Personalmitarbeiter sitzt vor 2 Monitoren und testet einen neuen Urlaubs-Planer.

Urlaubs-Planer: So planen Sie Ihren Urlaub smart

Für Unternehmen ist es wichtig, die geplanten Urlaubstage der Mitarbeiter im Überblick zu halten. Aber auch als Mitarbeiter möchten Sie Ihren Urlaub sinnvoll planen können. Verschiedene Urlaubs-Planer helfen dabei, den richtigen Workflow für sich zu finden. Erfahren Sie hier, was Excel und fünf weitere Tools bieten und wie SeaTable diesen Vorgang erleichtert.

Die Urlaubsplanung ist ein Prozess, der viel Zeit kosten und zu Unstimmigkeiten im Team führen kann. Es gilt, alle Anträge zeitnah zu berücksichtigen. Es müssen Doppelungen vermieden werden und eine geeignete Auslastung des Teams gefunden werden. Gesetzlich besteht bei einer 5-Arbeitstage-Woche ein Anspruch auf 20 Urlaubstagen pro Jahr. Die gilt es, erfolgreich zu koordinieren.

Wie funktioniert die Urlaubsplanung mit Excel?

Mit Excel können Sie Ihren eigenen Urlaubsplan selbst als Tabelle erstellen oder ein vorgefertigtes Template erwerben. Wenn Sie eine eigene Vorlage für die Urlaubsplanung anlegen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

  • Tragen Sie in der ersten Spalte untereinander die Überschrift „Name“ und die Namen der Mitarbeiter ein.
  • Die Tage des Jahres bilden die Überschriften der nächsten Spalten.
  • Sie müssen dafür nur ein Datum eingeben. Als nächstes ziehen Sie über das schwarze Kreuz am rechten, unteren Zellenrand die Daten nach rechts.
  • Die Tabelle können Sie mit Ihrem Team teilen, sodass jeder Mitarbeiter eine Urlaubsübersicht hat und eigene Urlaubswünsche einpflegen kann.
  • Die Urlaubswünsche können durch farbige Markierungen in den entsprechenden Feldern eingetragen werden.

Dieses System eignet sich nur, wenn alle verantwortungsbewusst mit der Liste umgehen. Eine automatische Kontrolle fehlt. Ferner müssen Mitarbeiter selbst überprüfen, ob sie zu dem Zeitpunkt Urlaub eintragen können oder der Zeitraum bereits belegt ist.

Die Verwendung von Excel als Urlaubs-Planer.

Urlaubs-Planer © Araki Illustrations / adobe stock

Alternativ bedient nur der Vorgesetzte den Excel-Urlaubs-Planer. Er oder sie erhält die Anträge von den Mitarbeitern in schriftlicher Form. Die Datei ist schreibgeschützt, aber für alle einsehbar, damit jeder weiß, wann Kollegen weg sein werden.

Der Vorteil von Excel als Tool zur Urlaubsplanung liegt in der zunächst einfachen Anwendung. Wenn das Programm bereits im Einsatz ist, müssen keine zusätzlichen Tools erworben werden. Es existieren jedoch kostenlose oder -günstige Urlaubsplaner, die Ihren Prozess ab sofort automatisch und fehlerfreier gestalten können. Werfen wir einen Blick auf fünf der Urlaubs-Planer.

Welche anderen Urlaubs-Planer, Tools und Software gibt es?

Die Urlaubsplanung ist ein Prozess, der gerne von Tools, Apps und Programmen automatisiert wird. Das spart Zeit, ermöglicht ein effizientes Management der Arbeitskräfte und stellt die Mitarbeiter auf Grund der schnellen und fehlerfreien Bearbeitung zufrieden.

Diese 5 Programme können Ihnen bei der Planung von Fehlzeiten behilflich sein.

Eine Person plant ihren Urlaub mit Hilfe eines Urlaubs-Planers in Papierform.

Urlaubs-Planer © tippapatt / adobe stock

Fiori Urlaubsplanung

Das Fiori-Tool richtet sich an Unternehmen, die SAP im Einsatz haben. Die Abwesenheitsverwaltung ist in SAP bereits abgebildet. Personalabteilungen verwenden SAP PA (Personnel Administration) und Zeitbeauftragte nutzen den TMW (Time Manager Workplace). Für Mitarbeiter bleibt eine Lücke bei der Urlaubsplanung, die mit Excel-Listen gedeckt werden muss. Hier können Sie einen Blick auf Fiori werfen. Das Add-On vereint alle nötigen Informationen, um die Urlaubsplanung fortan komplett in SAP zu verwalten.

Personizer

Eine schlankere Lösung ist Personizer. Das 6-Mann-Unternehmen wurde als Teil der CRASH group gegründet. Ziel war es, eine einfache Zeiterfassung für Unternehmen zu ermöglichen. Hier finden Sie ein Tool, mit dem Sie die Urlaubsplanung und Fehlzeiten perfekt managen können. Unterschieden wird bei der Lizenzierung zwischen zwei Funktionen: dem Tracking von Arbeitszeiten und der Verwaltung von Fehlzeiten.

TimeTac

TimeTac bietet sowohl eine Web-basierte Lösung als auch eine App an. Die App zur Urlaubsplanung hat derzeit eher schlechte Bewertungen im Google-Play-Store. Die Web-Lösung verspricht jedoch eine interessante Zusatzfunktion: der 3G- oder 2G-Status von Mitarbeitern kann erfasst werden. In der TimeTac Health Funktion tragen Personen ihren Status ein. Anschließend können Fehlzeiten mit den Informationen angereichert werden.

timetape

timetape wirbt mit einer Reihe mittelständischer Unternehmen, die das Tool für die Urlaubsplanung bereits in Verwendung haben. Hier können einfache Urlaubsanträge verwaltet und erstellt werden. Ein automatisierter Freigabeprozess sorgt für die nötige Transparenz in der Urlaubsplanung. Mitarbeiter und Antragsverwalter können alles auf einen Blick in der Kalenderansicht einsehen.

SeaTable

SeaTable ist webbasiert und kann in der Cloud, selbst gehostet oder auf einem dedizierten Server betrieben werden. Mit SeaTable als Online Urlaubs-Planer erhalten Sie:

  • Ein Verwaltungstool für Urlaubs-Anträge.
  • Benachrichtigungen über neue Urlaubs-Anfragen.
  • Ein Kalender-Plugin als Übersicht.
  • Einen internen Überblick über verbleibende Urlaubstage.
  • Eine eigene Ansicht je Mitarbeiter.

Mitarbeiter geben einen Antrag per integriertem Webformular online ab. Der Vorgesetzte erhält anschließend eine Nachricht über den neuen Antrag. Er oder sie kann einsehen, ob es Daten-Doppelungen gibt und die Anfrage annehmen oder ablehnen.

Anschließend erscheint die Änderung in der individuellen Ansicht des Mitarbeiters und der Person wird Bescheid gegeben.

Die Personen-bezogenen Ansichten sorgen dafür, dass der Datenschutz bezüglich der Urlaubs-Anträge gewährleistet ist. Zusätzlich sieht jeder in dem System nur die Funktionen, die er wirklich benötigt.

Die passende Lösung für Ihr Unternehmen

Tools zur Urlaubsplanung gibt es viele. Die meisten sind jedoch entweder zu spezifisch, mit einzelnen Vorlagen zum Download, oder zu umfangreich.

Besser ist es, auf eine Lösung zu setzen, die sowohl die Urlaubsplanung als auch andere Anwendungsfälle ermöglicht.

Erfahren Sie hier mehr über SeaTable als Urlaubs-Planer. Passen Sie die allgemeine Vorlage für die Urlaubsplanung auf Ihre Gegebenheiten an.

Bildquelle Titelbild: © Andrey Popov/Adobe Stock

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Ralf Dyllick-Brenzinger
Ralf Dyllick-Brenzinger ist Gründer und Geschäftsführer von SeaTable. Er ist das strategische Mastermind von SeaTable und der Herr der Zahlen. Er liebt die Cookies seiner Verlobten und eine gute Fahrradtour.