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Personalplanung ohne kostenlose Excel-Vorlagen? So geht’s!

Personalplanung? Da nehme ich eine Excel-Vorlage. Kostenlos am besten. Einfach aus dem Internet laden und fertig. So oder ähnlich sehen es nach wie vor viele HR-Abteilungen – was für eine optimale Planung von Personal, Schichten und Urlauben alles andere als sinnvoll ist. Denn auch wenn die Personalplanung mit Excel weit verbreitet ist, so ist sie gleichzeitig extrem umständlich und fehleranfällig. Doch wie gelingt die Personalplanung ohne Excel-Vorlage, die auch noch kostenlos ist?

Die gute Nachricht lautet: Es gibt eine Menge Online-Tools, die perfekt sind für die Personalplanung auch ohne Excel-Vorlage. Kostenlos, unkompliziert und intuitiv bedienbar. Im folgenden Text erfahren Sie alles über die Vorteile, die damit auf Sie warten.

Die Herausforderungen der Personalplanung

Je größer ein Unternehmen ist, umso diffiziler gestaltet sich die Personalplanung. Denn neben der Organisation von Urlauben, Gleitzeittagen und Sonderurlauben, sind zudem Dienstplanung oder Schichtplanung, Bewerbermanagement und der Einsatz von Praktikanten, Hospitanten oder Werkstudenten zu berücksichtigen. Das kostet nicht nur Zeit und Geld, sondern manchmal auch Nerven. Die Personalplanung ohne Excel-Vorlage, die es im Idealfall kostenlos gibt, scheint da auf den ersten Blick für viele unvorstellbar.

Anwesenheitserfassung, Urlaubsplanung, Personalbedarfsplanung – die Zuständigkeiten im Bereich HR sind vielseitig. Ebenso vielseitig müssen auch die Vorlagen zur Personalplanung sein. Denn bei jeder Planung sind unterschiedliche Aspekte zu berücksichtigen. Eine Vorlage für alles zu nutzen, ist deswegen nicht empfehlenswert. Auf zig Excel-Listen zu setzen, ist allerdings auch nicht der optimale Weg. Und doch arbeiten die meisten HR-Verantwortlichen nach wie vor bei ihrer Personalplanung mit einer Excel-Vorlage, die sie kostenlos irgendwo downloaden.

So erstellen Sie einen Dienstplan in Excel

Generell ist die Personalplanung mit Excel-Vorlagen (kostenlos oder als Paid-Version) nicht ausschließlich schlecht. Der Vorteil ist, dass sich kostenlose Excel-Vorlagen aus dem Internet ohne großen Aufwand nutzen lassen. Alles, was ein User braucht, ist Microsoft Office, Open Office oder ein Google-Konto, um auf Google Sheets zugreifen zu können. Ob Dienstplan, Schichtplan oder Mitarbeiterplanung – einfach das entsprechende Suchwort bei Google eingeben und schon öffnet sich die Welt der kostenlosen Excel-Vorlagen.

Mitarbeiter nutzt für die Personalplanung die kostenlose Excel Vorlage.

Personalplanung Excel Vorlage kostenlos © monticellllo / adobe stock

Je nachdem, in welcher Branche Sie arbeiten, legen Sie nach dem Download die für Ihren Betrieb relevanten Attribute fest: Mitarbeiter, Daten, Uhrzeiten, Kalenderwochen, Filialen, Arbeitsmodelle, Arbeitsstunden usw. Wichtig für Ihre Personalplanung mit einer Excel-Vorlage, die Sie kostenlos nutzen, ist, dass der Plan alle essenziellen Daten enthält, aber trotzdem für alle Mitarbeiter übersichtlich bleibt. Eine Beschränkung auf das Wesentliche ist ebenso wichtig wie eine visuell ansprechende Gestaltung. Nur so stellen Sie sicher, dass sich der Sinn von Dienstplanung, Schichtplanung, Mitarbeiterplanung und Co. für alle im Team erschließt.

Haben Sie alle relevanten Daten definiert, müssen Sie diese korrekt in die Kopf- und die Seitenzeile der Excel-Liste eintragen, die Zeitspalten entsprechend formatieren, den Mitarbeitern die passenden Zellen zuordnen und die Tabelle mit den richtigen Formeln füllen. Denn jede Zelle, jede Zeile und jede Spalte braucht ihre eigenen Formeln und Formatierungen. Und spätestens jetzt wird es ungemütlich.

Umständlich, unflexibel, unpraktisch – wieso Sie die Personalplanung ohne kostenlose Excel-Vorlage angehen sollten

Das große Problem, das Excel hat, ist die mangelnde Flexibilität. Ganz gleich, ob es Ihnen um Mitarbeiterplanung, Dienstpläne oder Schichtverteilungen, Bewerbermanagement oder andere HR-Prozesse geht: Bei der der reinen Nutzung von Zahlen und Buchstaben ist nicht Schluss. Auch Dateien, Bilder oder Checkboxen spielen hier eine Rolle. Und sobald die im Spiel sind, kommt Excel an seine Grenzen. Was für Formeln super ist, erweist sich an anderen Stellen sehr limitierend. Und schon ist der Vorteil einer Personalplanung mit Excel-Vorlage nur der, dass diese kostenlos ist.

Hinzu kommt der Faktor Teamarbeit. Eine Zusammenarbeit im Team ist mit Excel überhaupt nicht möglich. Denn die Dateien lassen sich immer nur von einer Person bearbeiten, die diese dann per E-Mail, Dropbox oder WeTransfer hin- und herschickt. Dabei geht nicht nur eine Menge Zeit verloren, sondern oft auch mal die eine oder andere (wichtige) Information. Bis das auffällt und der Punkt, an dem der Informationsfluss gehakt hat, gefunden ist, hat die Personalabteilung so viel Zeit verschwendet, dass sie sich kaum aufholen lässt.

Bye bye Zeitfresser, willkommen effiziente Personalplanung

Sie sehen: die Personalplanung mit einer Excel-Vorlage hat Optimierungspotenzial – kostenlos hin oder her. Wer seine Mitarbeiter wirklich sinnvoll organisieren und Dienstpläne unkompliziert erstellen möchte, sollte bei der Personalplanung auf Online-Tools setzen. Denn diese haben in der Regel drei ganz klare Vorteile:

  • Zeitersparnis: Vollautomatisiert sorgt eine Personalplanung ohne Excel-Vorlage, aber mit Online-Tool dafür, dass alle essenziellen Daten immer auf aktuellstem Stand sind und ermöglicht eine deutliche Minimierung der Fehlerquote im Vergleich zu manuell eingetragenen Daten.
  • Konzentration auf Kernkompetenzen: Online-Tools verschaffen Ihnen Raum für die Tätigkeiten, mit denen Sie Ihr Geld verdienen. Statt einen Großteil Ihrer Zeit in Planungen investieren zu müssen, können Sie Ihrem Kerngeschäft nachgehen.
  • Mitarbeiterzufriedenheit: Je übersichtlicher ein Dienst- oder Urlaubsplan, umso besser. Dank Online-Tools können Sie Ihre Mitarbeiter ganz einfach in Planungsprozesse involvieren, ihre Wünsche berücksichtigen und so mehr Transparenz schaffen. Das fördert die Zufriedenheit aller Teammitglieder.

Der einfachere Weg der Personalplanung mit Online-Tools

Ein weiterer, entscheidender Vorteil der Personalplanung ohne kostenlose Excel-Vorlage ist die extreme Flexibilität, die Online-Tools mitbringen. HR-Abteilungen können ihre Tabellen ganz unkompliziert mit ihren Mitarbeitern teilen, sodass diese ganz selbständig ihre Schichten, Dienste und Urlaube eintragen können.

So sind nicht nur alle immer auf dem gleichen Informationsstand, sondern der Organisationsaufwand reduziert sich signifikant. Und dabei macht es keinen Unterschied, ob Sie ein kleines, mittleres oder großes Unternehmen leiten, ein Café führen oder einen Autohandel. Mit dem passenden Online-Tool gibt es für jede Anforderungen den passenden Schichtplan oder die optimale Arbeitszeiterfassung.

Personalplanung Excel Vorlage kostenlos © SeaTable

Gleiches gilt für das Bewerbermanagement eines Unternehmens und das Onboarding neuer Mitarbeiter. Online-Tools helfen, den Überblick über alle offenen Stellen zu behalten, Bewerbungsgespräche zu planen und dabei immer den Kalender im Blick zu haben – Anpassungen in Echtzeit inklusive. Ob Personalrekrutierung, Einstellungsgespräche oder Einarbeitung, mit dem passenden Online-Tool decken Sie alle Bereiche der Personalplanung ganz einfach ab. Und das sogar ohne kostenlose Excel-Vorlage.

Bildquelle Titelbild: © Proxima Studio/Adobe Stock

Urlaubs-Planer: So planen Sie Ihren Urlaub smart

Für Unternehmen ist es wichtig, die geplanten Urlaubstage der Mitarbeiter im Überblick zu halten. Aber auch als Mitarbeiter möchten Sie Ihren Urlaub sinnvoll planen können. Verschiedene Urlaubs-Planer helfen dabei, den richtigen Workflow für sich zu finden. Erfahren Sie hier, was Excel und fünf weitere Tools bieten und wie SeaTable diesen Vorgang erleichtert.

Die Urlaubsplanung ist ein Prozess, der viel Zeit kosten und zu Unstimmigkeiten im Team führen kann. Es gilt, alle Anträge zeitnah zu berücksichtigen. Es müssen Doppelungen vermieden werden und eine geeignete Auslastung des Teams gefunden werden. Gesetzlich besteht bei einer 5-Arbeitstage-Woche ein Anspruch auf 20 Urlaubstagen pro Jahr. Die gilt es, erfolgreich zu koordinieren.

Wie funktioniert die Urlaubsplanung mit Excel?

Mit Excel können Sie Ihren eigenen Urlaubsplan selbst als Tabelle erstellen oder ein vorgefertigtes Template erwerben. Wenn Sie eine eigene Vorlage für die Urlaubsplanung anlegen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

  • Tragen Sie in der ersten Spalte untereinander die Überschrift „Name“ und die Namen der Mitarbeiter ein.
  • Die Tage des Jahres bilden die Überschriften der nächsten Spalten.
  • Sie müssen dafür nur ein Datum eingeben. Als nächstes ziehen Sie über das schwarze Kreuz am rechten, unteren Zellenrand die Daten nach rechts.
  • Die Tabelle können Sie mit Ihrem Team teilen, sodass jeder Mitarbeiter eine Urlaubsübersicht hat und eigene Urlaubswünsche einpflegen kann.
  • Die Urlaubswünsche können durch farbige Markierungen in den entsprechenden Feldern eingetragen werden.

Dieses System eignet sich nur, wenn alle verantwortungsbewusst mit der Liste umgehen. Eine automatische Kontrolle fehlt. Ferner müssen Mitarbeiter selbst überprüfen, ob sie zu dem Zeitpunkt Urlaub eintragen können oder der Zeitraum bereits belegt ist.

Die Verwendung von Excel als Urlaubs-Planer.

Urlaubs-Planer © Araki Illustrations / adobe stock

Alternativ bedient nur der Vorgesetzte den Excel-Urlaubs-Planer. Er oder sie erhält die Anträge von den Mitarbeitern in schriftlicher Form. Die Datei ist schreibgeschützt, aber für alle einsehbar, damit jeder weiß, wann Kollegen weg sein werden.

Der Vorteil von Excel als Tool zur Urlaubsplanung liegt in der zunächst einfachen Anwendung. Wenn das Programm bereits im Einsatz ist, müssen keine zusätzlichen Tools erworben werden. Es existieren jedoch kostenlose oder -günstige Urlaubsplaner, die Ihren Prozess ab sofort automatisch und fehlerfreier gestalten können. Werfen wir einen Blick auf fünf der Urlaubs-Planer.

Welche anderen Urlaubs-Planer, Tools und Software gibt es?

Die Urlaubsplanung ist ein Prozess, der gerne von Tools, Apps und Programmen automatisiert wird. Das spart Zeit, ermöglicht ein effizientes Management der Arbeitskräfte und stellt die Mitarbeiter auf Grund der schnellen und fehlerfreien Bearbeitung zufrieden.

Diese 5 Programme können Ihnen bei der Planung von Fehlzeiten behilflich sein.

Eine Person plant ihren Urlaub mit Hilfe eines Urlaubs-Planers in Papierform.

Urlaubs-Planer © tippapatt / adobe stock

Fiori Urlaubsplanung

Das Fiori-Tool richtet sich an Unternehmen, die SAP im Einsatz haben. Die Abwesenheitsverwaltung ist in SAP bereits abgebildet. Personalabteilungen verwenden SAP PA (Personnel Administration) und Zeitbeauftragte nutzen den TMW (Time Manager Workplace). Für Mitarbeiter bleibt eine Lücke bei der Urlaubsplanung, die mit Excel-Listen gedeckt werden muss. Hier können Sie einen Blick auf Fiori werfen. Das Add-On vereint alle nötigen Informationen, um die Urlaubsplanung fortan komplett in SAP zu verwalten.

Personizer

Eine schlankere Lösung ist Personizer. Das 6-Mann-Unternehmen wurde als Teil der CRASH group gegründet. Ziel war es, eine einfache Zeiterfassung für Unternehmen zu ermöglichen. Hier finden Sie ein Tool, mit dem Sie die Urlaubsplanung und Fehlzeiten perfekt managen können. Unterschieden wird bei der Lizenzierung zwischen zwei Funktionen: dem Tracking von Arbeitszeiten und der Verwaltung von Fehlzeiten.

TimeTac

TimeTac bietet sowohl eine Web-basierte Lösung als auch eine App an. Die App zur Urlaubsplanung hat derzeit eher schlechte Bewertungen im Google-Play-Store. Die Web-Lösung verspricht jedoch eine interessante Zusatzfunktion: der 3G- oder 2G-Status von Mitarbeitern kann erfasst werden. In der TimeTac Health Funktion tragen Personen ihren Status ein. Anschließend können Fehlzeiten mit den Informationen angereichert werden.

timetape

timetape wirbt mit einer Reihe mittelständischer Unternehmen, die das Tool für die Urlaubsplanung bereits in Verwendung haben. Hier können einfache Urlaubsanträge verwaltet und erstellt werden. Ein automatisierter Freigabeprozess sorgt für die nötige Transparenz in der Urlaubsplanung. Mitarbeiter und Antragsverwalter können alles auf einen Blick in der Kalenderansicht einsehen.

SeaTable

SeaTable ist webbasiert und kann in der Cloud, selbst gehostet oder auf einem dedizierten Server betrieben werden. Mit SeaTable als Online Urlaubs-Planer erhalten Sie:

  • Ein Verwaltungstool für Urlaubs-Anträge.
  • Benachrichtigungen über neue Urlaubs-Anfragen.
  • Ein Kalender-Plugin als Übersicht.
  • Einen internen Überblick über verbleibende Urlaubstage.
  • Eine eigene Ansicht je Mitarbeiter.

Mitarbeiter geben einen Antrag per integriertem Webformular online ab. Der Vorgesetzte erhält anschließend eine Nachricht über den neuen Antrag. Er oder sie kann einsehen, ob es Daten-Doppelungen gibt und die Anfrage annehmen oder ablehnen.

Anschließend erscheint die Änderung in der individuellen Ansicht des Mitarbeiters und der Person wird Bescheid gegeben.

Die Personen-bezogenen Ansichten sorgen dafür, dass der Datenschutz bezüglich der Urlaubs-Anträge gewährleistet ist. Zusätzlich sieht jeder in dem System nur die Funktionen, die er wirklich benötigt.

Die passende Lösung für Ihr Unternehmen

Tools zur Urlaubsplanung gibt es viele. Die meisten sind jedoch entweder zu spezifisch, mit einzelnen Vorlagen zum Download, oder zu umfangreich.

Besser ist es, auf eine Lösung zu setzen, die sowohl die Urlaubsplanung als auch andere Anwendungsfälle ermöglicht.

Erfahren Sie hier mehr über SeaTable als Urlaubs-Planer. Passen Sie die allgemeine Vorlage für die Urlaubsplanung auf Ihre Gegebenheiten an.

Bildquelle Titelbild: © Andrey Popov/Adobe Stock