Регистрация времени проекта с помощью SeaTable

Как оптимизировать учет рабочего времени в проекте и увеличить доходы

Многие поставщики услуг знают об этом и боятся этого: Отслеживание времени проекта. Учет рабочего времени непопулярен и в большинстве случаев ведется не так тщательно, как, возможно, следовало бы. И все же девиз здесь: "Время - деньги"! Дизайнеры, архитекторы и агентства знают об этой проблеме и иногда затрудняются найти решение.

Учет времени проекта: в чем проблема?

Вы можете знать это, рабочий день закончился, а вы не записали ни одного проектного времени. Затем вы снова оцениваете - по пальцам, для каждого проекта и клиента. Однако часто это делается спустя несколько дней, что значительно искажает реально необходимое время. В результате теряется ценное время, а вместе с ним и деньги, которые компания могла бы реально заработать.

Существуют определенные виды деятельности, которые очень часто вообще не включаются в учет рабочего времени. Вот что выяснило исследование, проведенное в США. В соответствии с этим, следующие пункты требуют больших затрат времени, но обычно даже не оплачиваются клиентами:

1) Электронные письма
Исследование показало, что электронные письма отслеживаются слабо или не отслеживаются вовсе. При этом сотрудник тратит около 2,5 часов в день на чтение и ответы на электронные письма, связанные с клиентами. Это означает, что при почасовой ставке в 100 евро ежегодно теряется около 35 000 евро.

2) Собрания
При проведении совещаний учет времени гораздо более последователен, чем при работе с электронной почтой. Преимуществом здесь является тот факт, что встречи часто отмечаются в собственном ежедневнике и можно оценить время после них. Однако все еще есть около 20% тех, кто не записывает это время, и здесь может быть потеряна сумма около 21 000 евро.

3) Мозговой штурм

Только мыслительные и умственные усилия фактически засчитываются как время, потраченное на активную работу для клиента. Однако этим часто пренебрегают, хотя мозговой штурм и мозговая атака также могут составлять часть времени в творческих проектах. Поэтому важно отслеживать и это время, даже если иногда требуется немного больше времени, чтобы прийти к блестящей идее.

Оценка времени постфактум не является точной и крайне неточной. Постарайтесь вспомнить, над какими проектами и как долго вы работали 6 дней назад. Вы заметите, что очень трудно приблизительно отразить время в одиночку.

Но почему именно учет времени проекта так непопулярен?

Большинство людей находят учет времени очень раздражающим, потому что он часто прерывает рабочий процесс. Переключение между различными задачами также затрудняет учет времени, поскольку в этом случае время придется останавливать, а затем возобновлять для каждого письма, на которое отвечают в промежутке, или для каждого запроса от коллеги. Это громоздко и требует дополнительных затрат времени.

Именно поэтому многие вообще не ведут учет своего времени, а оценивают его только в конце дня. Время, которое больше не может быть четко распределено, затем также часто бронируется как "внутреннее", хотя на самом деле оно может быть назначено клиенту. Учет рабочего времени является важным источником денег для поставщиков услуг, и его всегда следует проводить, несмотря на низкую мотивацию.

Почему учет рабочего времени в проекте так важен - даже если это раздражает

Потому что дело в деньгах. Конечно, учет времени проекта иногда мешает, тормозит процесс творческой работы и слишком редко выполняется так, как это должно быть. Но каждая минута, отработанная на клиента, может и должна быть учтена, потому что это время, которое каждый сотрудник использует для проекта и клиента. Как поставщик услуг, зависимость от клиента огромна - а вы бы отдали кому-то услугу дешевле, даже если бы сами упорно трудились ради нее? Вы делаете это, если запись времени неполная и не завершена. Из-за ненадлежащего учета рабочего времени могут быть потеряны денежные средства (как упоминалось выше: до 35 000 евро, и это на одного сотрудника!) Поэтому вам следует еще раз призвать своих сотрудников добросовестно и постоянно отслеживать свое время.

Какие существуют варианты учета времени проекта?

Вариант 1: Вручную
Классический способ - это, конечно, запись времени вручную. Лучше всего для этого подходит блокнот или органайзер, в котором все записывается очень структурированно - время, клиент, проект. Это может показаться немного громоздким из-за перехода от экрана к бумаге, но воспринимайте это как приятное изменение - снова пользоваться ручкой и бумагой. Один недостаток: время нужно рассчитывать вручную.

Вариант 2: Специальное программное обеспечение для отслеживания
Для агентств существуют комплексные программные решения, в которых также можно отслеживать время. Часто в фоновом режиме работает своеобразный секундомер, который останавливается и перезапускается при каждом изменении активности.

Вариант 3: Учет времени с помощью Excel и Co.
Вероятно, самым распространенным методом может быть учет времени с помощью программ электронных таблиц. С хорошей электронной таблицей расчет рабочего времени проекта больше не требует больших усилий. Проект, клиент, время работы и область деятельности вводятся в различные колонки.

Здесь на помощь приходит SeaTable, которая, будучи очень функциональным программным обеспечением, помимо учета рабочего времени предлагает ценные функции, позволяющие оценить и другие. О том, как вести учет общего ежедневного рабочего времени сотрудников с помощью формы SeaTable, рассказывается в этой статье.

Регистрация времени проекта с помощью SeaTable

С помощью SeaTable учет времени выполнения проекта становится самой простой задачей дня. Ведь с нашим шаблоном для учета рабочего времени вы не только всегда будете иметь под рукой правильное рабочее время, но и сможете назначать его непосредственно клиентам, записывать виды деятельности и отображать время по каждому клиенту или проекту. Это обеспечивает ясность в отношении вашей работы и проектов.

Структурируйте учет времени проекта в соответствии с вашими пожеланиями

Стать более эффективными

Учет рабочего времени полезен не только для составления правильного отчета в конце месяца. Непрерывная запись времени работы над проектом также позволяет получить информацию о том, как долго вы работаете над какими проектами и что особенно отнимает много времени. Например, клиент, который всегда требует долгих телефонных разговоров? Или проекты проходят через слишком много рук, что отнимает много времени на координацию? Используйте представление проекта, чтобы определить, что дается вам легко, а на какие задачи уходит много времени. Таким образом, вы сможете поработать над конкретными моментами и сделать свою ежедневную работу более эффективной.

Более простое выставление счетов в конце месяца

Различные представления в SeaTable имеют преимущество в том, что можно напрямую создавать несколько представлений в рамках одной таблицы и всегда иметь их под рукой. С помощью представления клиента можно сразу увидеть, сколько времени было затрачено на клиента в течение месяца. Затем это время может быть легко учтено в соответствующих деталях проекта. Больше не нужно собирать и складывать время - SeaTable делает все это полностью автоматически и тем самым облегчает вашу повседневную работу.

Учет рабочего времени в проекте позволяет не только получить информацию о распорядке дня ваших собственных сотрудников. Учет времени также может помочь оценить время, необходимое для выполнения определенных задач при подготовке предложений для клиентов. Например, в течение нескольких месяцев вы заметили, что планирование и реализация маркетинговых стратегий занимает значительно больше времени, чем вы предполагали ранее. Вы можете включить это в планирование своих предложений на будущее и сделать клиентам прозрачное предложение, основанное на опыте, которое может быть реалистично спланировано для обеих сторон.

Начните с нашего шаблона SeaTable для учета времени проекта и структурируйте время проекта всего за несколько шагов. Таким образом, вы больше ничего не упустите, и ваши рабочие процессы будут постоянно совершенствоваться!

Таня Отт
Таня - студентка, работающая в SeaTable в отделе маркетинга. Как никто другой, она умеет писать привлекательные тексты и создавать образы в голове. Она любит хороший кофе и увлекается музыкой.