Учет рабочего времени - детская забава с веб-формой SeaTable

6 Преимущества учета рабочего времени с помощью SeaTable

Учет рабочего времени сотрудников является одним из стандартных процессов в сфере управления персоналом в компаниях и часто осуществляется разными способами. Вы, вероятно, знакомы с хорошо известной системой часов учета рабочего времени, на смену которой пришла система цифровых штампов с чип-картой. Учет времени также иногда все еще ведется вручную, например, с помощью табелей учета рабочего времени, хотя этот метод устарел и отнимает много времени при современных возможностях.

При переходе на цифровую систему вы не только экономите время, но и сводите к минимуму административные усилия, связанные с ручным вводом и проверкой данных. Преимущество такого подхода заключается в снижении ошибок ввода и в то же время в использовании данных в качестве ценного источника для анализа и оценки. И чаще всего рукописные списки все равно приходится переносить в цифровую систему - так что с цифровым учетом времени вы убиваете сразу нескольких зайцев одним выстрелом.

Экономьте деньги и время с помощью учета рабочего времени

Не все записи времени одинаковы, потому что с помощью правильного инструмента вы можете извлечь из этих данных сразу несколько преимуществ. SeaTable не только предлагает ввод рабочего времени через веб-форму, но и одновременно функционирует как база данных и инструмент анализа. Это означает, что вы сразу получаете все рабочие часы ваших сотрудников, можете визуализировать и оценить их статистически и одновременно создать идеальную основу для бухгалтерского учета. В этой статье мы объясним каждую особенность нашего шаблона и покажем вам, насколько просто использовать SeaTable и какие преимущества дает интеграция в вашу систему.

Нажмите здесь, чтобы перейти непосредственно к шаблону для учета рабочего времени ваших сотрудников

 

Основой для учета рабочего времени является База

Преимущество 1: Цифровая запись времени, при которой вам не нужно делать больше ничего

Перенос рукописных табелей учета рабочего времени в таблицу Excel или цифровые бухгалтерские системы обычно довольно утомителен. Иногда почерк едва разборчив, иногда в счете-фактуре есть небольшая ошибка в цифрах, и в итоге счет-фактура не сходится. Но это может быть так просто, если ваши сотрудники будут следить за тем, чтобы их рабочее время правильно и упорядоченно вносилось в цифровую систему.

SeaTable предлагает здесь оптимальное решение: с помощью веб-формы, идеально приспособленной к вашим потребностям, сотрудники вводят свои рабочие часы в конце рабочего дня и таким образом передают все данные в связанную базу SeaTable, где вы централизованно собираете данные о времени ваших сотрудников. Вам не нужно ничего делать, кроме как один раз разработать веб-форму и создать все важные колонки, такие как дата, начало и конец работы, продолжительность перерывов и темы, над которыми работали в течение дня.

Оптимизируйте учет рабочего времени ваших сотрудников с помощью SeaTable.

Эффективно и быстро: веб-форма для учета рабочего времени

Остальное сделают ваши сотрудники и умные функции SeaTable. Это минимизирует рабочую нагрузку и избавляет от необходимости вручную собирать время и передавать его в системы.

Преимущество 2: Оценки и анализ с помощью статистики

Поскольку все данные всех сотрудников хранятся в центральном месте благодаря учету рабочего времени, на их основе можно создавать ценные статистические данные. SeaTable предлагает различные варианты отображения и позволяет рассчитывать статистику с высокой степенью индивидуализации. Например, вы можете рассчитать среднее рабочее время ваших сотрудников, создать круговые диаграммы по темам, над которыми работали, или самостоятельно добавить другие полезные значения, например, была ли работа выполнена в домашнем офисе или в местном офисе.

Благодаря созданию различных представлений, вы также получаете возможность создать индивидуальное представление для каждого сотрудника и сортировать и оценивать его в соответствии с вашими пожеланиями. В случае работающих студентов, сотрудников на неполный рабочий день или, например, помощников студентов за 450 евро, важно не превышать определенную почасовую ставку в месяц. Это можно легко проверить с помощью функции суммы для каждого столбца чисел.

Эффективно оценивайте данные учета рабочего времени

Создавайте статистику так, как вам нужно. Здесь визуально отображаются рабочие часы за календарную неделю.

Даже еженедельная проверка не является проблемой с колонкой формул SeaTable: с помощью формулы календарной недели (#isoweeknum) вы можете добиться того, чтобы календарная неделя (вполне классически: неделя 1, неделя 2, ...) отображалась в колонке для соответствующей даты. С помощью группировки в колонке календарной недели можно сразу увидеть, сколько часов в неделю отработал сотрудник. Если стоимость регулярно опускается ниже 40 оговоренных в контракте часов, вам следует поговорить с работником об увеличении его часов или корректировке контракта.

Вы видите: Сбор данных о рабочем времени в SeaTable не только облегчает управление самим рабочим временем, но и позволяет организационным интерфейсам вести обзор и выявлять аномалии.

Преимущество 3: Более точные представления с вложенной группировкой

В SeaTable Release 2.2 добавлен новый и чрезвычайно мощный инструмент анализа: вложенные группы. Ранее можно было выравнивать группировку только по одному столбцу. В новом обновлении появилась возможность группировки по нескольким столбцам, что позволяет создавать подгруппы. Вы уже можете видеть это на изображении выше, где в нашем шаблоне записи времени сделаны две группировки: Один раз по сотрудникам, а второй раз по дате, чтобы представить месяцы.

Конечно, вы можете группировать по самым разным колонкам - это делает возможности SeaTable практически безграничными. В другом примере мы использовали представления для создания индивидуального профиля рабочего времени для каждого сотрудника, в котором данные каждого сотрудника тщательно перечислены. Это также полезно для последующей подготовки к бухгалтерскому учету.

Вложенные группы позволяют проводить множественную группировку для более точной оценки

Вложенные группы позволяют проводить множественную группировку для более точной оценки

В профиле рабочего времени первым шагом была группировка в соответствии с колонкой "Оплата труда", чтобы соответствующее рабочее время за этот месяц было непосредственно видно бухгалтерии. На втором этапе, и это особенно важно для работающих студентов и сотрудников стоимостью 450 евро, группировка производилась по календарной неделе (колонка CW), которая и сейчас используется для группировки по календарной неделе в рамках месяца начисления заработной платы.

Преимущество этого метода заключается в том, что итоги отдельных рабочих недель сразу же отображаются на экране, и вы можете видеть, сколько сотрудник отработал в неделю. Это полезно при ограничении количества часов в неделю, например, для работающих студентов. Недельные сверхурочные также видны непосредственно. Таким образом, вы получите еще больше ценной информации из записи рабочего времени.

Преимущество 4: Подготовка и создание резервов для учета

Конечно, данные также должны быть переданы в бухгалтерию в конце, чтобы платежные ведомости могли быть подготовлены и выплачены вовремя. В крупных компаниях бухгалтерский отдел является частью компании и полностью берет на себя процесс ведения бухгалтерского учета и начисления заработной платы. С другой стороны, небольшие компании часто передают эти задачи на аутсорсинг, поскольку для начисления заработной платы требуется много ноу-хау, и часто для этого необходимо дорогостоящее программное обеспечение.

При поручении налоговых служб передача данных о рабочем времени часто осуществляется вручную через электронную почту или обмен файлами. Обычно это предполагает заполнение таблиц и внесение в них данных, которые затем необходимо сохранять и подшивать отдельно для каждого месяца. Через некоторое время это приводит к появлению большого количества локальных файлов - на практике просто непрактично, если рабочее время каждого месяца нужно открывать по отдельности.

Существует несколько способов поделиться своей базой с другими.

С помощью ссылки внешнего приглашения анонимные пользователи могут видеть вашу таблицу в режиме только для чтения.

SeaTable избавляет вас от этого шага: просто передайте базу в налоговую инспекцию или бухгалтерию по внешней ссылке. Вы можете выбрать, хотите ли вы предоставить доступ на чтение ко всей базе или создать отдельное представление для бухгалтерского отдела. Если вы решили выделить отдельное представление, то бухгалтерия имеет доступ только к этому выделенному представлению - остальная часть базы им не видна. (Обмен отдельными мнениями предназначен для платных подписок SeaTable. В SeaTable Free можно делиться с другими людьми только целыми базами).

Таким образом, бухгалтерия может получить прямой доступ к данным без особых отвлечений и использовать их для подготовки отчетности и передачи в налоговую инспекцию. Больше не нужно сохранять и открывать файлы, достаточно одного взгляда на базу SeaTable, чтобы узнать о рабочем времени сотрудников!

Преимущество 5: Плагин для календаря помогает в проведении обзора

Этот вид учета рабочего времени позволяет создать календарный обзор рабочего времени ваших сотрудников. В ретроспективе вы можете использовать плагин календаря, чтобы показать, когда какой сотрудник работал и в какое время офис довольно плохо загружен (например, рано утром или поздно вечером).

Календарь также предлагает сотрудникам функцию ретроспективного контроля над собственным рабочим временем посредством визуализации. Вы можете переключаться между различными видами, например, между ежемесячным видом для всего месяца или еженедельным или ежедневным видом для более подробной информации. Плагин помогает вам, вашим сотрудникам, а также бухгалтерии вести обзор. Пропущенные дни по причине болезни или отпуска замечаются сразу.

Быстро в поле зрения: Кто когда там был? Обзор календаря дополняет учет рабочего времени

Ежемесячный обзор дает быстрый обзор отработанных часов.

Преимущество 6: Получение уведомлений о превышении нормативов

Сотрудники должны делать достаточно перерывов в течение рабочего дня - это даже требуется по закону. Если они этого не сделают, у них могут возникнуть большие проблемы. Предусмотрены серьезные штрафы для работодателей и дополнительные меры со стороны инспекции, если работники не соблюдают регламентированное время отдыха и перерывов. Работодатель обязан проверить это и должен сделать это в любом случае, чтобы избежать юридических последствий.

Сверхурочная работа также является обычным явлением в современных трудовых отношениях. Это не всегда нравится сотрудникам, потому что сверхурочная работа часто означает больше стресса и, следовательно, большую психологическую нагрузку в повседневной жизни. Даже если бы работодатели добились своего, в лучшем случае не было бы необходимости в сверхурочных, потому что каждый час сверхурочной работы должен быть либо оплачен, либо сокращен работником в виде гибкого графика или отпуска. Для компании это означает, что сотрудники имеют больше времени для отдыха, чем предусмотрено законом.

Благодаря цифровому учету рабочего времени с помощью SeaTable, вы можете получить уведомление с помощью правила уведомления, если отработанные сотрудником часы превышают часы, указанные в контракте, и если он не сделал необходимые перерывы. Правило делает это полностью автоматически, как только значения, введенные в Base, перестают соответствовать заданным значениям правила, например, минимальный 30-минутный перерыв из 6 часов рабочего времени.

Настройте правила уведомления, чтобы всегда оставаться в курсе событий.

При таком правиле оповещения о перерывах, которые составляют менее 30 минут при продолжительности рабочего времени от 6 до 9 часов, сообщается руководителю.

Важность учета рабочего времени часто недооценивается

В Германии работодатели обязаны предоставлять своим сотрудникам способ учета рабочего времени; с 2019 года по всей стране ведутся дискуссии об учете рабочего времени и вытекающих из этого обязанностях работодателей. Поэтому целесообразно начать поиск надежной и безопасной системы учета рабочего времени уже сейчас, а не дожидаться принятия национального законодательства.

С SeaTable вы используете систему, сервер которой вы также можете разместить у себя, поэтому вы сохраняете абсолютную безопасность и власть над своими данными. Но даже при облачном предложении SeaTable все файлы хранятся в немецких центрах обработки данных и у швейцарского провайдера Exoscale. SeaTable поставила перед собой цель использовать только немецких или европейских провайдеров для предоставления онлайн-услуг. Недавно мы сообщали о переходе с AWS на Excoscale и значении этого шага для SeaTable и защиты данных.

Гибкость гарантирована с помощью SeaTable

Конечно, уже существуют специализированные программные решения, такие как SAP, Clockodo или TimeTac, которые также специально предлагают учет рабочего времени и проектного времени. Однако использование этих программ в сочетании со многими другими приложениями может быть довольно дорогостоящим, поскольку для разных приложений приходится использовать разные программы.

SeaTable является экономически эффективной альтернативой другим программам именно потому, что SeaTable очень гибкая и может быть адаптирована к любым требованиям. Он не только охватывает учет рабочего времени, но и может быть использован во многих других областях. Таким образом, у вас есть решение не только для учета рабочего времени, но и для маркетинга, управления проектами, продаж или даже отдела кадров. Функции SeaTable всегда гарантируют надежное документирование и хранение данных, а также позволяют анализировать данные и упрощают их публикацию для внутренних и внешних пользователей.

Попробуйте наш шаблон для учета рабочего времени ваших сотрудников уже сегодня. Просто зарегистрируйтесь бесплатно и самостоятельно протестируйте практические функции. Вы также можете использовать SeaTable для многих других приложений!