El alquiler de inmuebles es un negocio lucrativo, tanto para particulares como para empresas y ayuntamientos. Sin embargo, si administra propiedades, debe asegurarse de que su gestión inmobiliaria funciona correctamente, independientemente de si alquila pisos individuales de forma privada o a gran escala con una empresa.
Lea este artículo para saber qué debe tener en cuenta a la hora de gestionar su propiedad y cómo puede implementar su gestión inmobiliaria digitalmente.
¿Qué es la gestión inmobiliaria?
La administración de fincas consiste principalmente en gestionar unidades individuales de alquiler. En este sentido, una empresa de gestión inmobiliaria es una empresa que se ocupa de la gestión de edificios residenciales, condominios y locales comerciales alquilados. Estos inmuebles no tienen por qué ser propiedad de la empresa.
Existen empresas externas de gestión inmobiliaria que apoyan a los propietarios de inmuebles en alquiler con su gestión o se encargan de esta tarea por completo. Esto significa que se aseguran de que los inmuebles estén bien mantenidos y de que la gestión de los mismos esté garantizada. Los propietarios les remuneran por este trabajo administrativo.
Sin embargo, también hay muchos propietarios privados que asumen ellos mismos las tareas administrativas de la gestión inmobiliaria, sobre todo si hay pocos inquilinos. Así se ahorran los costes de una gestión externa.
Un administrador de fincas es una persona independiente que gestiona propiedades de alquiler propias o de terceros.
Cuándo debe recurrir a una empresa externa de gestión inmobiliaria
Si posee y alquila varios inmuebles, suele ser aconsejable contratar a una empresa profesional de gestión inmobiliaria. Suelen estar familiarizados con el sector inmobiliario y ya cuentan con procesos preparados para la gestión eficaz de sus propiedades en alquiler. Especialmente si utiliza sus propiedades como inversión y tiene otro trabajo a tiempo completo, a menudo no tiene tiempo para ocuparse usted mismo de cada propiedad y de los intereses de los inquilinos.
En este caso, debería plantearse si el coste de una gestión inmobiliaria externa podría merecer la pena: Cuantos más inquilinos tenga que cuidar, más merecerá la pena este proyecto. Entre la empresa de gestión inmobiliaria y usted como propietario, puede establecer en un contrato exactamente qué tareas asigna a la empresa y quién coordina los recordatorios de pago, las medidas de mantenimiento o la comunicación con los inquilinos, por ejemplo. Si se siente seguro, también puede encargarse usted mismo de la gestión de la propiedad.
Cuantos más inquilinos tenga que gestionar, más merece la pena recurrir a una empresa externa de gestión inmobiliaria, ya que le quita mucho trabajo de encima como propietario. A pesar de los elevados costes, los inmuebles son una inversión rentable a largo plazo porque aumentan de valor y pueden ser ocupados por el propietario en caso necesario.
Administración de fincas para comunidades de propietarios
A veces no puede evitar una gestión inmobiliaria profesional y no tiene ninguna posibilidad de gestionar usted mismo todos los asuntos relacionados con su propiedad. Esto se debe a que, cuando se compra una comunidad de propietarios, a menudo también se adquieren participaciones en los bienes comunes (como zonas verdes, huecos de escalera y tejados), que pertenecen a toda la comunidad de propietarios y deben ser gestionados por una empresa de administración de fincas.
La Ley de Propiedad Horizontal alemana (Wohnungseigentumsgesetz ) estipula qué actividades debe asumir el administrador de fincas. Deberías vigilar si el administrador de fincas realiza sus tareas correctamente para reconocer a las empresas dudosas.
Qué tareas conlleva la gestión inmobiliaria
Dependiendo del número y el tamaño de las propiedades, las tareas de gestión inmobiliaria son variadas y no deben subestimarse. Van mucho más allá del control de los ingresos por alquiler e incluyen todas las actividades relacionadas con la propiedad. Entre ellas se incluyen, por ejemplo, la selección de nuevos inquilinos, la comunicación con los inquilinos y los proveedores de servicios en relación con las citas de mantenimiento, así como la contabilidad de los costes de funcionamiento y la lectura de contadores de calefacción, agua y electricidad.
Las tareas de un administrador de fincas están reguladas por la Ley de Propiedad Horizontal alemana y pueden dividirse en varias áreas temáticas. Esto deja claro lo diversa que es la administración de fincas y que requiere unos conocimientos que no todo el mundo tiene per se.
Gestión empresarial
- Revisión de los ingresos por alquiler
- Gestión de fondos comunitarios
- Comprobación de facturas
- Gestión del proceso de reclamación
- Preparación de la declaración de gastos de calefacción y funcionamiento
Técnico
- Deber de garantizar la seguridad pública (por ejemplo, protección contra incendios)
- Medidas de reparación
- Comprobación de los valores de consumo (agua, calefacción, electricidad)
- Medidas de modernización
- Instruir y supervisar a los proveedores de servicios
Legal
- Gestión de contratos de alquiler, aumentos o reducciones de alquileres
- Cumplimiento de los requisitos legales
- Documentación de las inspecciones de pisos
Organización
- Organización de la junta de propietarios
- Comunicación con los inquilinos
- Selección de nuevos inquilinos
- Gestión de reclamaciones
- Comunicación con las autoridades
La gestión inmobiliaria implica una serie de tareas que suponen mucho trabajo, especialmente para los propietarios que trabajan. Por este motivo, muchos propietarios particulares se plantean contratar a una empresa externa de gestión inmobiliaria para que se encargue de todas las tareas relacionadas con sus propiedades en alquiler. Debería plantearse personalmente si la externalización es necesaria, ya que estará renunciando a gran parte del control sobre su propia propiedad.
Gestión inmobiliaria: Software para la gestión inmobiliaria
Independientemente de si alquila pisos individuales de forma privada o gestiona propiedades a gran escala: Una solución de software para la gestión inmobiliaria debe ofrecer siempre una visión estructurada de todas las propiedades, inquilinos, pagos, documentos y tareas. Las bases de datos sin código y fáciles de usar, como SeaTable, son ideales para ello.
Todo de un vistazo
Cuantas más propiedades gestione, más difícil le resultará llevar un control de la gestión de sus propiedades. Una base de datos con una interfaz gráfica de usuario es ideal para recopilar toda la información importante en una ubicación central. Sepa en todo momento quién vive en cada propiedad y qué hay que hacer con cada una de ellas. Agrupe datos como la dirección, el tamaño y las instalaciones de sus propiedades de alquiler y almacene fotos y planos de sus propiedades. Una tabla bien organizada le ofrece una visión general óptima de sus propiedades, especialmente para una cartera rápida.
Una base de datos para la gestión de propiedades en SeaTable podría tener este aspecto:
Documentar los ingresos por alquiler y la información sobre el inquilino
Para poder saber en todo momento si sus inquilinos han pagado el alquiler a tiempo, debe recopilar estos datos de forma centralizada en su software de gestión inmobiliaria. Si anota sus ingresos por alquiler mensualmente, podrá ver directamente si un inquilino está en mora. Guarde la información confidencial sobre sus inquilinos (por ejemplo, salario y calificación crediticia) en paralelo en una tabla claramente organizada.
Vigilar las medidas de mantenimiento y las reparaciones
Como arrendador, tiene que ocuparse de las reparaciones, las medidas de modernización y los trabajos de mantenimiento. Para tener una visión de conjunto, siempre debe documentar con precisión tanto las medidas urgentes como las periódicas. Para ello, registre los pedidos, las fechas de reparación y las facturas en una hoja de cálculo. Sus inquilinos dependen de una empresa de gestión inmobiliaria que coordine de forma fiable a los proveedores de servicios para que las cosas importantes, como un grifo roto, se reparen de inmediato.
Conclusión:
El software de gestión inmobiliaria tiene que funcionar bien. Hágase las siguientes preguntas cuando seleccione y pruebe el software: ¿Puede utilizar el software...
- ¿Organizar claramente toda la información sobre sus propiedades en alquiler?
- ¿Documenta sus ingresos mensuales por alquiler?
- recopilar información confidencial sobre sus inquilinos?
- ¿Coordinar a los proveedores de servicios y gestionar las órdenes de mantenimiento?
- Organizar tareas y citas (por ejemplo, visitas a pisos)...
- guardar documentos importantes como contratos y facturas de servicios públicos?
Con la plantilla SeaTable para su gestión inmobiliaria, podrá gestionar fácilmente todos estos asuntos relacionados con sus propiedades. Solo tiene que guardar documentos contractuales, facturas, protocolos de entrega, planos y fotos en su base de datos SeaTable.
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