Hay unos 55.000 museos en todo el mundo e innumerables galerías, exposiciones, teatros y escenarios artísticos. Todo el mundo estará de acuerdo en que el arte, en sus diversas formas, desempeña un papel importante en nuestras vidas. Sin las herramientas digitales, hoy en día sería casi inimaginable gestionar y hacer funcionar una institución artística de este tipo. Solicitar fondos públicos, hacer inventario de las exposiciones y (sobre todo durante la pandemia de Corona) registrar a los visitantes: sin duda hay tareas más fáciles que la gestión del arte.
Este artículo describe los retos de la gestión artística, aborda las diferencias entre gestionar una institución artística pública y una empresa, esboza los problemas de las soluciones sectoriales inflexibles en la gestión artística y muestra formas eficaces de superar estos retos.
¿Qué es la gestión del arte y cuáles son las tareas de un museo?
Para describir la gestión del arte, primero hay que entender las tareas de un museo. Pero por sencillo que esto pueda parecer en un principio, incluso el Consejo Internacional de Museos ha luchado durante décadas para encontrar una definición adecuada y completa. El impacto del arte en nuestra sociedad es demasiado complejo. En Kioto, en 2019, se acordó la siguiente descripción:
Los museos son espacios democratizadores, inclusivos y polifónicos para el diálogo crítico sobre el pasado y el futuro. Al reconocer y abordar los conflictos y retos del presente, conservan objetos y especímenes en custodia para la sociedad, salvaguardan memorias diversas para las generaciones futuras y garantizan la igualdad de derechos y de acceso al patrimonio para todas las personas.
Por tanto, la tarea de los museos, exposiciones y galerías públicas es ser un refugio de la historia. Deben conservar los objetos de arte y preservarlos para las generaciones presentes y futuras. Así pues, entre sus tareas fundamentales figuran "coleccionar, investigar, conservar, exponer y mediar".
La gestión del arte consiste, por tanto, en asumir precisamente este difícil reto y encontrar formas y medios de cumplir en el espacio público las tareas fundamentales antes mencionadas.
Las diferencias entre la gestión artística y la gestión de una empresa
A primera vista, dirigir una empresa y una institución artística parecen similares. La gran diferencia, sin embargo, es que las exposiciones de arte y los museos son públicos y en la mayoría de los casos pueden actuar con menos independencia. Mientras que las empresas tienen ánimo de lucro y pueden decidir por sí mismas qué estrategia quieren seguir, las instituciones artísticas están financiadas en gran parte por el Estado, sólo pueden generar por sí mismas una pequeña parte de sus costes a través de sus visitantes y a menudo se les prohíbe comerciar con sus obras. Esto las priva de una fuente potencial de ingresos y las hace dependientes de su financiador: el Estado.
Además, los museos, galerías y exposiciones no sólo tienen que hacer un buen trabajo de forma constante en términos de contenido y organización, sino que también tienen que justificar permanentemente su propia existencia y la continuidad de su financiación. Los directores de museos viven en un equilibrio constante. Se espera de ellos que satisfagan las elevadas demandas de arte del público en general, mientras que, al mismo tiempo, están sometidos a constantes críticas públicas y a menudo ven restringidas sus actividades por decisiones de las autoridades públicas y los organismos de financiación.
Una pequeña muestra del problema la dio la dimisión de Udo Kittelmann en 2019. Kittelmann renunció a su puesto al frente de la Galería Nacional Alemana, probablemente la exposición más renombrada de Alemania. Demasiado poco presupuesto y poca libertad en combinación con la permanente necesidad de representación en la política le habían hecho tirar la toalla.
Pocos museos tienen el mismo atractivo que el Louvre de París. La imagen muestra a visitantes frente a la Mona Lisa.
Financieramente, muchos museos, galerías y exposiciones pasan apuros. Aunque estén financiados por el Estado, la presión para justificar cada una de estas instituciones aumenta. Para museos de fama mundial como el Louvre, es fácil cubrir gastos y atraer visitantes en masa. Pero, ¿cómo se supone que los pequeños museos, exposiciones o proyectos de artistas pueden desarrollar este resplandor?
Por lo tanto, especialmente cuando los ingresos no pueden cubrir los costes, ya es hora de pensar en una gestión eficaz de las artes. El dinero que no se gasta en costes no tiene que generarse en ingresos. Esto reduce la presión para justificar y facilita la existencia continuada de tales instituciones.
Los retos de la gestión artística
Pero, además de las difíciles condiciones marco de la gestión del arte, también hay retos de contenido. El más difícil es, sin duda, que el arte existe en las formas más diversas y siempre tiene requisitos diferentes. Las obras de arte ocasionan unos costes de seguimiento elevados y, en su mayoría, permanentes, mediante su almacenamiento y restauración profesionales.
Además, los objetos de arte a menudo no pertenecen a los museos, sino que se prestan durante un cierto periodo de tiempo. Debido a su valor, normalmente elevado, deben contratarse los seguros correspondientes. A menudo, el edificio en el que se ubica un museo es ya un bien histórico-artístico y debe ser cuidado. Dependiendo del tipo de exposición, la información necesaria que debe registrarse es diversa y puede incluso cambiar fundamentalmente de una exposición a otra.
Es tarea de la gestión artística hacer frente a esta complejidad con soluciones digitales. Estas soluciones deben poder hacer frente a cada uno de estos retos y no deben costar demasiado.
El software de gestión artística debe ser flexible y sencillo al mismo tiempo. Un reto insoluble para las soluciones habituales del sector
Por qué las soluciones industriales no suelen ser adecuadas
Como ajeno al sector, uno puede sorprenderse de la cantidad de soluciones de este tipo que existen en la gestión de exposiciones, museos y obras de arte. Incluso una breve búsqueda arroja multitud de posibles soluciones. Entre las más conocidas se encuentran: MuseumPlus, Axiell Collections Management, Artwork Archive, CatalogIt, PastPerfect, Argos Art Management, Versai Museum Management Software, Veevart y muchas más. Cada una de estas soluciones tiene su propio enfoque individual, y a menudo se puede distinguir entre dos categorías: Una categoría se centra en la creación de catálogos, elementos visuales e información sobre exposiciones, mientras que la otra categoría se ocupa del trabajo administrativo en segundo plano.
El problema de todas estas soluciones especiales es su estructura fija. Obliga a sus usuarios a seguir un proceso y una forma de trabajar que el software considera útiles. Al mismo tiempo, la única forma de hacer frente a los múltiples retos del entorno artístico es la flexibilidad. Sólo si el software de gestión puede adaptarse a las necesidades y a la realidad facilitará realmente el trabajo de sus usuarios.
SeaTable como software flexible de gestión artística
Por este motivo, debería echar un vistazo a SeaTable. Porque SeaTable le ofrece exactamente la flexibilidad que necesita para desarrollar sus propios procesos y flujos de trabajo. En SeaTable puede reunir toda su información, sea del tipo que sea, en su propia base de datos personal y organizar así su trabajo diario de forma más eficiente. SeaTable es tan fácil e intuitivo de usar como una hoja de cálculo Excel.
Gestione y organice exposiciones, colecciones, contratos, préstamos, tareas de restauración, bases de clientes e información de cualquier tipo en un software intuitivo. Diseñe sus aplicaciones individuales en función de su información. Los potentes filtros, la clasificación y la agrupación le dan la libertad de diseñar su trabajo exactamente como lo necesita. Vincule SeaTable con sus otras aplicaciones empresariales y automatice sus flujos de trabajo.
SeaTable no es rígido, sino que se adapta con flexibilidad a las necesidades y requisitos de la gestión artística. Las siguientes secciones describen tareas típicas de la gestión artística y cómo puede resolverlas con SeaTable. Pretenden darle una idea de la flexibilidad que SeaTable puede ofrecerle.
1. gestión de la colección
La gestión de colecciones garantiza el registro, la catalogación, la indexación y la gestión fiables de todos los objetos, incluida toda la información pertinente. Dependiendo del objeto, puede ser relevante un tipo diferente de captura de información, pero con SeaTable se puede responder con flexibilidad. En el caso de un cuadro, además de los datos básicos como el título, el artista, la datación y las dimensiones, también podrían ser relevantes el material y el origen. Al mismo tiempo, sin embargo, también debe registrarse la información sobre restauraciones o préstamos previstos.
El punto fuerte de SeaTable reside en que usted mismo determina qué información desea registrar y puede ampliarla como desee. Al mismo tiempo, puede crear cualquier vínculo entre las distintas informaciones y, con la ayuda de columnas desplegables, también tomar información de otra tabla.
Nuestra plantilla Art Gallery Management tiene algunas entradas de muestra para mostrarle las posibilidades. Los objetos de arte individuales son el centro de la gestión de la colección y están vinculados a los artistas. Al mismo tiempo, se registra dónde se encuentra actualmente la obra de arte y hay enlaces a las restauraciones y préstamos previstos. En cualquier momento puede añadirse una ampliación para incluir referencias públicas, periodos creativos o categorías artísticas.
Resumen de objetos de la plantilla de la galería de arte
Representación visual de los objetos con el complemento de la galería
La vista de tabla de SeaTable puede adaptarse de forma flexible a las necesidades de cada uno de sus empleados con vistas individuales. Además, SeaTable tiene otras opciones de visualización aparte de la vista tabular. Para las entradas con imágenes, por ejemplo, puede tener sentido utilizar el plugin de galería para obtener una visión clara y encontrar rápidamente la entrada deseada. Un clic en la entrada es suficiente para cambiar a la vista detallada y realizar ajustes en los datos.
Los artistas, representados en una galería
2. gestión de la exposición
La organización de una exposición es compleja y requiere una cuidadosa planificación, gestión y control de múltiples actividades. SeaTable le ayuda con su estructura flexible a coordinar a las personas, instituciones, sedes y prestamistas implicados. Gestione los préstamos o controle el transporte para garantizar la trazabilidad completa de todos los objetos en todo momento. Cada movimiento dentro y fuera del recinto del museo, por ejemplo, puede registrarse y documentarse mediante un registro de movimientos. Podrá controlar si un objeto se encuentra actualmente en la exposición, en el taller de restauración o en tránsito. Gracias a los potentes filtros, agrupaciones y clasificaciones, no perderá de vista ningún objeto.
Todo museo tiene que gestionar multitud de contratos, acuerdos y seguros relacionados con las exposiciones, los préstamos y los objetos. En SeaTable, puede registrar todo tipo de información de forma estructurada y archivar así la documentación completa. Gestione sus documentos en columnas de archivo específicas, reciba recordatorios automáticos por correo electrónico antes de que venza un plazo o controle los costes mensuales mediante las evaluaciones estadísticas.
Evaluación de los costes mensuales por categoría de gasto
3. contactos y socios contractuales en la gestión de las artes
La gestión de contactos y contratos consiste en gestionar todas las personas y empresas con las que se está en contacto. Puede tratarse de empleados, pero también de artistas, restauradores, mecenas y patrocinadores, editores, representantes de la prensa, así como empresas de transporte y compañías de seguros. Usted determina qué información desea registrar y cómo relacionarla con los objetos de arte expuestos.
¿Quiere guardar la fecha de nacimiento de sus padrinos además de la dirección? Con unos pocos clics, puede añadir otra columna de fecha a su entrada de datos y guardar también esta información. Las posibilidades son casi ilimitadas; por ejemplo, además de datos maestros como el saludo, el nombre, la dirección, el número de teléfono y el correo electrónico, también puede mantener grupos de direcciones y listas de distribución, así como un completo historial de contactos.
Agrupa y filtra tus contactos
4. restauración y cuidado de obras de arte
El cuidado de las obras de arte históricas es un gran reto para la gestión del arte. Además de los conocimientos técnicos, el registro constituye una gran parte del trabajo. Con SeaTable puede registrar tanto la documentación recibida como los registros de estado antes y después de la restauración en imágenes, vídeos y descripciones. Todas las medidas de cada objeto pueden recuperarse mediante una columna de enlace. Esto le permite vincular los datos sobre almacenamiento, transporte o estado general directamente al objeto y tenerlos siempre a mano.
5. préstamos, transporte y logística en la gestión del arte
En una exposición con objetos en préstamo, la coordinación de los transportes, las personas y las instituciones implicadas es una tarea importante. Para ello, hay que registrar las sedes, los prestamistas y los protocolos de entrada y salida. En todo momento, debe garantizarse la trazabilidad de cada exposición prestada. Con SeaTable, puede afrontar este reto de gestión del arte con facilidad y garantizar la trazabilidad completa de todos los objetos, ya sean prestados o propiedad de la colección. Sabrá en todo momento si una pieza se encuentra en el archivo, en el taller de restauración, en la exposición o en tránsito.
6. archivo literario para la gestión de las artes
¿Qué sería de un objeto de arte sin la información de fondo necesaria? Sea cual sea la información que desee registrar además de los objetos, con SeaTable tiene la posibilidad de hacerlo. Puede introducir entradas bibliográficas de cualquier tipo o crear referencias bibliográficas a los objetos. Por supuesto, también puede vincular directorios, libros, catálogos, publicaciones periódicas y artículos a los respectivos objetos y crear así la base para la documentación de una exposición. Esto hace que nuestra plantilla también sea adecuada como archivo bibliográfico para la gestión del arte.
7. presencia en internet
Toda exposición, galería y colección necesita un sitio web que proporcione a los aficionados al arte más información sobre las obras, los artistas y las épocas antes, durante y después de su visita. Evite duplicar el mantenimiento de los datos y utilice simplemente la información almacenada en SeaTable para crear un sitio web atractivo. Gracias a la bien documentada API REST, puede utilizar cualquier lenguaje de programación para recuperar el contenido de SeaTable y mostrarlo en una página web.
Esto le permite mostrar sus objetos expuestos en su sitio web con su diseño corporativo y crear una presencia en línea acorde. Una vez configurado, el sitio web se actualiza automáticamente cuando personaliza sus objetos en SeaTable o añade más objetos.
Una sola sección de código es todo lo que se necesita para llevar sus exposiciones a un sitio web. Utilice el código como fuente de inspiración y experimente con él. Encontrará la documentación completa de la API en https://api.seatable.io.
Una plataforma para los flujos de trabajo y procesos individuales de museos, galerías y exposiciones
La administración y gestión de museos, galerías y exposiciones de arte, o cualquier forma de gestión artística, es sin duda un gran reto. Requiere habilidad y que te reinventes constantemente. Utilice una solución de software que pueda adaptarse a sus necesidades particulares y que sea tan flexible a los nuevos retos como usted. Pruebe SeaTable y se sorprenderá de lo versátil y flexible que puede utilizarlo para desarrollar sus propios procesos y flujos de trabajo.
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