Большинство компаний принимают меры для обеспечения возможности работы из дома и организуют для своих сотрудников онлайн-семинары или другие мероприятия в дополнение к вариантам домашнего офиса. Но: начинаешь скучать даже по самому надоедливому коллеге, да и беседа у кофейного автомата тоже пропадает. В коллективе, который работает почти исключительно удаленно, порой трудно оставаться в курсе событий, и в результате производительность труда часто страдает. К счастью, существует метод, который может помочь вам восстановить свою продуктивность в удаленном режиме. С помощью ежедневных совещаний можно в кратчайшие сроки повысить продуктивность работы команды.
Что такое стенд-ап?
Нет, мы не говорим о комедийном шоу. Хотя, если честно, некоторые встречи очень близки к этому. Но нет. Ежедневное совещание - это короткое совещание для обновления всей команды, и да, это верно, оно должно проводиться стоя. Потому что если вы стоите, то больше шансов, что встреча действительно будет короткой, а не затянется без необходимости.
Идеальная продолжительность короткого удаленного командного обновления - 15 минут. Конечно, удаленную команду сложнее заставить стоять, но если вы объясните, почему, каждый обязательно найдет решение, как простоять 15 минут в видеоконференции так, чтобы не было видно только середины тела. И не забывайте: Работа стоя полезна для спины. Это не только повышает производительность, но и формирует эргономичный стиль работы в течение дня.
Преимущества дистанционной стойки с первого взгляда
Преимущества постоянного собрания очевидны. Он должен...
- быстро (не более 15 минут)
- эффективным (без светских бесед)
- продуктивный (только работа над вопросами повестки дня)
- кооперативный (обмен мнениями в команде, отсутствие подчинения начальнику)
- Подготовленность (заранее продумайте, что вы хотите сказать)
... быть.
Длительные встречи, которые пугают и подавляют, уходят в прошлое. Стенд-апы, с другой стороны, могут помочь вашей команде оставаться в курсе событий и стать полезной частью повседневной работы.
6 советов по повышению продуктивности удаленной команды с помощью ежедневных совещаний
Ставьте цели вместе
Самая распространенная причина ненужного затягивания совещаний заключается в том, что не все точно знают, о чем идет речь. Поэтому все оказываются неподготовленными, что значительно снижает производительность труда. Важно вместе определить, какова цель встречи и о чем именно она должна быть. Для этого мы предлагаем вам 3 основных вопроса для удаленного совещания, к которым может и должен подготовиться каждый член команды:
- Чего вы достигли с момента последней встречи?
- Над чем вы работаете в настоящее время?
- Каковы трудности и какая помощь может потребоваться?
На первый вопрос следует ответить достаточно быстро, в 1-3 предложениях. Конечно, бывают исключения. Если крупный проект завершен, вы, конечно, можете поговорить о нем более подробно или упомянуть об этом на специально отведенной встрече.
На второй вопрос также следует ответить очень кратко. В целом, здесь важно мотивировать сотрудников на установление более мелких вех, о которых вы сможете отчитываться еженедельно. Например, если сотрудник отвечает за создание вашего присутствия в социальных сетях, небольшой вехой может стать создание аккаунта компании на каждой платформе (Twitter, Instagram, LinkedIn, Facebook и т.д.). Празднование таких небольших успехов с коллегами также мотивирует их праздновать и ценить свой собственный небольшой прогресс на пути к более крупной цели.
Следует внимательно отнестись к третьему вопросу. Именно здесь есть наибольший потенциал для более длительных бесед. Хотя вы хотите, чтобы ваша команда предлагала друг другу помощь, это должно оставаться простым поднятием рук. Таким образом, заинтересованное лицо будет знать, к кому обратиться после этого. Эти направляющие вопросы для совещания в режиме ожидания могут внести значительный вклад в повышение производительности.
Придерживайтесь расписания
Именно здесь онлайн-встречи, наконец, имеют преимущество. Когда речь идет о том, чтобы приходить вовремя, у вас меньше причин опаздывать дома, потому что вам не нужно физически перемещаться в зал заседаний. В целом, вам все же следует создать корпоративную культуру, в которой прибытие на встречу вовремя (если не немного раньше) станет нормой.
Опоздание на совещания - это очень распространенная жалоба сотрудников в целом. Не меньше жалоб поступает и на неправильное время проведения встречи. Либо это занимает слишком много времени, либо запланировано слишком мало. Начинайте вовремя и заканчивайте вовремя - даже если кто-то приходит с опозданием.
Продуктивность стоячих совещаний заключается в их краткости. Строго придерживайтесь правила 15 минут, на первых порах может помочь таймер, установленный на 15 минут с 3-минутной передышкой. Таким образом, по истечении таймера вы сможете прийти к закругленному выводу.
Уважайте время всех
Самым большим пожирателем времени на собраниях является то, что многие люди хотят говорить одновременно. Вы часто забываете дать другим закончить, когда хотите что-то сказать по какому-то вопросу. Продуктивность - это нечто другое. На месте вы можете решить эту проблему довольно просто, выбрав предмет, который всегда находится в руке говорящего. Но как это можно реализовать в Интернете? Используйте технологии!
Например, простым решением может быть включение микрофона только тогда, когда вы действительно говорите. Если кто-то другой захочет что-то сказать, ему сначала придется преодолеть препятствие в виде отключения звука, что напомнит ему, что его очередь еще не подошла. Кроме того, некоторые провайдеры позволяют вам поднять виртуальную руку. Если назначен модератор собрания, он или она может затем просто занять очередь собеседника.
Не отвлекайтесь от сути
Есть несколько причин, по которым люди отвлекаются на совещаниях и теряют продуктивность. Давайте вспомним вопросы, которые служат базовой основой для структуры вашей встречи:
- Чего вы достигли с момента последней встречи?
- Над чем вы работаете в настоящее время?
- Каковы трудности и какая помощь может потребоваться?
Как уже упоминалось выше, вопрос 3 имеет наибольший потенциал для перехода к ненужным разговорам один на один между двумя людьми. Дайте понять, что помощь не заключается в немедленном объяснении, как именно можно помочь, а достаточно простого сигнала рукой. После этого заинтересованные лица могут самостоятельно организовать беседу один на один.
Особенно если вы являетесь экспертом в данной области, и поэтому решение кажется вам простым и понятным, вы чувствуете необходимость немедленно оказать подробную помощь. Еще раз поясните, что совещание по подготовке к работе проводится только для того, чтобы ввести всех в курс дела. Помощь обычно не касается каждого участника совещания и ограничивает продуктивность.
Еще одна причина низкой продуктивности - светские беседы. Понятно. Запершись в собственных четырех стенах, очень соблазнительно выйти из чулана и просто пообщаться с коллегами. Разговоры о выходных, семье или хороших фильмах, которые вы посмотрели, укрепляют сплоченность, и это именно то, что важно и хорошо. Однако совещание в формате "стенд-ап" - просто не самое подходящее место для этого. Следующий совет предлагает решение.
Онлайн-мероприятия вдали от обязательств
Возможно, причина увеличения количества светских бесед заключается в том, что у ваших сотрудников нет места, где они могли бы встретиться вдали от своих обязанностей. Тем не менее, светская беседа вдохновляет и повышает продуктивность в течение дня. Эти онлайн-мероприятия отлично подходят для сплочения коллектива:
- Совместные удаленные перерывы на обед
- Совместный вечер кино с последующим обменом
- Quiznight (о викторине в пабе)
- Игровой вечер (с играми типа skribbl.io)
- Старое доброе Бинго
- Дегустации джина или вина
- Час совместной йоги
Это лишь несколько идей. Вы можете либо самостоятельно организовывать такие онлайн-мероприятия, либо заказать их готовый план за приемлемый бюджет, например, здесь.
Сохраняйте гибкость формата
То, что работает для одной команды, не обязательно работает для всех команд в одно и то же время. Постарайтесь вместе прийти к решению, которое повысит производительность всей вашей команды. Пробуйте разные варианты времени и повестки дня и всегда оставайтесь гибкими. Получите обратную связь через несколько недель и, если необходимо, снова измените время и обстановку встречи.
Наши 6 советов сосредоточены на идее, что ежедневные 15-минутные совещания работают на всю команду. Но это не обязательно! Возможно, для вашего бизнеса выгодно разделить совещание на несколько отдельных встреч, потому что ваша команда особенно велика. Возможно, вам будет достаточно 2 раз в неделю, чтобы ввести всех в курс дела.
Вы также можете обнаружить, что стенд-апы особенно хороши на этапе разработки, но имеют тенденцию отвлекать и снижать продуктивность на этапе внедрения. Сохраняйте гибкость и рассматривайте ежедневные совещания как отличный способ повысить производительность и сплоченность вашей команды.
Защита документов
Особенно на ежедневных совещаниях может случиться так, что один или другой коллега отсутствует из-за другой встречи. Пусть они знают, как сообщить о своем отсутствии, и хранят важную информацию в одном месте. Таким образом, отсутствующий участник может впоследствии посмотреть, произошло ли что-то, имеющее отношение к нему. Для планирования и заметок ваших удаленных встреч мы уже предоставили шаблон здесь, а также подробно объяснили в этом посте, как вы можете создать его самостоятельно и адаптировать под свои нужды.
Организация работы целой команды в удаленном режиме при сохранении высокой производительности - сложная задача. Несмотря на все имеющиеся в нашем распоряжении технологические возможности, создать среду для совместной работы бывает непросто. Ежедневные совещания - это отличный способ обновить информацию друг о друге и почувствовать себя частью общей картины. Проблемы выявляются на ранней стадии, а чувство сопричастности повышается.
Попробуйте!