Ya se trate de una comida de negocios, un billete de tren o un teléfono móvil de empresa, ¿realiza pagos por adelantado con regularidad en el trabajo y quiere saber qué debe tener en cuenta a la hora de reembolsar gastos? ¿O es usted empresario y busca una forma de hacer más eficiente el proceso de reembolso de gastos?
Este artículo no sólo le proporciona todo lo que necesita saber sobre el reembolso de gastos, sino que también le ofrece una plantilla gratuita que puede facilitarle el trabajo diario.
Como empresario, es importante llevar un registro de todos los gastos.
Qué significa para usted el reembolso de gastos
La Ley del Impuesto sobre la Renta define los gastos como gastos empresariales que los empleados pagan por adelantado y que posteriormente reciben de la empresa. El reembolso de gastos garantiza que los empleados no tengan que soportar una carga financiera permanente cuando incurren en gastos por cuenta de la empresa. El proceso exacto y las categorías de gastos aceptadas pueden regularse tanto por ley como internamente en la empresa.
Tipos de pantalla que debe conocer
Los apartados 4 y 5 de la Ley alemana del Impuesto sobre la Renta contienen la normativa aplicable a los gastos profesionales. Por ejemplo, los gastos derivados de viajes de negocios pueden reembolsarse como gastos. Lo mismo ocurre con los gastos derivados del cumplimiento de pedidos o la prestación de servicios, como una comida de negocios con sus clientes. También puede reclamar como gastos reembolsables compras o pedidos como material de oficina o fruta para la cocina de la oficina.
Hay varios costes que puede hacer que le reembolsen como gastos.
Reembolso de gastos frente a fondos transitorios
¿Ha investigado ya sobre el reembolso de gastos y se ha topado con el término " fondos transitorios "? Entonces probablemente se haya preguntado cuál es exactamente la diferencia. En principio, se aplican las mismas normas al reembolso de gastos y a los fondos transitorios. La única diferencia es el momento en que el empleado recibe el dinero.
- Reembolso de gastos: Primero pagas por adelantado y solo te reembolsan después de la transacción.
- Fondos transitorios: No tiene que pagar de su bolsillo por adelantado, sino que recibe los fondos de su empresa antes de gastarlos.
Los fondos transitorios suelen utilizarse para gastos previsibles que se realizan a intervalos regulares, mientras que los reembolsos de gastos tienden a utilizarse para gastos puntuales.
Caso excepcional: reembolso a tanto alzado de los gastos
Las empresas también pueden compensar el reembolso de los gastos con una cantidad a tanto alzado. Estas cantidades a tanto alzado pueden incluir, por ejemplo, gastos de viaje, dietas y alojamiento. No obstante, debe tener en cuenta que la Agencia Tributaria fija los importes máximos. El límite máximo anual para alojamiento y manutención es de 1.000 euros. Si lo supera, es más lógico que le reembolsen los gastos pormenorizadamente que en forma de importe a tanto alzado.
Si viaja mucho por negocios, no debe confiar en el reembolso a tanto alzado de los gastos.
Condiciones para los gastos exentos de impuestos y cotizaciones a la Seguridad Social
Según el artículo 3 nº 50 de la EStG, los gastos están exentos de impuestos y cotizaciones a la Seguridad Social. Para que la Agencia Tributaria reconozca los gastos como exentos de impuestos, debe cumplir una serie de condiciones. Aquí tiene un resumen de las más importantes:
- Afectación: Sólo cuentan como gastos de bolsillo aquellos en los que incurre en nombre y por cuenta de su empresa.
- Documentación: Debe demostrar sus gastos con facturas y recibos originales legalmente válidos. Para importes de hasta 250 euros, basta con un simple recibo. Según las directrices vigentes del GoBD, se permite expresamente escanear los recibos.
- Equipo de trabajo: Los gastos deben ser claramente necesarios para fines profesionales y no deben incluir ningún artículo privado. La Agencia Tributaria asume un beneficio no monetario si las pruebas no son claras.
- Facturación correcta: Los gastos deben facturarse correctamente, indicando cada concepto por separado en el recibo o factura.
- Reembolso a tanto alzado de los gastos: Debe llevar un registro claro de los gastos periódicos, ya que la Agencia Tributaria sólo concede una cantidad a tanto alzado si se mantiene la documentación durante un determinado periodo de tiempo.
El reembolso de los gastos puede abrumarle rápidamente sin una buena estructura.
Retos que debe superar al reembolsar gastos
El reembolso de gastos alberga sus propios retos. En particular, no hay que subestimar el esfuerzo burocrático que supone: los recibos y la documentación se amontonan en carpetas y ocupan espacio. Para poder liquidar las cuentas en su totalidad, es necesario presentar meticulosamente cada recibo y cada factura. Sin embargo, existe el riesgo de que los recibos se pierdan más rápidamente de lo que le gustaría.
El proceso de reembolso de gastos no sólo lleva mucho tiempo, sino que también es propenso a errores, sobre todo si todavía se hace en papel. Hay que estar completamente concentrado para evitar transponer cifras accidentalmente. También hay que tener en cuenta las especificaciones de formato de la Agencia Tributaria, que sólo acepta PDF contiguos.
Las empresas y los empleados deben demostrar perseverancia y precisión durante el proceso de reembolso de gastos para superar con éxito el reto. Sin embargo, no hay que preocuparse, porque incluso en la mayor confusión de recibos y formularios, siempre hay un rayo de esperanza.
Las ventajas del reembolso digital de gastos para usted
Para que el reembolso de los gastos sea más sencillo y eficaz, tiene sentido utilizar métodos digitales. Esto no sólo le ofrece una mejor visión general de todos los gastos incurridos, sino que también reduce la carga de trabajo gracias a un registro más rápido. Al utilizar métodos digitales, puede minimizar el riesgo de errores, ya que los procesos automatizados dejan menos margen para el error humano.
Otro punto a favor es la mayor transparencia. Las empresas pueden comprender mejor las transacciones financieras gracias al seguimiento digital de sus gastos. Se elimina por completo el tedioso caos de papeles que suele acompañar a los métodos tradicionales. El cambio al reembolso digital de gastos mantiene los documentos pertinentes organizados y accesibles en línea desde cualquier lugar.
Modelo gratuito de reembolso de gastos
Si desea dar el paso del reembolso de gastos analógico al digital, la plantilla gratuita de SeaTable es una excelente opción para usted.
Puede introducir sus gastos en la hoja de cálculo y clasificarlos en categorías especialmente definidas, como material de oficina, gastos de viaje o comidas de negocios, con un simple clic del ratón. Los empleados pueden guardar los recibos y facturas digitales directamente en la hoja de cálculo, lo que garantiza que no se pierdan más pruebas. También puedes ver de un vistazo qué gastos ya has reembolsado y cuáles quedan pendientes. Tras el reembolso, puede crear fácilmente documentos en los que confirme el reembolso. Gracias a las estadísticas, puede reconocer de un vistazo en qué gastos se incurre con más frecuencia y cuáles puede incluso reducir.
Regístrese gratuitamente en SeaTable y utilice la plantilla según sus deseos y necesidades. Lleve un registro de sus reembolsos de gastos y minimice con éxito su carga de trabajo diaria. Haga clic aquí para acceder a la plantilla.
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