Управление проектами и задачами требует большой компетентности и организаторского таланта. Не все умеют правильно координировать проекты со своими сотрудниками и равномерно, но все же разумно распределять нагрузку. Помимо этих навыков, обязательным условием является наличие хорошего инструмента управления проектами. Без него можно быстро потерять общую картину, задачи не будут выполнены в срок, и весь проект окажется под угрозой. SeaTable - это идеальный инструмент управления задачами, который обеспечивает гибкое управление проектом и доводит его до успешного завершения.
Что такое управление проектами?
Управление проектами включает в себя планирование, координацию, контроль и мониторинг проектов. Менеджер проекта должен уметь планировать объем услуг по проектам, оценивать график и планирование затрат, а также своевременно планировать ресурсы и финансирование проекта. Риски должны быть сведены к минимуму, а возможности должны быть использованы наилучшим образом для достижения максимального результата. Существует даже стандарт DIN, который описывает основы и отдельные компоненты управления проектами.
Для того чтобы проект был успешным, цели должны быть сформулированы очень четко, чтобы задачи были точно спланированы, а сотрудники достаточно проинструктированы. Это требует точного управления задачами. В ходе реализации проекта необходимо постоянно контролировать качество, чтобы не допустить ошибок и убедиться, что проект развивается в соответствии с поставленными целями. В конце проекта всегда должна проводиться оценка, чтобы зафиксировать успехи и использовать потенциал для улучшения.
Каковы методы?
Существует множество различных подходов к управлению проектами, отличающихся как структурой управления задачами, так и всем стилем работы. Какой метод лучше, полностью зависит от проекта, команды и компании - Scrum, например, не обязательно оптимален для каждого случая использования.
1. структура разбивки работ
Структура разбивки работ - один из классических методов, при котором проект делится на различные рабочие пакеты, например, разработка и проектирование логотипа для нового бренда. Преимущество такого подхода заключается в том, что все задачи и обязанности определены с самого начала. Структуры ясны, и первый шаг может быть сделан немедленно.
2. схватка
Метод Scrum используется для особо сложных проектов, где не все задачи были определены в самом начале. В таких случаях необходимы гибкие и подвижные методы работы, чтобы каждую неделю планировать и реализовывать ход проекта заново. Таким образом, работа ведется в повторяющемся цикле, и каждую неделю представляются новые результаты, на основе которых затем продолжается работа.
3. канбан
Вы наверняка уже слышали об этом. Этот метод особенно эффективен при визуализации задач и поэтому весьма популярен в управлении задачами. При таком способе управления задачами задачи перемещаются из одного столбца в другой на визуальной доске в виде карточек Канбан - в основном от "Открыто" к "Выполняется" и "Выполнено".
Вы можете видеть, что методы отличаются по своему подходу и что некоторые из них могут лучше подходить для вашего проекта, чем другие. Однако во всех случаях для успешного завершения проекта вам необходим инструмент управления задачами, который будет поддерживать вас во всех областях задач. Для этого существует множество различных провайдеров, каждый из которых имеет свои преимущества и недостатки. Решающим преимуществом SeaTable является то, что с помощью гибкого программного обеспечения можно не только составить карту управления проектами, но и охватить своими универсальными функциями все другие процессы, такие как учет рабочего времени, CRM или планирование цехов.
Как инструмент управления проектами, SeaTable обладает высокой гибкостью и может быть адаптирован ко всем вашим индивидуальным потребностям. С помощью SeaTable вы вовлекаете своих сотрудников в проект, упрощаете рабочие и коммуникационные процессы и структурируете проект от начала до конца с помощью четких заданий и описаний.
Нажмите здесь, чтобы перейти непосредственно к шаблону управления задачами
Комплексное управление задачами всего за несколько шагов
SeaTable - это гибкое решение для электронных таблиц, которое позволяет вам настроить управление проектами. Мы создали нашу базу со всей важной информацией, необходимой для проекта, такой как список дел, ответственные лица, сроки, дата начала и важные документы. Для персонализации и уточнения записей можно использовать различные типы столбцов. Таким образом, вы можете создавать новую строку для каждой возникающей задачи и подробно вводить ее. Этот процесс можно сравнить с созданием билета, как это существует в некоторых системах.
Практически каждый тип столбцов может быть использован для дальнейшего структурирования и оценки. Для лучшего обзора и классификации задач была сделана двойная группировка по категориям и областям задач в таблице "Рекламная кампания на ТВ" и группировка по областям задач и приоритетам в побочном проекте "Журнал бренда". Однако таблицы управления задачами могут быть сгруппированы и по сотрудникам или срокам выполнения - именно так, как вам нужны данные в данный момент.
Управление проектами в режиме реального времени
База для управления задачами может полностью использоваться как рабочая база, в которой можно обмениваться файлами друг с другом, поскольку SeaTable также функционирует как база данных. Все загруженные туда документы и изображения хранятся в оригинальном качестве и могут быть загружены для редактирования любым уполномоченным лицом. Поскольку база данных является онлайновой, все изменения и ход работы синхронизируются в режиме реального времени, так что все всегда в курсе событий.
Командное общение в одном месте
SeaTable позволяет напрямую общаться внутри столов, устраняя необходимость в общении по электронной почте за пределами базы. Открыв строку, можно добавить сотрудников к обсуждению в поле комментариев справа и отправить комментарии, вопросы или отзывы. Таким образом, все точно знают, к какой задаче относится тот или иной вопрос, и общение становится прозрачным, синхронным и отслеживаемым.
Управление задачами с помощью доски Канбан
Для лучшей визуализации и упрощения управления задачами плагин Kanban - это то, что нужно. Интегрированный плагин работает как все обычные инструменты управления проектами Kanban и позволяет перемещать задачи туда-сюда в виде карточек, основанных на различных категориях классификации, таких как статус. Когда задача выполнена, ответственное лицо может просто переместить карточку из состояния "в работе" в состояние "выполнено", и задача будет отмечена как выполненная.
Возможны и другие классификации, например, по пакетам вышестоящих задач, например, разработка веб-сайта. Такой способ работы для многих намного проще, поскольку задачи четко структурированы и визуализированы. Это также помогает реально оценить проект и затраченные на него усилия. Поэтому такие инструменты очень популярны, особенно среди небольших команд или компаний.
Индивидуальные представления для каждого сотрудника
Для отдельных досок для сотрудников необходимо заранее создать отдельные представления. Это легко сделать, задав фильтр, в котором колонка "Ответственный" должна содержать имя конкретного сотрудника ("Ответственный имеет любое из XY"). В результате все остальные коллеги исчезают из представления, и отображаются только задачи одного сотрудника. Эта функция включена во все лицензии и предоставляет безграничные возможности для проектирования. Если, например, необходимо создать представление, содержащее только открытые задачи, то в качестве функции фильтра можно использовать "Статус не выполнен".
Бесчисленные варианты фильтров предлагают индивидуальный взгляд на управление задачами, и вы в любой момент можете выбрать другую точку зрения. Хорошо то, что все различные взгляды совершенно независимы друг от друга в своем представлении. Фильтр в представлении A не влияет на отображение в представлении B. Однако изменение данных всегда происходит синхронно и немедленно реализуется во всех представлениях.
Если представления в нашем шаблоне управления задачами действительно должны быть видны только соответствующему сотруднику, ими можно поделиться с каждым индивидуально - это означает, что доступ к этому представлению будет иметь только тот, с кем поделились (это входит в платные пакеты Plus и Enterprise). Другие люди не видят этого мнения. Однако это работает только в том случае, если база не используется в общей среде.
Всегда следите за временем: С помощью временной шкалы и календаря
Плагин временной шкалы является отличным помощником в визуализации времени всего процесса управления задачами. С его помощью вы можете сразу увидеть, соблюдаете ли вы график планирования времени или некоторые задачи уже отстают от графика. Установив дату начала и крайний срок выполнения задачи, ее можно идеально отобразить на временной шкале. Определите, какая еще информация должна отображаться, например, ответственное лицо, точный срок выполнения или список дел.
Для индивидуальных представлений сотрудников вы заранее создаете собственные представления для каждого сотрудника. Таким образом, каждый видит свои задачи на своей временной шкале и знает, сколько времени осталось на выполнение отдельных задач. Вы также можете видеть, насколько заняты ваши сотрудники при планировании задач, и можете изменить график, если нагрузка распределена неравномерно.
Подобно плагину временной шкалы, плагин календаря предлагает временной обзор всего проекта и всех этапов планирования управления задачами, но полностью в стиле календаря. Просмотр по дням, неделям, месяцам, годам или полностью в представлении повестки дня позволяет просматривать этапы проекта по дням и показывает, в какой день сколько всего необходимо сделать. Здесь также можно без проблем создавать персональные доски сотрудников на основе созданных представлений.
Автоматическое получение информации о ходе реализации проекта
Автоматические уведомления очень важны для того, чтобы все сотрудники всегда были в курсе своих задач и управления ими. Поэтому обязательная проверка базы на наличие новостей больше не нужна. В нашем шаблоне мы установили правило уведомления, которое срабатывает при изменении столбца "Ответственный". Когда задача назначается сотруднику, он получает уведомление напрямую и автоматически.
Если необходимо получить обратную связь от коллеги или руководителя, достаточно назначить задание этому человеку - и снова правило срабатывает автоматически, а ответственное лицо информируется. Это устраняет необходимость в электронных письмах с запросами, отзывами или рабочими инструкциями. После обработки задание возвращается соответствующему сотруднику для продолжения рабочего процесса.
Комментарии внутри строки с помощью функции комментария также вызывают автоматическое уведомление, так что упомянутые лица будут проинформированы напрямую. При желании можно создать собственные правила, например, когда задачи переходят в статус "Выполнено", чтобы следить за ходом выполнения проекта. В управлении задачами мы также установили правило уведомления, которое регулярно напоминает о приближающихся сроках - чтобы все задачи были выполнены в срок.
Управление задачами проще, чем когда-либо
С помощью SeaTable управление задачами становится эффективным и экономящим время инструментом в ваших проектах. Чтобы воспользоваться нашим шаблоном, нажмите здесь. Будучи программой для работы с электронными таблицами и базой данных, SeaTable выходит далеко за рамки ввода данных: структурирование, сортировка, делегирование, обсуждение, организация, планирование, реализация и завершение работы - все это и многое другое возможно с SeaTable.
Зарегистрируйтесь бесплатно сегодня и попробуйте один из наших многочисленных шаблонов.