Beiträge

SeaTable 3.2: Interaktiver Formelassistent und verbesserte Spaltentypen

Willkommen SeaTable 3.2! In dem neuen Release stehen SeaTables Spaltenypen im Rampenlicht: Der Assistent der Formelspalte ist nun interaktiv und bietet eine deutlich verbesserte Fehlerkorrektur. Schaltflächen im gleichnamigen Spaltentyp erlauben ab sofort die Ausführung mehrere Aktionen mit einem Klick. Neue Funktionen in der Dateispalte vereinfachen die Verwaltung von Dateien und auch die Auswahlspalten bieten eine bequemere Nutzung. Aber nicht nur die Spaltentypen haben profitiert. Insbesondere Enterprise Benutzer können sich über verbesserte Automationen freuen.

Seit heute Morgen läuft die neuste Version auf SeaTable Cloud. Wer will, kann die neuen Funktionen also ab sofort ausprobieren und nutzen. In den kommenden Tagen werden wir das dazugehörige Docker Image auch Selbst-Hostern über das bekannte Docker Repository zur Verfügung stellen.

Interaktiver Formelassistent

Der Formelassistent bot bisher nur wenig Orientierung bei der Erstellung komplexer Formeln. Mit dem neuen Formelassistenten sind auch verschaltete Formeln mit diversen Spaltenbezügen und mehreren Funktionen schnell erstellt. Er unterstützt bei der Eingabe interaktiv und bietet, falls doch mal etwas schief geht, aussagekräftige Fehlermeldungen zur schnellen Fehlerbehebung.

Seatable's interactive formula wizard

Wo bisher nur grauer Text existierte, herrscht nun eine klare Farbensprache: Formeln werden in blauer Schrift angezeigt, Spaltenreferenzen sind lila, Zahlen sind grün und Text erscheint in rot. Klammern – runde sowie geschweifte – werden bei der Eingabe automatisch geschlossen und ein feiner Schatten markiert zusammenhängende Klammern. Auch einfache und doppelte Hochkommas für einfachen Text werden automatisch doppelt gesetzt, um die Eingabe zu beschleunigen. Natürlich funktioniert der neue Assistent nicht nur bei neuen Formeln, sondern auch bei bestehenden Formeln.

Vielseitige Schaltfläche

SeaTable's button can now execute two actions with one click

Bisher galt die Regel „1 Schaltfläche – 1 Aktion“. Diese Regel geht mit SeaTable 3.2 über Bord. Die neue Regel lautet „1 Schaltfläche – Sie wählen die Anzahl der Aktionen“. In SeaTable 3.2 erstellen Sie beispielsweise mit einem Klick ein PDF-Dokument mit dem Seitendesign-Plugin und versenden dieses dann per E-Mail. Auch lässt sich die Zeile danach sperren oder Zellwerte automatisch ändern (z.B. ein Statuswechsel). Die verfügbaren Aktionen können beliebig miteinander kombiniert werden. Bestehenden Schaltflächen können selbstverständlich ebenfalls weitere Aktionen zugewiesen werden, wodurch sich Tabellen verschlanken und vereinfachen lassen.

Ebenfalls neu in SeaTable 3.2 ist die Ausführung von Datenverarbeitungsoptionen über eine Schaltfläche. Die Spezifikation der Operation erfolgt im Menü der Datenverarbeitungsoperationen selbst, in der Konfiguration der Schaltfläche wird dann einfach die bestehende Datenverarbeitungsoperation ausgewählt.

Und auch einzelne Operationen wurden verbessert! Die bisher statische Betreffzeile in der Aktion „E-Mail versenden“ zeigt sich nun von ihrer dynamischen Seite. Wie die anderen Felder schon seit längerer Zeit, unterstützt nun auch die Betreffzeile die Referenzierung von Spalten im Format {Spaltenname}. Auf diese Weise kann ganz einfach eine ID, ein Projektname, ein Benutzer oder ein Status aus der Zeile im E-Mail-Betreff eingefügt werden. Alle in der Aktion „E-Mail versenden“ referenzierten Spalten, sei es im „Betreff“, „Senden an“, „In Kopie senden an“ oder auch „Antworten an (optional)“ sowie der Nachricht selbst, können auch ausgeblendet sein. Der E-Mail-Versand funktioniert trotzdem.

Auch mit diesen Verbesserungen bleibt der Spaltentyp Schaltfläche in aktiver Entwicklung. Wir haben noch viele Ideen, die wir in den kommenden Monaten umsetzen werden.

Komfortable Dateiverwaltung

In SeaTable 3.2 schmückt ein neues Element ausgewählte Zellen in Spalten vom Typ Datei und Bild. Ein Klick auf den Doppelpfeil öffnet ein Pop-up, das die Dateien der Zelle in einer Listenansicht anzeigt. Bisher war dafür ein Klick in den weißen Zwischenraum zwischen den Datei-Icons nötig – nicht selten ein hakeliges Unterfangen. Das Datei Pop-up selbst haben wir im Übrigen auch ertüchtigt. Über das 3-Punkte-Icon für die erweiterten Funktionen lassen sich nun Dateien umbenennen. Bisher war dafür ein Download und erneuter Upload notwendig.

Updated file column in SeaTable 3.2

Eine weitere Neuerung ist die Möglichkeit, Bild-Spalten ohne Verlust der Zelleninhalte in Datei-Spalten umzuwandeln. Dies ist insbesondere dann relevant, wenn man erstere für E-Mail-Anhänge verwenden will. Die Aktion „E-Mail versenden“ unterstützt aktuell nämlich ausschließlich den Spaltentyp Datei. (Die verlustfreie Umwandlung funktioniert nur, wenn die Bilder in SeaTable abliegen. Bei Bildern, die über einen Link eingebunden sind, geht das nicht.)

Bequemere Auswahlspalten

Optionen in Ein- und Mehrfachauswahlspalten, die eine längere Zeichenfolge enthalten, werden in der Tabellenansicht gekürzt angezeigt. Um die Zeichenfolge in Gänze anzeigen zu lassen, bietet SeaTable 3.2 nun einen Tooltip. Ziehen Sie die Maus in der Tabellenansicht auf die Option und schon erscheint der Text der Option in voller Länge – ein Effekt wie er in der Zeilen-Dateilansicht schon länger existierte.

Die Nutzung von Einfachauswahlfelder im Seitendesign-Plugin litt bisher an der statischen Größe der Blase. Ein ansprechendes Design erforderte folglich die Anpassung des umgebenden Texts. Auch diese Einschränkung ist mit der neuen SeaTable Version passé. Mit dem Update des Seitendesign Plugins können Einfachauswahloptionen nun als einfacher Text angezeigt werden, dessen Schriftgröße, -gewicht und -farbe sich beliebig anpassen lassen.

Leistungsfähigere Automationen

SeaTable 3.2 supports pausing an automation

Die Möglichkeiten zur Verwaltung von Automationen werden in SeaTable 3.2 an zwei Stellen erweitert. Zum einen werden im Ausführungsprotokoll von Automationen nun auch Warnungen angezeigt. Eine Warnung wird beispielsweise geloggt, wenn eine Automationsregel für eine große Anzahl an Zeilen zutrifft und entsprechend viele Aktionen auslöst. Mit den Warnungen werden also Hinweise auf Probleme bei der Konfiguration einer Automation geliefert. Die Möglichkeit zur Pausierung einer Automation ist die zweite ergänzte Funktion in SeaTable 3.2. Ein Klick auf das entsprechende Icon unterbindet bis auf weiteres die Ausführung der Automation. Ein entsprechender Hinweis markiert pausierte Automationen.

Die automatisiert ausgeführte Aktion „E-Mail senden“ darf der gleichnamigen per Schaltfläche ausgelösten Aktion natürlich in nichts nachstehen. Daher unterstützen automatisch versendete E-Mails in SeaTable 3.2 nun auch Datei-Anhänge und Spaltenreferenzen für die Betreffzeile.

Von manchen Benutzern sehnlich erwartet wurde darüber hinaus die Möglichkeit, Nachrichten und E-Mails bedingt periodisch zu versenden. Auf diese Weise lassen sich beispielsweise monatlich bestimmte Personengruppen automatisiert kontaktieren. Anwendungsfälle sind die Erneuerung von Abonnements/Mitgliedschaften, die Erinnerung an Dokumentationserfordernisse oder die Zuweisung von wiederkehrenden Aufgaben.

Und noch viel mehr

Natürlich können wir nicht, ohne exzessiv ausschweifend zu werden, alle neuen Funktionen in diesen Release Notes detailliert vorstellen. Die vollständige Liste der Änderungen findet sich im Changelog. In diesem letzten Abschnitt stellen wir weitere Neuerungen in aller Kürze vor:

Mit dieser Version wird für Sortierungen und Gruppierungen nachgeholt, was Filter schon seit einiger Zeit erlauben: Die Änderung ihrer Reihenfolge. Umfangreichere Filter-, Sortierungs- und Gruppierungsregeln können also mühelos im Nachhinein an sich ändernde Anforderungen angepasst werden.

Gemeinsame Datensätze unterstützen nun auch die stündliche Synchronisation. Die automatische Synchronisation war bis einschließlich SeaTable 3.1 nur täglich möglich.

Eine neue Datenverarbeitungsoperation ‚Benutzernamen übertragen‘ liest eine Spalte vom Typ Ersteller, letzter Bearbeiter oder Mitarbeiter aus und kopiert den Namen des referenzierten Benutzers in eine Textspalte. Sind zwei oder mehr Benutzer in einer Mitarbeiter-Spalte genannt, dann werden diese Komma-separiert in der Textspalte eingefügt.

Wenn in einer Tabelle eine neue Spalte hinzugefügt wird, dann prüft SeaTable, ob in anderen Ansichten ausgeblendete Spalten vorhanden sind. Ist dies der Fall, dann wird die neu erstellte Spalte in diesen Ansichten ebenfalls ausgeblendet.

Neben der verbesserten Darstellung von Einfachauswahlfelder erhält das Seitendesign eine weitere Verbesserung: Mehrere Elemente lassen sich nun kollektiv ausrichten, wie man es beispielsweise aus PowerPoint kennt.
Multiple elements can be aligned in SeaTable 3.2's page design plugin

Last but not least freut sich auch das Timeline Plugin über eine Verbesserung: Gruppierungen in einer Ansicht lassen sich nun auch im Plugin darstellen. Konkret: Die Einträge in einer Gruppierung werden durch Swimlanes getrennt voneinander angezeigt.

SeaTable 3.1: Erweitertes Seitendesign Plugin und neues Big Data Backend

Wir freuen uns, die neueste Version von SeaTable vorzustellen! Das Release ist zwar nur ein „Minor“ Release, kommt aber ganz groß daher. Das erweiterte Seitendesign Plugin bietet nun mehr Optionen, um anspruchsvolle Vorlagen zu gestalten und zu verwalten. Neue Funktionen erlauben darüber hinaus ganz neue Einsatzszenarien. Das gleich tut auch das Big Data Backend, das mit der Version 3.1 Produktivreife erhält. Das Enterprise Feature sprengt SeaTables bisheriges Limit von 100.000 Zeilen pro Base und macht SeaTable damit bereit für größere Aufgaben. Größere Teams werden sich über die Möglichkeit freuen, Gruppen auf der Homepage sortieren und Ansichten in Bases kategorisieren zu können. Diese Highlights und ein paar weitere Neuerungen stellen wir in hier vor. Das Changelog enthält die vollständige Liste der Änderungen.

Die neuen Funktionen stehen ab sofort auf SeaTable Cloud zur Verfügung. Das letzte Build von SeaTable 3.1 wurde heute Morgen installiert. Selbsthoster können SeaTable 3.1 vom bekannten Docker Repository runterladen.

Schneller, schönere Listen und Dokumente

Dem überarbeiteten Seitendesign Plugin könnte man eine eigene Veröffentlichung widmen, so vollgepackt mit neuen Funktionen präsentiert es sich in SeaTable 3.1. Da wären die Listendruckfunktion, die dynamischen Felder inkl. Kopf- und Fußzeile sowie die Versionierungsfunktion. Die Seitenleiste im Bearbeitungsmodus hat sich dadurch deutlich gefüllt (siehe Abbildung unten). Ach und die Vorlagen im Plugin lassen sich nun auch in der Übersicht verschieben und sortieren. Aber nun alles der Reihe nach.

List print feature in SeaTable's Page Design plugin

Die neue Listendruckfunktion bringt den Inhalt einer Ansicht im Nullkommanix in einem ansprechenden Design auf Papier bzw. in ein PDF-Dokument. Ziehen Sie einfach das Element „Alle Einträge der Ansicht“ auf die Vorlage, passen Sie die Größe des Platzhalters an, formatieren Sie die Tabelle nach Ihren Vorlieben und ergänzen Sie die übrigen Seitenelemente wie z.B. Dokumententitel, Logo und Datum. SeaTable kümmert sich dann beim Druck automatisch um das Tabellenlayout und den Seitenumbruch, wenn die Zeilen der gewählten Ansicht nicht in den Platzhalter passen. SeaTable ergänzt dafür so viele Seiten wie nötig.

Mit den dynamischen Feldern lassen sich nun ganz einfach kontextbezogene Informationen auf einer Seite einfügen. Konkret sind dies das aktuelle Datum, die verwendete Vorlage, der aktuelle Benutzer und die Seitenzahl. In der Nutzung unterscheiden sich dynamische Felder nicht von statischen Textfeldern. Auch die Formatierungsoptionen sind identisch. Einfach das Feld auf die Vorlagen ziehen, korrekt positionieren und formatieren – SeaTable kümmert sich um den Rest.

Page header in SeaTable's Page Design plugin

Eine ideale Ergänzung für die dynamischen Elemente sind die neuen Kopf- und Fußzeilen. Elemente, die dort platziert werden, werden auf jeder Seite wiederholt, selbstverständlich inklusive auf den Seiten, die das Plugin beim Listendruck automatisch ergänzt. Und nicht nur dynamische Elemente können in Kopf- und Fußzeile verwendet werden. Auch die beiden Felder statischer Text und statisches Bild lassen sich einbetten, um Dokumente mit aussagekräftigen Metainformationen zu versehen.

Bei der Nutzung all dieser Neuerungen kann es natürlich mal vorkommen, dass man seine Vorlage etwas durcheinanderbringt und gerne zu einem früheren Zustand zurückspringen möchte. Die Versionierung, über die das Seitendesign Plugin mit dieser Version verfügt, macht genau das möglich. Bei jeder Speicherung der Vorlage erstellt das Plugin einen Snapshot, auf den Sie zurückspringen können. Wenn Ihnen gemachte Änderungen an der Vorlage nicht gefallen, dann sind diese mit einem Klick wieder rückgängig gemacht. Bei der Wiederherstellung einer früheren Version wird die aktuelle Vorlage durch die frühere Version ersetzt. Natürlich bleiben alle anderen Versionsstände dabei erhalten.

Lust bekommen, das neue Seitendesign Plugin auszuprobieren? Na dann los! Die Verbesserungen stehen in allen SeaTable Cloud Abonnements und in SeaTable Server Developer und Enterprise Edition zur Verfügung.

Adieu Zeilenlimit (nur für Enterprise Abos)

Wenn Sie sich bisher Sorgen gemacht haben, dass Ihnen SeaTables Limit von 100.000 Zeilen pro Base in absehbarer Zukunft Probleme bereiten könnte, dann haben Sie ab sofort eine Sorge weniger. Mit dem neuen Big Data Backend können Sie Millionen von Zeilen in einer SeaTable Base speichern. Damit bietet SeaTable nicht nur ein viel höheres Zeilenlimit als seine unmittelbare Konkurrenz, sondern stößt auch in Regionen vor, die bisher klassischen SQL-Datenbanken vorbehalten waren. Sie suchen eine Datenbank mit REST API, integrierter Skriptunterstützung, Automationen und/oder graphischen Frontend mit Echtzeit Kollaboration, dann brauchen Sie jetzt nicht mehr weitersuchen.

Big data backend in action

Die bisherige Größenbegrenzung war notwendig, da SeaTable eine Base vollständig in den Arbeitsspeicher laden muss, um gleichzeitig, gemeinsam in einer Base zu arbeiten. Mit der Aktivierung der Big Data Funktion ist dies nicht mehr so. Die Big Data Funktion teilt die Daten in einer Base auf: Datensätze, die automatisch beim Öffnen einer Base geladen werden, und solche Datensätze, die nur bei expliziter Abfrage — neudeutsch on-demand — geladen werden, z.B. bei einer Filterung oder einer statistischen Auswertung über alle Datensätze. Werden also nur die automatisch geladenen Daten verwendet, dann beeinflussen auch Millionen von Datensätzen im Big Data Speicher nicht die Ladezeiten einer Base oder deren Speicherbedarf.

Mit dieser Zweiteilung der Daten gewinnen Sie als Benutzer enorme zusätzliche Flexibilität. Kollaborative Projekte, bei denen die Teammitglieder im Webinterface arbeiten, lassen sich ebenso umsetzen, wie datenintensive Anwendungen mit automatisierter Datenerfassung. Da die Datensätze im Big Data Speicher keine Online-Kollaboration unterstützen, d.h. Änderung an Daten werden nicht an andere Benutzer gepusht, sondern erst nach einem erneuten Abruf sichtbar, eignet sich dieser Speicher insbesondere für Datensätze, an denen keine aktive Arbeit stattfindet. Dies erklärt auch, warum die Beta der Big Data Funktion in SeaTable 2.3 noch unter dem Namen Archiv erschien.

Big data view in SeaTable 3.1

Datensätze im Big Data Backend unterstützen alle Spaltentypen und können geändert und gelöscht, gefiltert und gruppiert werden. Datensätze können auch zwischen normalen und Big Data Speicher hin- und hergeschoben werden. Andererseits bleiben die Bearbeitungsmöglichkeiten für Big Data Datensätze technisch bedingt hinter denen im normalen Speicher zurück. Einschränkungen gibt es insbesondere bei der Freigabe, Automationen und Plugins: Ansichten, die Daten des Big Data Backends inkludieren, können nicht geteilt werden. Auch kann nur das Statistik Plugin mit Datensätzen im Big Data Speicher umgehen. Alle anderen Plugins und auch Automationen können nur normale Ansichten verwenden. Big Data Datensätze können auch nicht verknüpft werden. Ist das erforderlich, dann müssen sie zunächst in den normalen Speicher verschoben werden.

 Normale AnsichtBig Data Ansicht
Kollaboratives Arbeiten
Unterstützung aller Plugins
Unterstützung aller Spaltentypen
Sortierung
Filterung
Gruppierung#
Ausblenden
Bedingte Formatierung
Suche
Suche & Ersetzen
Datenverarbeitung
Export to Excel
Export to DTABLE

# Diese Funktion ab SeaTable 3.2 zur Verfügung stehen.

Der Big Data Speicher muss in einer Base über die Einstellungen aktiviert werden. Der Transfer von Daten aus dem normalen in den Big Data Speicher erfolgt über die Funktion „Ansicht archivieren“. Der Inhalt des Big Data Speichers lässt sich in einer Big Data Ansicht anzeigen. Big Data Ansichten laden zusätzlich zu den Datensätzen im normalen Speicher auch Daten aus dem Big Data Speicher. Zunächst lädt die Ansicht nur 1.000 Zeilen aus dem Big Data Speicher. Diese sind im Tabelleneditor am grauen Dreieck in der Zeilennummernspalte erkennbar. Über das Kontextmenu lassen sich solche Zeilen wieder in den normalen Speicher verschieben. Um weitere Big Data Zeilen anzuzeigen, scrollen Sie über das Ende der Tabelle hinaus oder klicken Sie auf „Alle Laden“ in der Statuszeile.

Mehr Übersicht in großen Teams

Bei großen Teams mit vielen Benutzern kann es schon mal etwas unübersichtlich werden. In Bases konkurrieren eine große Anzahl an Ansichten um Aufmerksamkeit und auf der Homepage sammeln sich Dutzende Gruppen mit ebenso vielen Bases, so dass der Fokus aufs wesentliche verloren geht.

View folder newly introduced in SeaTable 3.1

In Bases lassen sich mit der neuen Version nun Ansichten in Ordnern zusammenfassen und so Übersichtlichkeit zurückgewinnen. Einen Ordner erstellen Sie genauso wie eine Ansicht. Per Drag & Drop können Sie dann Ansichten in den neuen Ordner verschieben. Bei der Erstellung des ersten Ordners wird ein weiterer Ordner „Mehr Ansichten“ erstellt, in den alle bestehenden Ansichten einsortiert werden.

Um mehr Übersicht auf die Homepage zu bringen, lassen sich Gruppen mit SeaTable 3.1 nun in eine Wunsch-Reihenfolge bringen. Neben dem Gruppennamen in der Navigation auf der linken Seite erscheint das bereits von Ansichten bekannt Icon zum Verschieben. Nutzen Sie dieses, um wichtige Gruppen nach oben und solche, die Sie selten benutzen, nach unten zu verschieben. So haben Sie schneller Zugriff auf die entscheidenden Bases. Eine Funktion, mit der sich die Gruppe einklappen lässt, so dass die Bases nicht angezeigt werden, werden wir in Zukunft ergänzen.

Und noch viel mehr

Dieses große kleine Update umfasst noch viele weitere Verbesserungen und Neuerungen, die wir nachfolgend nur kurz darstellen.

Über eine Schaltfläche im gleichnamigen Spaltentyp lassen sich nun auch E-Mails mit Anhang versenden. Auch wurden im Backend alle Vorbereitungen getroffen, um in Zukunft formatierte E-Mails zu versenden. Die Arbeiten im Frontend werden in einem der nächsten Releases abgeschlossen.

Formatierter Text war bis zuletzt der einzige Spaltentypen, der sich nicht filtern ließ (abgesehen vom Spaltentyp Schaltfläche). Mit dem nun eingeführten Leer- bzw. Ist-nicht-Leer Filter wird dieses Defizit beseitigt.

Das Kalender Plugin präsentiert sich nun wie die anderen Plugins über die ganze Breite des Bildschirms und bietet damit mehr Platz.

Außerdem haben wir uns nochmals die Import- und Exportfunktionen angeschaut. Ziel war es, den Excel Import weiter zu verbessern, was uns aus unserer Sicht gut geglückt ist. Außerdem haben wir externe Apps in den DTABLE-Export aufgenommen, womit eine manuelle Nachkonfiguration bei der Migration von Bases unnötig wird.

Bei einem Blick auf den Changelog fällt auch auf, dass viel Arbeit in die Universal App und das Workflow Modul gesteckt wird. Diese werden in naher Zukunft veröffentlicht. Es wird also nicht langweilig!

SeaTable 3.0: Datenvalidierung, Office-Webeditoren und neues Speicherbackend

SeaTable 3.0 ist da! Das dritte Major Release von SeaTable bietet die Online-Bearbeitung von Office Dokumenten, eine automatische Datenvalidierung, mehr Funktionen für gemeinsame Datensätzen und eine neue Serverkomponente für die effizientere Speicherung von Bases. Über die vielen weiteren Detailverbesserungen und Bugfixes in der neuen Version gibt – wie immer – das Changelog Auskunft. SeaTable Cloud Benutzern stehen die neuen Funktionen ab sofort zur Verfügung. Das Image für SeaTable 3.0 wurde heute Nacht auf Docker Hub bereitgestellt.
Neben den funktionalen Verbesserungen in der SeaTable App gibt es SeaTable Cloud Benutzer eine weitere Neuigkeit: Eine neue Teamverwaltung mit erweiterten Funktionen und verbessertem Design macht die Verwaltung von kleinen und insbesondere größeren Teams deutlich einfacher. Mehr zur neuen Teamverwaltung finden Sie im Artikel Die neue Teamverwaltung.

Automatische Datenvalidierung

In Textspalten lassen sich Strings jeder Art und Länge erfassen und bieten damit große Flexibilität. Einfach- und Mehrfachauswahlspalten eigenen sich durch die vordefinierten Werte ideal für die Strukturierung von Daten. Die neue Datenvalidierungsfunktion ermöglicht die Kombination der Vorteile von Textspalten mit denen von Auswahlspalten.

Bei aktivierter Datenvalidierung prüft SeaTable, ob der eingegebene Zellwert dem definierten Zielformat entspricht. Entspricht die Eingabe nicht dem Zielformat, so wird die Zelle rot hervorgehoben. In Webformularen führt eine nicht-konforme Eingabe zu einer Fehlermeldung und das Formular kann nicht eingereicht werden.

Data validation in SeaTable 3.0

Das Zielformat wird in Form eines regulären Ausdrucks definiert. Ein regulärer Ausdruck für eine Zahlenfolge mit genau 5 Stellen ist beispielsweise [0-9]{5}. Für reguläre Ausdrücke sprechen zwei Argumente: Sie sind eine weit verbreitete Methode und bieten ein Maximum an Flexibilität. Die Art der erlaubten Zeichen, die Länge, und auch die Syntax der Eingabe lässt sich mit regulären Ausdrücken präzise definieren.

Die Datenvalidierung steht in der Version 3.0 in Textspalten zur Verfügung. Wird ein Zielformat im Nachhinein hinzugefügt, dann werden alle bestehenden Einträge ebenfalls überprüft und die nicht-konformen Werte als solche markiert. Einer nachträglichen Aktivierung der Datenvalidierung in bestehenden Spalten steht also nichts im Weg.

Online-Bearbeitung von Office Dokumenten

SeaTable macht die Zusammenarbeit im Team interaktiv. Eine Base ist mit wenigen Klicks geteilt und Eingaben in einer geteilten Base werden unmittelbar anderen Benutzern angezeigt. Anders bei Office Dateien in einer SeaTable Base. Um das Word Dokument, die Excel Tabelle oder die PowerPoint Präsentation zu bearbeiten, muss diese zuerst heruntergeladen werden. Die Bearbeitung erfolgt dann offline. Anderen Benutzern steht die geänderte Dokumentenversion erst nach dem manuellen Upload zur Verfügung steht. Dies war uns ein Dorn im Auge.

SeaTable 3.0 erweitert die Echtzeit-Kollaboration, wie man sie aus dem Tabelleneditor kennt, auf Office Dokumente. Dokumente lassen sich direkt im Browser und mit mehreren Personen gleichzeitig bearbeiten. Die Änderungen der Co-Autoren werden in Echtzeit angezeigt, so dass Sie genau wissen, wer und wo an dem Dokument arbeitet. Auch ein manueller Upload ist nicht mehr nötig. Wenn der letzte Benutzer das Dokument verlässt, dann wird der aktuelle Dokumentenstand automatisch an SeaTable zurück übergeben und in der Datei-Spalte als neue Dokumentenversion abgelegt.

Die Bearbeitung eines Office Dokuments aus SeaTable heraus könnte nicht einfacher sein: Ein Klick auf die Word, Excel bzw. PowerPoint Datei öffnet das Dokument in einem Editor in einem neuen Tab. Benutzer, die das Dokument aktuell bearbeiten, werden in der rechten oberen Ecke angezeigt. Änderungen dieser Benutzer werden direkt im angezeigten Dokument ausgeführt und durch ein Fähnchen deutlich gemacht. Die Speicherung erfolgt automatisch.

Die für die Online-Bearbeitung verwendeten Editoren stammen von ONLYOFFICE. Die Editoren des ONLYOFFICE Dokumentenservers zeichnen sich durch ein modernes Benutzerinterface und eine sehr gute Kompatibilität mit den Microsoft Dateiformaten aus. Außerdem kann der Dokumentenserver, wie auch SeaTable, selbst-gehostet werden.

Die Online-Bearbeitung ist in allen SeaTable Cloud Abonnements verfügbar, inklusive des kostenlosen Free Abonnements. Bei einem on-premises Betrieb von SeaTable muss der ONLYOFFICE Dokumentenserver installiert und konfiguriert werden. Die Einrichtungsanleitung finden Sie im SeaTable Manual.

Verbesserte Synchronisation von Bases

Mit der Funktion Gemeinsame Datensätze lassen sich die Daten aus einer Base in eine oder mehrere andere Bases synchronisieren. Sie sind besonders hilfreich, wenn Sie anderen Benutzern Daten für die Weiterverarbeitung und Anreicherung zur Verfügung stellen wollen, Sie diesen Benutzern aber keine Zugriffsrechte auf die von Ihnen verwalteten Liste („Masterliste“) geben können. Die Version 3.0 enthält mehrere Verbesserungen, um die Erstellung, Synchronisation und Duplikation von gemeinsamen Datensätzen zu vereinfachen.

Existing common datasets are displayed in the "New common dataset" dialog

Ab SeaTable 3.0 werden im Dialog „Neuer gemeinsamer Datensatz“ bereits erstellte gemeinsame Datensätze angezeigt. So wird die mehrfache Erstellung von gemeinsamen Datensätzen vermieden.

In der neuen Version werden Spalten, die durch den Import eines gemeinsamen Datensatz erstellt wurden, mit einem Sync-Icon markiert. So lassen sich die Spalten, die bei einem Re-Sync mit dem gemeinsamen Datensatz überschrieben werden, leicht von allen anderen Spalten unterscheiden. Die visuelle Markierung vermindert die Gefahr ungewollten Datenverlusts.

Columns imported from CDS marked with sync icon

Bei der Duplikation einer Tabelle mit einem importierten gemeinsamen Datensatz wurden bisher nur die Daten dupliziert. Die Verknüpfung mit dem gemeinsamen Datensatz war in der duplizierten Tabelle nicht gegeben, so dass auch kein erneuter Sync möglich war. Die Duplikationsfunktion wurde nun so erweitert, dass Sie über einen Schalter die Verbindung zum gemeinsamen Datensatz entweder in die neu zu erstellende Tabelle übernehmen oder verwerfen.

Höhere Speichereffizienz

Die neue SeaTable Server Komponente dtable-storage-server wird den Speicherbedarf für die Speicherung von Bases, Snapshots und Backups archivierter Zeilen deutlich reduziert. Die Komponente seaf-server, die dafür bisher zuständig war, wird auch weiterhin eine wichtige, aber reduzierte Rolle spielen

Technisch betrachtet ist der dtable-storage-server eine einfache Abstraktionsschicht für unterschiedliche Speicherbackends. Wie bisher werden lokaler Speicher und S3-Objektspeicher unterstützt. Damit bietet SeaTable attraktive Speicheroptionen für kleine, einfache Systeme wie für hochskalierbare Setups.

Bei neu installierten SeaTable Servern erfolgt die Speicherung von Bases automatisch im dtable-storage-server. Nur die Speicherung von Bildern und Datei übernimmt weiterhin der seaf-server. Anders verhält es sich bei bestehenden Systemen. Im Rahmen eines Upgrades eines SeaTable Servers 2.x wird der dtable-storage-server nicht automatisch installiert und konfiguriert. Dies muss manuell erfolgen; das Vorgehen ist im SeaTable Manual beschrieben. Eine Migration der bestehenden Bases in den dtable-storage-server wird empfohlen. Bei wenigen Bases ist der Export in eine DTABLE-Datei und der Reimport in eine neue Base das einfachste Vorgehen. Bei größere Base-Anzahl lässt sich dieser Prozess auch über die API automatisieren. Erfoderlich ist eine Migration aber nicht. SeaTable 3.0 kann Bases auch weiterhin aus dem seaf-server laden.

Weitere Verbesserungen

Darüber hinaus gibt es zahlreiche weitere Verbesserungen, von denen wir hier die drei wichtigsten in aller Kürze vorstellen.

Die Menüstruktur im Kopf der Base wurde erweitert und überarbeitet. Die offensichtlichste Änderung ist der Avatar, der nun analog zur Homepage oben rechts angezeigt wird. Um für den Avatar Platz zu machen, ist die Drei-Punkte-Schaltfläche eine Zeile nach unten gewandert. Das Menü, dass sich hinter dieser Schaltfläche befindet, wurde überarbeitet. Ihrer Wichtigkeit entsprechend wurden beispielsweise die Benachrichtigungs- und Automationsregeln aus diesem Menü heraus gelöst. Sie verfügen nun über Ihr eigenes Icon in der oberen rechten Ecke.

DTABLE-Dateien, Exportdateien von Bases, enthalten nun auch Automationsregeln. Das gleiche gilt für die Kopie einer Base in eine andere Gruppe. Dies erspart unnötige manuelle Nacharbeit bei der Übertragung von Bases zwischen Gruppen und SeaTable Servern.

Im Kanban Plugin lässt sich nun die Titelspalte auswählen. Der Wert der Titelspalten steht, unabhängig von der Sequenz der Spalten in der Tabelle, ganz oben auf der Kanban Karte.

SeaTable 2.8: Mehr Farbe, mehr Komfort und mehr Automation

Schon seit einigen Tagen konnte man frühe Builds von SeaTable 2.8 von Docker Hub herunterladen. Der finale Build steht seit 1. April zum Download bereit. Wir freuen uns, mit dem heutigen Update auf SeaTable 2.8 dessen zahlreiche, neue Funktionen und Verbesserungen auch in SeaTable Cloud zur Verfügung zu stellen. Neu sind das farblich anpassbare Titelband und die Anzeige aller aktiven Benutzer in einer Base, Spaltenbeschreibungen und ein verbesserter Editor für formatierten Text. Darüber hinaus lassen sich gemeinsame Datensätze nun automatisch synchronisieren und umbenennen. Und dies sind nur die Highlights, die wir in diesen Release Notes ausführlicher vorstellen. Die vollständige Liste der Änderungen findet sich – wie immer – im Changelog.

Farbiges Titelband

Farbe und Form der Base-Icons auf der Homepage lassen sich bereits seit der Version 1.2 an individuelle Wünsche anpassen. Auf die Farbe des Titelbandes in der Base hatte die Icon-Farbe aber keine Auswirkung. Das Titelband blieb orange.

In der neuen Version haben wir diese funktionale Lücke beseitigt. Die Farbe des Titelbandes richtet sich nun nach der Farbe des Base-Icons. Sie finden das knallige Blau aus dem Screenshot schick? Na, dann los!

Base ribbon in custom color

Transparente Kollaboration

Jede Änderung, die Sie in einer SeaTable Base machen, wird unmittelbar an alle aktiven Benutzer in der Base übertragen. Sobald Sie eine Eingabe bestätigen, sehen Ihre Co-Editoren die Änderung am Bildschirm. Echtzeit-Kollaboration nennen wir das.

Aber wer sind denn die anderen Benutzer, die in der Base aktiv sind? SeaTable 2.8 liefert darauf eine klare Antwort. Ein Klick auf das Benutzer-Icon oben rechts im Tabelleneditor öffnet die Liste der aktuellen Benutzer. Wenn ein Benutzer in eine Tabelle hinzukommt oder ein Kollege die Arbeit beendet, dann wird die Liste sofort aktualisiert. Echtzeit-Kollaboration halt!

Active co-editors in table

Einfache Beschreibung von Spalten

Wenn Sie im Team gemeinsam an Tabellen arbeiten, dann vermeiden Ausfüllhinweise die fehlerhafte Erfassung von Daten: Was soll in einer Spalte erfasst werden? In welcher Einheit soll die Erfassung erfolgen? Wie sind Kategorien zu interpretieren? Wer kann Rückfragen beantworten?

Column descriptions available beginning with SeaTable 2.8

Für genau diese Art von Informationen sind die Spaltenbeschreibungen gedacht, die in SeaTable 2.8 eingeführt werden. In den Tabellenbeschreibungen lassen sich ergänzende Informationen erfassen, die nicht in die Spaltenüberschrift passen oder dort enthalten sein sollen. Ist für eine Spalte eine Beschreibung erfasst, dann wird im Spaltenkopf ein Info-Icon eingeblendet. Das Darüberfahren mit der Maus blendet die Beschreibung in voller Länge ein.

Formatierter Hilfstext in Webformularen

Die Hilfetexte in Webformularen haben die gleiche Motivation wie Spaltenbeschreibungen: Sie erlauben eine präzisere und frustfreiere Bearbeitung der Formulare. Außerdem lassen sich in Ihnen Informationspflichten (Stichwort DSGVO) erfüllen.

Neu in SeaTable 2.8 ist nun die Möglichkeit, die Hilfetexte zu formatieren sowie Bilder und Tabellen einzufügen. So lassen sich längere Texte anschaulicher präsentieren oder auch viele Worte durch wenige Bilder ersetzen. Die Bearbeitung der Hilfetexte erfolgt über SeaTables überarbeiteten Editor für formatierten Text.

Komfortabler Editor für formatierten Text

Der Editor für formatierten Text wird nicht nur in Webformularen verwendet. Auch in Spalten mit formatiertem Text sowie in Beschreibungen für Bases kommt er zum Einsatz. Mit dem Versionswechsel erfährt der Editor gleich drei Verbesserungen:

Tabellen lassen sich dank eines neuen Assistenten im Nu in den gewünschten Dimensionen einfügen. Dieser öffnet sich mit Klick auf die „Tabelle einfügen“ Schaltfläche. Ziehen Sie nun die Tabelle auf das gewünschte Maß auf und klicken Sie ein weiteres Mal. Die Tabelle mit den gewählten Proportionen wird dann an der Cursorposition eingefügt. Bisher fügte SeaTable neue Tabellen grundsätzlich als 2×2-Tabellen ein, die dann klickaufwändig und manuell um weitere Zeilen und Spalten ergänzt werden musste.
New wizard for new tables of custom dimensions

Auch die Navigation in Tabellen ist von nun an einfacher. Der Editor unterstützt ab SeaTable 2.8 die Navigation mit TAB und SHIFT + TAB. Der allgemeinen Konvention entsprechend springt der Cursor mit TAB in die nächste Zelle; SHIFT + TAB lässt den Bearbeiter in die vorherige Zelle springen.

Schließlich bietet der Editor in SeaTable 2.8 auch eine bessere Bildvorschau. Zum einen kann man in der Vorschau nun durch alle im formatierten Text eingebetteten Biler blättern. Zum anderen kann man nun in der Vorschau den Zoomfaktor einfach vergrößern und verkleinern.

Automatische Synchronisation von gemeinsamen Datensätzen

Ein gemeinsamer Datensatz ist eine Ansicht einer Tabelle, der für eine oder mehrere Gruppen mit Leserechten freigegeben ist. Berechtigte Gruppen können den Datensatz in eigene Bases importieren. Sie erhalten dadurch Zugriff auf die Daten des Datensatzes, ohne dass die freigebende Gruppe die Hoheit über ihre Daten verliert.

Automatic sync of common datassets

Bisher konnten die Daten in einem importierten gemeinsamen Datensatz nur manuell aktualisiert werden. In der aktuellen Version kann die Synchronisation der Daten wahlweise auch automatisch erfolgen. Ist die automatische Synchronisation aktiv, wird der Datensatz alle 24 Stunden nach dem letzten Sync-Lauf aktualisiert. Haben sich die Daten in der Ausgangstabelle verändert, dann werden diese Änderungen durch die Synchronisation in die importierte Tabelle übernommen.

Mehr Verbesserungen

Es gibt noch zahlreiche weitere Verbesserungen, die eine Erwähnung verdienen. Hier die wichtigsten davon.

Die Formelspalte kennt zwei neue Formeln: Small() und Large() finden den x-kleinsten bzw. x-größten Wert in einer Spalte. (Mehr in der Formelreferenz.)

Für Spalten und Gruppierungen lässt sich neben der Summe, dem Durchschnitt sowie den Extremwerten nun auch der Median berechnen.

Im Seitendesign-Plugin kann die Schriftgröße in Tabellen für verknüpfte Zeilen angepasst werden. Ebenfalls verbessert wurde der Zeilenumbruch in solchen Tabellen.

Bei einer benutzerdefinierten Währungsspalte lässt sich nun neben den Nachkommastellen und dem Währungszeichen auch die Position letzteres frei bestimmen.
Custom currency symbol and position

SeaTable 2.7: Bedingte Zellformatierung, flexible Spaltenfixierung und praktischer Datumsstandardwert

Heute Morgen wurde SeaTable Cloud auf die Version 2.7 aktualisiert. Damit kommen nun auch alle Cloud-Benutzer in den Genuss der neuen Funktionen und Verbesserungen der neuen Version, die bereits seit einigen Tagen für Selbsthoster auf Docker Hub zum Download bereitsteht. Der Tabelleneditor profitierte am meisten von dem Versionswechsel: Die bedingte Zellformatierung, die neue Datenverarbeitungsoperation „Rangliste berechnen“, die erweiterte Spaltenfixierung und die Standardwertfunktion für Datumsspalten bieten eine Menge neuer Funktionalität. Außerhalb des Tabelleneditors sind die passwortgeschützten Bases eine wichtige Verbesserung. Sämtliche Änderungen gibt es – wie immer – im SeaTable Changelog.

Bedingte Formatierung für Spalten

Wer regelmäßig mit Excel arbeitet, kennt die Funktion bedingte Formatierung. Diese hält mit der Version 2.7 nun auch in SeaTable Einzug. Mit der bedingten Formatierung formatieren bzw. kolorieren Sie Zellen in Abhängigkeit ihres Werts (bzw. der Abwesenheit eines solchen) und können so eine optische Datenstrukturierung und Datenanalyse vornehmen.

Für alle Spalten bietet SeaTable eine regelbasierte, bedingte Formatierung an. Eine Regel ist die Beschreibung eines hypothetischen Inhalts einer Zelle (z.B. Wert > 50 oder Datum nach dem 31.12.2021) sowie eine Formatierungsanweisung. Ist die Regel erfüllt, dann wird die Zelle entsprechend der Anweisung formatiert. Mit geschickt gewählten Regeln lassen sich unter anderem statistische Ausreißer oder ungewöhnliche Werte leicht erkennbar machen. Natürlich können Sie auch mehrere Regeln pro Spalte definieren, um anspruchsvolle Anforderungen abzubilden.

Conditional cell formatting

Hat eine Spalte numerische Zellwerte, dann bietet SeaTable zusätzlich zur regelbasierten Formatierung eine Formatierung nach Werten. Diese bedingte Formatierung färbt die Zellen mit einem Farbverlauf ein. Große Werte werden mit dem oberen Ende des Farbverlaufs eingefärbt, kleine Werte mit dem unteren Ende. So wird auf einen Blick die Größenordnung eines Zellwerts deutlich.

Reihenfolge von Werten

Wenn Sie nicht nur die Größenordnung der Zellwerte einer Spalte anzeigen lassen wollen, sondern auch das Ranking der Werte benötigen, dann ist die neue Datenverarbeitungsoperation Rangliste berechnen genau das richtige für Sie! Sie berechnet die Rangliste und schreibt das Ergebnis in eine separate Spalte. Der größte Wert erhält das Ranking 1. Wenn zwei oder mehrere Zellwerte den gleichen Betrag haben, dann erhalten alle Zellen das gleiche Ranking und ein bzw. mehrere nachfolgende Ranking-Positionen werden übersprungen. Die Operation funktioniert für Spalten mit numerischen Inhalten, aber auch für die Spaltentypen Datum, Dauer und Rating.

Fixierung von Spalten

In Tabellen mit vielen Spalten tritt häufiger das Problem auf, dass die ersten Spalten beim Scrollen nach rechts aus der Anzeige verschwinden. Bisher konnte man die erste Spalte fixieren und damit auch bei großen Tabellen dauerhaft anzeigen lassen. Diese Funktion zeigt sich im neuen Release von einer flexibleren Seite: Beginnend mit der Version 2.7 lassen sich weitere Spalten links fixieren. So weiß man auch beim Navigieren in großen Tabellen, in welchem Eintrag man sich befindet.

Die Fixierung mehrerer Spalten erledigen Sie einfach mit der Maus: Bewegen Sie den Mauszeiger auf die vertikale Linie, die die Zeilennummerierung von der ersten Spalte trennt. Ziehen Sie nun die Maus nach rechts, um die Anzahl der fixierten Spalten festzulegen. Möchten Sie die Spaltenfixierung wieder auflösen, dann bewegen Sie den Mauszeiger auf den Rahmen zwischen der letzten fixierten und deren nachfolgender Spalte und ziehen Sie die Linie ganz nach links zurück.

Standardwerte für die Datumsspalte

Default value function for date columns

Wiederholt gewünscht, jetzt erfüllt: Nach Text-, Zahl- und Einfachauswahlspalte erhält mit SeaTable 2.7 auch die Datumsspalte eine Standardwertfunktion. Mit ihr fügen Sie neuen Einträgen automatisch einen statischen oder dynamischen Datumswert hinzu.

Das Veröffentlichungsdatum von SeaTable 2.7, der 2. Februar 2022, ist ein Beispiel für einen statischen Datumswert. Dynamische Datumswerte stellen einen relativen Bezug her und ändern sich im Laufe der Zeit. Neben dem aktuellen Datum („Heute“) ist auch x Tage vor oder nach dem aktuellen Datum ein dynamischer Datumswert. Beides lässt sich ab sofort in der Datumsspalte mit der Standardwertfunktion abbilden. In Kombination mit den Datumsfunktionen der Formelspalte lassen sich damit quasi beliebige Datumswerte automatisch für neue Einträge erzeugen, die wiederum für Automationen genutzt werden können.

Passwortgeschützte Bases

Für Bases mit vertraulichen Daten wünschen sich zahlreiche Kunden einen erweiterten Zugriffsschutz. SeaTable 2.7 bietet mit dem optionalen Passwortschutz für Bases einen solchen ab sofort an. Nur nach Eingabe des Passworts wird die Base aufgerufen und die Daten angezeigt. Der Passwortschutz kann von Eigentümern für die eigenen Bases sowie von Gruppenadministratoren für Bases der Gruppe eingerichtet und auch wieder entfernt werden.

Passwortgeschützte Bases lassen sich mit anderen Benutzern teilen. Natürlich müssen diese auch das Passwort beim Aufruf der Base eingeben. Gleiches gilt bei der Kopie einer passwortgeschützten Base. Den zusätzlichen Zugriffsschutz erkauft man sich also nicht mit einer reduzierten Flexibilität.

… und vieles mehr

Wie die allermeisten neuen Versionen enthält auch das Release 2.7 wieder mehr erwähnenswerte Funktionen als die Release Notes bei akzeptabler Länge verdauen können. Darum hier weitere Neuerungen überblicksartig dargestellt:

Beim Verlinken von Einträgen bietet der Verknüpfungsassistent in SeaTable 2.7 eine bessere Suchfunktion. Bei der Eingabe mehrerer, durch Leerzeichen getrennt eingegebener Suchbegriffe sucht SeaTable in allen Spalten der verknüpften Tabelle. Konkret: Sie suche einen bestimmten Eintrag an einem bestimmten Datum, dann geben Sie einfach das Datum und mit Leerzeichen getrennt eine weitere Eigenschaft des gesuchten Eintrags ein. Der Assistent zeigt dann nur noch die entsprechenden Einträge an und viel manuelle Sucharbeit bleibt Ihnen erspart. Bisher suchte SeaTable die Eingabe als Ganzes in einer Spalte.

Webformulare können nun mit einem Cover-Bild oder einem Farbschema verschönert werden. Zusammen mit einem eingeblendeten Logo lassen sich ansehnliche und individuelle Formulare bauen. (Diese Funktion ist Enterprise Abonnenten vorbehalten.)

Team-Administratoren können ab sofort für Ihre Teammitglieder die 2-Faktor-Authentifizierung erzwingen und auch individuell deaktivieren. Der Team-Administrator kann so individuell auf erhöhte Sicherheitsanforderungen reagieren und Situationen, in denen Benutzer ihren zweiten Faktor verloren haben, leichter entschärfen.

Bisher blieben Verknüpfungen aus gelöschten und dann wiederhergestellten Zeilen verloren. Mit der Version 2.7 werden auch Verknüpfungen bei der Wiederherstellung einer Zeile wieder erzeugt.

Die mit Version 2.3 eingeführte Archivfunktion hat weitere Schritte in Richtung produktiver Einsatz gemacht: Aus dem Archiv lassen sich jetzt Einträge löschen und auch Einträge bearbeiten. (Verknüpfungen können jedoch noch nicht erzeugt oder geändert werden.)

SeaTable 2.5: Optimiertes Archiv, Datenverarbeitung und Automationen

SeaTable 2.5 ist da! Das neue Docker Image wurde bereits Ende letzter Woche auf Docker Hub bereitgestellt und heute Morgen wurde dann SeaTable Cloud auf die neuste Version gehoben. Das neue Release macht zahlreiche Funktionen von SeaTable noch besser! Die Archivfunktion mit ihrem wachsenden Funktionsumfang empfiehlt sich für eine wachsende Anzahl an Anwendungsfällen, die verfügbaren Datenverarbeitungsfunktionen werden flexibler und die integrierten Automationen sowie die Rating Spalte bieten neue Optionen. Auch eine Erwähnung wert: Spalten vom Typ Verknüpfung und Formel für Verknüpfungen werden nun vollständig in externen Ansichten unterstützt. Lesen Sie weiter, um mehr über diese Neuerungen zu erfahren. Die vollständige Liste der Änderungen finden Sie – wie immer – im SeaTable Changelog.

Überarbeitete Archivfunktion

Seit Einführung des Archivs als Beta-Funktion in der Version 2.3 haben unsere Entwickler pausenlos daran gearbeitet, die Archivfunktion für den Produktiveinsatz bereit zu machen. Mit der Version 2.5 haben wir dieses Ziel noch nicht ganz erreicht, die neue Version stellt aber einen riesigen Schritt in diese Richtung dar.

Die Archivfunktion unterstützt nun alle 24 Spalten, inklusive der drei Spaltentypen Formel, Verknüpfung und Formel für Verknüpfung. Der fehlende Schreibzugriff auf die Archivdaten bleibt auch in SeaTable 2.5 eine Einschränkung, diese drei Spalte sind aber Sonderfälle: Werte in den beiden Formel-Spalten werden dynamisch berechnet, je nach Spezifikation der Formel. Wenn eine Formel geändert wird, dann werden die Werte in den archivierten Zeilen neu berechnet. Ändert der Benutzer die Nachschlagespalte in einer Formel für Verknüpfungen, die Archivdaten reflektieren diese Änderung. Das Gleiche gilt für die Verknüpfungsspalte. Eine Umstellung der Anzeigespalte erfolgt gleichermaßen im gesamten Datenbestand, Archiv inklusive. Auf diese Weise bleiben die archivierte Daten vergleichbar mit den nicht-archivierten Daten.

Die überarbeitete Archiv-Ansicht von SeaTable

SeaTable 2.5 ergänzt darüber hinaus eine Druckfunktion für Archivansichten und erlaubt nun auch das Ausblenden einzelner Spalten in einer solchen Ansicht. Eine Suchfunktion und eine Excel Exportfunktion wurden schon in SeaTable 2.4 implementiert.

Optimierte Datenverarbeitungsoperationen

SeaTables Datenverarbeitungsoperationen werden häufig für die Migration von Excel Anwendungen zu SeaTable benötigt. In SeaTable 2.5 wurden zwei Operationen verbessert.

Die Vergleichen und verknüpfen Operation erstellt automatisiert Verknüpfungen zwischen ähnlichen Zeilen in zwei Tabellen. Mit ihr ist die Umwandlung von Excel Tabellen in eine relationale Datenbank im Handumdrehen erledigt. Nun neu in SeaTable 2.5 ist die Unterstützung aller wichtigen Spaltentypen (inkl. Einfachauswahlspalten) für die Definition der Vergleichsregel. Außerdem bietet die Operation nun auch mehr Flexibilität für den Fall, dass die Tabellen bereits doppelt verknüpft sind. In diesem Fall wird der Benutzer aufgefordert, die Spalten, in der die Verknüpfungen ergänzt werden sollen, über ein Dropdown-Menü auszuwählen.

Die Kumulierte Werte berechnen Operation berechnet zeilenübergreifende Summen für Spalten mit numerischen Daten – eine Standardfunktion in Excel. Die Operation steht bereits seit der Einführung der Datenverarbeitungsfunktion in SeaTable 2.1 zur Verfügung, wurde nun aber auf Basis von Benutzerfeedback angepasst. Konkret wurde das Handling der allerersten Spalte kritisiert. Nun nach der Überarbeitung summiert die Operation ausschließlich über die Quellspalte und schreibt die Ergebnisse in die Ergebnisspalte.

Neue Automationen und Trigger

SeaTable unterstützt nun vier Plattformen zur Prozessautomation:
Automationen waren ein Schwerpunktthema in den vergangenen Wochen und Monaten. Wir sind stolz darauf, dass SeaTable nun auf vier Integrationsplattformen verfügbar ist: Neben Zapier, auf dem SeaTable schon bereits seit Anfang 2021 vertreten ist, lassen sich nun auch mit Integromat, n8n und Locoia anspruchsvolle Workflows bauen.

Bei aller Aufmerksamkeit auf externe Integrationen haben wir SeaTables eigene Automationen nicht aus den Augen verloren. Die zentrale Neuerung ist die Aktion Python Skript ausführen. Sie lässt sich durch die Trigger „Neue Zeile“, „Einträge erfüllen nach der Änderung eine bestimmte Bedingung“ und „Periodisch ausführen“ auslösen. Die automatisierte Ausführung von Python Skripten für eine einzelne Zeile oder ein ganzes Datenset unter Verwendung eines klaren Regelsets ist fast schon eine Superkraft!

Python Scripte können nun per Automation gestartet werden.

Die bestehende Aktion „Zeile sperren“ erhält das neue Trigger-Ereignis „Periodisch ausführen für Zeilen, die eine bestimmte Bedingung erfüllen“. In Kombination mit den beiden anderen Triggern „Neue Zeile“ und „Einträge erfüllen nach der Änderung bestimmte Bedingungen“ hat der Benutzer nun optimale Kontrolle über die automatische Sperrung von Zeilen.

Schließlich haben die beiden geplanten Ereignisse „Periodisch ausführen“ und „Periodisch ausführen für Zeilen, die eine bestimmte Bedingung erfüllen“ eine manuelle Ausführungsoption erhalten. So lassen sich Automationen mit diesen Triggern komfortabel testen.

Mehr Optionen für die Rating Spalte

Wir alle lieben eine große Auswahl! Die neue Rating Spalte erfüllt genau diese Sehnsucht nach „mehr“. In SeaTable bietet die Rating Spalte nun vier Stile. Neben dem Stern als Standardicon kann man nun auch das Herz, den Daumen-hoch oder die Flagge als Icon wählen. Auch muss das Icon nicht mehr orange sein.

Die neue Bewertungsspalte in SeaTable 2.5

Bei der überarbeiteten Rating Spalte geht es aber nicht nur um Ästhetik, sondern auch um Bequemlichkeit. So wie für andere numerische Spalten berechnet SeaTable nun auch für Rating Spalten am unteren Ende der Tabelle aggregierte Werte – Minimum, Maximum, Durchschnitt und Summe. In gruppierten Ansichten ermittelt SeaTable ebenfalls aggregierte Werte für die einzelnen Gruppen.

Schließlich wurde die Rating Spalte für die Nutzung auf mobilen Geräten optimiert. Sie lassen sich mit der neusten Version problemlos auf einem Mobiltelefon anlegen. In der Vergangenheit hat sich SeaTable bei diesem Vorgang verweigert. Darüber hinaus wurden die Icons der Rating Spalte etwas vergrößert, was deren Nutzung auf kleinen Bildschirmen komfortabler macht.

Eine weitere Entwicklung für die Rating Spalte hat es leider nicht mehr in die Version 2.5 geschafft. Daher hier die Ankündigung: Ab SeaTable 2.6 werden Rating Spalten auch einen Standardwert haben können.

Weitere Verbesserungen

Die neue Funktion countitems zählt die Elemente in Spaltentypen, die mehrere Werte enthalten können. Dazu gehören die Spaltentypen Datei, Bild, Mitarbeiter und Mehrfachauswahl. Sie ist das Gegenstück zur Funktion „countlinks“ für nicht-verknüpfte Elemente.

Die Excel Export- und Importfunktion wurde an mehreren Stellen überarbeitet. Der Export von Formelspalten funktioniert mit SeaTable 2.5 nun problemlos, auch wenn in der Formel verwendete Spalten versteck sind. Eine Neuigkeit ist auch, dass neue Daten gleichermaßen aus CSV- wie aus XLSX-Dateien importiert werden können und dass sich neue Tabellen aus XLSX-Dateien erzeugen lassen. Benutzer, die Daten von SeaTable zu Excel übertragen, werden sich freuen zu hören, dass die Exportroutine nun auch Mehrfachauswahlfelder korrekt handhabt.

Die Einstellungen des Galerie Plugins wurden um eine Einstellungsoption erweitert. Über den Schalter „Spaltennamen anzeigen“ lassen sich die Überschriften über den Spaltenwerten ein- und ausblenden. Auch wenn dies in vielen Fällen nicht notwendig ist, so verhindert sich Verwirrung in Fällen, in denen Spalten vom selben Typ unmittelbar untereinander stehen.

SeaTable 2.4: Verbesserte Anzeigeoptionen für schnelleres Arbeiten

SeaTable 2.4 hat das Licht der Welt erblickt! Die jüngste Inkarnation des SeaTable Servers wurde Ende vergangener Woche auf Docker Hub hochgeladen und SeaTable Cloud wurde heute Morgen aktualisiert. Die neue Version bietet eine Vielzahl von Verbesserungen und neuen Funktionen: Die Ansichtsnavigation ist nun andockbar, der Spaltentyp Verknüpfung zu anderen Einträgen bietet erweiterte Einstellungen, eine neue und eine verbesserte Datenverarbeitungsoperation machen die quantitative Analyse einfacher. Außerdem bietet eine neue bedingte Formatierung Hilfe mit großen Datensätzen. Und dies sind nur die Funktionen, die aus der Masse hervorstechen. SeaTable 2.4 bietet darüber hinaus noch viel mehr. Sie finden die wichtigsten Informationen über das neue Release in diesen Release Notes. Sie finden die komplette Änderungsliste – wie immer im Changelog.

Andockbare Ansichtsnavigation

Ansichten bieten einzigartige Perspektiven auf die Daten in einer SeaTable Tabelle und sind fantastische Tools für die Datenanalyse. Aber, so das Feedback von Nutzerseite, der Wechsel zwischen den Ansichten ist unnötig kompliziert.

Pinnable view navigation

Mit SeaTable 2.4 führen wir die andockbare Ansichtsnavigation ein, die die Auswahl und den Wechsel zwischen Ansichten so einfach macht wie die Navigation in Ordnern in einem Dateimanager à la Windows Explorer oder dem Finder auf dem Mac. Bei angedockter Navigation wird die Liste der Ansichten über die vollständige linke Seite des Tabelleneditors aufgezogen, so dass die Ansichten direkt zur Auswahl zur Verfügung stehen. Um unterschiedliche Bedürfnisse berücksichtigen zu können, ist die Weite der angedockten Navigation individuell je nach Bedarf einstellbar. Wenn Sie häufig zwischen Ansichten wechseln müssen, dann wird Ihnen diese Neuerung viel Klick- und Mausarbeit ersparen.

Verknüpfung zu anderen Einträgen viel flexibler

Der Spaltentyp Verknüpfung zu anderen Einträgen ist vermutlich SeaTables wichtigster. SeaTable ist eben nicht einfach ein weiteres Online-Spreadsheet! Wie kein anderer Spaltentypen steht dieser Spaltentyp dafür. Und in SeaTable 2.4 haben wir diesen Spaltentyp nun noch besser gemacht.

More display options for link column

In früheren SeaTable Versionen hat die Verknüpfung immer den Wert der ersten Spalte des verlinkten Eintrags gezeigt. Von nun ab können Sie auswählen, welcher Spaltenwert der verknüpften Zeile angezeigt werden soll. Diese Auswahl erfolgt einfach über ein Dropdown-Menü in der Konfiguration der Verknüpfungsspalte. Was klein klingt, ist von großer Bedeutung! Stellen Sie sich vor, die erste Spalte in der verknüpften Tabelle ist eine Autonummernspalte. Diese Werte sind für Sie ohne relevante Information, die Anzeige ohne nennenswerte Bedeutung. In der neuen Version wählen Sie nun eine Spalte die aussagekräftigere Informationen enthält. So wird die Erstellung von Verknüpfung vereinfacht und die Tabelle wird mit weniger Lookup-Spalten kompakter. Schließlich macht die überarbeitete Verknüpfungsspalte auch Webformulare leistungsfähiger für Umfragen und Erhebungen. Die ausgewählte Anzeigespalte ist auch die, die ein Besucher im Webformular sieht und aus denen er auswählen kann. Wir sind überzeugt, dass Sie von der neuen Funktion genauso angetan sein werden wie wir.

Duplikate automatisch hervorheben

Sie wollen alle Duplikate in Ihrer Tabelle ermitteln? Mit SeaTable 2.4 haben Sie ab sofort nicht eine, sondern zwei Möglichkeiten, dies zu tun: Sie können das Plugin für Datendeduplizierung verwenden oder die neue bedingte Formatierungsoption „Duplikate hervorheben“. Diese Formatierungsoption markiert alle Duplikatzeilen in der aktiven Tabelle. Durch die Auswahl der Vergleichsspalten können Sie exakt definieren, was ein Duplikat ausmacht.

New conditional formatting option "Highlight duplicates"

Der große Vorteil der bedingten Formatierung im Vergleich zum Plugin ist die Tatsache, dass Sie den Tabelleneditor nicht verlassen. Die Anzeige der Duplikate erfolgt dort, wo Sie Zeilen bearbeiten, Zeilen löschen als auch Filter und Sortierungen verwenden können. (Das Plugin bleibt weiterhin Mittel der Wahl wenn Sie automatisch alle Duplikate löschen wollen.)

Mehr Datenverarbeitungsoperationen

Die Datenverarbeitungsoperationen wurden in SeaTable 2.1 eingeführt und wurden seitdem kontinuierlich verbessert. SeaTable 2.4 ist keine Ausnahme in dieser Hinsicht. SeaTable 2.4 bietet mit „Prozentualen Anteil berechnen“ eine ganz neue Datenverarbeitungsoperation und verbessert die bestehende Operation „Vergleichen und verknüpfen“.

Die Operation „Prozentualen Anteil berechnen“ ermittelt für jede Zeile in der aktiven Ansicht den Anteil des Spaltenwert an der Spaltensumme. Wenn die Operation für eine gruppierte Ansicht ausgeführt wird, dann bezieht sich der Anteilswert auf die Spaltensumme der Gruppe. Natürlich kann die Operation, einmal eingerichtet, unter einem Namen für die spätere Wiederverwendung abgespeichert werden.

Die verbesserte Operation „Vergleichen und verknüpfen“ bietet nun mehr Kontrolle über die Verknüpfung von Einträgen. Bisher erstellte SeaTable Verknüpfungen zwischen Einträgen mit identischen Werten einer Spalte. Beginnend mit SeaTable 2.4 können nun mehrere Spaltenpaare ausgewählt werden. Eine Verknüpfung wird nur dann erstellt, wenn die Zeilen identischen Werten in allen ausgewählten Spalten haben.

Unzählige Detailverbesserungen

Abschließend noch einige weitere Verbesserungen, die in diesen Release Notes nicht unerwähnt bleiben sollten:

SeaTable 2.4 erweiterte die Liste der Bilddateiformate mit Vorschaufunktion um das TIFF-Format. Nun können JPG/JGEG, PNG, GIF und TIFF Bilddatei direkt in SeaTable betrachtet werden.

Weil Minimum, Maximum, Summe und Durchschnitt nicht immer aussagekräftige Summenwerte für Spalten darstellen, bietet SeaTable nun auch eine Option „Keine Berechnung“. Wenn gewählt, dann berechnet SeaTable keinen Werte, weder für die gesamt Spalte noch für einzelne Gruppen.

SeaTable rendert den Inhalt einer Zelle mit formatierten Text direkt im Tabelleneditor, wenn die Zeilenhöhe auf vierfach eingestellt ist.

Schaltflächen haben mit der Version 2.4 einen neuen Trick gelernt: Mit nur einem Mausklick erstellt SeaTable ein PDF-Dokument mit dem Seitendesign-Plugin und speichert es in einer Spalte vom Typ Datei.

SeaTable 2.2: Automation und Integration

Bei SeaTable gibt es keine Sommerpause! Wir behalten unseren monatlichen Release Rhythmus bei und so profitieren seit heute alle SeaTable Cloud Benutzer von den Vorteilen der Version 2.2. Automationen und externe Apps sind zwei neue Features, die in dieser Version eingeführt werden. In kommenden Release Notes werden wir über diese aber noch häufiger berichten. Weitere Highlights des neuen Releases sind verschachtelte Gruppen, kaskadierende Auswahlfelder sowie erweiterte Tabellenberechtigungen und verbesserte Datenverarbeitungsfunktionen. Diese Neuerungen stellen wir in diesen Release Notes vor. Die deutlich umfangreichere, vollständige Liste der Änderungen finden Sie – wie immer – im SeaTable Changelog. Auf Docker Hub wird SeaTable 2.2 – in beiden Editionen des SeaTable Servers – morgen verfügbar sein.

Weiterlesen

SeaTable 2.1: Tabellenberechtigungen und Datenverarbeitung

Heute, den 6. Juli 2021, haben wir SeaTable Cloud auf SeaTable 2.1 aktualisiert und das neue Docker Image auf Docker Hub hochgeladen. Die Highlights des Releases sind die neuen Tabellenberechtigungen und eine neue Funktion namens Datenverarbeitung. Darüber hinaus haben wir die Spaltentypen Einfach- und Mehrfachauswahl sowie die Checkbox Spalte verbessert. In diesen Release Notes stellen wir – wie immer – die zentralen Entwicklungen vor und verweisen für die vollständige Liste der Änderungen auf das SeaTable Changelog (nur in Englisch verfügbar).

Tabellenberechtigungen

SeaTables erweiterte Freigaben (z.B. benutzerdefinierte Freigabeberechtigungen, Spaltenberechtigungen, Zeilensperrung) geben den Administratoren von Bases weitreichende Kontrollmöglichkeiten darüber, wer Tabellendaten betrachten, editieren und auf andere Weise mit den Daten arbeiten darf. Mit den neuen Tabellenberechtigungen haben Administratoren eine zusätzliche Option, um den Zugriff auf Tabellen feinzusteuern.

SeaTable 2.1: Table permissions

Tabellenberechtigungen steuern die Zugriffsrechte der Benutzer auf eine einzelne Tabelle in einer Base. In den Standardeinstellungen begrenzen sie die Bearbeitungsrechte der Benutzer nicht, d.h. jeder Benutzer mit mindestens Schreibrechten kann Zeilen hinzufügen sowie bestehende Zeilen bearbeiten und löschen. Will der Eigentümer einer Base oder ein Administrator diese Rechte für einzelne Benutzer oder Gruppen einschränken, dann kann er dies nun mit SeaTable 2.1 tun. Die Berechtigung, Dateien hinzuzufügen oder Dateien zu löschen, kann allen oder allen Nicht-Admin-Benutzern entzogen werden. Oder sie können exklusiv einer Auswahl von Benutzern zugewiesen werden. Die Berechtigung zum Hinzufügen und zum Löschen lassen sich individuell und unabhängig voneinander verwalten.

In zukünftigen Versionen werden weitere Optionen für eine noch granularere Zugriffssteuerung ergänzt. In SeaTable 2.2 werden Base Administratoren die Option erhalten, die Bearbeitung von Zeilen zu beschränken.

Datenverarbeitung

Mit den mehr als 80 Formeln, die SeaTable bietet, können vielfältige Berechnungen und Operationen ausgeführt werden. Alle Formeln von SeaTable unterliegen aber einer Einschränkung: Sie berücksichtigen immer nur Daten aus einer Zeile. Die neue Funktion Datenverarbeitung bietet eine Antwort auf diese Einschränkung: Sie bietet Aktionen, um Berechnungen zwischen Zeilen in einer Tabelle und zwischen Spalten verschiedener Tabellen auszuführen.

SeaTable 2.1 bietet drei Datenverarbeitungsoperationen:

  • Kumulierte Werte berechnen summiert die Zellwerte einer Spalte von Zeile 1 bis zur aktuellen Zeile auf.
  • Veränderungen berechnen kalkuliert die Differenz zwischen den Zahlen in zwei aufeinanderfolgenden Zeilen.
  • Vergleichen und kopieren prüft Einträgen in zwei Tabellen auf Gleichheit und überträgt bei einem Treffer einen oder mehrere Werte aus einer Tabelle in die andere.

Weitere Datenverarbeitungsaktionen wie z.B. die Berechnung der Reihenfolge oder die automatische Verknüpfung von Einträgen werden in zukünftigen Versionen ergänzt, um die Verarbeitung von immer größeren Datensätzen zu vereinfachen. Eine Speicheroption für wiederkehrende Datenverarbeitungsaktionen wird es auch geben.

Erweiterte Berechtigungen für Einfach- und Mehrfachauswahlspalten

SeaTable 2.1: Advanced permissions for single and multiple select columns

Die Spaltenberechtigungen, die in SeaTable 1.2 eingeführt wurden, erlauben die Vergabe und Steuerung individueller Bearbeitungsrechte für einzelne Spalten. Mit SeaTable 2.1 wurde das Spaltenberechtigungsmenü der beiden Spaltentypen Einfachauswahl und Mehrfachauswahl um einen zweiten Schalter erweitert. Mit diesem lässt sich steuern, welche Benutzer Optionen in einer Auswahlspalte anlegen und bearbeiten dürfen.

Grundsätzlich können alle Benutzer mit Schreibrechten Optionen editieren. Eigentümer und Admins von Bases können diese Berechtigung nun einschränken. Das Bearbeitungsrecht kann auf Niemand, Administratoren oder bestimmte Benutzer eingeschränkt werden. In der Einstellung Niemand können nicht mal Administratoren und Eigentümer selbst neue Optionen anlegen und ändern (aber sie können die Berechtigung ändern).

Verbesserte Checkbox Spalte

Der Spaltentyp Checkbox war in der täglichen Nutzung etwas unhandlich. Der wohl offensichtlichste Komfortkiller war die Notwendigkeit zweier Klicks für das Setzen bzw. Entfernen eines Häkchens – einer um die Zelle zu markieren, ein weiterer um die Box zu aktivieren bzw. deaktivieren. Die neue Checkbox Spalte ist ein riesiger Schritt in Sachen Benutzerfreundlichkeit und Aussehen.

SeaTable 2.1: Improved checkbox column

Zahlreiche Detailverbesserungen

Neben den dargestellten größeren Verbesserungen haben wir uns auch um eine Vielzahl kleinerer Verbesserungen gekümmert und damit funktionale Defizite beseitigt und die Benutzerfreundlichkeit erhöht. Hier nur die wichtigsten kursorisch dargestellt:

Neue Druckeinstellung: Die neue Skalierungsoption in den Druckeinstellungen ist ein bequemer Weg, die Druckausgabe unter Beibehaltung der relativen Spaltenbreiten in der Größe zu ändern. Es ist insbesondere dann hilfreich, wenn die Bildschirmansicht auf eine Seite skaliert werden soll.

Datumswidget für Filter: Ein kleines Widget für die Auswahl des Datums in den Filtereinstellungen macht die Datumseingabe mausfreundlich. Außerdem stellt das Widget sicher, dasss die Datumseingabe im richtigen Format erfolgt.

Gruppenverwaltung: Gruppenmitglieder können nun selbst entscheiden, eine Gruppe zu verlassen. In der Vergangenheit musste der Gruppeneigentümer Gruppenmitglieder aus der Gruppe entlassen.

Sammelformular: Wie für Webformulare als ihre klassischen Gegenstücke kann nun auch für Sammelformulare ein Ablaufdatum gesetzt werden. Wenn dieses Datum abläuft, dann wird der Freigabelink des Sammelformulars automatisch ungültig.

Excel Import: Der Import von Mehrfachauswahlen aus Excel in SeaTable ist in SeaTable 2.1 nun viel einfacher. Zellinhalte, die durch Zeilenumbrüche getrennt sind, werden beim Einfügen in SeaTable als unterschiedliche Optionen interpretiert.

Verbesserter Wizard für Verknüpfungsspalten: Wenn die Auswahl in einer Verknüpfungsspalte auf eine Ansicht eingeschränkt ist, dann zeigt der Assistent nur die Spalten an, die Teil der verknüpften View sind. Spalten, die in der Ansicht versteckt sind, sind auch im Assistenten ausgeblendet.

Ansichtssperrung: Die Administratoren von Bases haben nun die Möglichkeit, anderen Benutzern das Recht zur Sperrung bzw. Entsperrung von Ansichten zu entziehen.

SeaTable 2.0: Drei neue Spaltentypen, neue und verbesserte Plugins und Russisch als Benutzersprache

Am 1. Juli 2020 hat SeaTable in der Version 1.0 das Licht der Welt erblickt. Mehr als 100.000 Mal wurde es seitdem von Docker Hub heruntergeladen. Dieses überwältigende Interesse an SeaTable hat uns angetrieben und so sind wir jetzt glücklich und stolz darauf, einen weiteren Meilenstein in der Entwicklung von SeaTable bekannt zu geben: SeaTable 2.0 wurde heute auf SeaTable Cloud aufgespielt und auf Docker Hub für private Installationen veröffentlicht.

Optisch unterscheidet sich SeaTable 2.0 kaum von seinem Vorgänger. In Sachen Funktionsumfang, Nutzererfahrung, Stabilität und Integrationsoptionen hat SeaTable seit Juli vergangenen Jahres einen gewaltigen Sprung gemacht. Sie fanden schon die Version 1.x interessant? Dann wird Sie die Version 2.0 begeistern!

SeaTable 2.0 beinhaltet eine enorme Anzahl an Verbesserungen und Neuerungen – die vollständige Dokumentation aller Änderungen finden Sie im SeaTable Changelog. Die Highlights der Version 2.0 sind drei neue Spaltentypen, mehrere neuentwickelte Customizing Optionen für bestehende Spaltentypen, zwei völlig neue Plugins sowie viele Detailverbesserungen an SeaTables bestehenden Plugins. Wir haben auch nicht an Verbesserungen in SeaTables Maschinenraum gespart: SeaTable 2.0 verfügt nun über eine neue Ausführungsumgebung für Python Skripte und System Administratoren werden die Überwachungsmöglichkeiten schätzen, die die neue Übersichtsseite für externe Links bietet.

Und das ist noch nicht alles! Dank eines großartigen Beitrags aus der Community können wir nun Russisch als fünfte Benutzersprache neben Englisch, Deutsch, Französisch und Chinesisch anbieten.

Spaltentyp #22: Formel für Verknüpfungen

New column type Link Formula

Die Fähigkeit, Beziehungen zwischen Einträgen in unterschiedlichen Tabellen abzubilden, ist eine von SeaTables zentralen Unterscheidungskriterien zu klassischen Tabellenkalkulationen wie Excel und Google Sheets. Während letztere nur Zellreferenzen kennen (z.B. für Formeln), lassen sich in SeaTable 1:1, 1:n und n:m Verknüpfungen zwischen Tabellen in einer Base erstellen.

Mit der neuen Formelspalte für Verknüpfungen lassen sich bestehende Verknüpfungen auswerten und Berechnungen ausführen. Fünf unterschiedliche Abfragen werden unterstützt: lookup, countlinks, rollup, findmax und findmin. Wo es Sinn macht, bieten die Abfragen auch Filteroptionen für noch detailliertere Auswertungen (z.B. die Berechnung eines Durchschnitts über verlinkte Einträge, die nicht älter als 6 Monate sind). Dank des graphischen Assistenten ist die Nutzung der Verknüpfungsformelspalte und die Erstellung der Abfragen auch für technisch weniger versierte Nutzer problemlos machbar.

Mehr Kontrolle über die Verknüpfung von Einträgen

SeaTable schränkt die Art der Beziehung zwischen Tabellen grundsätzlich nicht ein. In einigen Anwendungsfällen macht es jedoch Sinn, eine 1:1 oder eine 1:n Beziehung zu erzwingen. Ein Bestandsverwaltungssystem ist ein einfaches Beispiel: Ein Beamer kann zu jedem Zeitpunkt nur in einem Raum oder bei einem Ausleiher sein. Ebenso kann eine Testmaschine nicht für mehrere Tests gleichzeitig zur Verfügung stehen.

New controls for link to other records columns

Mit SeaTable 2.0 bieten Verknüpfungsspalten nun die Konfigurationsoption „Verknüpfung zu mehreren Zeilen erlauben“. Standardmäßig aktiviert, führt die Deaktivierung des Schalters dazu, dass ein Eintrag in der aktuellen Tabelle nur mit einem einzigen Eintrag in der verknüpften Tabelle verlinkt werden kann. Für die beiden oben genannten Beispiele bedeutet dies: SeaTable stellt sicher, dass man nicht bei mehreren Personen bzw. in mehreren Räumen nach dem Beamer suchen muss und es verhindert, dass die Testmaschine nicht für zwei gleichzeitige Tests eingeplant wird.

Ergänzend zur Konfigurationsoption zur Einschränkung der Anzahl der verknüpften Einträge, erlaubt eine zweite neue Konfigurationsoption die Einschränkung der Art der Einträge, die sich verknüpfen lassen. Durch Aktivierung des Schalters „Verknüpfungen auf eine Ansicht einschränken“ und Auswahl einer Ansicht können nur solche Einträge in der verknüpften Tabelle verlinkt werden, die Bestandteil der gewählten Ansicht sind. Wenn ein Eintrag durch einen Filter aus einer Ansicht entfernt wird, dann steht dieser nicht für die Verknüpfung zur Verfügung. Wenn es darum geht, die Verknüpfung zwischen bestimmten Einträgen zu verhindern, dann ist diese neue Option von entscheidender Bedeutung. Nochmals zum Beispiel der Testmaschine: Wenn die Testmaschine ihre jährliche Wartung durchläuft, dann sorgt ein entsprechendes Kennzeichen in der Tabelle dafür, dass sie aus der Ansicht der verfügbaren Testgeräte heraus fällt. In der Konsequenz kann Sie in der Testplanung nicht für Testeinsätze verlinkt werden.

Spaltentyp #23: Rating

SeaTables Webformulare sind unglaublich praktisch für einfache Umfragen. In wenigen Augenblicken ist ein Fragebogen erstellt und fertig gemacht für den Versand. Die Antworten der Umfrageteilnehmer landen in der zugrundeliegenden Base und lassen sich dort mit den diversen Analysewerkzeugen von SeaTable schnell und einfach auswerten.

New column type Rating

Die neue Ratingspalte ist eine ideale Ergänzung für solche Umfragen: „Waren Sie mit unserer Leistung zufrieden?“ oder „Würden Sie uns Ihren Freunden empfehlen?“ Fünf Sterne lassen keinen Raum für Zweifel; zwei Sterne hingegen bieten viel Raum für Verbesserungen. Der neue Spaltentyp eignet sich aber nicht nur für Kundenzufriedenheitsumfragen. Sie wollen in Ihrem Team über einen neuen Produktnamen abstimmen? Neue Leads verlangen eine schnelle Einschätzung für die Priorisierung? Die Rating-Spalte hilft in all diesen Fällen!

Die Ratingskala kann von 1 bis 10 Sterne reichen. Wenn Sie die Standardfarbe Orange nicht mögen, dann finden Sie unter den neun anderen Farben sicher eine, die Ihnen besser gefällt. Auch eine Anpassung der Ratingskala nachträglich ist möglich. Bei einer Erweiterung der Skala bleiben bestehende Ratings unverändert; bei einer Verkürzung werden Ratings auf die neue Maximallänge gekürzt.

Flexiblere Webformulare: Eigenes Logo, Unterstützung für Verknüpfungsspalten und vorausgefüllte Felder

Die Ratingspalte ist nur eine von mehreren Neuerungen, die SeaTables Webformulare noch besser machen. Die Einbettung eines eigenen Logos ist das auffälligste neue Feature im Formulareditor. Ein in der oberen linken Ecke eingefügtes Logo oder Schriftzug schafft ein individualisiertes Formular mit Wiedererkennungseffekt.

Weniger auffällig, aber umso wichtiger in der Anwendung ist die in SeaTable 2.0 ergänzte Funktion, Verknüpfungsspalten in Formularen zu nutzen. Dieser Spaltentyp bietet deutlich mehr Flexibilität als Einfachauswahlspalten und erlaubt so noch detailliertere Umfragen.

Gänzlich unsichtbar im Editor, dafür aber umso mächtiger in der Anwendung ist die Standardwertfunktion für Formularfelder. Um ein Formularfeld mit einem Standardwert vorauszufüllen, ergänzen Sie ‚?prefill_COLUMNNAME=PREFILLVALUE‘ an die Formular-URL. (COLUMNNAME ist der Name der Spalte, dessen Feld auszufüllen ist; PREFILLVALUE ist der einzufügende Wert. Leerzeichen in Spaltennamen sind als „%20“ zu schreiben und auf Groß- und Kleinschreibung muss geachtet werden.) Selbstverständlich lassen sich auch mehrere Formularfelder mit Standardwerten versehen. Zu diesem Zweck werden mehrere COLUMNNAME-PREFILLVALUE Paare mit dem kaufmännischen Und-Zeichen („&“) verbunden.

Spaltentyp #24: Geoposition

Das Karten-Plugin macht die Darstellung einer geographischen Verteilung eine Sache von Sekunden. Das Plugin interpretiert Adressen und andere Positionsbeschreibungen und plottet diese auf eine Google Map. In einigen Fällen sind Positionsbeschreibungen aber einfach nicht präzise genug. Schlimmer noch: Positionsbeschreibungen können sich über den Lauf der Zeit als veränderlich erweisen. All diese Überlegungen haben uns dazu gebracht, die Geopositionsspalte zum 24. Spaltentyp von SeaTable zu machen.

Die Geopositionsspalte speichert Längen- und Breitengradkoordinaten als Komma-separierte Werte. Biologen und Archäologen, die Fundstellen exakt dokumentieren müssen, oder Photographen, die ihre Schnappschüsse geokodieren wollen, können dies mit dem neuen Spaltentyp einfach machen: Die Geopositionspalte speichert die Position mit der maximalen Präzision, so dass bei zukünftigen Analysen, ggf. auch mit anderen Werkzeugen zur Geoanalyse, keine Fragen offen bleiben.

Optionale Standardwerte für Spalten

Es gibt diese Spalten, in denen quasi immer der gleiche Wert eingetragen werden muss, wenn ein neuer Eintrag angelegt wird, z.B. eine Status-Spalte im Projektmanagement oder eine Textspalte mit einer einheitlichen führenden Zeichenfolge. Würde es nicht eine Menge Zeit sparen, wenn diese Werte bei neuen Einträgen automatisch gesetzt werden könnten?

Default values for columns

Weil das genau so ist, erlaubt SeaTable ab der Version 2.0 bei den drei Spaltentypen Text, Zahl und Einfachauswahl die Definition eines Standardwerts. Ist ein solcher definiert, dann wird in einem neuen Eintrag die dazugehörige Zelle automatisch mit dem Standardwert befüllt. Wenn der neue Eintrag die Ausnahme von der Regel ist und der automatisch gesetzte Wert nicht passt, dann kann dieser zu jeder Zeit manuell überschrieben werden.

Neues Plugin: Seitendesign

Mit dem Seitendesign-Plugin lassen sich ein- und mehrseitige PDF-Dokumente erstellen, die sich dynamisch Daten aus einer SeaTable Tabelle holen. Wir bei SeaTable generieren mit dem Plugin Lizenzzertifikate. Die Anwendungsfälle gehen aber deutlich darüber hinaus: Sie können für Ihre Geschäftspartner Urkunden oder für die Mitglieder Ihres Tennisclubs Mitgliedskarten erstellen. Wenn Sie Ihr Produktportfolio in SeaTable verwalten, dann können Sie mit wenigen Klicks für alle Ihre Produkte ansehnliche Produktdatenblätter generieren. Im Personalbereich lassen sich PDF-basierte Jobausschreibungen ohne wiederholten Zusatzaufwand einfach und schnell erstellen.

New plugin Page Design

Jedes Dokument basiert auf einer Vorlage. Die Gestaltung einer Vorlage erfolgt in SeaTable selbst. Der WYSIWYG-Editor ist Bestandteil des Plugins, ein externer Editor ist nicht erforderlich. Der Editor stellt eine Auswahl statischer Elemente wie Texte, Tabellen und Bilder zur Verfügung und bietet diverse Bearbeitungsoperationen. So kann ein Bild direkt in der Vorlage gedreht, beschnitten oder ausgerichtet werden. Wenn Ihre Vorlage nicht ansprechend aussieht, dann liegt es nicht am Editor! ;-) Der Editor speichert alle Vorlagen in einem JSON-Format; eine Import- und Exportfunktion garantiert die Portabilität der Vorlagen.

Neues Plugin: Kanban

Ein Kanban-Board ist ein großartiges Tool, um zahlreiche betriebliche Funktionen und Aufgaben zu visualisieren, zu kontrollieren und zu überwachen (z.B. die Vertriebspipeline). Das Kanban-Prinzip hat sich in der Praxis tatsächlich als so erfolgreich herausgestellt, dass in den letzten Jahren eine Vielzahl an Programmen erschienen ist, die unterschiedliche Spielarten von Kanban-Boards implementieren.

New Kanban plugin

Mit dem neuen Release verfügt auch SeaTable über ein Kanban-Plugin, mit dem sich die Daten in Tabellen auf einem Kanban-Board darstellen lassen. Die Kategorien eines Kanban-Boards sind entweder die Optionen einer Einfachauswahlspalte oder die Benutzer in einer Mitarbeiterspalte. Dadurch lässt sich die Kanban-Ansicht für so unterschiedliche Anwendungsfälle nutzen wie HR Management, Produktion, Vertrieb, Softwareentwicklung, und Projektmanagement. Neue Kategorien und neue Einträge lassen sich direkt in der Kanban-Ansicht erstellen, ohne dass man das Plugin verlassen muss. Intensiven Nutzern wird die Drag & Drop Unterstützung gut gefallen.

Verbesserte Plugins: Calendar, Timeline, Galerie und Karten

Während wir viel Aufwand und Arbeit in die neuen Plugins investiert haben, haben wir die anderen Plugins nicht aus den Augen verloren. Alle vier großen Plugins erhalten in SeaTable 2.0 Verbesserungen.

Das Calendar Plugin bietet nun zusätzlich zur Monats- und Jahresansicht auch eine Wochen- und Tagesansicht. In der Tages-, Wochen- und Monatsansicht lassen sich Events mit der Maus verschieben und neue Events können mit Click & Pull erstellt werden. Die dritte neue Ansicht, die Agenda Ansicht, listet alle anstehenden Events in einem einwöchigen Zeitraum in chronologischer Reihenfolge auf. Sie ist großartig für den Druck des Kalenders in einem praktischen Format. Zur Abrundung und Vereinheitlichung mit anderen Plugins haben wir auch eine Farboption ergänzt. Die Farbe eines Termins kann nun über ein Einfachfachauswahlfeld festgelegt werden.

Das neue Timeline Plugin bietet ebenfalls eine solche Farboption. Darüber hinaus lässt sich auch ein Label im Gantt-Chart einblenden. So bietet das verbesserte Plugin noch mehr Übersicht bei der Projektplanung.

Die Galerie haben wir für mobile Geräte ertüchtigt, so dass sie auch gut auf kleineren Bildschirmen dargestellt werden kann. Darüber hinaus haben wir das Webinterface an ein paar Stellen geändert, um die Benutzererfahrung und die Datendarstellung zu verbessern.

Um mit der Entwicklung im Bereich Spaltentypen Schritt zu halten, kann das Karten-Plugin in SeaTable 2.0 auch mit der neuen Geopositionsspalte umgehen.

Manuelle Snapshots

Snapshots sind eine Momentaufnahme einer Base. Sie stellen ihren Wert unter Beweis, wenn eine Base nach umfangreichen Änderungen auf einen früheren Zustand zurückgesetzt werden soll.

In der Vergangenheit kannte SeaTable nur automatische Snapshots. Ein solcher wurde täglich vom SeaTable Server angelegt, wenn innerhalb der letzten 24h Änderungen in der Base ausgeführt wurden. In Version 2.0 hat SeaTable dazu gelernt und kennt nun auch manuelle Snapshots: Ein Klick und ein Abbild der Base ist gemacht. Als Versicherung gegen ungewollten Datenverlust ist dieser Klick höchst empfehlenswert, wann immer an der Struktur einer Base gearbeitet wird (insbesondere bei Löschungen von Spalten und Tabellen).

Ordner für Bases

Bei der täglichen Nutzung von SeaTable sammelt sich die eine oder andere Base an. In SeaTable 2.0 führen wir Ordner ein, in denen sich Bases zusammenfassen und organisieren lassen. Sie bringen Struktur und Übersichtlichkeit zurück, wenn das stetige Wachstum der Bases den Blick aufs Wesentliche versperrt. Neue Bases können in einem Ordner erstellt oder bestehende Bases in einen Ordner per Drag & Drop verschoben werden.

Schutz vor unerwünschtem Datenabfluss

Wenn eine Base vertrauliche Daten enthält, dann ist der Schutz vor irrtümlichem oder bösartigem Abfluss von Daten von größter Bedeutung. Gesetzliche Datenschutzbestimmungen erfordern darüber hinaus geeignete technische Maßnahmen, um personenbezogene Daten zu schützen. Die Vermeidung von Datenabfluss gehört ganz essentiell zu diesen Maßnahmen.

New security settings

Um diesen hohen Anforderungen zu bestehen, bietet SeaTable in der Version 2.0 zusätzliche Berechtigungseinstellungen zur Vermeidung von Data Leakage. In diesen neuen Sicherheitseinstellungen kann der Eigentümer einer Base entscheiden, ob andere Benutzer die Base drucken, duplizieren und/oder exportieren dürfen. Diese Berechtigungseinschränkungen können auf alle Benutzer oder nur auf solche, die eine Freigabeberechtigung haben, angewendet werden. Im Falle einer Base im Besitz einer Gruppe dürfen der Gruppenbesitzer und die Gruppenadministratoren diese Einstellungen ändern.

Python Skript Ausführungsumgebung

Ein Teil der Attraktivität von SeaTable für Entwickler liegt in der Unterstützung von Python und JavaScript (JS) Skripten. (Produkte unserer Wettbewerber unterstützen nur JS Skripte.) Während JS Skripte im Browser ausgeführt werden, laufen Python Skripte auf Seiten des Servers. In Kombination mit der Möglichkeit, deren Ausführung zu automatisieren, eigenen sich Python Skripte insbesondere für anspruchsvollere Datenverarbeitungsszenarien.

Python execution environment

Diese Flexibilität hat aber auch ihren Preis: Die Ausführung der Python Skripte auf dem Server bringt Sicherheitsrisiken mit sich. Um diese optimal abzusichern, haben wir mit zwei zusätzlichen Komponenten die Ausführungsumgebung der Python Skripte vom Hauptsystem weitgehend isoliert. Das Team bestehend aus SeaTable FAAS Scheduler und Python Runner sorgt aber nicht nur für Sicherheit, sondern auch für optimale Skalierbarkeit. Beim Aufruf eines Skripts wird ein Docker Container gestartet und das Skript ausgeführt. Das Ergebnis des Skripts wird an SeaTable zurück gegeben und der Docker Container zerstört. Durch den Einsatz mehrerer Python Runner können auch zahlreiche Skripte gleichzeitig ohne Wartezeit ausgeführt werden. (Mehr Informationen finden Sie im SeaTable Admin Manual.)

Übersicht über externe Links

Ein externer Link ist schnell erzeugt, um Informationen mit externen Partnern zu teilen. Über die Option „Automatischer Ablauf“ lässt sich die Lebensdauer eines Links auch zeitlich beschränken. In der Realität geschieht dies aber nicht immer und so können externe Links auch nach Ende ihrer Nutzung fortbestehen.

Damit sich der Teamadministrator über die bestehenden externen Links ein Bild machen kann, bietet SeaTable von nun an eine Übersichtsseite der externen Links in der Teamadministration. In zwei Tabs werden die bestehenden externen Links für Bases und Views aufgelistet. Die tabellarische Darstellung bietet Informationen über Ersteller und Erstellungsdatum sowie die Anzahl der Aufrufe. Der Teamadministrator hat aber nicht nur Leserechte. Soll ein Link deaktiviert werden, so kann er dies ebenfalls tun.