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Vorlagen für die Projektplanung: Richtig einsetzen – erfolgreich starten

Vorlagen der Projektplanung ermöglichen es, sofort mit der Planung und Durchführung eines Projekts zu beginnen. Es kommen Gantt-Diagramme, Kanban-Boards oder intelligente Listen zum Einsatz, um die Projektaktivitäten, Deadlines, Budgets und mehr zu verwalten. Im Folgenden finden Sie verschiedene Vorlagen inklusive Beispiel-Daten für die Erstellung Ihres Projektplans.

Was ist ein Projektplan?

Ein Projektplan beinhaltet sämtliche Übersichten und Dokumente, die Sie für Ihren Projektstart brauchen. Das können zum Beispiel der Projektstrukturplan, ein Ablaufplan, Kostenplan sowie ein Ressourcenplan sein. Ebenfalls denkbar sind Dokumente zum Qualitäts- und Risikomanagement des Projekts.

Der Projektplan ist ein zentraler Ort, an dem Sie jeden Schritt des Projekts verfolgen können. Er ermöglicht eine einfachere Kommunikation zwischen Beteiligten und legt die zeitliche Planung, den Umfang und die Kosten des Projekts dar.

Die Darstellung kann in Listen erfolgen. Zusätzlich kommen häufig die Gantt-Diagramm-Darstellung oder ein Kanban-Board zum Einsatz. Ein Gantt-Diagramm ist dabei eine Methode aus dem Projektmanagement, um Aufgaben und Events in horizontalen Balken mit Start- und Enddatum abzubilden. Bei dem Kanban-Board geht es wiederum darum, Aufgaben als To-Do-Karten in interaktiven Listen abzuarbeiten. Zu beiden sehen Sie folgend Vorlagen-Beispiele für einen Projektplan.

Mitarbeiterin beschäftig sich mit einer Vorlage für die Projektplanung.

Vorlagen Projektplanung © Kaspars Grinvalds / adobe stock

Wann ist der Einsatz in der Projektplanung sinnvoll?

Der Einsatz eines Projektplans ist sinnvoll für jedes Projekt, da er die Kommunikation vereinfacht, für Transparenz sorgt und alle Projektbeteiligten auf dem gleichen Stand hält. Gleichzeitig werden ein Zeitmanagement sowie eine bessere Organisation der Projektaktivitäten möglich.

Während der Einleitung und Planung des Projekts sollte der Projektplan bereits erstellt werden. Er bleibt mit der Durchführung des Projekts flexibel und kann zu jeder Zeit angepasst werden. Der Projektplan bildet zunächst die Grundlage für Entscheidungen in der Planungsphase. Es gilt zum Beispiel, den Umfang bestimmter Aufgaben zu erkennen oder sich zeitlich überschneidende Aktivitäten, Kosten und Risiken. Später wird der Projektplan zum unersetzlichen Werkzeug in der Durchführung eines Projekts. Hier geht es dann primär um die Organisation, Aufgabenverteilung und Transparenz.

Lesen Sie im Folgenden, wie Sie Vorlagen für einen Projektplan mit Excel oder einem digitalen Tool wie SeaTable erfolgreich verwenden.

Projektplan erstellen in Excel

Für das Projektmanagement finden Sie unter Excel verschiedene, programmeigene Vorlagen. Ebenfalls können Sie nach angebotenen Templates von Drittanbietern suchen.

So gehen Sie vor

In Excel klicken Sie auf „Datei“ > „Neu“, um die Onlinevorlagen zu durchsuchen. Haben Sie die richtige gefunden, wählen Sie die Vorlage per Klick aus. Alternativ starten Sie mit einem Excel-Dokument und exportieren es als Vorlage per „Datei“ > „Exportieren“ > „Arbeitsmappen-Dateityp“ auf „Vorlage“ ändern > „Speichern“. Die soeben erstellte Vorlage finden Sie unter Ihren privaten Vorlagen und können Sie nach dem gleichen Schema wie die Online-Vorlagen verwenden.

3 Vorlagen für die Projektplanung in Excel

Die Auswahl an verfügbaren Vorlagen ist groß. Wir haben Ihnen drei Projektplan-Beispiele für die Nutzung in Excel verlinkt.

Gantt-Diagramm Excel Vorlage
Eine Vorlage für ein GANTT-Diagramm finden Sie hier. Sie bildet mehrere Monate des Projekts im Überblick ab und eignet sich für die Unterstützung von kleineren sowie mittleren Projekten.

Projektplan inklusive Zeitplan
Auf der Seite von Meine Vorlagen finden Sie eine Excel-Vorlage für den Projektplan inklusive Zeit- und Terminplan. Die Aufgaben sind in filterbaren Listen abgebildet.

Vorlage für einen Projektplan unter Excel mit Beispiel
Das Projektmagazin hält einen Projektplan mit Beispiel-Daten bereit, der sofort in Excel importiert werden kann. Hier wurde Wert auf eine besonders einfache Projektplanung gelegt, die eine Kosten- und Terminüberwachung ermöglicht.

Projektplan erstellen mit SeaTable

Der Einsatz von SeaTable lohnt sich, wenn Sie mit mehreren Parteien an einem Projektplan arbeiten möchten. Der Zugriff erfolgt über den Browser, die Daten sind in Echtzeit erreichbar.

So gehen Sie vor

Für die Erstellung Ihres Projektplans registrieren Sie sich kostenfrei auf SeaTable und loggen sich in dem digitalen Tool über Ihren Browser ein. Klicken Sie anschließend auf „Base hinzufügen“ und wählen Sie eine Vorlage aus. Das Template steht sofort zur Nutzung bereit.

5 Vorlagen für die Projektplanung in SeaTable

Folgend sehen Sie fünf Projektplan-Beispiele aus der Vorlagen-Bibliothek.

Projektplan-Vorlage für das Marketing
Mithilfe dieser Vorlage haben Sie die Möglichkeit, Ihre Maßnahmen für ein Projekt im Voraus zu planen. Sie tragen hier verantwortliche Abteilungen und Personen ein, eine Priorität, das Fälligkeitsdatum, To-Dos und mehr.

In der Beispiel-Vorlage geht es um die Planung der Marketing- und Kommunikationsaktivitäten eines fiktiven, großen Unternehmens. Die Projektplanung findet ein Jahr im Voraus statt.

Projektplan-Beispiel für einen Businessplan
Diese Projektplan-Vorlage eignet sich zur Überarbeitung des Geschäftsplans, der ersten Strategieplanung oder der Definition neuer strategischer Ziele. Alle Beteiligten können hier die Projektplanung auf einen Blick einsehen. Klicken Sie in der Menüleiste auf „Timeline“, um den Businessplan als Gantt-Diagramm darzustellen. Alternativ wählen Sie „Kanban“, um geplante, in Bearbeitung oder erledigte Aufgaben einzusehen.

Projektplanung im Eventmanagement
Hier erhalten Sie ein Beispiel für einen Projektplan aus dem Eventmanagement. Zur Anmeldung an dem Event haben Sie die Möglichkeit, Teilnehmern einen Link mit einem Webformular bereitzustellen. Die Daten der Teilnehmer gelangen so automatisch in Ihren SeaTable-Eventplan. Über das Plug-in „Page-Design“ integrieren Sie Dokumente wie ein Teilnahme-Zertifikat.

Zeiterfassung für Projekte
In einem Projekt kann es außerdem hilfreich sein, Arbeitszeiten zu erfassen. Zum Beispiel für Auswertungen oder um sie Kunden in Rechnung zu stellen. Die Zeiterfassungsvorlage bietet Ihnen genau diese Möglichkeit als Teil des Projektplans.

Vorlage für den Projektplaner
Zum Schluss ermöglicht der Projektplaner Ihnen einen zentralen, übersichtlichen Ort, an dem Sie jeden Schritt des Projekts verfolgen können. Über die Plug-ins gelangen Sie in verschiedene Ansichten wie das Gantt-Diagramm, den Kalender oder das Kanban-Board. Außerdem können Dokumente und Bilder in Einträgen ergänzt werden, sodass keine zusätzliche Datenhaltung notwendig ist.

Weitere wichtige Vorlagen für die Projektplanung beinhalten beispielsweise die To-Do-Listen, erfolgreiche Teambesprechungen und Kanban-Boards.

Vorlage Projektplanung © SeaTable

Starten Sie hier mit den Vorlagen für Ihre Projektplanung und passen Sie diese auf Ihre Bedürfnisse an.

Fazit

Der Projektplan ist ein grundlegender Bestandteil des Toolkits eines Projektmanagers. Die sorgfältige Planung von Aufgaben, Deadlines, Budget etc. sind Voraussetzung für die qualitativ gute Umsetzung eines Projekts.

Mithilfe der richtigen Vorlage können Sie direkt einsteigen und von bereits erprobten Methoden des Projektmanagements profitieren. Wählen Sie zwischen einem allseits bekannten Tool wie Excel oder testen Sie eine intelligente Listenlösung wie SeaTable. Bei beiden stehen Ihnen kostenfreie Vorlagen für Ihre Projektplanung zur Verfügung.

Bildquelle Titelbild: © MIND AND I/Adobe Stock

Tipps & Vorlagen zur Erstellung eines effektiven Projektstrukturplans

Erfahren Sie, wofür sich der PSP eignet, und nutzen Sie diese Tipps, um eine effektive Vorlage für Ihren Projektstrukturplan zu erstellen. Strukturieren und organisieren Sie Ihr Projekt erfolgreich. Finden Sie das richtige Tool für Ihr Unternehmen.

Beginnen wir mit der Definition des Projektstrukturplans.

Was ist ein Projektstrukturplan (PSP)?

Ein Projektstrukturplan, kurz PSP, ist ein Kernelement der Projektplanung und veranschaulicht die Teilprojekte, Verantwortlichkeiten und Zusammenhänge innerhalb eins Projekts.

Das Erstellen eines Projektstrukturplans steht am Anfang eines Projekts und verschafft allen Beteiligten einen Überblick.

Ein Projektteam erarbeitet einen Projektstrukturplan auf Basis einer Vorlage.

Projektstrukturplan Vorlage © Johnstocker / adobe stock

Wofür eignet sich der Projektstrukturplan?

Der Projektstrukturplan eignet sich als Vorlage für alle weiteren Pläne zur Kostenplanung, dem Ablauf, der Ressourcen-Planung und dem Risikomanagement. Er wird daher auch gerne als „Plan der Pläne“ bezeichnet.

Was sind die Vorteile eines PSP?

Der Projektstrukturplan kann einfach als Vorlage zum Brainstorming der Projektplanung verwendet werden. Auf Ebene eins liegen Ihnen die wichtigen Unterpunkte vor. Zu jedem können Sie so lange brainstormen, bis er komplett abgedeckt ist.

Mit dem PSP ist es Ihnen also möglich, ein Projekt leicht zu planen und übersichtlich zu strukturieren. Von ihm ausgehend können Sie Aufwände abzuschätzen, sowie Termine und das weitere Vorgehen festlegen.

Welche PSP-Darstellungsarten gibt es?

Die klassische Darstellung des PSPs ist ein Baumdiagramm. Ebenfalls möglich ist die Darstellung als Mindmap, einer Liste oder innerhalb eines eingerückten Fließtextes.

Bei allen Formen wird meist eine Codierung der Elemente vorgenommen, mit dem sogenannten PSP-Code. Eine mögliche Codierungs-Vorlage für den Projektstrukturplan ist etwa eine Zahl für die Ebene, gefolgt von der laufenden Nummerierung für das Element der Ebene (z.B. 3.1 für das erste Element der dritten Ebene).

Wie ist der Projektstrukturplan aufgebaut?

In einer Baumstruktur beginnen Sie mit dem Projektziel als Hauptknoten. Auf der ersten Ebene folgt eine Gliederung nach den verschiedenen

  • Anforderungen,
  • Phasen
  • oder Teilergebnissen des Projekts.

Häufig werden PSP-Gliederungen gewählt, die sich auf der ersten Ebene zur Berichterstattung eignen. Ist die Erfüllung besonderer Anforderungen wichtig, einer abgeschlossenen Phase oder sollen Teilergebnisse dargestellt werden? Die Erledigung der Elemente dieser Projektebene sollten wichtige Meilensteine in Ihrem Projekt darstellen.

Anschließend folgen auf Ebene zwei die jeweiligen Arbeitspakete inklusive Kosten, Zeit und benötigter Ressourcen. Je detaillierter Sie hier vorgehen, desto einfacher wird eine Schätzung der Aufwände.

Ist ein Arbeitspaket zu vage formuliert, lohnt sich daher eine weitere Aufteilung auf einer dritten Ebene. Je nach Komplexität sind weitere Ebenen denkbar.

Die 7 Schritte zum Projektstrukturplan

Wir haben bereits über die Vorteile und den Nutzen des PSP gesprochen. Jetzt geht es an die konkrete Umsetzung, um Vorlagen eines Projektstrukturplans auch efffizient auszunutzen.

Projektziel(e) definieren

In einem Kick-off-Workshop mit allen Projektbeteiligten legen Sie die Projektziele nach den SMART-Kriterien (spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch, terminiert) fest. Entweder liegt ein einziges Ziel für das gesamte Projekt vor oder es muss in Teilprojekte gegliedert werden.

Die Definition der Projektziele sind Teil einer Vorlage eines Projektstrukturplans.

Projektstrukturplan Vorlage © WinWin / adobe stock

Wie können die Ziele erreicht werden?

Anschließend geht es darum, zu überlegen, wie die Ziele erreicht werden sollen. Eine Möglichkeit ist, diese Ebene nach Phasen zu sortieren. Wählen Sie zum Beispiel die Initialisierung, Planung, Durchführung, Kontrolle und den Abschluss als PSP-Knoten.

Eine andere Option ist, die Anforderungen an das Projekt-Ergebnis als Gliederungspunkte zu wählen. Ebenfalls denkbar ist eine Gliederung nach Teilergebnissen.

Definieren der Arbeitspakete

Im nächsten Schritt definieren Sie zu jedem dieser Punkte die Arbeitspakete. Listen Sie alle Aufgaben auf und clustern Sie diese zu Themenbereichen zusammen.

Zuordnung der Pakete

Im Folgenden werden die Pakete den passenden Ebenen und den jeweiligen PSP-Knoten zugeordnet. An dieser Stelle haben Sie außerdem die Chance, Verantwortliche für die Aufgaben einzutragen.

Start- und Endtermine werden festgelegt, falls Sie keine andere Methode für die zeitliche Planung (zum Beispiel einen Projektablaufplan) zusätzlich zum PSP wählen.

Überprüfung des Projektstrukturplans

In der Regel erkennen Sie bis zu 90 % aller Arbeitspakete bereits bei der ersten Erstellung des Projektstrukturplans. Gehen Sie noch einmal mit allen Beteiligten den fertigen PSP durch.

Erneute Überprüfung und Anpassung

Um auch noch die fehlenden Aspekte abzudecken, sollte nach ein bis zwei Wochen ein weiteres Meeting folgen. Hier können weitere Punkte in den PSP aufgenommen werden.

Feinplanung der Arbeitsschritte

Zum Schluss starten Sie die Feinplanung der Arbeitsschritte. Hier legen Sie die konkreten To-Dos fest. Wenn nur diese definierten Schritte erfüllt werden, kann das Projekt dann erfolgreich umgesetzt werden? Oder fehlen Aufgaben, die im Projektstrukturplan noch nicht abgebildet sind? Falls ja, ergänzen Sie diese.

Projektstrukturplan: Vorlage und Tools zur Erstellung

Konkret können Sie den Projektstrukturplan natürlich ganz ohne Vorlagen und Tools erstellen. Sie verwenden dafür einfach Karteikarten und pinnen sie während des Kick-off-Meetings an die Pinnwand. Das wird jedoch umständlich, wenn der Plan später als Referenz benötigt wird. Hier kommen die verschieden verfügbaren PSP-Vorlagen und Programme ins Spiel.

Welche Projektstrukturplan-Vorlagen gibt es?

Wählen Sie zwischen Diagramm-, Mindmapping- oder Listentools. Zwei bekannte Diagramm-Tools, die sich auch für das Erstellen eines Projektstrukturplans eignen, sind Gliffi und Lucidchart. Mit diesen können Sie den Projektstrukturplan zum Beispiel als klassisches Baumdiagramm erstellen. Soll es ein Mindmap werden, erhalten Sie hier eine Projektstrukturplan-Vorlage von MindManager. Für ein wenig mehr Struktur und leicht abzuarbeitende Listen eignet sich auch SeaTable. Hier finden Sie die passenden Vorlagen.

Vereinfachte Ansichten

Generell lohnt sich ein Tool oder eine Vorlage für die Erstellung des PSPs, um Ansichten zu vereinfachen. Ein Projektstrukturplan ist komplex, da er alles auf einen Blick abbilden muss. Mit einem Tool können Sie Filter setzen, um bestimmte Aufgabenpakete oder Ebenen auszublenden.

Nehmen wir an, Sie möchten einen PSP pro Mitarbeiter sehen. Kein Problem. Sie filtern einfach nach den Verantwortlichen und erhalten so individuelle To-Do-Listen.

Automatische Benachrichtigungen

Ebenfalls nützlich sind automatische Benachrichtigungen für das gemeinsame Arbeiten an Aufgaben. Wird etwas als erledigt markiert, kommentiert oder ergeben sich Änderungen, kann dies sofort eingesehen werden. Beteiligte werden mit einer E-Mail oder per Push-Notification informiert.

Zu jeder Zeit alles auf einen Blick

Eine PSP-Vorlage ermöglicht es Ihnen außerdem, das Projekt im Blick zu behalten. Es existieren keine verschiedenen Versionen des Plans auf den Rechnern der Beteiligten. Stattdessen kann an einer zentralen Stelle zu jeder Zeit auf den aktuellen Projektstrukturplan zurückgegriffen werden.

Fazit

Das Konzept für die Erstellung des Projektstrukturplans klingt simpel, kann jedoch schnell komplex und unübersichtlich werden. Eine Projektstrukturplan-Vorlage oder ein Tool helfen Ihnen, Ihr Projekt so effizient und übersichtlich wie möglich umzusetzen.

Starten Sie Ihr nächstes Projekt erfolgreich und profitieren Sie von den SeaTable-Vorlagen.

Bildquelle Titelbild: © A Stefanovska /Adobe Stock