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Die 8 besten Tools fürs agile Projektmanagement

Teams sollen besser auf Änderungen in einem Projekt reagieren können, um mit den Gegebenheiten das für den Kunden beste Ergebnis zu erreichen. Verschiedene Tools unterstützen Sie dabei, agiles Projektmanagement auch in Ihrem Unternehmen umzusetzen. Lesen Sie über die verschiedenen agilen Projektmanagement-Methoden und erfahren Sie, welche Tools dafür in Frage kommen.

Wie funktioniert agiles Projektmanagement?

Agiles Projektmanagement unterteilt komplexe Prozesse und vergibt spezifische Rollen. So ist es Ihnen möglich, Aufgaben in kleineren Teams zu meistern. Für ein agiles Projekt ist außerdem nicht die Erreichung eines starren Endziels der Fokus. Stattdessen steht der Nutzen für den Kunden im Vordergrund. Dieser soll maximiert werden.

In Sprints wird an dem Projekt gearbeitet. Pläne werden teils verworfen, angepasst und Zwischenergebnisse dem Kunden präsentiert.

Für welche Projekte eignet sich agiles Projektmanagement?

Agiles Projektmanagement und dessen Tools stammen aus der Softwareentwicklung und werden ebenfalls gerne für die Produktentwicklung eingesetzt. Die Methoden eignen sich für umfangreiche, komplexe Projekte, an denen mehrere Parteien beteiligt und die schlecht vorhersehbar sind.

Welche agilen Projektmanagement-Methoden gibt es?

Im agilen Projektmanagement existieren im Wesentlichen vier Projektmanagement-Methoden: Scrum, Kanban, Design Thinking und Extreme Programming.

Scrum – der Klassiker im agilen Projektmanagement

Wenn Sie Scrum verwenden, legen Sie sowohl die Rollen der Projektbeteiligten fest als auch die geplanten Ergebnisse und Events. In kurzen Sprints werden Ergebnisse erarbeitet (bei der Produktentwicklung zum Beispiel eine neue Produktversion). Diese werden dem Kunden anschließend präsentiert, um Feedback einzuholen.

Agiles Arbeiten mit Kanban

Das Kanban-Board kennen Sie vielleicht bereits als wichtiges Tool für agiles Projektmanagement. Hier werden Aufgaben in digitalen Karten auf einem Board festgehalten, verwaltet und abgearbeitet. Diese helfen dabei, den Ist-Zustand zu verbessern und schnell über viele, kleine To-Dos voranzukommen.

Design Thinking als Methode im Projektmanagement

Bei dieser agilen Projektmanagement-Methode sollen neue Denkweisen und damit auch neue Entwicklungen gefördert werden. Die Teams werden daher aus verschiedenen Disziplinen zusammengestellt und sollen sich kreativ austauschen. Das Ziel des Design Thinkings ist es, in der heutigen schnelllebigen Zeit als Unternehmen mit digitalen Fortschritten mithalten zu können.

Projektteam bespricht, welches Tool sie für ihr agiles Projektmanagement nutzen wollen.

Agiles Projektmanagement Tools © REDPIXEL / adobe stock

Extreme Programming

Im Gegensatz dazu arbeitet die Methode Extreme Programming mit sehr kleinen Teams (zwei bis drei Personen). Es geht um die Entwicklung einer Software, die dem Kunden den größtmöglichen Nutzen liefert.

Warum sind die passenden Tools so wichtig für agiles Projektmanagement?

Das richtige Tool hilft Ihnen dabei, Ihr agiles Projektmanagement von der Theorie zur Praxis zu bringen. Ressourcen werden verteilt, die wichtige Kommunikation im Team vereinfacht und eine Aufgabenverwaltung eingeführt.

Die Apps oder Programme zeigen über verschiedene Key Performance Indicators (KPIs) auf, wie erfolgreich das Projekt bisher ist und an welcher Stelle es angepasst werden muss.

Kriterien zur Auswahl des passenden Tools

Um für Ihr agiles Projektmanagement das beste Tool zu finden, sollten Sie sich einen Überblick über am Markt erhältliche Software und Apps schaffen. Im Anschluss testen Sie zwei Programme und ermitteln, ob sie Ihre Anforderungen erfüllen.

Wie viel Nutzen erhalten Sie für den Preis und kann ein ähnliches Tool der Konkurrenz mehr? Können Ihre Mitarbeiter mit der Benutzeroberfläche umgehen und sind sie zufrieden? Wie sieht es mit den Funktionen aus? Ein agiles Projektmanagement-Tool sollte in jedem Fall die folgenden drei Bereiche abdecken:

  • Aufgabenverwaltung – Jeder sollte auf einen Blick sehen können, wer was bis wann zu erledigen hat.
  • Zusammenarbeit im Team – An Aufgabenlisten wird gemeinsam gearbeitet. Weitere Informationen zu dem Projekt wie Feedback des Kunden muss ebenfalls zentral für alle erreichbar sein.
  • KPIs, Metriken und Berichterstattung – Die Interessengruppen erwarten unter Umständen nach jedem Sprint einen Bericht über den Fortschritt. Ein agiles Tool erleichtert Ihnen die Aufgabe und hilft außerdem dabei, die Qualität des Projekts stetig zu verbessern.

Welche Tools gibt es für das agile Projektmanagement?

Diese acht Tools eignen sich besonders gut für die Arbeit an agilen Projekten.

Wrike

Die agile Projektmanagement-Methode Design Thinking können Sie perfekt mit dem Tool Wrike unterstützen. Sie haben die Möglichkeit, neue Kampagnen und Ideen kreativ darzustellen und über das Tool freigeben zu lassen.

monday.com

monday.com wird als bestes agiles Planungstool genannt. Über Gantt-Diagramme und individuelle Boards können Sie die Workflows eines Projekts perfekt abbilden. Die visuelle Darstellung unterstützt bei der transparenten und effizienten Zusammenarbeit im Team. Sie finden im Tool außerdem Vorlagen, die bereits auf das agile Projektmanagement ausgerichtet sind und können sofort beginnen.

Asana

Asana punktet mit einer ansprechenden Benutzeroberfläche und einer einfachen Bedienbarkeit. Für Notizen können verschiedene Kategorien mit Farben vergeben werden. Die Daten können sowohl in einem für das Zeitmanagement wichtigen Gantt-Diagramm als auch in Listen oder einem Kanban-Board dargestellt werden. Die Zusammenarbeit im Team wird durch die Bereiche „Teams“, „Inbox“ und „Diskussionen“ unterstützt.

Einige Details, die in anderen Projektmanagement-Programmen vorhanden sind, fehlen bei Asana. Etwa die Filterfunktionen bei den Aufgaben. Durch die vereinfachte Darstellung können sich Projektbeteiligte jedoch auf das Wesentliche konzentrieren.

Trello

Trello ist eine einfache Alternative zu dem Tool Asana. Hier liegt der Fokus voll und ganz auf den Kanban-Boards und damit der Aufgabenverwaltung. Ist eine Kommunikation im Team über die Plattform gewünscht, können Sie zum Beispiel die Software Slack integrieren.

Trello als Agiles-Projektmanagement-Tool.

Agiles Projektmanagement Tools © monticellllo / adobe stock

MeisterTask

Wo wir bereits von Kanban-Boards sprechen: ein weiteres Tool nach der Kanban-Methode ist MeisterTask. Ein Feature dieser Software ist, dass über dem Aufgaben-Board eine Zeitleiste und Filter eingeblendet werden können. Außerdem haben Projektbeteiligte die Möglichkeit, ihre Arbeitszeit über das Tool zu erfassen.

awork

awork ermöglicht die Zusammenarbeit mit externen Projektteilnehmern, die ständige Analyse von Projekten, eine Zeiterfassung und weitere Funktionen. Das Tool überzeugt mit einer visuell ansprechenden Benutzeroberfläche, Boards, Listen und Zeitleisten.

Jira

Die agile Projektmanagement-Methode Extreme Programming findet in Jira ein geeignetes Tool. Jira stammt aus der Softwareentwicklung und legt vor allem Wert auf ein Benutzererlebnis für Entwickler. Weitere Methoden, wie Kanban, können ebenfalls leicht mit dem agilen Projektmanagement-Tool abgedeckt werden. Der Funktionsumfang ist groß, was zu einer hohen Einarbeitungszeit führen kann, aber auch viele Möglichkeiten bietet.

SeaTable

In SeaTable können über flexible Darstellungsformen wie einem Gantt-Diagramm, filterbaren Listen oder einem Kanban-Board an Projektaufgaben geplant und gearbeitet werden. Der Fokus der Lösung liegt auf intelligenten Listen, die nicht nur im agilen Projektmanagement, sondern auch in anderen Bereichen zum Einsatz kommen.

In der Bibliothek finden Sie Vorlagen für das agile Projektmanagement, die Sie in der kostenfreien Version sofort verwenden können.

Weitere Tools für agiles Projektmanagement

Weitere bekannte und relevante Tools für agiles Projektmanagement sind:

  • basecamp
  • Kintone
  • zoho sprints
  • nutcache
  • ravetree
  • easy remine
  • nostromo

Bessere Ergebnisse durch agiles Projektmanagement

Mit dem agilen Projektmanagementstellen Sie sicher, dass der Kunde das Ergebnis mit dem für ihn größten Mehrwert erhält. Dabei ist es egal, ob es sich um externe oder interne Kunden handelt. Da das agile Projektmanagement bereits von vielen Unternehmen verwendet wird, stehen Ihnen eine Reihe von exzellenten Tools zur Verfügung. Wählen Sie das für Sie passende aus und wenden Sie es für Ihr nächstes Projekt an.

Bildquelle Titelbild: © Tierney/Adobe Stock

Die 10 beliebtesten Projektmanagement-Methoden im Überblick

Warum sind Projektmanagement-Methoden sinnvoll? Mit Hilfe einer Projektmanagement-Methode können Sie ein Projekt so strukturieren und managen, dass ein möglichst geringer Aufwand an Kosten, Ressourcen und Zeit stattfindet.

Werfen Sie mit uns einen Blick auf die Top 10, um den passenden Ansatz für Ihr Unternehmen zu bestimmen.

Was ist der Unterschied zwischen klassischen und agilen Projektmanagement-Methoden?

Die Klassifizierung zwischen klassischen und agilen Projektmethoden kann Ihnen dabei helfen, schneller eine fundierte Auswahl unter den verfügbaren Methoden zu treffen.

Klassische Projektmanagement-Methoden entstanden, um Großprojekte von längerer Dauer zu managen. Die Ziele werden vorab klar definiert und festgelegt. Ferner legt der Projektmanager Verantwortliche für die einzelnen Aufgabenpakete fest. Das Erreichen des Ziels steht im Vordergrund, Änderungen sind nicht vorgesehen.

Die agilen Projektmanagement-Methoden kamen über den Bereich der Softwareentwicklung hinzu. Sie stellen den Kundennutzen über die Erreichung eines festgelegten Ziels. Änderungen sind ausdrücklich erwünscht. Die Verteilung der Aufgaben erfolgt über eine Selbstorganisation der Projektbeteiligten.

Ein Team diskutiert über verschiedene Projektmanagement-Methoden.

Projektmanagement Methoden © insta_photos / adobe stock

Neben den klassischen und agilen Methoden finden Sie die hybriden Methoden des Projektmanagements. Als hybride Projektmethode wird einerseits ein Modell bezeichnet, das für beide Arten des Projektmanagements Verwendung finden kann. Andererseits können Sie verschiedene klassische und agile Methoden zu einem neuen, hybriden Ansatz kombinieren.

Wie Sie unter allen genau die richtige für Ihr Projekt wählen, lesen Sie hier:

So finden Sie die richtige Methode für Ihr Projekt

Welche Projektmanagement-Methode sich am besten für Ihr Projekt eignet, hängt von der Komplexität des Projekts, Ihren verfügbaren Ressourcen, dem Zeitrahmen und der Flexibilität gegenüber Änderungen und Risiken ab.

Stellen Sie sich die folgenden Fragen:

  • Welche Projektmanagement-Methode bietet dem Kunden den größten Nutzen?
  • Werden die Bedürfnisse der Stakeholder berücksichtigt?
  • Wie gut passt die Projektmanagement-Methode zu Ihren Unternehmenswerten?
  • Wie harmonisiert die Methode mit Ihren Schlüssel-Geschäftsfaktoren wie zum Beispiel der Preisstrategie?
  • Wie groß ist das Projekt?
  • Welche Projektkomplexität erwartet Sie?
  • Welche Kosten sind mit dem Projekt verbunden?
  • Mit welchen Risiken muss die Projektmanagement-Methode umgehen können?

Wenn Sie eine Antwort auf alle Fragen haben, geht es an die Wahl der richtigen Projektmanagement-Methode:

Das sind die 10 beliebtesten Projektmanagement-Methoden

Lassen Sie uns jetzt über die zehn am häufigsten verwendeten Projektmanagement-Methoden sprechen. Wir starten mit drei klassischen Modellen.

1. Wasserfallmodell

Das „Wasserfallmodell“ ist eine klassische Projektmanagement-Methode, bei der es um das Bearbeiten sequenzieller Aufgaben geht. Der Name Wasserfall stammt von der grafischen Darstellung der Aufgabenpakete (leicht versetzt untereinander).

Geeignet ist dieses Projektmanagement-Modell für Projekte mit Aufgaben, die voneinander abhängen. Da Fehler erst am Ende des Projektes erkennbar werden, sollten Sie das Wasserfallmodell vor allem für vorhersehbare und kurze Projekte einsetzen.

2. Prince2

Wenn Sie sich aus den Projektmanagement-Modellen für Prince2 entscheiden, erhalten Sie ein klassisches Modell, das auf dem Wasserfall aufbaut. Es wurde von der britischen Regierung für IT-Projekte entwickelt und steht für „Projects In Controlled Environments“.

Prince2 eignet sich für große, vorhersehbare Projekte. Es ist ein kontrolliertes Projektmanagement, das nichts dem Zufall überlässt. Das Projekt wird in Phasen unterteilt. Jede der Phasen besitzt eigene Pläne und Prozesse.

3. Six Sigma

Six Sigma gehört ebenfalls zu den Top 3 der klassischen Projektmanagement-Methoden und konnte sich insbesondere für große Unternehmen bewähren. Jeder Prozess wird hier mit mathematischen Methoden unter dem DMAIC-Zyklus abgebildet:

  • Define: Welches Problem im Prozess soll verbessert werden?
  • Measure: Wie erfüllt der Prozess die Anforderungen?
  • Analyze: Was sind die Ursachen des Problems?
  • Improve: Wie können Sie das Problem beheben?
  • Control: Wie kann der neue Prozess nachhaltig bestehen und mit statistischen Methoden überwacht werden?

4. Agiles Projektmanagement

Kommen wir jetzt zu den drei beliebtesten agilen Projektmanagement-Methoden. Das agile Projektmanagement eignet sich besonders für große, unvorhersehbare und komplexe Projekte. Die Methode arbeitet mit flachen Hierarchien, Eigenverantwortung der Teilnehmer, regelmäßigen Feedback-Prozessen und Umsetzungszyklen, die Änderungen ermöglichen.

Agiles Projektmanagement als einer der beliebtesten Projektmanagement-Methoden.

Projektmanagement Methoden © Uwe / adobe stock

Aus dem agilen Projektmanagement heraus wurden zwei weitere Projektmethoden entwickelt – Kanaban und Scrum.

5. Kanban

Kanban gehört zu den agilen Methoden des Projektmanagements. Im Mittelpunkt dieser Projektmanagement-Methode steht das sogenannte Kanban-Board mit den drei Spalten „To-Do“, „Doing“ und „Done“. Aufgaben starten in der To-Do-Spalte und wandern von dort aus nach rechts bis hin zu „Done“. Sie können die Aufgaben-Karten priorisieren, um so den Ablauf der Abarbeitung zu beeinflussen.

In kurzen Meetings tauschen sich die Teammitglieder täglich über den Fortschritt, Hindernisse und Erfolge aus. Die Kanban-Methode eignet sich daher für Projekte, die von vielen, regelmäßigen Feedbackprozessen und Verbesserungsschleifen profitieren.

6. Scrum

Scrum steht derzeit auf Platz 1 der beliebtesten, agilen Projektmethoden. Sie baut auf einem langfristigen, aber flexiblen Projektplan, dem „Product Backlog“ auf. Aufgaben werden in „Sprints“ gegliedert. In jedem der Sprints entwickeln Sie ein abgeschlossenes Zwischenprodukt. Genau wie bei Kanban finden zusätzlich jeden Tag Feedback-Meetings („Daily Scrums“) statt. Scrum legt außerdem Rollen wie den „Product Owner“, Entwickler und den „Scrum Master“ fest.

Der langfristige Projektplan mit den festgelegten Rollen verleiht einem komplexen Projekt Struktur. Das Projektmodell lässt zusätzlich Raum zum agilen Handeln, weshalb es perfekt zu Projekten mit unvorhersehbaren Faktoren und Risiken passt.

Kommen wir als nächstes zu den Methoden, die sich nicht eindeutig den Überbegriffen klassisch oder agil zuordnen lassen.

7. Meilensteintrendanalyse (MTA)

Die Meilensteintrendanalyse kann zum Beispiel sowohl im klassischen als auch im agilen Projektmanagement verwendet werden.

Von allen Methoden des Projektmanagements eignet sich die Meilensteintrendanalyse besonders für den sequenziellen Abbau von Aufgaben. Die MTA wird häufig für Projekte mit planbaren Abläufen und einer geringen Komplexität eingesetzt.

Sie überwacht den zeitlichen Fortschritt eines Projekts, indem zu festgelegten Terminen vorab definierte Meilensteine erledigt sein müssen. Anhand einer Grafik lässt sich ein Trend zum Zeitmanagement erkennen – werden Meilensteine früher als geplant erreicht oder gibt es Verzögerungen? So können Sie das Risiko, vom Zeitplan abzuweichen, minimieren.

8. Lean Projektmanagement

Die Lean Projektmanagement-Methode hilft Ihnen dabei, Unternehmenswerte umzusetzen und Schwachstellen eines Projekts festzustellen. Als eine Analyse-Methode ist dieses Modell ebenfalls frei von dem Paradigma klassisch vs. agil.

Das Lean Projektmanagement unterscheidet zwischen drei Ressourcenverschwendungen, die es zu identifizieren und analysieren gilt:

  • Muda identifiziert Prozesse, die keinen Wert schöpfen.
  • Mura konzentriert sich auf unausgewogene Prozesse mit Unregelmäßigkeiten, nicht aufeinander abgestimmte Prozessschritte und Störungen.
  • Muri bezieht sich auf die Be- und Entlastung von Teammitgliedern und Maschinen. Es sollen keine Überforderung oder Engpässe entstehen. Gleichzeitig sorgt Muri dafür, dass monotone Tätigkeiten verringert werden.

Als nächstes folgen zwei Projektmanagement-Methoden, die eine grafische Veranschaulichung in den Vordergrund stellen: Der Projektstrukturplan und die Netzplantechnik.

9. Projektstrukturplanung

In dem Projektstrukturplan werden alle Projektaufgaben in einer Grafik erfasst. Anschließend können Aufgaben verteilt und weitere Pläne wie der Zeitplan erstellt werden.

Der Projektstrukturplan eignet sich dafür, große Projekte im Blick zu behalten. Er stammt aus dem klassischen Projektmanagement und lässt sich mitunter schwer auf agile Methoden anpassen. In Projekten, in denen ein solcher Überblick jedoch wichtig und gewünscht ist, wird es versucht. Als Folge wird der Plan entschlackt, damit Änderungen leicht und schnell vorgenommen werden können.

10. Netzplantechnik

Zuletzt können Sie sich für die Netzplantechnik-Methode (in klassisch oder agiler Form) entscheiden. Diese Methode des Projektmanagements stellt Teilschritte grafisch oder tabellarisch in einem Plan dar. Aus diesem lassen sich

  • Abhängigkeiten,
  • Früherster und spätester Start- und Endpunkt,
  • Pufferzeiten,
  • und der Kritische Pfad (Aufgaben, die aus zeitlicher Sicht wichtig sind) erkennen.

Der Plan findet besonders Anwendung in der Beschaffung und Produktion. Sein Fokus liegt auf einem optimalen Zeitmanagement des Projekts.

Fazit

Entscheiden Sie, welche Struktur Ihr Projekt benötigt: einen hybriden, klassischen oder agilen Ansatz? Die zehn vorgestellten Methoden des Projektmanagements geben Ihnen einen Einblick, wie Sie Ihr Projekt erfolgreich verwirklichen können.

Gerne helfen wir Ihnen dabei, Ihre Projektmanagement-Methode mit SeaTable umzusetzen. Registrieren Sie sich noch heute kostenlos und werfen Sie einen Blick auf unsere Templates.

Bildquelle Titelbild: © sitthiphong/Adobe Stock