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Mit dieser Vorlage für Ihre Budgetplanung behalten Sie Ihre finanziellen Ressourcen im Blick

Eine Budgetplanungs-Vorlage stellt, wie der Name vermuten lässt, den Rahmen für die Planung Ihres Budgets. Sie unterstützt dabei, Geschäfts- und Projektziele zu erreichen, da Geld und Ressourcen richtig verteilt werden können. Mit Hilfe der Budgetplanung sorgen Sie dafür, dass Projektbeteiligte Ziele klar definieren und Schritte zu deren Erreichung ergreifen.

Lesen Sie im Folgenden, warum eine Budgetplanung wichtig ist und wie Sie diese mit oder ohne Vorlage am besten angehen.

Darum ist die Budgetplanung für die strategische Unternehmensplanung wichtig

In der Budgetplanung erstellen Sie eine Vorlage, die Sie jedes Jahr aufs Neue verwenden können. Während des Geschäftsjahres bewerten Sie die Leistung Ihres Unternehmens bereits anhand des Budgetplans. Wie wurde bisher mit Ressourcen umgegangen? Sind die gesteckten Ziele noch realistisch?

Ein Budgetplan für die nächsten fünf Jahre hilft außerdem dabei, festzustellen, wo langfristig die Ziele und Schwerpunkte für Ihre strategischen Geschäftsentscheidungen liegen. Denn genau in diese Bereiche sollten Ihre Ressourcen fließen.

In der Mitarbeiterführung kann die Budgetplanung zur Steigerung der Motivation dienen. Ziele können realistisch gesteckt werden und werden greifbarer. Anhand des Plans lassen sich Erfolge messen und belohnen.

Ein weiterer, beliebter Einsatzort ist das Projektmanagement:

Warum sollten Sie einen Budgetplan im Projektmanagement verwenden?

Der Budgetplan im Projektmanagement liefert Ihnen einen Überblick darüber, was in dem Projekt möglich ist. Je nach Ressourcen, können Sie zum Beispiel eine externe Firma engagieren, es muss viel selbst erstellt werden oder es wird eine High-End-Lösung erwartet.

Mit einem Budgetplan entdecken Sie zusätzlich sowohl Chancen als auch potenzielle Risiken und Hürden. So erkennen und beheben Sie Herausforderungen frühzeitig.

In der Planung des Budgets trifft außerdem alt auf neu. Im Projektmanagement arbeiten Sie die Vergangenheit auf, wenn es um Kalkulationen und Kostenvoranschläge geht. Wie gut hat die Budgetplanung in anderen Projekten funktioniert und was sollte dieses Mal angepasst werden? Die Erstellung des Plans kann zwar aufwendig sein, liefert jedoch die Möglichkeit, alte Projekte zu evaluieren und neue noch besser zu gestalten.

Sind Stakeholder in einem Projekt involviert, werden diese mit großer Sicherheit eine transparente und realistische Budgetierung einfordern. In diesem Fall ist der Budgetplan unumgänglich und kann zur Verhandlung finanzieller Mittel herangezogen werden.

Wann sollte die Budgetplanung im Projektmanagement stattfinden?

Die Budgetplanung sollte vor Projektstart stattfinden. Sie entscheidet, ob und wie ein Projekt machbar ist oder nicht. Aus der Budgetplanung gehen die Ziele hervor, Chancen und Risiken werden ersichtlich. Der Budgetplan sollte daher so früh wie möglich begonnen werden.

Das sind die Rahmenbedingungen der Budgetplanung

Sprechen wir jetzt über die Erstellung des Budgetplans. Bei der Planung sollten Sie auf die folgenden Punkte achten:

  1. Budgetierung passend zum Unternehmenserfolg: Geld und Ressourcen sollen möglichst effizient (ohne Verschwendung) und effektiv (zur Erreichung der Ziele) verwendet werden. Sie müssen zum Unternehmenserfolg beitragen.
  2. Konflikte erkennen: Budget kann von Führungskräften schnell als Wettkampf oder Statussymbol verstanden werden mit der Auffassung „Wer mehr Budget hat, ist wichtiger.“ Achten Sie deswegen darauf, Konflikte frühzeitig zu erkennen. Wird etwas beschönigt oder übertrieben, um ein besseres Budget zu erhalten? Die Entscheidungsträger müssen sich darüber im Klaren sein, dass es zu einem internen Kampf kommen kann und die Budgetplanung kritisch betrachten.
  3. Transparenz: Schlussendlich soll die Verteilung gewählt werden, die zur besten Erreichung der Geschäftsziele führt. Daher sollte es als Antragsteller verpflichtend sein, transparent aufzustellen, wofür und warum die Mittel benötigt werden.
  4. Flexibel: Budgetierungen müssen anpassbar bleiben, da sie zum Teil auf Annahmen der Zukunft basieren. Diese können nicht hundertprozentig vorausgesagt werden.

Welche Arten der Budgetplanung gibt es?

Wie gehen Sie bei der Budgetplanung am besten vor? Es gibt drei Verfahren, die sich besonders bewährt haben:

  1. Top-Down: Der Umfang des Budgets wird von der Chefetage bestimmt und muss anschließend vom Projektleiter umgesetzt werden.
  2. Bottom-Up: Hier ermitteln die Projektbeteiligten, was benötigt wird und geben den Plan an die Entscheider weiter. Diese rechnen gegen und bestimmen, was genehmigt wird.
  3. Gegenstromverfahren: Die Chefetage legt Ziele fest, geht jedoch nicht ins Detail bezüglich der Budgetierung. Anschließend bestimmen die Projektbeteiligten Unterziele, Verantwortlichkeiten und konkretisieren den Budgetplan. Zum Schluss muss die Führungsebene den Plan genehmigen.

Werfen wir jetzt einen Blick auf die Budgetierung in der Praxis mit einem Beispiel.

Ein Beispiel der Budgetplanung

Nehmen wir ein Beispiel aus dem privaten Umfeld. Es gilt beispielsweise, eine Hochzeit zu planen. Noch bevor die Musiker bestellt und ein Saal anbezahlt wird, sollte eine Budgetplanung stattfinden.

Die Personen, die die finanziellen Mittel stellen, könnten zum Beispiel Top-Down bestimmen, wie viel sie ausgeben möchten. Neben Geld gilt es andere Ressourcen zu berücksichtigen. Können Verwandte das Kuchenbuffet füllen, fotografieren oder Gäste bewirten? Liegt ein Drucker vor, mit dem Einladungen gedruckt werden können? Alle Ressourcen, egal, ob Mensch, Maschine oder Geld sollten aufgeschrieben werden.

Es werden Ziele gesetzt, die es zu erreichen gilt. Priorisieren Sie diese, um die Ressourcen später für das perfekte Endergebnis zu verteilen.

So erstellen Sie Ihre Budgetplanung – mit oder ohne Vorlage

Wenn Sie Ihren Budgetplan ohne Vorlage starten, benötigen Sie einen Ort, an dem Sie Ziele und Ressourcen erfassen und niederschreiben können. Das funktioniert beispielsweise als Mindmap auf einem Whiteboard oder als eigenständig angelegte Liste in einem Programm Ihrer Wahl.

Die Budgetplanung können Sie auf der anderen Seite auch mit einer Vorlage unter Excel erstellen. Hier schreiben Sie auf, welche Kategorie welche Ressourcen erhält. Innerhalb einer weiteren Spalte können Sie tracken, was bereits ausgegeben wurde. Anschließend folgt eine Spalte für Kommentare oder Notizen.

Bei dem Beispiel der Hochzeit sind wahrscheinlich wenige Menschen an der Planung beteiligt. Für größere und komplexere Projekte aus dem Unternehmensumfeld reicht die Budgetplanungs-Vorlage unter Excel gegebenenfalls nicht aus. Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihren Budgetplan über eine digitale Listenlösung zu verwalten:

Die Budgetplanung mit SeaTable

In SeaTable registrieren Sie sich kostenlos und legen die Base „Budget“ für Ihr Projekt an. Sie erhalten eine Vorlage, mit der Sie Kostenpunkte, maximale Budgets und tatsächlich gezahlte bzw. verwendete Beträge festhalten können.

Budgetplanung Vorlage © SeaTable

Integrieren Sie außerdem eine Liste mit Projektbeteiligten. Weisen Sie Verantwortlichkeiten zu und erstellen Sie direkt die Aufgabenlisten. Die einzelnen To-Dos können innerhalb des Programms als erledigt markiert werden.

Sie können so mit mehreren Abteilungen budgetieren. Da der Prozess flexibel bleibt und das Budget eventuell angepasst werden muss, lohnt es sich, eine Übersicht in Echtzeit mit einem Programm wie SeaTable zu ermöglichen.

Fazit

Bei der Budgetplanung sollen Geld und Ressourcen auf die richtigen Aktivitäten und Projekte im Unternehmen verteilt werden. SeaTable hilft Ihnen dabei, die Budgetplanung unkompliziert und effizient durchzuführen.

Testen Sie unsere kostenfreie Vorlage für die Kostenüberwachung und profitieren Sie auch in weiteren Bereichen von der intelligenten Listenlösung.

Bildquelle Titelbild: © MclittleStock/Adobe Stock

SWOT-Analyse: Templates, Beispiele und Best Practice für Ihr Unternehmen

Die SWOT-Analyse ist ein entscheidendes Werkzeug der strategischen Unternehmensplanung, bei der sowohl interne als auch externe Faktoren betrachtet werden. Lernen Sie, was die Vor- und Nachteile sind, wie Sie am besten vorgehen und wie Ihnen ein SWOT-Analyse-Template bei der Umsetzung helfen kann.

Beginnen wir mit einer Definition der SWOT-Analyse.

Wofür steht SWOT?

SWOT steht für

  • Strengths – Stärken
  • Weaknesses – Schwächen
  • Opportunities – Chancen
  • Threats – Risiken

Es ist eine Möglichkeit, nach der Unternehmen (intern) und deren Umwelt (extern) analysiert werden können.

Was ist eine SWOT-Analyse?

Bei der SWOT-Analyse findet eine Bestandsaufnahme eines Unternehmens oder Teams in Form einer Matrix statt. Es werden zunächst die internen Stärken und Schwächen betrachtet und niedergeschrieben. Gibt es zum Beispiel innovative Produkte, fehlt Know-how oder Manpower an einer Stelle? Anschließend wird das Umfeld des Unternehmens oder Teams analysiert. Jetzt geht es um die Chancen und Risiken. Wie sieht es zum Beispiel mit der Weiterentwicklung aus?

Aus der Bestandsaufnahme leiten Sie im zweiten Schritt strategische Handlungsempfehlungen ab. Was müssen Sie tun, wenn Chancen auf Schwächen oder Risiken auf Stärken treffen?

Grafische Darstellung einer SWOT Matrix als Template für eine SWOT Analyse.

SWOT Analyse Template © r0b_ / adobe stock

Da sowohl das Umfeld als auch unternehmensinterne Faktoren betrachtet werden, gilt die SWOT-Analyse als wichtiges Tool der strategischen Unternehmensplanung.

So führen Sie eine SWOT-Analyse durch

In der Regel treffen sich Teams in Meetings, um zu den vier SWOT-Kategorien zu brainstormen. Alle Ideen werden in einer Matrix gesammelt. Das kann mindmap-artig auf einem Whiteboard erfolgen, in einer Liste wie Excel oder in einer flexiblen Tabellenstruktur wie bei der SWOT-Analyse-Vorlage von SeaTable.

Doch was gehört in die vier Kategorien?

Beispiele für die SWOT-Kategorien

In den vier Kategorien analysieren Sie den jetzigen Stand Ihres Unternehmens und des Unternehmensumfelds. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Stärken (Strength): Stärken eines Unternehmens sind solche Merkmale, die ein Unternehmen besonders von der Konkurrenz abheben. In der SWOT-Analyse stehen dann zum Beispiel:

  • Innovative Produkte
  • Herausragender Kundenservice
  • Technologisches Know-how

2. Schwächen (Weaknesses): Schwächen stellen die Nachteile eines Unternehmens im allgemeinen Wettbewerb dar. Zum Beispiel:

  • Fehlendes Know-how
  • Fehlende Investitionskraft

3. Chancen (Opportunities): Chancen sind Faktoren im Unternehmensumfeld, die Vorteile für das Unternehmen darstellen. Zum Beispiel:

  • Trends in der Gesellschaft
  • Gesetzliche Regelungen
  • Technologische Weiterentwicklungen

4. Risiken (Threats): Risiken hingegen sind Faktoren im Unternehmensumfeld, die Nachteile oder gar Gefahren für das Unternehmen bedeuten. So zum Beispiel:

  • Veränderungen der Wechselkurse
  • Neue Konkurrenten
  • Technologische Entwicklungen, die das Produkt zukünftig überflüssig machen

Achten Sie zudem auf die folgenden Tipps, wenn Sie Ihre SWOT-Analyse durchführen.

Tipps für die Durchführung der SWOT-Analyse

Bei der Betrachtung der externen Faktoren in der SWOT-Analyse sollten Sie bedenken: Es geht um das Lösen zweier Probleme. Wie können Sie mit den Markttrends Schritt halten und wie können Sie diese voraussagen? Sie möchten schließlich nicht nur mitschwimmen, sondern Ihre Kunden begeistern.

Wählen Sie außerdem ein SWOT-Analyse-Template, um sich die Arbeit zu erleichtern. Die Analyse startet mit der Wahl des richtigen Tools, zusätzlich sollten Sie sich Gedanken um die Zusammenstellung des passenden Teams machen.

Die Bestandsaufnahme geht mit einem hohen zeitlichen Aufwand einher. Wen können Sie für die Meetings freistellen? Des Weiteren werden Kompetenzen aus verschiedenen Abteilungen benötigt. Welche Kollegen haben einen Einblick in die Chancen, Schwächen, Stärken und Risiken des Unternehmens und Unternehmensumfelds? Im Idealfall stellen Sie ein Team von zehn Mitarbeitern zusammen.

Ein Team spricht über neues SWOT Analyse Template.

Ein Team spricht über ein neues SWOT Analyse Template © weedezign / adobe stock

Ein weiterer Tipp: Seien Sie kreativ. Setzen Sie die Brainstorming-Sessions so auf, dass spielerisch (neue) Ideen besprochen werden können.

Welche Strategien können Sie aus der SWOT-Analyse ableiten?

Aus der SWOT-Analyse ergeben sich vier verschiedene Stoßrichtungen. Dafür setzen Sie die Stärken und Schwächen Ihres Unternehmens mit den Chancen und Risiken aus dem Unternehmensumfeld in Beziehung:

  1. Ausbauen (Stärken-Chancen-Kombination): Stärken erhöhen die Realisierung Ihrer Chancen. Sehen Sie sich an, welche Chancen mit welchen Stärken Ihres Unternehmens erfolgreich genutzt werden können. Macht es Sinn, bestimmte Geschäftsfelder oder Produktbereiche weiter auszubauen?
  2. Aufholen (Schwächen-Chancen-Kombination): Ist eine Chance gegeben, die nur realisiert werden kann, wenn eine interne Schwäche ausgeglichen wird? Hier muss Ihr Management eine Entscheidung treffen: Soll in die Schwächenbeseitigung investiert werden? So können Sie die Chance anschließend nutzen.
  3. Absichern (Stärke-Risiko-Kombination): Bei der Bewertung von Risiken sollten Sie sich fragen, welche Risiken Ihr Unternehmen mit welchen Stärken begegnen kann. Kann eine Stärke womöglich auch ein Risiko zu einer Chance umwandeln, wenn hierdurch neue Geschäftsmodelle oder Produkte realisiert werden können?
  4. Vermeiden (Schwäche-Risiko-Kombination): Wo treffen Schwächen auf Risiken? Hier sollten Sie besonders vorsichtig sein. Überlegen Sie, wie Sie sich vor Schäden schützen könnten. Welche Aktivitäten sollten gegebenenfalls vermieden werden? Sollten Sie sich aus einem Geschäftsfeld vollständig zurückziehen?

Jetzt, da Sie wissen, was mit der SWOT-Analyse erreichbar ist, geht es an die praktische Umsetzung.

Gibt es SWOT-Analyse-Templates?

Die Antwort lautet: Ja. An Vorlagen für die SWOT-Analyse mangelt es nicht. Sie finden zum Beispiel SWOT-Analyse-Templates für Excel, Word und ähnliche Programme über die Google-Suche. Die Templates sind entweder als Liste oder in einer Matrix angeordnet.

Hier sehen Sie ein Beispiel für ein SWOT-Template:

So funktioniert das SWOT-Analyse-Template von SeaTable

Möchten Sie das SWOT-Analyse-Template von SeaTable nutzen, um Ihre Analyse durchzuführen, registrieren Sie sich einfach kostenlos auf unserer Webseite. In der Bibliothek der Vorlagen finden Sie ein SWOT-Analyse-Beispiel mit entsprechendem Template. Klicken Sie auf „Vorlage benutzen“ und starten Sie mit Ihrer Analyse.

In der Liste finden Sie Spalten für die entsprechenden vier Kategorien der SWOT-Bestandsaufnahme.

In der ersten Spalte des Templates tragen Sie den herausgefunden Fakt ein. Die nächsten beiden Spalten helfen Ihnen bei der Zuordnung zu den einzelnen SWOT-Kategorien. Sie bestimmen zuerst die Herkunft des Faktes (intern oder extern) und anschließend den Effekt (positiv oder negativ).

Tragen Sie im Feld „Positive“ also zum Beispiel Ihre Stärken und externen Chancen ein. In dem Feld „SWOT“ des Templates wählen Sie aus, um welche der vier Kategorien es sich jeweils handelt. Die Spalte „Details“ ist für Informationen über den Faktor vorgesehen.

Haben Sie alle Informationen eingetragen, können Sie von der Haupt- in die „SWOT“-Ansicht wechseln und Ihre fertige SWOT-Matrix betrachten.

Sie haben die Möglichkeit, auf die fertige oder noch zu bearbeitende SWOT-Analyse zu jeder Zeit in Ihrem Account zuzugreifen.

Fazit

Mit der SWOT-Analyse stellen Sie fest, wo Ihr Unternehmen steht, und formulieren Strategien für die Zukunft. Sie bedienen sich der vier Kategorien Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken und betrachten sowohl interne als auch externe Faktoren.

Ein SWOT-Analyse-Template hilft Ihnen bei der Durchführung.

Registrieren Sie sich kostenfrei hier, um mit Ihrer SWOT-Analyse zu beginnen. »

Bildquelle Titelbild: © everythingpossible/Adobe Stock