Datenbanken- 5 Vorteile gegenüber einfachen Tabellen

Die meisten Menschen haben tagtäglich mit Daten zu tun, die effektiv verwaltet werden müssten. Der Inhaber eines Supermarktes muss den Überblick über den Warenstand behalten, ein Redaktionsleiter alle Assets im Blick behalten und ein Friseur die Termine seiner Kunden verwalten. In nahezu allen Berufen spielen Daten eine Rolle. Am besten verwaltet man diese Datenmenge in einer Datenbank. Aber was ist eine Datenbank und wieso reicht eine einfache Tabelle in den meisten Fällen nicht aus?

Datenbank Grundlagen

Was ist eine Datenbank?

Grundsätzlich gesprochen ist eine Datenbank nichts anders als eine logische Sammlung von Daten. „Logisch“ deswegen, weil man generell versucht, bei einer Datenbank Ordnung in die Vielzahl dieser Daten zu bringen. Wenn wir von Daten sprechen, meinen wir hier alle möglichen Arten von Daten. Seien es Mailadressen, Bilder, Texte, Code oder alle erdenklichen anderen Daten.

Arten von  Datenbanken

Es gibt viele Möglichkeiten, Datenbanken zu strukturieren. Nachfolgend erklären wir kurz die 5 Arten:

1. Hierarchische Datenbank: Die hierarchische Datenbank folgt einer Rangfolge, um die Daten zu strukturieren
2. Netzwerkdatenbank: Die Netzwerkdatenbank ist ähnlich der hierarchischen, jedoch ermöglicht diese dem untergeordneten Datensatz eine Verbindung mit verschiedenen übergeordneten Datensätzen herzustellen, sodass Beziehungen in zwei Richtungen möglich sind
3. Objektorientierte Datenbank: Hier werden Informationen objektartig gespeichert
4. Relationale Datenbank: Sie ist tabellenorientiert, wobei jedes Datenbit mit jedem anderen Datenbit verknüpft ist
5. Nicht relationale Datenbanken (oder auch NoSQL-Datenbank): Eine No-SQL-Datenbank verwendet eine Vielzahl von Formaten wie Dokumente, Diagramme, breite Spalten usw., die einem Datenbankdesign große Flexibilität bieten

Vorteile einer Datenbank

Haben Sie nun verstanden, was Datenbanken sind, so Fragen Sie sich wahrscheinlich immer noch: Warum eine Datenbank? Was macht eine Datenbank so viel besser als eine Liste von Informationen?

• Datenbanken können problemlos mit mehreren Benutzern umgehen
• Datenbanken sind sehr zuverlässig, da sie Informationen genau speichern
• Datenbanken vermeiden redundante Informationen
• Datenbanken verarbeiten Informationen auf leistungsstarke und interessante Weise
• Datenbanken sind skalierbar
• Datenbanken können riesige Mengen an Daten verarbeiten

Auch wenn Sie selbst vielleicht (noch) keine riesigen Mengen an Informationen verarbeiten müssen, so sind Datenbanken doch auch schon bei kleineren Datenmengen sinnvoll. Durch die Möglichkeit, so viele Daten verarbeiten zu können, kann eine gut durchdachte und konzipierte Datenbank ihnen viele Jahre dienen, da sie quasi mitwächst.

Wo die Tabelle im Gegensatz zur Datenbank an Ihre Grenzen stößt

1. Fehlende Speicherkapazität

Stellen Sie sich vor, sie haben ein Unternehmen gegründet. Neben Ihrem stationären Elektronikfachgeschäft haben Sie sich nun entschieden, Ihre Waren auch online zu vertreiben. Anfangs erhalten Sie 2-4 Bestellungen am Tag, es ist also ziemlich einfach, die Bestellinformationen in einem Tabellenkalkulationsprogramm zu erfassen. Sie fangen an, online Werbung zu schalten und Ihr Geschäft boomt plötzlich. Das Auftragsvolumen steigt und Sie entscheiden zudem, noch mehr Waren ins Sortiment zu nehmen. Die schiere Menge an Information, die tagtäglich von Ihnen verarbeitet werden muss, kann das einfache Tabellenkalkulationsprogramm überfordern. Die Tabelle wird träge oder friert ein, da die Speicherkapazität schlicht und weg zu gering ist. Datenbanken hingegen haben, wie bereits oben gelernt, eine viel größere Speicherkapazität und können problemlos mit Ihrem Unternehmen mitwachsen. Sie sind also viel besser Skalierbare als einfache Tabellen.

2. Umgang mit mehreren Benutzern zur gleichen Zeit

Mit steigendem Auftragsvolumen steigt auch die Zahl der Mitarbeiter, die Sie benötigen. Gesucht und gefunden stellen Sie direkt 5 neue Mitarbeiter ein. Im Gegensatz zu den meisten Tabellenkalkulationsprogrammen sind Datenbanken so konzipiert, dass mehrer Benutzer gleichzeitig zusammenarbeiten können. Gleichzeitiges scrollen, suchen und bearbeiten der Datenbank ist dabei problemlos möglich, ohne dass Änderungen von verschiedenen Personen miteinander kollidieren. Dafür sorgen eingebaute Mechanismen in den Datenbankmanagementsystemen. Zudem können Sie Zugriffsrechte und Bearbeitungsrechte je nach Kompetenz oder Zuständigkeitsbereich des entsprechenden Mitarbeiters vergeben werden. Obwohl neuere Cloud-basierte Tabellenkalkulationsprogramme einige der Probleme lösen können, so fehlt Ihnen in der Regel doch die granulare Zugriffskontrolle, die ein Datenbankmanagementsystem bietet.

3. Zuverlässigkeit und das vermeiden von menschlichen Eingabefehlern

Wir sind alle Menschen – und Menschen machen bekanntlich Fehler. Die fehlenden Schemata einer einfachen Tabellenkalkulation machen diese anfälliger für menschlich verursachte Eingabefehler. In einer Datenbank hingegen gibt es bestimmte Regeln, die eingehalten werden müssen, wenn neue Daten eingegeben werden oder Änderungen an bestehenden Daten vorgenommen werden. Zum Beispiel kann man die Zeichenlänge eines Zahlencodes vordefinieren, was vermeidet, dass zum Beispiel bei der Eingabe von Produktcodes eine Ziffer vergessen wird.

Auch ein Schutz vor versehentlichem Löschen von Daten ist eingebaut. Datenbanken können Änderungsverläufe anzeigen und das Löschen von Daten mit wenigen Klicks rückgängig machen.

4. Redundante Daten

Wir benutzen Datenbanken, um Informationen für die zukünftige Verwendung leicht zugänglich zu machen. Um diese „Einfachheit“ zu garantieren, sollte man sicherstellen, dass jede Dateneinheit jeweils nur an einem Ort existiert. Existieren die gleichen Daten an unterschiedlichen Orten, sind das redundante Daten. Weist eine Datenbank redundante Daten auf, so spricht das für ein schlechtes Datenbankdesign. Eine Redundanzfreiheit garantiert nicht nur Übersichtlichkeit und Einfachheit, sondern ist auch dann nützlich, wenn eine Änderung der Daten vorgenommen werden muss. Nehmen Sie an die Adresse einer Ihrer Kunden hat sich geändert. Sie müssen diese nun nicht bei jeder Bestellung ändern, sondern es reicht, sie einmal zentral in der Kundendatenbank zu ändern, da den Bestellungen eine eindeutige Kundennummer zugeordnet ist.

In einigen Fällen sind Redundanzen jedoch auch sinnvoll. Besonders bei relationalen Datenbanken wie im Data Warehouse oder im Business Intelligence-Bereich, werden bewusst Redundanzen eingebaut, um zeitaufwendige SQL-Abfragen zu verbessern.

5. Leistungsstärke

Da Datenbank dafür da sind, das Abrufen von Daten zu erleichtern, ermöglichen sie auch die Verarbeitung dieser Daten auf eine sehr leistungsstarke Art und Weise. Sie können Datenbank Abfragen erstellen, um Antworten auf ganz bestimmte Fragestellung zu erhalten. Zum Beispiel:

• Aus welchem Gebiet kommen Kunden, die Produkt xy kaufen?
• Wie viel von Produkt xy wurde im Monat Dezember abgesetzt?
• Wie gelangen Kunden auf meine Website?

Die Ergebnisse solcher Abfragen können Sie als Ansicht speichern, die in der Datenbankwelt eine Teilmenge der Datenbank darstellt. Diese speziellen Ansichten helfen bestimmten Personengruppen, die mit der Datenbank arbeiten, die für sie relevanten Daten leichter zu finden.

Datenbanken werden immer benutzerfreundlicher

Mussten Sie in der Vergangenheit noch bestimmte Computersprachen erlernen, um oben genannte Datenabfragen zu erstellen, so gibt es heute viele Datenbanksysteme – einschließlich SeaTable -, die mit einer intuitiven grafischen Benutzeroberfläche ausgestattet sind. Diese ermöglichen auch Anfängern, Datenbanken sofort zu nutzen, um Ihren Workflow zu verbessern.

Die eigene Datenbank kann ganz einfach erstellt werden

Leuchten Ihnen die Vorteile ein, doch die Vorstellung, eine eigene Datenbank zu bauen, schreckt Sie immer noch ab? Gute Nachrichten: Selbst für die Erstellung brauchen Sie heute keine besonderen Kenntnisse mehr. Mit SeaTable bauen Sie sich Ihre erste Datenbank ganz einfach auf.

Schauen Sie sich viele Beispiele für die Nutzung von SeaTable in unserem Template Bereich an. Hier finden Sie Beispiele aus den Bereichen Marketing, Vertrieb, Projektmanagement, Softwareentwicklung und viele mehr. Wir haben sogar eine 7-teilige Produkteinführung auf unserem YouTube-Channel für Sie vorbereitet, bei welcher wir sie einmal durch den gesamten Prozess der Erstellung einer SeaTable Base leiten.

Nutzen Sie die Vorteile einer Datenbank und Verabschieden Sie sich noch heute von unübersichtlichen Tabellen!

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