Многие поставщики услуг знают и боятся этого понятия: учет времени проекта. Учет времени непопулярен и в большинстве случаев ведется не так скрупулезно, как, возможно, следовало бы. А ведь девиз здесь - "время - деньги"! Дизайнеры, архитекторы и агентства знают об этой проблеме и порой затрудняются найти решение.
Проблемы с учетом рабочего времени в проекте
Вы можете знать это, рабочий день закончился, а вы не записали ни одного проектного времени. Затем вы снова оцениваете - по пальцам, для каждого проекта и клиента. Однако часто это делается спустя несколько дней, что значительно искажает реально необходимое время. В результате теряется ценное время, а вместе с ним и деньги, которые компания могла бы реально заработать.
Существуют виды деятельности, которые очень часто вообще не включаются в учет рабочего времени проекта. Это выяснилось в ходе исследования, проведенного в США. Согласно исследованию, следующие пункты являются очень трудоемкими, но обычно даже не просчитываются заказчиками:
1) Электронные письма
Исследование показало, что электронные письма отслеживаются слабо или не отслеживаются вовсе. При этом сотрудник тратит около 2,5 часов в день на чтение и ответы на электронные письма, связанные с клиентами. Это означает, что при почасовой ставке в 100 евро ежегодно теряется около 35 000 евро.
2) Совещания
Учет времени в проекте гораздо более последователен для встреч, чем для электронной почты. Преимуществом здесь является тот факт, что совещания часто отмечаются в собственном ежедневнике и можно оценить время, затраченное на их проведение. Тем не менее, около 20% не учитывают это время, и в этом случае может быть потеряна сумма около 21 000 евро.
3) Генерация идей
Мышление и умственные усилия сами по себе фактически считаются временем, затраченным на активную работу с клиентом. Однако этим часто пренебрегают, хотя мозговой штурм и генерация идей также могут составлять часть времени в творческих проектах. Поэтому важно отслеживать такое время, даже если иногда на создание блестящей идеи уходит немного больше времени.
Оценка времени постфактум не является точной и крайне неточной. Постарайтесь вспомнить, над какими проектами и как долго вы работали 6 дней назад. Вы заметите, что очень трудно приблизительно отразить время в одиночку.
Но почему именно учет времени проекта так непопулярен?
Большинство людей находят учет времени очень раздражающим, потому что он часто прерывает рабочий процесс. Переключение между различными задачами также затрудняет учет времени, поскольку в этом случае время придется останавливать, а затем возобновлять для каждого письма, на которое отвечают в промежутке, или для каждого запроса от коллеги. Это громоздко и требует дополнительных затрат времени.
Именно поэтому многие вообще не ведут учет своего времени, а оценивают его только в конце дня. Время, которое больше не может быть четко распределено, затем также часто бронируется как "внутреннее", хотя на самом деле оно может быть назначено клиенту. Учет рабочего времени является важным источником денег для поставщиков услуг, и его всегда следует проводить, несмотря на низкую мотивацию.
Почему учет рабочего времени в проекте так важен - даже если это раздражает
Потому что дело в деньгах. Конечно, учет времени проекта иногда мешает, тормозит процесс творческой работы и слишком редко выполняется так, как это должно быть. Но каждая минута, отработанная на клиента, может и должна быть учтена, потому что это время, которое каждый сотрудник использует для проекта и клиента. Как поставщик услуг, зависимость от клиента огромна - а вы бы отдали кому-то услугу дешевле, даже если бы сами упорно трудились ради нее? Вы делаете это, если запись времени неполная и не завершена. Из-за ненадлежащего учета рабочего времени могут быть потеряны денежные средства (как упоминалось выше: до 35 000 евро, и это на одного сотрудника!) Поэтому вам следует еще раз призвать своих сотрудников добросовестно и постоянно отслеживать свое время.
Каковы возможности учета рабочего времени?
Вариант 1: Вручную
Классический способ - это, конечно, запись времени вручную. Лучше всего для этого подходит блокнот или органайзер, в котором все записывается очень структурированно - время, клиент, проект. Это может показаться немного громоздким из-за перехода от экрана к бумаге, но воспринимайте это как приятное изменение - снова пользоваться ручкой и бумагой. Один недостаток: время нужно рассчитывать вручную.
Вариант 2: Специальное программное обеспечение для отслеживания
Для агентств существуют комплексные программные решения, в которых также можно отслеживать время. Часто в фоновом режиме работает своеобразный секундомер, который останавливается и перезапускается при каждом изменении активности.
Вариант 3: Учет времени с помощью Excel и Co.
Вероятно, самым распространенным методом может быть учет времени с помощью программ электронных таблиц. С хорошей электронной таблицей расчет рабочего времени проекта больше не требует больших усилий. Проект, клиент, время работы и область деятельности вводятся в различные колонки.
Здесь на помощь приходит SeaTable, которая, будучи очень функциональным программным обеспечением, помимо учета рабочего времени предлагает ценные функции, позволяющие оценить и другие. О том, как вести учет общего ежедневного рабочего времени сотрудников с помощью формы SeaTable, рассказывается в этой статье.
Регистрация времени проекта с помощью SeaTable
С помощью SeaTable учет времени выполнения проекта становится самой простой задачей дня. Ведь с нашим шаблоном для учета рабочего времени вы не только всегда будете иметь под рукой правильное рабочее время, но и сможете назначать его непосредственно клиентам, записывать виды деятельности и отображать время по каждому клиенту или проекту. Это обеспечивает ясность в отношении вашей работы и проектов.
Повышение эффективности учета рабочего времени в проектах
Учет рабочего времени в проектах полезен не только для формирования правильного счета в конце месяца. Постоянный учет рабочего времени по проектам также позволяет получить информацию о том, как долго вы работаете над теми или иными проектами и что особенно отнимает много времени. Например, есть ли клиент, который постоянно требует долгих телефонных разговоров? Или проекты проходят через множество рук, что отнимает много времени на координацию? Используйте представление проекта, чтобы определить, что дается вам легко, а какие задачи отнимают много времени. Таким образом, вы сможете поработать над конкретными моментами и сделать свою повседневную работу более эффективной.
Просто выставить счет за проект в конце месяца
Различные представления в SeaTable имеют преимущество в том, что можно напрямую создавать несколько представлений в рамках одной таблицы и всегда иметь их под рукой. С помощью представления клиента можно сразу увидеть, сколько времени было затрачено на клиента в течение месяца. Затем это время может быть легко учтено в соответствующих деталях проекта. Больше не нужно собирать и складывать время - SeaTable делает все это полностью автоматически и тем самым облегчает вашу повседневную работу.
Учет рабочего времени в проекте позволяет не только получить информацию о распорядке дня ваших собственных сотрудников. Учет времени также может помочь оценить время, необходимое для выполнения определенных задач при подготовке предложений для клиентов. Например, в течение нескольких месяцев вы заметили, что планирование и реализация маркетинговых стратегий занимает значительно больше времени, чем вы предполагали ранее. Вы можете включить это в планирование своих предложений на будущее и сделать клиентам прозрачное предложение, основанное на опыте, которое может быть реалистично спланировано для обеих сторон.
Начните с нашего шаблона SeaTable для учета времени проекта и структурируйте время проекта всего за несколько шагов. Таким образом, вы больше ничего не упустите, и ваши рабочие процессы будут постоянно совершенствоваться!