6 Vorteile der Zeiterfassung mit SeaTable

Die Arbeitszeiterfassung von Angestellten gehört in Unternehmen zu den Standard-Prozessen im Personalbereich und wird oft auf unterschiedlichen Wegen durchgeführt. Sicher kennen Sie das altbekannte Stechuhrsystem, das vom digitalen Stempelsystem mit Chipkarte abgelöst wurde. Auch händisch wie etwa mit Stundenzetteln wird manchmal noch Zeit erfasst, obwohl diese Methode mit den heutigen Möglichkeiten überholt und aufwendig ist.

Beim Umstieg auf ein digitales System sparen Sie nicht nur Zeit, sondern minimieren auch den Verwaltungsaufwand für die manuelle Eingabe und Kontrolle von Daten. Das hat den Vorteil, Eingabefehler zu reduzieren und gleichzeitig die Daten als wertvolle Quelle für Analysen und Auswertungen zu nutzen. Und meistens müssen handgeschriebene Listen sowieso in ein digitales System übertragen werden – mit einer digitalen Zeiterfassung haben Sie also gleich mehrere Fliegen mit einer Klappe geschlagen.

Mit Zeiterfassung Geld und Zeit sparen

Zeiterfassung ist nicht gleich Zeiterfassung, denn mit dem richtigen Tool können Sie gleich mehrere Vorteile aus diesen Daten ziehen. SeaTable bietet nicht nur die Eintragung von Arbeitszeiten per Webformular, sondern fungiert gleichzeitig als Datenbank und Analysetool. Das heißt: Sie erhalten alle Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter auf einen Blick, können diese statistisch visualisieren und auswerten und schaffen im selben Zug eine ideale Basis für die Buchhaltung. Wir erklären in diesem Artikel jedes Feature unseres Templates und zeigen Ihnen, wie leicht der Umgang mit SeaTable ist und welche Vorteile die Integration in Ihr System mit sich bringt.

Hier geht es direkt zum Template für die Arbeitszeiterfassung Ihrer Mitarbeiter

Vorteil 1: Digitale Zeiterfassung, bei der Sie nichts mehr tun müssen

Meistens ist es recht mühsam, handgeschriebene Stundenzettel in eine Excel-Tabelle oder digitale Buchführungssysteme zu übertragen. Mal ist die Schrift kaum leserlich, mal enthält die Rechnung doch einen kleinen Zahlendreher und die Rechnung geht am Ende nicht auf. Dabei könnte es doch so einfach sein, wenn Ihre Mitarbeiter schon selbst dafür sorgen würden, dass ihre Arbeitszeiten korrekt und geordnet in ein digitales System aufgenommen werden.

SeaTable bietet hier die optimale Lösung: Mit einem perfekt auf Sie zugeschnittenen Webformular tragen Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten am Ende des Arbeitstages ein und übertragen somit alle Daten in die zugehörigen SeaTable-Base, in der Sie die Zeiten Ihrer Mitarbeiter zentral sammeln. Sie müssen dafür gar nichts weiter tun, außer einmalig das Webformular zu gestalten und alle wichtigen Spalten anzulegen, wie etwa das Datum, Arbeitsbeginn und -ende sowie die Länge der Pausen und die bearbeiteten Themen während des Tages.

Den Rest erledigen dann Ihre Mitarbeiter und die cleveren Funktionen von SeaTable. Somit wird der Arbeitsaufwand minimiert und es müssen keine Zeiten mehr manuell eingesammelt und in Systeme übertragen werden.

Vorteil 2: Auswertungen und Analysen mit Statistiken

Da sämtliche Daten von allen Mitarbeitern durch die Zeiterfassung an einem zentralen Ort abliegen, können mit Ihnen wertvolle Statistiken erstellt werden. SeaTable bietet hier verschiedene Darstellungsmöglichkeiten an und lässt eine hochindividuelle Berechnung der Statistiken zu. Sie können zum Beispiel die durchschnittliche Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter errechnen, Kuchendiagramme zu den bearbeiteten Themen erstellen oder selbst noch andere hilfreiche Werte hinzufügen, wie etwa ob im Homeoffice oder im Büro vor Ort gearbeitet wurde.

Sie erhalten mit der Erstellung verschiedener Ansichten auch die Möglichkeit, für jeden Mitarbeiter eine einzelne Ansicht zu erstellen und diese nach Ihren Wünschen zu sortieren und auszuwerten. Bei Werkstudenten, Teilzeitkräften oder studentischen 450€-Aushilfen ist es etwa wichtig, nicht über einen bestimmten Stundensatz im Monat zu kommen. Dieser kann über die Sum-Funktion einer jeden Number-Spalte einfach nachgeprüft werden.

Sogar die wöchentliche Überprüfung ist mit der Formelspalte von SeaTable kein Problem: Mit einer Kalenderwochen-Formel (#isoweeknum) können Sie sich die Kalenderwoche (ganz klassisch: KW 1, KW 2, …) zum zugehörigen Datum in einer Spalte ausgeben lassen. Mit einer Gruppierung auf die Kalenderwochen-Spalte ist somit auf einen Blick zu sehen, wie viele Stunden ein Mitarbeiter pro Woche gearbeitet hat. Unterschreitet der Wert etwa regelmäßig die 40 ausgemachten Stunden im Vertrag, sollten Sie mit Ihrem Mitarbeiter darüber sprechen, seine Stunden aufzustocken oder den Vertrag anzupassen.

Sie sehen: Das Sammeln der Arbeitszeiten in SeaTable birgt nicht nur die einfachere Verwaltung der Arbeitszeit selbst mit sich, sondern ermöglicht es organisatorischen Schnittstellen den Überblick zu behalten und Auffälligkeiten zu entdecken.

Vorteil 3: Präzisere Ansichten mit der verschachtelten Gruppierung

Mit dem SeaTable Release 2.2 kommt ein neues und extrem mächtiges Analysetool hinzu: Die verschachtelten Gruppen. Bisher war es nur möglich, die Gruppierung nach einer Spalte auszurichten. Mit dem neuen Update ist nun die Gruppierung nach mehreren Spalten möglich, sodass Untergruppen erstellt werden können. Das können Sie bereits im Bild oben sehen, in dem bei unserem Zeiterfassungs-Template zwei Gruppierungen vorgenommen wurden: Einmal nach den Mitarbeitern, und das zweite Mal nach dem Datum, um die Monate darzustellen.

Sie können selbstverständlich nach den unterschiedlichsten Spalten gruppieren – damit werden die Möglichkeiten mit SeaTable nahezu grenzenlos. In einem weiteren Beispiel haben wir mit Ansichten für jeden Mitarbeiter ein individuelles Arbeitszeitenprofil erstellt, in dem die Daten jedes einzelnen Mitarbeiter sorgfältig aufgelistet sind. Das ist auch für die spätere Aufbereitung für die Buchhaltung sinnvoll.

Im Arbeitszeitenprofil wurde im ersten Schritt nach der Spalte „Payroll“ gruppiert, um der Buchhaltung die relevanten Arbeitszeiten für diesen Monat direkt sichtbar zu machen. Im zweiten Schritt, und das ist vor allem bei Werkstudenten und 450€-Kräften wichtig, wurde die Gruppierung nach der Kalenderwoche (Spalte CW) vorgenommen, mit der nun innerhalb des Abrechnungsmonats noch nach der Kalenderwoche gruppiert wird.

Das hat den Vorteil, dass die Summen der einzelnen Arbeitswochen sofort auf einen Blick angezeigt werden und Sie erkennen, wie viel ein Mitarbeiter pro Woche gearbeitet hat. Das ist hilfreich bei wöchentlichen Stundenlimits, wie etwa bei Werkstudenten. Auch die wöchentlichen Überstunden sind direkt ersichtlich. So holen Sie aus Ihrer Zeiterfassung noch mehr wertvolle Informationen heraus.

Vorteil 4: Aufbereitung und Bereitstellung für die Buchhaltung

Natürlich müssen die Daten am Ende auch der Buchhaltung übergeben werden, damit Abrechnungen rechtzeitig erstellt und ausgezahlt werden können. Bei großen Unternehmen ist die Buchhaltung ein Teil des Unternehmens und übernimmt den Prozess der Buchhaltung und Gehaltsabrechnungen vollständig. Kleinere Unternehmen hingegen lagern diese Aufgaben oft aus, da für die Abrechnung viel Know-how gefragt ist und oft teure Software dafür benötigt wird.

Bei der Beauftragung von Steuerbüros erfolgt die Übermittlung der Arbeitszeit-Daten oft manuell per E-Mail oder Filesharing. Dabei werden dann meist umständlich Tabellen ausgefüllt und mit Daten bestückt, die dann für jeden Monat einzeln abgespeichert und abgelegt werden müssen. Nach geraumer Zeit ergibt das eine Menge an lokalen Dateien – in der Praxis einfach unpraktisch, wenn die Arbeitszeiten eines jeden Monats einzeln geöffnet werden müssen.

Mit SeaTable sparen Sie sich diesen Schritt: Geben Sie die Base einfach über einen externen Link an Ihr Steuerbüro oder Ihre Buchhaltung frei. Dabei können Sie selbst auswählen, ob Sie den Lesezugriff auf die komplette Base erteilen oder eine separate Ansicht für die Buchhaltung erstellen. Wenn Sie sich für eine gesonderte Ansicht entscheiden, hat die Buchhaltung auch nur Zugriff auf genau diese freigegebene Ansicht – der Rest der Base ist für sie nicht einsehbar. (Die Freigabe von einzelnen Ansichten ist den kostenpflichtigen Abos von SeaTable vorbehalten. Mit SeaTable Free können nur ganze Bases an andere Personen freigegeben werden.)

So kann die Buchhaltung ohne große Umwege direkt auf die Daten zugreifen und für die Erstellung von Abrechnungen und die Übermittlung an das Finanzamt nutzen. Es müssen keine Dateien mehr abgespeichert und geöffnet werden, ein einziger Blick in die SeaTable-Base genügt, um über die Arbeitszeiten der Mitarbeiter Bescheid zu wissen!

Vorteil 5: Kalender-Plugin hilft bei der Übersicht

Diese Art der Zeiterfassung ermöglicht es, eine kalendarische Übersicht über die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter zu erstellen. In der Retrospektive können Sie sich mit dem Calendar-Plugin anzeigen lassen, wann welcher Mitarbeiter gearbeitet hat und zu welchen Zeiten das Büro etwa eher schlecht ausgelastet ist (etwa in den frühen Morgen- oder späten Abendstunden).

Auch für Mitarbeiter bietet der Kalender durch die Visualisierung eine nachträgliche Kontrollfunktion über die eigenen Arbeitszeiten. Dabei kann zwischen verschiedenen Ansichten gewechselt werden, wie etwa die Monatsansicht für den kompletten Monat oder auch eine Wochen- oder Tagesansicht für mehr Details. Das Plugin unterstützt Sie, Ihre Mitarbeiter und auch die Buchhaltung dabei, den Überblick zu behalten. Fehlende Tage durch Krankheit oder Urlaub fallen sofort auf.

Vorteil 6: Lassen Sie sich benachrichtigen, wenn Vorschriften überschritten werden

Mitarbeiter müssen während ihres Arbeitstages genug Pausen einlegen – das ist sogar gesetzlich vorgeschrieben. Tun sie dies nicht, so kann das große Probleme mit sich ziehen. Für Arbeitgeber gibt es empfindliche Geldstrafen und weitere Maßnahmen vom Aufsichtsamt, wenn Mitarbeiter die geregelten Ruhe- und Pausenzeiten nicht einhalten. Der Arbeitgeber ist dazu verpflichtet, dies zu kontrollieren und sollte das auch auf jeden Fall tun, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

Auch Überstunden sind in einem Arbeitsverhältnis heutzutage oftmals gang und gäbe. Dabei sind diese nicht unbedingt beliebt beim Arbeitnehmer, denn Überstunden bedeuten oftmals mehr Stress und damit eine höhere psychische Belastung im Alltag. Auch wenn es nach Arbeitgebern ginge, bräuchte es im besten Fall keine Überstunden, denn jede Überstunde muss entweder ausgezahlt oder vom Arbeitnehmer in Form von Gleitzeit oder Urlaub abgebaut werden. Das heißt für ein Unternehmen, dass Mitarbeiter öfters frei haben, als es eigentlich durch den gesetzlichen Urlaubsanspruch vorgesehen ist.

Mit einer digitalen Zeiterfassung mit SeaTable können Sie sich mit einer Notification Rule benachrichtigen lassen, wenn die geleisteten Stunden eines Mitarbeiters die im Vertrag festgelegten Stunden überschreiten und wenn er die benötigten Pausen nicht genommen hat. Durch die Regel passiert dies vollautomatisch, sobald in der Base die eingegebenen Werte nicht mehr den festgelegten Regelwerten entsprechen, wie etwa mindestens 30 Minuten Pause ab 6 Stunden Arbeitszeit.

Die Bedeutung von Arbeitszeiterfassung wird oft unterschätzt

In Deutschland sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, ihren Mitarbeitern eine Möglichkeit zur Arbeitszeiterfassung zu bieten; seit 2019 gibt es bundesweit Diskussionen um die Arbeitszeiterfassung und die daraus resultierenden Pflichten für Arbeitgeber. Es ist daher empfehlenswert, sich schon jetzt mit einem sicheren und zuverlässigen System zur Arbeitszeiterfassung auseinanderzusetzen und nicht erst auf eine nationale Gesetzgebung zu warten.

Mit SeaTable nutzen Sie ein System, dessen Server Sie auch selbst hosten können, damit behalten Sie die absolute Sicherheit und Macht über Ihre Daten. Doch auch beim Cloudangebot von SeaTable werden sämtliche Dateien in deutschen Rechenzentren und beim Schweizer Anbieter Exoscale gespeichert. SeaTable hat sich zum Ziel gesetzt, bei Onlinediensten nur auf deutsche oder europäische Anbieter zu setzen. So berichteten wir vor Kurzem über den Wechsel von AWS zu Excoscale und die Bedeutung dieses Schrittes für SeaTable und den Datenschutz.

Flexibilität mit SeaTable garantiert

Natürlich gibt es bereits maßgeschneiderte Software-Lösungen wie SAP, Clockodo oder TimeTac, die auch ganz gezielt die Erfassung von Arbeitszeiten und Projektzeiten anbieten. Die Nutzung dieser Programme kann in Kombination mit vielen anderen Anwendungen in der Summe aber ganz schön kostspielig werden, da für verschiedene Anwendungsfälle unterschiedliche Programme genutzt werden müssen.

SeaTable ist hier eine kostengünstige Alternative zu anderen Programmen, gerade weil SeaTable so flexibel ist und sich jeder Anforderung anpassen lässt. Es deckt damit nicht nur die Arbeitszeiterfassung ab, sondern kann auch in ganz vielen anderen Bereichen genutzt werden. Somit haben Sie nicht nur eine Lösung für die Arbeitszeiterfassung, sondern auch für das Marketing, Projektmanagement, den Vertrieb oder auch das Personalwesen. Die Funktionen von SeaTable gewährleisten immer eine sichere Dokumentation und Speicherung der Daten und ermöglichen darüber hinaus das Analysieren der Daten sowie die unkomplizierte Freigabe für Interne und Externe.

Probieren Sie unser Template zur Arbeitszeiterfassung Ihrer Mitarbeiter heute noch aus. Registrieren Sie sich dafür einfach kostenlos und testen Sie die praktischen Funktionen selbst. Darüber hinaus können Sie SeaTable noch für viele weitere Anwendungsfälle nutzen!