Personalplanung? Da nehme ich eine Excel-Vorlage. Kostenlos am besten. Einfach aus dem Internet laden und fertig. So oder ähnlich sehen es nach wie vor viele HR-Abteilungen – was für eine optimale Planung von Personal, Schichten und Urlauben alles andere als sinnvoll ist. Denn auch wenn die Personalplanung mit Excel weit verbreitet ist, so ist sie gleichzeitig extrem umständlich und fehleranfällig. Doch wie gelingt die Personalplanung ohne Excel-Vorlage, die auch noch kostenlos ist?

Die gute Nachricht lautet: Es gibt eine Menge Online-Tools, die perfekt sind für die Personalplanung auch ohne Excel-Vorlage. Kostenlos, unkompliziert und intuitiv bedienbar. Im folgenden Text erfahren Sie alles über die Vorteile, die damit auf Sie warten.

Die Herausforderungen der Personalplanung

Je größer ein Unternehmen ist, umso diffiziler gestaltet sich die Personalplanung. Denn neben der Organisation von Urlauben, Gleitzeittagen und Sonderurlauben, sind zudem Dienstplanung oder Schichtplanung, Bewerbermanagement und der Einsatz von Praktikanten, Hospitanten oder Werkstudenten zu berücksichtigen. Das kostet nicht nur Zeit und Geld, sondern manchmal auch Nerven. Die Personalplanung ohne Excel-Vorlage, die es im Idealfall kostenlos gibt, scheint da auf den ersten Blick für viele unvorstellbar.

Anwesenheitserfassung, Urlaubsplanung, Personalbedarfsplanung – die Zuständigkeiten im Bereich HR sind vielseitig. Ebenso vielseitig müssen auch die Vorlagen zur Personalplanung sein. Denn bei jeder Planung sind unterschiedliche Aspekte zu berücksichtigen. Eine Vorlage für alles zu nutzen, ist deswegen nicht empfehlenswert. Auf zig Excel-Listen zu setzen, ist allerdings auch nicht der optimale Weg. Und doch arbeiten die meisten HR-Verantwortlichen nach wie vor bei ihrer Personalplanung mit einer Excel-Vorlage, die sie kostenlos irgendwo downloaden.

So erstellen Sie einen Dienstplan in Excel

Generell ist die Personalplanung mit Excel-Vorlagen (kostenlos oder als Paid-Version) nicht ausschließlich schlecht. Der Vorteil ist, dass sich kostenlose Excel-Vorlagen aus dem Internet ohne großen Aufwand nutzen lassen. Alles, was ein User braucht, ist Microsoft Office, Open Office oder ein Google-Konto, um auf Google Sheets zugreifen zu können. Ob Dienstplan, Schichtplan oder Mitarbeiterplanung – einfach das entsprechende Suchwort bei Google eingeben und schon öffnet sich die Welt der kostenlosen Excel-Vorlagen.

Personalplanung Excel Vorlage kostenlos © monticellllo / adobe stock

Je nachdem, in welcher Branche Sie arbeiten, legen Sie nach dem Download die für Ihren Betrieb relevanten Attribute fest: Mitarbeiter, Daten, Uhrzeiten, Kalenderwochen, Filialen, Arbeitsmodelle, Arbeitsstunden usw. Wichtig für Ihre Personalplanung mit einer Excel-Vorlage, die Sie kostenlos nutzen, ist, dass der Plan alle essenziellen Daten enthält, aber trotzdem für alle Mitarbeiter übersichtlich bleibt. Eine Beschränkung auf das Wesentliche ist ebenso wichtig wie eine visuell ansprechende Gestaltung. Nur so stellen Sie sicher, dass sich der Sinn von Dienstplanung, Schichtplanung, Mitarbeiterplanung und Co. für alle im Team erschließt.

Haben Sie alle relevanten Daten definiert, müssen Sie diese korrekt in die Kopf- und die Seitenzeile der Excel-Liste eintragen, die Zeitspalten entsprechend formatieren, den Mitarbeitern die passenden Zellen zuordnen und die Tabelle mit den richtigen Formeln füllen. Denn jede Zelle, jede Zeile und jede Spalte braucht ihre eigenen Formeln und Formatierungen. Und spätestens jetzt wird es ungemütlich.

Umständlich, unflexibel, unpraktisch – wieso Sie die Personalplanung ohne kostenlose Excel-Vorlage angehen sollten

Das große Problem, das Excel hat, ist die mangelnde Flexibilität. Ganz gleich, ob es Ihnen um Mitarbeiterplanung, Dienstpläne oder Schichtverteilungen, Bewerbermanagement oder andere HR-Prozesse geht: Bei der der reinen Nutzung von Zahlen und Buchstaben ist nicht Schluss. Auch Dateien, Bilder oder Checkboxen spielen hier eine Rolle. Und sobald die im Spiel sind, kommt Excel an seine Grenzen. Was für Formeln super ist, erweist sich an anderen Stellen sehr limitierend. Und schon ist der Vorteil einer Personalplanung mit Excel-Vorlage nur der, dass diese kostenlos ist.

Hinzu kommt der Faktor Teamarbeit. Eine Zusammenarbeit im Team ist mit Excel überhaupt nicht möglich. Denn die Dateien lassen sich immer nur von einer Person bearbeiten, die diese dann per E-Mail, Dropbox oder WeTransfer hin- und herschickt. Dabei geht nicht nur eine Menge Zeit verloren, sondern oft auch mal die eine oder andere (wichtige) Information. Bis das auffällt und der Punkt, an dem der Informationsfluss gehakt hat, gefunden ist, hat die Personalabteilung so viel Zeit verschwendet, dass sie sich kaum aufholen lässt.

Bye bye Zeitfresser, willkommen effiziente Personalplanung

Sie sehen: die Personalplanung mit einer Excel-Vorlage hat Optimierungspotenzial – kostenlos hin oder her. Wer seine Mitarbeiter wirklich sinnvoll organisieren und Dienstpläne unkompliziert erstellen möchte, sollte bei der Personalplanung auf Online-Tools setzen. Denn diese haben in der Regel drei ganz klare Vorteile:

• Zeitersparnis: Vollautomatisiert sorgt eine Personalplanung ohne Excel-Vorlage, aber mit Online-Tool dafür, dass alle essenziellen Daten immer auf aktuellstem Stand sind und ermöglicht eine deutliche Minimierung der Fehlerquote im Vergleich zu manuell eingetragenen Daten.
• Konzentration auf Kernkompetenzen: Online-Tools verschaffen Ihnen Raum für die Tätigkeiten, mit denen Sie Ihr Geld verdienen. Statt einen Großteil Ihrer Zeit in Planungen investieren zu müssen, können Sie Ihrem Kerngeschäft nachgehen.
• Mitarbeiterzufriedenheit: Je übersichtlicher ein Dienst- oder Urlaubsplan, umso besser. Dank Online-Tools können Sie Ihre Mitarbeiter ganz einfach in Planungsprozesse involvieren, ihre Wünsche berücksichtigen und so mehr Transparenz schaffen. Das fördert die Zufriedenheit aller Teammitglieder.

Der einfachere Weg der Personalplanung mit Online-Tools

Ein weiterer, entscheidender Vorteil der Personalplanung ohne kostenlose Excel-Vorlage ist die extreme Flexibilität, die Online-Tools mitbringen. HR-Abteilungen können ihre Tabellen ganz unkompliziert mit ihren Mitarbeitern teilen, sodass diese ganz selbständig ihre Schichten, Dienste und Urlaube eintragen können.

So sind nicht nur alle immer auf dem gleichen Informationsstand, sondern der Organisationsaufwand reduziert sich signifikant. Und dabei macht es keinen Unterschied, ob Sie ein kleines, mittleres oder großes Unternehmen leiten, ein Café führen oder einen Autohandel. Mit dem passenden Online-Tool gibt es für jede Anforderungen den passenden Schichtplan oder die optimale Arbeitszeiterfassung.

Personalplanung Excel Vorlage kostenlos © SeaTable

Gleiches gilt für das Bewerbermanagement eines Unternehmens und das Onboarding neuer Mitarbeiter. Online-Tools helfen, den Überblick über alle offenen Stellen zu behalten, Bewerbungsgespräche zu planen und dabei immer den Kalender im Blick zu haben – Anpassungen in Echtzeit inklusive. Ob Personalrekrutierung, Einstellungsgespräche oder Einarbeitung, mit dem passenden Online-Tool decken Sie alle Bereiche der Personalplanung ganz einfach ab. Und das sogar ohne kostenlose Excel-Vorlage.

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