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Wie Sie mit Online-To-Do-Listen den Überblick aller Aufgaben wahren

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Eine online nutzbare To-Do-Liste mit einer App zu erstellen und zu verwalten bringt viele Vorteile mit sich. Verschiedene To-Do-Listen Apps unterstützen Sie sowohl im Tagesgeschäft als auch beim Projektmanagement. Lesen Sie in diesem Artikel, warum sich der Einsatz für Ihr Unternehmen lohnt und welche konkreten Möglichkeiten sich Ihnen mit einer Online-To-Do-Liste bieten.

Ein Beispiel einer To-Do-Liste

Im Projektmanagement gilt es zum Beispiel, alle anstehenden Aufgaben im Überblick zu behalten und nach und nach abzuarbeiten.
In solch einer To-Do-Liste stehen die konkrete Aufgabe, die zeitliche Frist und die Zuständigkeiten. In einer Zustandsspalte könnte eingetragen werden, wenn das To-Do in Bearbeitung oder erledigt ist. Auch ein “Pending”-Status, wenn auf Antwort oder Input gewartet wird, ist denkbar. So könnte Ihre To-Do-Liste aussehen »

Warum sollten Sie To-Do-Listen als Unternehmen online betreiben?

Nachfolgend lesen Sie vier Gründe, warum sich die Verwendung einer Online-To-Do-Liste oder gleich mehrerer in der Arbeitswelt lohnt. So finden Sie Ihre innere Ruhe und arbeiten effizienter:

Keine To-Dos vergessen

Die Online-To-Do-Liste funktioniert als eine Art Ablage aller Gedanken. Sie können morgens nach dem Aufstehen fünf Minuten investieren, um alle Einfälle und dringende Aufgaben abzulegen. Tippen Sie diese in Ihre To-Do-Listen App ein oder verwenden Sie die Sprachfunktion. Anschließend haben Sie Zeit, den Morgen ohne Stress zu beginnen.
Zu Arbeitsbeginn setzen Sie sich vor die Online-To-Do-Liste und verschieben die neuen Aufgaben in entsprechende Kategorien, fassen zusammen, vergeben Fristen und Verantwortliche. Egal, wann und wo Ihnen eine Aufgabe einfällt, Sie können diese schnell dokumentieren. Das gilt für das Alltagsgeschäft genauso wie die Arbeit an Projekten.

Zusammenhänge erkennen

Die verfügbaren To-Do-Listen-Vorlagen und -Tools helfen Ihnen außerdem dabei, die Aufgaben zu ordnen. Sie können erkennen, wo terminliche Engpässe entstehen und welche Aufgaben einen Engpass für eine Aufgabenkette bedeuten. Es wird außerdem klar, welche Aufgaben zusammengehören und wo die Verantwortlichkeiten liegen.
Findet die Aufgabenverwaltung nicht mehr im Kopf, sondern in einer Online To-Do-Liste statt, bringen Sie Struktur in Ihre Gedankengänge.

Geistige Klarheit erlangen

Diese Struktur und die Gewissheit, dass Sie sich auf das Tool verlassen können, verhilft Ihnen zu einer inneren Ruhe. Ihnen ist klar, was Sie heute zu erledigen haben. Sie können sich also voll und ganz auf die jeweiligen Aufgaben konzentrieren und alles andere ausblenden.

Arbeit und Kommunikation im Team leichter managen

Auch für die Arbeit im Team bringen die digitalen To-Do-Listen Vorteile mit sich. Sie haben über die Listen die Möglichkeit, Arbeit zu delegieren und zusammen an Projekten zu arbeiten. Hängt Ihre Aufgabe von dem Input eines Mitarbeiters ab, erstellen Sie diesem die entsprechenden To-Dos. So profitiert jeder von einer übersichtlichen und effizienten Arbeitsumgebung.

Werfen Sie jetzt einen Blick auf die online verfügbaren To-Do-Listen Apps und -Programme.

Drei Online-To-Do-Listen im Vergleich

Die Auswahl im Bereich der To-Do-Listen Apps ist groß. Sie können eine simple To-Do-Liste in Excel erstellen, eine kostenlose bereits erstellte To-Do-Liste verwenden oder sich die Aufgabenverwaltung mit weiteren Features erleichtern. Im Folgenden sehen Sie drei Programme im Vergleich.

Todoist: Eine umfangreiche Alternative zu Wunderlist

Eine der weitverbreitetsten Tools für Online To-Do-Listen war Wunderlist. Nach der Einstellung in 2020 mussten sich die Nutzer nach Alternativen umsehen. Eine solche bietet Todoist.
Aufgaben können in kleinen Kreisen als erledigt markiert und von einer Tagesliste zur nächsten geschoben werden. Weitere Features sind, dass Prioritäten und Etiketten eingetragen werden können. Eine Verknüpfung mit dem eigenen Kalender, einem Sprachassistenten auf dem Handy und anderen Tools ist ebenfalls möglich.
In der kostenfreien Version können Sie fünf aktive Projekte betreiben und mit fünf Mitgliedern pro Projekt arbeiten. Datei-Uploads und Filter sind eingeschränkt. Für 3 € pro User pro Monat erhöhen Sie auf 300 Projekte und 25 Teammitglieder, bei 5 € pro User pro Monat sind es 500 Projekte mit 50 Teammitgliedern.

Microsoft To Do: Die vielseitige Aufgabenlisten-App

Mit Microsoft To Do erhalten Sie sowohl einen Tagesplaner als auch ein Tool für Aufgabenlisten. Sie können die Aufgaben aus Outlook einbinden und von allen Endgeräten synchron an einer Liste arbeiten.
Die einzelnen To-Dos können verschoben und abgehakt werden. Erinnerungen und sich wiederholende Aufgaben sind ebenfalls möglich. Microsoft To Do ist kostenlos erhältlich.

Microsoft To do Liste online App geöffnet auf Smartphone.

To do Liste online © sdx15 / adobe stock

Projoodle: Eine Online To-Do-Liste angelehnt an Doodle

Projoodle möchte vor allem die Zusammenarbeit mit Externen erleichtern. Ähnlich wie bei dem Versenden eines Doodle-Links für Termine soll auch die Aufgabenverwaltung ohne Log-In funktionieren. Aus diesem Ziel heraus entstand das Programm Projoodle.
Mit Projoodle erhalten Sie eine kostenlose To-Do-Liste, die einfach zu erstellen und zu verwalten ist. Als weiteres Feature gibt es eine Kanban-Board-Ansicht. Der Server der To-Do-Listen App steht in Deutschland, sodass sich Projoodle also auch für die Arbeit mit sensiblen, personenbezogenen Daten eignet.

Tipps für die erfolgreiche Umsetzung Ihrer To-Do-Liste

Wenn die Wahl des Tools feststeht, geht es an die Erstellung der ersten Online-To-Do-Liste. Beachten Sie bei der Umsetzung die folgenden Tipps:

  • Mindestens drei Listen oder Ansichten: Führen Sie für den Arbeitsalltag nicht eine, sondern drei To-Do-Listen in der App. In einem Backlog tragen Sie alle Aufgaben ein. In einer Wochenliste stehen die Aufgaben einer bestimmten Woche. Die Tagesliste hilft Ihnen bei der Bewältigung Ihres Arbeitstages.
  • Schließen Sie den Tag mit der Planung für den nächsten Tag ab.
  • Teilen Sie sich einen Puffer ein, um Ungeplantes berücksichtigen zu können.
  • Feiern Sie Ihren Erfolg. Wählen Sie ein Tool, bei dem Sie Aufgaben abhaken oder ein grünes “Erledigt” eintragen können. Das gibt ein gutes Gefühl.

SeaTable als alternative Lösung für Ihre Online-To-Do-Listen

SeaTable ist ein Tool, mit dem Sie Aufgaben, Informationen, Prozesse und Ideen einfach und übersichtlich organisieren können. Sie profitieren von einer klassischen To-Do-Listenansicht oder können alternative Darstellungsformen wie das Kanban-Board oder ein Gantt-Diagramm verwenden.
Interessant ist außerdem, dass Sie an Aufgaben Dateien wie eine E-Mail oder eine Grafik anhängen können. Sie erhalten so in einem Tool zu jeder Zeit alle Informationen auf einen Blick und können erfolgreich an eigenen Listen oder im Team zusammenarbeiten.
Bei SeaTable können Sie mit der kostenfreien Version und der interaktiven To-Do-Listen-Vorlage sofort beginnen. Weitere Features sind in der Plus-Version für 7 € pro User pro Monat, der Enterprise-Version für 14 € pro User pro Monat oder einer dedizierten Cloud-Lösung erhältlich.

Do do Liste online © SeaTable

Fazit

Online-To-Do-Listen sind ein wichtiges Instrument, um organisiert durch den Alltag zu kommen – von überall wird der Zugriff auf die Aufgabenliste ermöglicht. Die Arbeit und Kommunikation lässt sich im Team leichter managen.
Sie haben die Möglichkeit, Ihre Arbeit besser zu strukturieren und nichts mehr zu vergessen.

Bildquelle Titelbild: © Tarokmew/Adobe Stock

Vorlagen für die Projektplanung: Richtig einsetzen – erfolgreich starten

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Vorlagen der Projektplanung ermöglichen es, sofort mit der Planung und Durchführung eines Projekts zu beginnen. Es kommen Gantt-Diagramme, Kanban-Boards oder intelligente Listen zum Einsatz, um die Projektaktivitäten, Deadlines, Budgets und mehr zu verwalten. Im Folgenden finden Sie verschiedene Vorlagen inklusive Beispiel-Daten für die Erstellung Ihres Projektplans.

Was ist ein Projektplan?

Ein Projektplan beinhaltet sämtliche Übersichten und Dokumente, die Sie für Ihren Projektstart brauchen. Das können zum Beispiel der Projektstrukturplan, ein Ablaufplan, Kostenplan sowie ein Ressourcenplan sein. Ebenfalls denkbar sind Dokumente zum Qualitäts- und Risikomanagement des Projekts.

Der Projektplan ist ein zentraler Ort, an dem Sie jeden Schritt des Projekts verfolgen können. Er ermöglicht eine einfachere Kommunikation zwischen Beteiligten und legt die zeitliche Planung, den Umfang und die Kosten des Projekts dar.

Die Darstellung kann in Listen erfolgen. Zusätzlich kommen häufig die Gantt-Diagramm-Darstellung oder ein Kanban-Board zum Einsatz. Ein Gantt-Diagramm ist dabei eine Methode aus dem Projektmanagement, um Aufgaben und Events in horizontalen Balken mit Start- und Enddatum abzubilden. Bei dem Kanban-Board geht es wiederum darum, Aufgaben als To-Do-Karten in interaktiven Listen abzuarbeiten. Zu beiden sehen Sie folgend Vorlagen-Beispiele für einen Projektplan.

Mitarbeiterin beschäftig sich mit einer Vorlage für die Projektplanung.

Vorlagen Projektplanung © Kaspars Grinvalds / adobe stock

Wann ist der Einsatz in der Projektplanung sinnvoll?

Der Einsatz eines Projektplans ist sinnvoll für jedes Projekt, da er die Kommunikation vereinfacht, für Transparenz sorgt und alle Projektbeteiligten auf dem gleichen Stand hält. Gleichzeitig werden ein Zeitmanagement sowie eine bessere Organisation der Projektaktivitäten möglich.

Während der Einleitung und Planung des Projekts sollte der Projektplan bereits erstellt werden. Er bleibt mit der Durchführung des Projekts flexibel und kann zu jeder Zeit angepasst werden. Der Projektplan bildet zunächst die Grundlage für Entscheidungen in der Planungsphase. Es gilt zum Beispiel, den Umfang bestimmter Aufgaben zu erkennen oder sich zeitlich überschneidende Aktivitäten, Kosten und Risiken. Später wird der Projektplan zum unersetzlichen Werkzeug in der Durchführung eines Projekts. Hier geht es dann primär um die Organisation, Aufgabenverteilung und Transparenz.

Lesen Sie im Folgenden, wie Sie Vorlagen für einen Projektplan mit Excel oder einem digitalen Tool wie SeaTable erfolgreich verwenden.

Projektplan erstellen in Excel

Für das Projektmanagement finden Sie unter Excel verschiedene, programmeigene Vorlagen. Ebenfalls können Sie nach angebotenen Templates von Drittanbietern suchen.

So gehen Sie vor

In Excel klicken Sie auf „Datei“ > „Neu“, um die Onlinevorlagen zu durchsuchen. Haben Sie die richtige gefunden, wählen Sie die Vorlage per Klick aus. Alternativ starten Sie mit einem Excel-Dokument und exportieren es als Vorlage per „Datei“ > „Exportieren“ > „Arbeitsmappen-Dateityp“ auf „Vorlage“ ändern > „Speichern“. Die soeben erstellte Vorlage finden Sie unter Ihren privaten Vorlagen und können Sie nach dem gleichen Schema wie die Online-Vorlagen verwenden.

3 Vorlagen für die Projektplanung in Excel

Die Auswahl an verfügbaren Vorlagen ist groß. Wir haben Ihnen drei Projektplan-Beispiele für die Nutzung in Excel verlinkt.

Gantt-Diagramm Excel Vorlage
Eine Vorlage für ein GANTT-Diagramm finden Sie hier. Sie bildet mehrere Monate des Projekts im Überblick ab und eignet sich für die Unterstützung von kleineren sowie mittleren Projekten.

Projektplan inklusive Zeitplan
Auf der Seite von Meine Vorlagen finden Sie eine Excel-Vorlage für den Projektplan inklusive Zeit- und Terminplan. Die Aufgaben sind in filterbaren Listen abgebildet.

Vorlage für einen Projektplan unter Excel mit Beispiel
Das Projektmagazin hält einen Projektplan mit Beispiel-Daten bereit, der sofort in Excel importiert werden kann. Hier wurde Wert auf eine besonders einfache Projektplanung gelegt, die eine Kosten- und Terminüberwachung ermöglicht.

Projektplan erstellen mit SeaTable

Der Einsatz von SeaTable lohnt sich, wenn Sie mit mehreren Parteien an einem Projektplan arbeiten möchten. Der Zugriff erfolgt über den Browser, die Daten sind in Echtzeit erreichbar.

So gehen Sie vor

Für die Erstellung Ihres Projektplans registrieren Sie sich kostenfrei auf SeaTable und loggen sich in dem digitalen Tool über Ihren Browser ein. Klicken Sie anschließend auf „Base hinzufügen“ und wählen Sie eine Vorlage aus. Das Template steht sofort zur Nutzung bereit.

5 Vorlagen für die Projektplanung in SeaTable

Folgend sehen Sie fünf Projektplan-Beispiele aus der Vorlagen-Bibliothek.

Projektplan-Vorlage für das Marketing
Mithilfe dieser Vorlage haben Sie die Möglichkeit, Ihre Maßnahmen für ein Projekt im Voraus zu planen. Sie tragen hier verantwortliche Abteilungen und Personen ein, eine Priorität, das Fälligkeitsdatum, To-Dos und mehr.

In der Beispiel-Vorlage geht es um die Planung der Marketing- und Kommunikationsaktivitäten eines fiktiven, großen Unternehmens. Die Projektplanung findet ein Jahr im Voraus statt.

Projektplan-Beispiel für einen Businessplan
Diese Projektplan-Vorlage eignet sich zur Überarbeitung des Geschäftsplans, der ersten Strategieplanung oder der Definition neuer strategischer Ziele. Alle Beteiligten können hier die Projektplanung auf einen Blick einsehen. Klicken Sie in der Menüleiste auf „Timeline“, um den Businessplan als Gantt-Diagramm darzustellen. Alternativ wählen Sie „Kanban“, um geplante, in Bearbeitung oder erledigte Aufgaben einzusehen.

Projektplanung im Eventmanagement
Hier erhalten Sie ein Beispiel für einen Projektplan aus dem Eventmanagement. Zur Anmeldung an dem Event haben Sie die Möglichkeit, Teilnehmern einen Link mit einem Webformular bereitzustellen. Die Daten der Teilnehmer gelangen so automatisch in Ihren SeaTable-Eventplan. Über das Plug-in „Page-Design“ integrieren Sie Dokumente wie ein Teilnahme-Zertifikat.

Zeiterfassung für Projekte
In einem Projekt kann es außerdem hilfreich sein, Arbeitszeiten zu erfassen. Zum Beispiel für Auswertungen oder um sie Kunden in Rechnung zu stellen. Die Zeiterfassungsvorlage bietet Ihnen genau diese Möglichkeit als Teil des Projektplans.

Vorlage für den Projektplaner
Zum Schluss ermöglicht der Projektplaner Ihnen einen zentralen, übersichtlichen Ort, an dem Sie jeden Schritt des Projekts verfolgen können. Über die Plug-ins gelangen Sie in verschiedene Ansichten wie das Gantt-Diagramm, den Kalender oder das Kanban-Board. Außerdem können Dokumente und Bilder in Einträgen ergänzt werden, sodass keine zusätzliche Datenhaltung notwendig ist.

Weitere wichtige Vorlagen für die Projektplanung beinhalten beispielsweise die To-Do-Listen, erfolgreiche Teambesprechungen und Kanban-Boards.

Vorlage Projektplanung © SeaTable

Starten Sie hier mit den Vorlagen für Ihre Projektplanung und passen Sie diese auf Ihre Bedürfnisse an.

Fazit

Der Projektplan ist ein grundlegender Bestandteil des Toolkits eines Projektmanagers. Die sorgfältige Planung von Aufgaben, Deadlines, Budget etc. sind Voraussetzung für die qualitativ gute Umsetzung eines Projekts.

Mithilfe der richtigen Vorlage können Sie direkt einsteigen und von bereits erprobten Methoden des Projektmanagements profitieren. Wählen Sie zwischen einem allseits bekannten Tool wie Excel oder testen Sie eine intelligente Listenlösung wie SeaTable. Bei beiden stehen Ihnen kostenfreie Vorlagen für Ihre Projektplanung zur Verfügung.

Bildquelle Titelbild: © MIND AND I/Adobe Stock

Mit dieser Vorlage für Ihre Budgetplanung behalten Sie Ihre finanziellen Ressourcen im Blick

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Eine Budgetplanungs-Vorlage stellt, wie der Name vermuten lässt, den Rahmen für die Planung Ihres Budgets. Sie unterstützt dabei, Geschäfts- und Projektziele zu erreichen, da Geld und Ressourcen richtig verteilt werden können. Mit Hilfe der Budgetplanung sorgen Sie dafür, dass Projektbeteiligte Ziele klar definieren und Schritte zu deren Erreichung ergreifen.

Lesen Sie im Folgenden, warum eine Budgetplanung wichtig ist und wie Sie diese mit oder ohne Vorlage am besten angehen.

Darum ist die Budgetplanung für die strategische Unternehmensplanung wichtig

In der Budgetplanung erstellen Sie eine Vorlage, die Sie jedes Jahr aufs Neue verwenden können. Während des Geschäftsjahres bewerten Sie die Leistung Ihres Unternehmens bereits anhand des Budgetplans. Wie wurde bisher mit Ressourcen umgegangen? Sind die gesteckten Ziele noch realistisch?

Ein Budgetplan für die nächsten fünf Jahre hilft außerdem dabei, festzustellen, wo langfristig die Ziele und Schwerpunkte für Ihre strategischen Geschäftsentscheidungen liegen. Denn genau in diese Bereiche sollten Ihre Ressourcen fließen.

In der Mitarbeiterführung kann die Budgetplanung zur Steigerung der Motivation dienen. Ziele können realistisch gesteckt werden und werden greifbarer. Anhand des Plans lassen sich Erfolge messen und belohnen.

Ein weiterer, beliebter Einsatzort ist das Projektmanagement:

Warum sollten Sie einen Budgetplan im Projektmanagement verwenden?

Der Budgetplan im Projektmanagement liefert Ihnen einen Überblick darüber, was in dem Projekt möglich ist. Je nach Ressourcen, können Sie zum Beispiel eine externe Firma engagieren, es muss viel selbst erstellt werden oder es wird eine High-End-Lösung erwartet.

Mit einem Budgetplan entdecken Sie zusätzlich sowohl Chancen als auch potenzielle Risiken und Hürden. So erkennen und beheben Sie Herausforderungen frühzeitig.

In der Planung des Budgets trifft außerdem alt auf neu. Im Projektmanagement arbeiten Sie die Vergangenheit auf, wenn es um Kalkulationen und Kostenvoranschläge geht. Wie gut hat die Budgetplanung in anderen Projekten funktioniert und was sollte dieses Mal angepasst werden? Die Erstellung des Plans kann zwar aufwendig sein, liefert jedoch die Möglichkeit, alte Projekte zu evaluieren und neue noch besser zu gestalten.

Sind Stakeholder in einem Projekt involviert, werden diese mit großer Sicherheit eine transparente und realistische Budgetierung einfordern. In diesem Fall ist der Budgetplan unumgänglich und kann zur Verhandlung finanzieller Mittel herangezogen werden.

Wann sollte die Budgetplanung im Projektmanagement stattfinden?

Die Budgetplanung sollte vor Projektstart stattfinden. Sie entscheidet, ob und wie ein Projekt machbar ist oder nicht. Aus der Budgetplanung gehen die Ziele hervor, Chancen und Risiken werden ersichtlich. Der Budgetplan sollte daher so früh wie möglich begonnen werden.

Das sind die Rahmenbedingungen der Budgetplanung

Sprechen wir jetzt über die Erstellung des Budgetplans. Bei der Planung sollten Sie auf die folgenden Punkte achten:

  1. Budgetierung passend zum Unternehmenserfolg: Geld und Ressourcen sollen möglichst effizient (ohne Verschwendung) und effektiv (zur Erreichung der Ziele) verwendet werden. Sie müssen zum Unternehmenserfolg beitragen.
  2. Konflikte erkennen: Budget kann von Führungskräften schnell als Wettkampf oder Statussymbol verstanden werden mit der Auffassung „Wer mehr Budget hat, ist wichtiger.“ Achten Sie deswegen darauf, Konflikte frühzeitig zu erkennen. Wird etwas beschönigt oder übertrieben, um ein besseres Budget zu erhalten? Die Entscheidungsträger müssen sich darüber im Klaren sein, dass es zu einem internen Kampf kommen kann und die Budgetplanung kritisch betrachten.
  3. Transparenz: Schlussendlich soll die Verteilung gewählt werden, die zur besten Erreichung der Geschäftsziele führt. Daher sollte es als Antragsteller verpflichtend sein, transparent aufzustellen, wofür und warum die Mittel benötigt werden.
  4. Flexibel: Budgetierungen müssen anpassbar bleiben, da sie zum Teil auf Annahmen der Zukunft basieren. Diese können nicht hundertprozentig vorausgesagt werden.

Welche Arten der Budgetplanung gibt es?

Wie gehen Sie bei der Budgetplanung am besten vor? Es gibt drei Verfahren, die sich besonders bewährt haben:

  1. Top-Down: Der Umfang des Budgets wird von der Chefetage bestimmt und muss anschließend vom Projektleiter umgesetzt werden.
  2. Bottom-Up: Hier ermitteln die Projektbeteiligten, was benötigt wird und geben den Plan an die Entscheider weiter. Diese rechnen gegen und bestimmen, was genehmigt wird.
  3. Gegenstromverfahren: Die Chefetage legt Ziele fest, geht jedoch nicht ins Detail bezüglich der Budgetierung. Anschließend bestimmen die Projektbeteiligten Unterziele, Verantwortlichkeiten und konkretisieren den Budgetplan. Zum Schluss muss die Führungsebene den Plan genehmigen.

Werfen wir jetzt einen Blick auf die Budgetierung in der Praxis mit einem Beispiel.

Ein Beispiel der Budgetplanung

Nehmen wir ein Beispiel aus dem privaten Umfeld. Es gilt beispielsweise, eine Hochzeit zu planen. Noch bevor die Musiker bestellt und ein Saal anbezahlt wird, sollte eine Budgetplanung stattfinden.

Die Personen, die die finanziellen Mittel stellen, könnten zum Beispiel Top-Down bestimmen, wie viel sie ausgeben möchten. Neben Geld gilt es andere Ressourcen zu berücksichtigen. Können Verwandte das Kuchenbuffet füllen, fotografieren oder Gäste bewirten? Liegt ein Drucker vor, mit dem Einladungen gedruckt werden können? Alle Ressourcen, egal, ob Mensch, Maschine oder Geld sollten aufgeschrieben werden.

Es werden Ziele gesetzt, die es zu erreichen gilt. Priorisieren Sie diese, um die Ressourcen später für das perfekte Endergebnis zu verteilen.

So erstellen Sie Ihre Budgetplanung – mit oder ohne Vorlage

Wenn Sie Ihren Budgetplan ohne Vorlage starten, benötigen Sie einen Ort, an dem Sie Ziele und Ressourcen erfassen und niederschreiben können. Das funktioniert beispielsweise als Mindmap auf einem Whiteboard oder als eigenständig angelegte Liste in einem Programm Ihrer Wahl.

Die Budgetplanung können Sie auf der anderen Seite auch mit einer Vorlage unter Excel erstellen. Hier schreiben Sie auf, welche Kategorie welche Ressourcen erhält. Innerhalb einer weiteren Spalte können Sie tracken, was bereits ausgegeben wurde. Anschließend folgt eine Spalte für Kommentare oder Notizen.

Bei dem Beispiel der Hochzeit sind wahrscheinlich wenige Menschen an der Planung beteiligt. Für größere und komplexere Projekte aus dem Unternehmensumfeld reicht die Budgetplanungs-Vorlage unter Excel gegebenenfalls nicht aus. Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihren Budgetplan über eine digitale Listenlösung zu verwalten:

Die Budgetplanung mit SeaTable

In SeaTable registrieren Sie sich kostenlos und legen die Base „Budget“ für Ihr Projekt an. Sie erhalten eine Vorlage, mit der Sie Kostenpunkte, maximale Budgets und tatsächlich gezahlte bzw. verwendete Beträge festhalten können.

Budgetplanung Vorlage © SeaTable

Integrieren Sie außerdem eine Liste mit Projektbeteiligten. Weisen Sie Verantwortlichkeiten zu und erstellen Sie direkt die Aufgabenlisten. Die einzelnen To-Dos können innerhalb des Programms als erledigt markiert werden.

Sie können so mit mehreren Abteilungen budgetieren. Da der Prozess flexibel bleibt und das Budget eventuell angepasst werden muss, lohnt es sich, eine Übersicht in Echtzeit mit einem Programm wie SeaTable zu ermöglichen.

Fazit

Bei der Budgetplanung sollen Geld und Ressourcen auf die richtigen Aktivitäten und Projekte im Unternehmen verteilt werden. SeaTable hilft Ihnen dabei, die Budgetplanung unkompliziert und effizient durchzuführen.

Testen Sie unsere kostenfreie Vorlage für die Kostenüberwachung und profitieren Sie auch in weiteren Bereichen von der intelligenten Listenlösung.

Bildquelle Titelbild: © MclittleStock/Adobe Stock

5 Jira-Alternativen für Fehlerverwaltung und Projektmanagement, die Sie kennen sollten

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Vor allem Entwickler-, aber auch andere Teams kennen die Software Jira bereits. Mit ihr lassen sich Projekte managen und ein System zur Fehlerverwaltung betreiben. Doch wie sieht es mit der Konkurrenz aus? Welche Alternativen zu Jira gibt es und was bieten diese?

Werfen Sie mit uns einen Blick auf die fünf besten Jira-Alternativen.

Was ist Jira?

Jira ist ein Tool der australischen Firma Atlassian. Es wird seit 2002 von Unternehmen weltweit zur Fehlerverwaltung und zum Projektmanagement verwendet. Derzeit setzen ca. 65.000 Unternehmen die Software ein.

Jemand ist auf der Suche nach Jira-Alternativen.

Jira-Alternativen © Andrey Popov / adobe stock

Warum sollten Sie sich nach Jira-Alternativen umsehen?

Wenn die Software von Atlassian bereits von einer Vielzahl an Teams verwendet wird – warum sollten Sie sich nach einer Alternative für Jira umsehen?

Preis

Erstes Argument ist der Preis. Die Konkurrenz ist groß und hat mehr in petto als Jira. Es kommt die Frage auf, ob die Kosten gerechtfertigt sind oder es Zeit für eine Alternative ist.

Jira startet mit einer kostenlosen Version, geht in eine Standard- und Premium-Variante über und liefert schließlich eine Enterprise-Version. Die Preise liegen im Schnitt bei 7,50 $ pro User und Monat für die Standard- und 14,50 $ für die Premium-Variante. Die Kosten für Jira Enterprise erhalten Sie auf Anfrage.

Das Problem: Nur mit Jira Enterprise können Sie verschiedene Projekte (Site-Limit) voneinander trennen.

Schwer zu lernen

Abgesehen vom Preis ist Jira unhandlich – insbesondere für seine wichtigsten Einsatzbereiche Fehlerverwaltung und Projektmanagement. Es wurde für Entwickler-Teams konzipiert und selbst diese sind damit im Business-Alltag nicht zufrieden.

Die Bedienung ist komplex und die Benutzeroberfläche teils überholt.

Mehrfachbeauftragung nicht möglich

Ebenfalls häufig angemerkt wird, dass Jira keine Mehrfachbeauftragung zulässt. Wenn eine Aufgabe oder ein Problem einer Person zugewiesen ist, können andere nur Beobachter sein. Unternehmen enden mit unschönen Workarounds wie doppelten Listen. Oder es wird beispielsweise für den E-Mail-Verteiler eines Teams ein eigener Account erstellt, damit alle Aufgaben für das Team gesammelt eingehen.

Hersteller-Abhängigkeit

Eine weitere Lücke ist der Export von Projekten aus Jira in andere Projektmanagement-Software. Wenn Sie die Jira-Hilfe durchstöbern, werden Sie feststellen, dass Sie alle möglichen Informationen zum Import finden – jedoch nicht zum Export. Das macht die Migration nicht gerade einfach. So möchte der Hersteller Atlassian verhindern, dass Sie zu einer der Jira-Alternativen wechseln.

Umzug in die Cloud

Einen Umzug erleichtert Jira jedoch – und zwar den in die Cloud. Das Produkt Jira Server wird eingestellt. Sehen Sie sich also nach Jira-Alternativen um, wenn Sie Ihr Projekt- oder Fehlermanagement nicht über die Cloud abwickeln möchten.

Die fünf besten Jira-Alternativen im Überblick

Im Folgenden haben wir Ihnen die fünf aktuell besten Jira-Alternativen gegenübergestellt. Werfen Sie einen Blick auf die Funktionen, Hosting-Möglichkeiten, Kosten, möglichen Sprachen, API und mehr.

Starten wir mit der ersten Alternative.

#1 Redmine – die erste Open-Source Jira-Alternative

Die Projektmanagement-Software Redmine ist ein kostenfreies Open-Source-Programm, das 2006 erschien.

Redmine überzeugt als Alternative zu Jira mit diesen Features:

  • Self-Hosting ist möglich.
  • API für Drittsoftware-Integration vorhanden.
  • Die deutsche Sprachausgabe ist einstellbar.
  • Eine inoffizielle App (RedminePM) existiert für iOS und Android.
  • Redmine ist eine kostenlose Jira-Alternative.

Die Software ist sehr kompatibel mit anderen Lösungen und kostenfrei. Erweiterungen sind per Plug-ins und Themes vorhanden. Der Nachteil: das Programm ist komplex und Workflows sind nicht konfigurierbar.

#2 OpenProject als Alternative zu Redmine und Jira

Wie der Name vermuten lässt, ist OpenProject, genau wie Redmine, ebenfalls eine Open-Source-Alternative zu Jira. Es erschien 2012 als kollaborative Projektmanagement-Software.

OpenProject weist die folgenden Eigenschaften auf:

  • Self-Hosting ist möglich.
  • API für Drittsoftware-Integration ist vorhanden.
  • Deutsche Sprachversion.
  • Eine inoffizielle App (OpenProject Client) existiert für iOS.
  • OpenProject ist eine kostenlose Jira-Alternative.

Redmine und OpenProject basieren beide auf dem Ruby-on-Rails-Framework. Sie ähneln sich in ihrem Funktionsumfang, setzen jedoch unterschiedliche Schwerpunkte. Redmine fokussiert zum Beispiel die Unterstützung mehrerer Projekte, eine flexible, rollenbasierte Zugriffskontrolle und eine flexible Fehlerverwaltung. Für OpenProject hingegen stehen die Zusammenarbeit im Team, die Projekt- und Terminplanung sowie die Verwaltung von Aufgaben an erster Stelle. Bei beiden werden fehlende Funktionen oder eine nicht intuitive Handhabung von Usern angemerkt. Auf der anderen Seite können Sie OpenProject und Redmine mit Ihren Entwicklern auf Ihre Bedürfnisse anpassen.

Kommen wir jetzt zu einer ausgereiften, kostenpflichtigen Alternative.

#3 ClickUp – die komplexe Jira-Alternative

ClickUp wurde 2017 mit Sitz in San Diego gegründet und beinhaltet eine ebenso umfangreiche Funktionspalette wie Jira.

Diese umfangreiche Jira-Alternative präsentiert sich mit den folgenden Features:

  • ClickUp erhalten Sie ausschließlich in der Cloud.
  • Eine API für Drittsoftware-Integration ist vorhanden.
  • Die Software unterstützt Englisch und Französisch. Spanisch und brasilianisches Portugiesisch sind geplant, Deutsch noch nicht.
  • Eine App existiert für iOS und Android.
  • ClickUp liegt zwischen 5 und 19 $ pro User pro Monat, die Kosten für die Enterprise-Version fallen höher aus.

ClickUp ist umfangreich, was viele Möglichkeiten bietet, gleichzeitig aber mit Einarbeitungszeit verbunden ist. Positiv sind der unbegrenzte Speicher und die beliebige Gestaltung der Workspaces. Leider ist ClickUp nicht auf Deutsch verfügbar.

Ein Urgestein unter den Projektmanagement-Tools ist Zoho:

#4 Zoho Projects für klassisches Projektmanagement

Die Jira-Alternative Zoho existiert als Unternehmen seit 1996 in Indien, mittlerweile wird sie weltweit verwendet. Mit Zoho Projects bietet der Entwickler ein klassisches Projektmanagement-Tool an.

Zoho Projects wartet mit diesen Funktionen auf:

  • Sie erhalten Zoho Projects als Cloud-Lösung.
  • Eine API für Drittsoftware-Integration ist vorhanden.
  • Es ist in Englisch, Chinesisch, Niederländisch, Deutsch, Französisch, Japanisch, Portugiesisch, Spanisch und Schwedisch erhältlich.
  • Eine App existiert für iOS und Android.
  • Zoho Projects kostet 5 € pro Benutzer und Monat für die Premium- und 10 € für die Enterprise-Version.

Zoho wird als Low-Cost-Projektmanagement-Software für kleinere Teams vermarktet mit Features, die das Projektmanagement im Team erleichtern. Die Nachteile: Es beinhaltet keine Vorlagen und wartet mit einer ungewöhnlichen Benutzeroberfläche zur Verwaltung von Ressourcen auf.

Neben den alteingesessenen Spielern gibt es natürlich auch Unternehmen mit ganz anderen Ansätzen auf dem Markt. Eine innovative Lösung bietet unser Tool SeaTable:

Eine Person testet eine Jira-Alternative für sein Projektmanagement.

Jira-Alternativen © Andrey Popov / adobe stock

#5 SeaTable – die Next-Generation Spreadsheet-Lösung als Alternative zu Jira

Wir haben SeaTable 2020 in Mainz gegründet mit dem Ziel, mithilfe einer innovativen Spreadsheet-Software große Datenmengen besser managen zu können. Aus diesem Anfang entstand eine Software, die sowohl für einfache Aufgaben als auch für das Projektmanagement und die Fehlerverwaltung verwendet werden kann.

SeaTable kann sowohl für das Projektmanagement, die Fehlerverwaltung, als auch für andere Aufgaben verwendet werden – zum Beispiel für die Urlaubsplanung im Unternehmen. Die Benutzeroberflächen von SeaTable sind intuitiv und leicht zu verstehen. Gut dokumentierte APIs erlauben die Integration anderer Lösungen. Insgesamt ist es einfach anzuwenden und ebenso leicht erweiterbar.

Fazit zu den fünf Jira-Alternativen

Sie sind zur Fehlerverwaltung und für Ihr Projektmanagement nicht auf Jira festgelegt. Der Markt entwickelt sich stetig weiter und so auch die Möglichkeiten, Ihre Daten, Aufgaben und Mitarbeiter zu managen.

Sie haben die Wahl zwischen klassischen Projektmanagement- und Fehlerverwaltungs-Tools, Open-Source-Lösungen oder dem innovativen Ansatz von SeaTable.

Bildquelle Titelbild: © REDPIXEL/Adobe Stock