Управление знаниями - как использовать знания в вашей компании

Знания - один из самых важных ресурсов в любой компании. Не зря знания уже упоминались как фактор производства наряду с землей, капиталом и трудом, когда речь шла об успехе компании. Но что нужно сделать, чтобы знания ваших сотрудников стали доступны другим сотрудникам компании? Ответ: функционирующая система управления знаниями!

Узнайте здесь, как можно успешно управлять накопленными знаниями в вашей компании, какие проблемы или возможности возникают в связи с этим и на что следует обратить внимание при выборе подходящей системы управления знаниями.

Что такое управление знаниями?

Оптимизация работы со знаниями в компании - вот что такое управление знаниями. Главная цель - создать базу знаний, которая должна сделать процессы в компании более эффективными и инновационными.

Вы можете добиться этого, собирая и обрабатывая знания, скрытые в вашей компании, делая их доступными для всех и, в конечном счете, эффективно применяя их.

Не все знания одинаковы

Если вы хотите использовать накопленные знания в своей компании, сначала нужно определить их тип.

Эксплицитные знания

Явные - это термин, используемый для описания всех знаний, которые вы или ваши сотрудники можете записать в легко понятной форме. К ним относятся, например, инструкции к приборам или письменные руководства компании.

Неявное знание

С другой стороны, неявные знания - это те знания, которыми обладают ваши специалисты, но которые им трудно выразить словами и передать другим в письменном виде. Например, вы, вероятно, можете интуитивно отличить хорошую работу от плохой, не определяя точных критериев. Эти знания неявно хранятся в вашей голове, и их необходимо преобразовать в явные знания, чтобы сделать их доступными для всех сотрудников.

Поэтому для управления знаниями в вашей компании крайне важно регистрировать индивидуальные решения, разработанные вашими сотрудниками, в системе управления знаниями.

Приятная рабочая атмосфера помогает вам накапливать и обмениваться знаниями.

Чтобы управление знаниями было максимально эффективным, явные и неявные знания должны идти рука об руку. Поэтому создайте в своей компании культуру, в которой сотрудники будут мотивированы делиться друг с другом своими скрытыми сокровищами знаний и активно передавать их.

Две стратегии в управлении знаниями

Как сделать знания одного сотрудника доступными для всех остальных? Существует две стратегии циркуляции знаний, чтобы вся организация могла воспользоваться негласными знаниями отдельных сотрудников.

Стратегия "от людей к документам

В этом варианте вы объединяете знания отдельных людей в центральном хранилище, доступном для всех. Вы должны убедиться, что знания представлены в понятной форме, чтобы информация была быстро понята и могла быть немедленно применена.

Стратегия взаимодействия между людьми

Этот вариант используется, когда знания слишком сложны для понимания всеми. Тогда требуются эксперты, которые могут лично передать свои знания конкретным коллегам, а также ответить на вопросы.

Если в вашей компании есть специалисты, они должны быть быстро и легко доступны в случае возникновения проблем.

Вы также можете комбинировать эти две стратегии, например, передавать свои знания на семинаре, документировать наиболее важные результаты и размещать их в базе знаний.

Чего должно достичь управление знаниями

Чтобы эффективно использовать накопленные компанией знания, необходимо знать восемь составных элементов, из которых состоит управление знаниями.

Классификация по Пробсту, Раубу и Ромхардту

В результате получается своего рода руководство, которое вы можете использовать в качестве ориентира при разработке эффективной системы управления знаниями.

• Идентификация знаний: определение источников знаний в компании и анализ их актуальности.
• Развитие знаний: генерирование знаний внутри компании и их явный доступ в цифровых системах.
• Приобретение знаний: покупка знаний у внешних экспертов для устранения пробелов в знаниях.
• Обмен знаниями: открытый доступ к существующим знаниям и активный обмен ими.

Для обмена знаниями можно использовать различные известные методы, например, семинары, извлечение уроков, командные встречи, наставничество, введение в должность или внутренние информационные бюллетени.

Активный обмен важен для эффективного управления знаниями.

Другие компоненты:

• Использование знаний: применение имеющихся знаний для улучшения результатов работы и компании.
• Сохранение знаний: сохраняйте накопленные знания в центральном хранилище и постоянно обновляйте их.
• Цели знаний: Определение желаемых целей, которые должны быть достигнуты с помощью управления знаниями.
• Оценка знаний: оценка степени, в которой знания были получены и цели достигнуты.

Для чего можно использовать управление знаниями

Управление знаниями позволяет достичь многого, а значит, может быть выгодно использовано для различных процессов компании. Области применения можно условно разделить на внутренние и внешние.

Внешнее использование

Например, в службе поддержки клиентов сложная система управления знаниями может избавить вас от многих задач. Для решения таких вопросов, как "Как изменить адрес?" или "Где я могу отключить уведомления?", клиентам редко требуется личный контакт по телефону или электронной почте. Вместо этого создается портал самообслуживания, на котором можно ознакомиться с наиболее частыми запросами клиентов и сразу же найти решение.

Сэкономьте своим сотрудникам много работы, предложив клиентам помочь себе самим.

Эта справочная область - пример хорошо управляемой системы управления знаниями. С одной стороны, это снижает нагрузку на сотрудников службы поддержки, а с другой - избавляет ваших клиентов от долгого ожидания.

Внутреннее использование

Однако для дальнейшего существования компании еще важнее уметь эффективно использовать знания для внутреннего пользования. Становится все более актуальным сделать собранные знания о продуктах, клиентах, сотрудниках и рабочих процессах доступными для всех отделов.

Корпоративная культура, основанная на совместном использовании знаний, помогает каждому сотруднику выполнять свои задачи, стимулирует их к самостоятельному приобретению знаний и делает процессы более эффективными. Система управления знаниями также поможет вам преодолеть информационные барьеры.

Возможности и проблемы в области управления знаниями

Если вы раздумываете над тем, стоит ли внедрять систему управления знаниями в вашей компании, не волнуйтесь: в долгосрочной перспективе управление знаниями всегда оправдывает себя! Однако существуют некоторые проблемы, о которых вам следует знать.

Взвесьте обе стороны друг против друга.

Преимущества:

• Повышение эффективности: благодаря систематическому упорядочиванию информации ваши сотрудники смогут быстрее находить ее и использовать в своей работе.
• Самостоятельное повышение квалификации: Четкое и понятное изложение имеющихся знаний дает вашим сотрудникам возможность приобретать их самостоятельно.
• Ускоренный процесс принятия решений: Поскольку все сотрудники имеют доступ к соответствующим данным и документам, они могут самостоятельно принимать обоснованные решения.
• Долгосрочное хранение знаний: в системе управления знаниями знания хранятся в течение длительного времени и могут сохраняться независимо от отдельных людей.

Недостатки:

• Высокие стартовые затраты: чтобы внедрить систему управления знаниями, необходимо запланировать финансовые и временные ресурсы на создание цифровых систем, разработку, структурирование и обработку знаний.
• Устаревшие знания: поддержание знаний в актуальном состоянии стоит много времени и сил и требует дисциплины от ваших сотрудников.
• Риски безопасности: В наши дни конфиденциальная информация обычно хранится на центральном сервере. Однако разрешения на доступ и соответствующие рекомендации по защите данных также таят в себе риски.
• Сложная система: системы управления знаниями обычно сложны. Поэтому требуется длительный период ознакомления, чтобы ваши сотрудники могли эффективно использовать систему.

Какая система управления знаниями вам подходит?

Если вы хотите организовать успешное управление знаниями в своей компании, вам вряд ли удастся обойтись без системы управления знаниями в виде программного обеспечения. Существует большой выбор подходящих программных решений. В зависимости от ваших требований существует огромный выбор систем различной направленности:

Чтобы найти подходящее программное обеспечение для вашей компании, необходимо протестировать несколько решений и задать себе следующие вопросы:

• Насколько легко моим сотрудникам вводить новые знания и управлять ими?
• Как быстро поисковики могут найти конкретные записи в программе?
• Могут ли мои сотрудники сотрудничать и обмениваться информацией в режиме реального времени?
• На каких серверах хранятся данные? Могу ли я сам разместить систему?
• Масштабируемо ли программное обеспечение, если в будущем компания сильно вырастет?
• Документируется ли деятельность моих сотрудников, чтобы можно было отследить историю изменений?
• Существуют ли другие виды визуализации, помимо текстовой, для представления информации в понятном виде?

Гибкое и эффективное управление знаниями с помощью SeaTable

Хороший ответ на все эти вопросы - интуитивно понятная и простая в использовании база знаний SeaTable. На различных уровнях (базы, таблицы, представления, строки) она позволяет вам и вашим сотрудникам записывать информацию в структурированном виде, быстро находить ее, легко делиться ею с другими или фильтровать ее по релевантности для определенной группы людей. Таким образом, вы и ваши сотрудники всегда в курсе происходящего.

Выбирая SeaTable, вы даете своим сотрудникам целый набор инструментов, с помощью которых они могут создать гибкую базу знаний. SeaTable поддерживает совместную работу в режиме реального времени, включая комментарии и полную историю изменений. Это позволяет вам и вашим сотрудникам преобразовывать свои личные, неявные знания в явные и делать их доступными для других. SeaTable также позволяет визуализировать данные в графическом виде с помощью различных плагинов и приложений.

Вы можете использовать SeaTable в облаке, которое размещается в немецких центрах обработки данных в соответствии с GDPR, или установить его на своих собственных серверах. В любом случае ваши данные будут в безопасности! Вы также можете использовать авторизации во многих местах SeaTable, чтобы контролировать, кто именно может видеть и редактировать данные.

Вывод: создайте собственную систему управления знаниями

Любое начало трудно, но оно того стоит! Инвестируйте время и усилия в управление знаниями, чтобы использовать знания, скрытые в вашей компании.

Хотите использовать SeaTable для управления знаниями? Тогда просто зарегистрируйтесь бесплатно.

Статья из

Линда Шмитц

Линда - студентка, работающая в области текста, контента и редактирования. В будущем она мечтает заняться "чем-то связанным с медиа". В свободное время она любит поговорить о последних фильмах и поделиться одной-двумя цитатами из фильмов.