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Tipps & Vorlagen zur Erstellung eines effektiven Projektstrukturplans

Erfahren Sie, wofür sich der PSP eignet, und nutzen Sie diese Tipps, um eine effektive Vorlage für Ihren Projektstrukturplan zu erstellen. Strukturieren und organisieren Sie Ihr Projekt erfolgreich. Finden Sie das richtige Tool für Ihr Unternehmen.

Beginnen wir mit der Definition des Projektstrukturplans.

Was ist ein Projektstrukturplan (PSP)?

Ein Projektstrukturplan, kurz PSP, ist ein Kernelement der Projektplanung und veranschaulicht die Teilprojekte, Verantwortlichkeiten und Zusammenhänge innerhalb eins Projekts.

Das Erstellen eines Projektstrukturplans steht am Anfang eines Projekts und verschafft allen Beteiligten einen Überblick.

Ein Projektteam erarbeitet einen Projektstrukturplan auf Basis einer Vorlage.

Projektstrukturplan Vorlage © Johnstocker / adobe stock

Wofür eignet sich der Projektstrukturplan?

Der Projektstrukturplan eignet sich als Vorlage für alle weiteren Pläne zur Kostenplanung, dem Ablauf, der Ressourcen-Planung und dem Risikomanagement. Er wird daher auch gerne als „Plan der Pläne“ bezeichnet.

Was sind die Vorteile eines PSP?

Der Projektstrukturplan kann einfach als Vorlage zum Brainstorming der Projektplanung verwendet werden. Auf Ebene eins liegen Ihnen die wichtigen Unterpunkte vor. Zu jedem können Sie so lange brainstormen, bis er komplett abgedeckt ist.

Mit dem PSP ist es Ihnen also möglich, ein Projekt leicht zu planen und übersichtlich zu strukturieren. Von ihm ausgehend können Sie Aufwände abzuschätzen, sowie Termine und das weitere Vorgehen festlegen.

Welche PSP-Darstellungsarten gibt es?

Die klassische Darstellung des PSPs ist ein Baumdiagramm. Ebenfalls möglich ist die Darstellung als Mindmap, einer Liste oder innerhalb eines eingerückten Fließtextes.

Bei allen Formen wird meist eine Codierung der Elemente vorgenommen, mit dem sogenannten PSP-Code. Eine mögliche Codierungs-Vorlage für den Projektstrukturplan ist etwa eine Zahl für die Ebene, gefolgt von der laufenden Nummerierung für das Element der Ebene (z.B. 3.1 für das erste Element der dritten Ebene).

Wie ist der Projektstrukturplan aufgebaut?

In einer Baumstruktur beginnen Sie mit dem Projektziel als Hauptknoten. Auf der ersten Ebene folgt eine Gliederung nach den verschiedenen

  • Anforderungen,
  • Phasen
  • oder Teilergebnissen des Projekts.

Häufig werden PSP-Gliederungen gewählt, die sich auf der ersten Ebene zur Berichterstattung eignen. Ist die Erfüllung besonderer Anforderungen wichtig, einer abgeschlossenen Phase oder sollen Teilergebnisse dargestellt werden? Die Erledigung der Elemente dieser Projektebene sollten wichtige Meilensteine in Ihrem Projekt darstellen.

Anschließend folgen auf Ebene zwei die jeweiligen Arbeitspakete inklusive Kosten, Zeit und benötigter Ressourcen. Je detaillierter Sie hier vorgehen, desto einfacher wird eine Schätzung der Aufwände.

Ist ein Arbeitspaket zu vage formuliert, lohnt sich daher eine weitere Aufteilung auf einer dritten Ebene. Je nach Komplexität sind weitere Ebenen denkbar.

Die 7 Schritte zum Projektstrukturplan

Wir haben bereits über die Vorteile und den Nutzen des PSP gesprochen. Jetzt geht es an die konkrete Umsetzung, um Vorlagen eines Projektstrukturplans auch efffizient auszunutzen.

Projektziel(e) definieren

In einem Kick-off-Workshop mit allen Projektbeteiligten legen Sie die Projektziele nach den SMART-Kriterien (spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch, terminiert) fest. Entweder liegt ein einziges Ziel für das gesamte Projekt vor oder es muss in Teilprojekte gegliedert werden.

Die Definition der Projektziele sind Teil einer Vorlage eines Projektstrukturplans.

Projektstrukturplan Vorlage © WinWin / adobe stock

Wie können die Ziele erreicht werden?

Anschließend geht es darum, zu überlegen, wie die Ziele erreicht werden sollen. Eine Möglichkeit ist, diese Ebene nach Phasen zu sortieren. Wählen Sie zum Beispiel die Initialisierung, Planung, Durchführung, Kontrolle und den Abschluss als PSP-Knoten.

Eine andere Option ist, die Anforderungen an das Projekt-Ergebnis als Gliederungspunkte zu wählen. Ebenfalls denkbar ist eine Gliederung nach Teilergebnissen.

Definieren der Arbeitspakete

Im nächsten Schritt definieren Sie zu jedem dieser Punkte die Arbeitspakete. Listen Sie alle Aufgaben auf und clustern Sie diese zu Themenbereichen zusammen.

Zuordnung der Pakete

Im Folgenden werden die Pakete den passenden Ebenen und den jeweiligen PSP-Knoten zugeordnet. An dieser Stelle haben Sie außerdem die Chance, Verantwortliche für die Aufgaben einzutragen.

Start- und Endtermine werden festgelegt, falls Sie keine andere Methode für die zeitliche Planung (zum Beispiel einen Projektablaufplan) zusätzlich zum PSP wählen.

Überprüfung des Projektstrukturplans

In der Regel erkennen Sie bis zu 90 % aller Arbeitspakete bereits bei der ersten Erstellung des Projektstrukturplans. Gehen Sie noch einmal mit allen Beteiligten den fertigen PSP durch.

Erneute Überprüfung und Anpassung

Um auch noch die fehlenden Aspekte abzudecken, sollte nach ein bis zwei Wochen ein weiteres Meeting folgen. Hier können weitere Punkte in den PSP aufgenommen werden.

Feinplanung der Arbeitsschritte

Zum Schluss starten Sie die Feinplanung der Arbeitsschritte. Hier legen Sie die konkreten To-Dos fest. Wenn nur diese definierten Schritte erfüllt werden, kann das Projekt dann erfolgreich umgesetzt werden? Oder fehlen Aufgaben, die im Projektstrukturplan noch nicht abgebildet sind? Falls ja, ergänzen Sie diese.

Projektstrukturplan: Vorlage und Tools zur Erstellung

Konkret können Sie den Projektstrukturplan natürlich ganz ohne Vorlagen und Tools erstellen. Sie verwenden dafür einfach Karteikarten und pinnen sie während des Kick-off-Meetings an die Pinnwand. Das wird jedoch umständlich, wenn der Plan später als Referenz benötigt wird. Hier kommen die verschieden verfügbaren PSP-Vorlagen und Programme ins Spiel.

Welche Projektstrukturplan-Vorlagen gibt es?

Wählen Sie zwischen Diagramm-, Mindmapping- oder Listentools. Zwei bekannte Diagramm-Tools, die sich auch für das Erstellen eines Projektstrukturplans eignen, sind Gliffi und Lucidchart. Mit diesen können Sie den Projektstrukturplan zum Beispiel als klassisches Baumdiagramm erstellen. Soll es ein Mindmap werden, erhalten Sie hier eine Projektstrukturplan-Vorlage von MindManager. Für ein wenig mehr Struktur und leicht abzuarbeitende Listen eignet sich auch SeaTable. Hier finden Sie die passenden Vorlagen.

Vereinfachte Ansichten

Generell lohnt sich ein Tool oder eine Vorlage für die Erstellung des PSPs, um Ansichten zu vereinfachen. Ein Projektstrukturplan ist komplex, da er alles auf einen Blick abbilden muss. Mit einem Tool können Sie Filter setzen, um bestimmte Aufgabenpakete oder Ebenen auszublenden.

Nehmen wir an, Sie möchten einen PSP pro Mitarbeiter sehen. Kein Problem. Sie filtern einfach nach den Verantwortlichen und erhalten so individuelle To-Do-Listen.

Automatische Benachrichtigungen

Ebenfalls nützlich sind automatische Benachrichtigungen für das gemeinsame Arbeiten an Aufgaben. Wird etwas als erledigt markiert, kommentiert oder ergeben sich Änderungen, kann dies sofort eingesehen werden. Beteiligte werden mit einer E-Mail oder per Push-Notification informiert.

Zu jeder Zeit alles auf einen Blick

Eine PSP-Vorlage ermöglicht es Ihnen außerdem, das Projekt im Blick zu behalten. Es existieren keine verschiedenen Versionen des Plans auf den Rechnern der Beteiligten. Stattdessen kann an einer zentralen Stelle zu jeder Zeit auf den aktuellen Projektstrukturplan zurückgegriffen werden.

Fazit

Das Konzept für die Erstellung des Projektstrukturplans klingt simpel, kann jedoch schnell komplex und unübersichtlich werden. Eine Projektstrukturplan-Vorlage oder ein Tool helfen Ihnen, Ihr Projekt so effizient und übersichtlich wie möglich umzusetzen.

Starten Sie Ihr nächstes Projekt erfolgreich und profitieren Sie von den SeaTable-Vorlagen.

Bildquelle Titelbild: © A Stefanovska /Adobe Stock

Urlaubs-Planer: So planen Sie Ihren Urlaub smart

Für Unternehmen ist es wichtig, die geplanten Urlaubstage der Mitarbeiter im Überblick zu halten. Aber auch als Mitarbeiter möchten Sie Ihren Urlaub sinnvoll planen können. Verschiedene Urlaubs-Planer helfen dabei, den richtigen Workflow für sich zu finden. Erfahren Sie hier, was Excel und fünf weitere Tools bieten und wie SeaTable diesen Vorgang erleichtert.

Die Urlaubsplanung ist ein Prozess, der viel Zeit kosten und zu Unstimmigkeiten im Team führen kann. Es gilt, alle Anträge zeitnah zu berücksichtigen. Es müssen Doppelungen vermieden werden und eine geeignete Auslastung des Teams gefunden werden. Gesetzlich besteht bei einer 5-Arbeitstage-Woche ein Anspruch auf 20 Urlaubstagen pro Jahr. Die gilt es, erfolgreich zu koordinieren.

Wie funktioniert die Urlaubsplanung mit Excel?

Mit Excel können Sie Ihren eigenen Urlaubsplan selbst als Tabelle erstellen oder ein vorgefertigtes Template erwerben. Wenn Sie eine eigene Vorlage für die Urlaubsplanung anlegen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

  • Tragen Sie in der ersten Spalte untereinander die Überschrift „Name“ und die Namen der Mitarbeiter ein.
  • Die Tage des Jahres bilden die Überschriften der nächsten Spalten.
  • Sie müssen dafür nur ein Datum eingeben. Als nächstes ziehen Sie über das schwarze Kreuz am rechten, unteren Zellenrand die Daten nach rechts.
  • Die Tabelle können Sie mit Ihrem Team teilen, sodass jeder Mitarbeiter eine Urlaubsübersicht hat und eigene Urlaubswünsche einpflegen kann.
  • Die Urlaubswünsche können durch farbige Markierungen in den entsprechenden Feldern eingetragen werden.

Dieses System eignet sich nur, wenn alle verantwortungsbewusst mit der Liste umgehen. Eine automatische Kontrolle fehlt. Ferner müssen Mitarbeiter selbst überprüfen, ob sie zu dem Zeitpunkt Urlaub eintragen können oder der Zeitraum bereits belegt ist.

Die Verwendung von Excel als Urlaubs-Planer.

Urlaubs-Planer © Araki Illustrations / adobe stock

Alternativ bedient nur der Vorgesetzte den Excel-Urlaubs-Planer. Er oder sie erhält die Anträge von den Mitarbeitern in schriftlicher Form. Die Datei ist schreibgeschützt, aber für alle einsehbar, damit jeder weiß, wann Kollegen weg sein werden.

Der Vorteil von Excel als Tool zur Urlaubsplanung liegt in der zunächst einfachen Anwendung. Wenn das Programm bereits im Einsatz ist, müssen keine zusätzlichen Tools erworben werden. Es existieren jedoch kostenlose oder -günstige Urlaubsplaner, die Ihren Prozess ab sofort automatisch und fehlerfreier gestalten können. Werfen wir einen Blick auf fünf der Urlaubs-Planer.

Welche anderen Urlaubs-Planer, Tools und Software gibt es?

Die Urlaubsplanung ist ein Prozess, der gerne von Tools, Apps und Programmen automatisiert wird. Das spart Zeit, ermöglicht ein effizientes Management der Arbeitskräfte und stellt die Mitarbeiter auf Grund der schnellen und fehlerfreien Bearbeitung zufrieden.

Diese 5 Programme können Ihnen bei der Planung von Fehlzeiten behilflich sein.

Eine Person plant ihren Urlaub mit Hilfe eines Urlaubs-Planers in Papierform.

Urlaubs-Planer © tippapatt / adobe stock

Fiori Urlaubsplanung

Das Fiori-Tool richtet sich an Unternehmen, die SAP im Einsatz haben. Die Abwesenheitsverwaltung ist in SAP bereits abgebildet. Personalabteilungen verwenden SAP PA (Personnel Administration) und Zeitbeauftragte nutzen den TMW (Time Manager Workplace). Für Mitarbeiter bleibt eine Lücke bei der Urlaubsplanung, die mit Excel-Listen gedeckt werden muss. Hier können Sie einen Blick auf Fiori werfen. Das Add-On vereint alle nötigen Informationen, um die Urlaubsplanung fortan komplett in SAP zu verwalten.

Personizer

Eine schlankere Lösung ist Personizer. Das 6-Mann-Unternehmen wurde als Teil der CRASH group gegründet. Ziel war es, eine einfache Zeiterfassung für Unternehmen zu ermöglichen. Hier finden Sie ein Tool, mit dem Sie die Urlaubsplanung und Fehlzeiten perfekt managen können. Unterschieden wird bei der Lizenzierung zwischen zwei Funktionen: dem Tracking von Arbeitszeiten und der Verwaltung von Fehlzeiten.

TimeTac

TimeTac bietet sowohl eine Web-basierte Lösung als auch eine App an. Die App zur Urlaubsplanung hat derzeit eher schlechte Bewertungen im Google-Play-Store. Die Web-Lösung verspricht jedoch eine interessante Zusatzfunktion: der 3G- oder 2G-Status von Mitarbeitern kann erfasst werden. In der TimeTac Health Funktion tragen Personen ihren Status ein. Anschließend können Fehlzeiten mit den Informationen angereichert werden.

timetape

timetape wirbt mit einer Reihe mittelständischer Unternehmen, die das Tool für die Urlaubsplanung bereits in Verwendung haben. Hier können einfache Urlaubsanträge verwaltet und erstellt werden. Ein automatisierter Freigabeprozess sorgt für die nötige Transparenz in der Urlaubsplanung. Mitarbeiter und Antragsverwalter können alles auf einen Blick in der Kalenderansicht einsehen.

SeaTable

SeaTable ist webbasiert und kann in der Cloud, selbst gehostet oder auf einem dedizierten Server betrieben werden. Mit SeaTable als Online Urlaubs-Planer erhalten Sie:

  • Ein Verwaltungstool für Urlaubs-Anträge.
  • Benachrichtigungen über neue Urlaubs-Anfragen.
  • Ein Kalender-Plugin als Übersicht.
  • Einen internen Überblick über verbleibende Urlaubstage.
  • Eine eigene Ansicht je Mitarbeiter.

Mitarbeiter geben einen Antrag per integriertem Webformular online ab. Der Vorgesetzte erhält anschließend eine Nachricht über den neuen Antrag. Er oder sie kann einsehen, ob es Daten-Doppelungen gibt und die Anfrage annehmen oder ablehnen.

Anschließend erscheint die Änderung in der individuellen Ansicht des Mitarbeiters und der Person wird Bescheid gegeben.

Die Personen-bezogenen Ansichten sorgen dafür, dass der Datenschutz bezüglich der Urlaubs-Anträge gewährleistet ist. Zusätzlich sieht jeder in dem System nur die Funktionen, die er wirklich benötigt.

Die passende Lösung für Ihr Unternehmen

Tools zur Urlaubsplanung gibt es viele. Die meisten sind jedoch entweder zu spezifisch, mit einzelnen Vorlagen zum Download, oder zu umfangreich.

Besser ist es, auf eine Lösung zu setzen, die sowohl die Urlaubsplanung als auch andere Anwendungsfälle ermöglicht.

Erfahren Sie hier mehr über SeaTable als Urlaubs-Planer. Passen Sie die allgemeine Vorlage für die Urlaubsplanung auf Ihre Gegebenheiten an.

Bildquelle Titelbild: © Andrey Popov/Adobe Stock