, напоминания и управление всеми необходимыми документами и информацией.

Важной частью процесса адаптации является четкое определение ваших ожиданий от нового сотрудника, чтобы избежать недоразумений.
Ввод в должность с помощью правильного программного обеспечения
С помощью бесплатного шаблона SeaTable вы сможете организовать процесс введения в должность настолько эффективно, что не только разгрузите свой отдел кадров, но и максимально облегчите новым сотрудникам начало работы.
Одним щелчком мыши вы можете создать интуитивно понятный контрольный список со всеми предстоящими задачами для каждого нового сотрудника, чтобы все точно знали, что нужно сделать. Чтобы избежать хаоса и бумажной волокиты, вы можете хранить все важные документы прямо в электронной таблице и подписывать их цифровой подписью.
В бесплатном шаблоне SeaTable вы можете собрать все задачи и информацию в одном месте. Распределив четкие обязанности, временные рамки и статус каждого дела, вы сможете наглядно представить себе ход вводного инструктажа и отслеживать его в режиме реального времени.
Положитесь на подходящее программное обеспечение и позаботьтесь о том, чтобы ваши новые сотрудники сразу почувствовали себя желанными гостями и быстро освоились в вашей компании. Чтобы воспользоваться SeaTable, достаточно бесплатно зарегистрироваться. Затем вы можете добавить шаблон в свою базу и заполнить его собственными данными.