Деловой обед, билет на поезд или корпоративный мобильный телефон - вы регулярно делаете авансовые платежи на работе и хотите знать, что нужно иметь в виду при возмещении расходов? Или вы сами являетесь работодателем и ищете способ сделать процесс возмещения расходов более эффективным?
В этой статье вы не только узнаете все, что нужно знать о возмещении расходов, но и найдете бесплатный шаблон, который облегчит вашу повседневную работу.
Предпринимателю важно следить за всеми расходами.
Что означает для вас возмещение расходов
Согласно Закону о подоходном налоге, под расходами "из собственных средств" понимаются деловые расходы, которые сотрудники оплачивают заранее, а затем получают обратно от компании. Компенсация расходов гарантирует, что сотрудники не будут постоянно нести финансовую нагрузку, когда они несут расходы от имени компании. Точный процесс и допустимые категории расходов могут регулироваться как законом, так и внутри компании.
Типы дисплеев, которые вы должны знать
Параграфы 4 и 5 Закона о подоходном налоге содержат соответствующие положения, касающиеся деловых расходов. Например, расходы, понесенные в связи с командировками, могут быть возмещены как расходы. То же самое касается расходов, связанных с выполнением заказов или предоставлением услуг, например, деловых обедов с вашими клиентами. Вы также можете заявить в качестве возмещаемых расходов покупки или заказы, например, канцелярские принадлежности или фрукты для офисной кухни.
Существуют различные расходы, которые вы можете получить в качестве компенсации.
Возмещение расходов против транзитных фондов
Вы уже изучали вопрос о возмещении расходов и столкнулись с термином "транзитные средства "? Тогда вы наверняка задавались вопросом, в чем именно заключается разница. В принципе, и к возмещению расходов, и к транзитным средствам применяются одни и те же правила. Единственное различие заключается в том, в какой момент сотрудник получает деньги.
- Возмещение расходов: Вы сначала вносите предоплату, а компенсацию получаете только после совершения сделки.
- Транзитные средства: Вы не платите из своего кармана заранее, а получаете средства от своей компании, прежде чем потратить их.
Транзитные средства обычно используются для покрытия прогнозируемых расходов, которые осуществляются через регулярные промежутки времени, в то время как средства на возмещение расходов обычно используются для покрытия разовых расходов.
Исключительный случай: возмещение расходов по фиксированной ставке
Компании также могут зачесть возмещение расходов в счет единовременной выплаты. К таким единовременным суммам могут относиться, например, расходы на проезд, суточные и проживание. Однако следует учитывать, что максимальные ставки устанавливает налоговая служба. Максимальный годовой лимит на проживание и питание составляет 1 000 евро. Если вы превышаете этот лимит, то целесообразнее возмещать расходы не единовременно, а по частям.
Если вы часто ездите в командировки, не стоит полагаться на возмещение расходов по фиксированной ставке.
Условия для расходов, освобождаемых от налогов и взносов на социальное страхование
Согласно § 3 № 50 EStG, расходы освобождаются от налогов и взносов на социальное страхование. Для того чтобы налоговая служба признала расходы необлагаемыми налогом, необходимо соблюсти несколько условий. Ниже приведен обзор наиболее важных из них:
- Целевое назначение: только те расходы, которые вы несете от имени и за счет своей компании, считаются карманными расходами.
- Документация: Вы должны подтвердить свои расходы юридически действительными, оригинальными счетами и квитанциями. Для сумм до 250 евро достаточно простого чека. Согласно действующему руководству GoBD, сканирование квитанций разрешено.
- Рабочее оборудование: расходы должны быть явно необходимы для целей бизнеса и не должны включать никаких личных вещей. Налоговая инспекция считает, что выгода неденежная, если доказательства неясны.
- Правильное выставление счетов: Счета на оплату расходов должны выставляться правильно, с указанием каждой отдельной статьи в чеке или счете.
- Единовременное возмещение расходов: Вы должны вести четкий учет регулярных расходов, поскольку налоговая служба предоставляет единовременную сумму только при условии ведения документации в течение определенного периода времени.
Возмещение расходов может быстро захлестнуть вас без хорошей структуры.
Проблемы, которые необходимо преодолеть при возмещении расходов
Возмещение расходов сопряжено с определенными трудностями. В частности, не стоит недооценивать бюрократическую волокиту - квитанции и документация скапливаются в папках и занимают много места. Чтобы иметь возможность полностью рассчитаться, необходимо скрупулезно представлять каждую квитанцию и каждый счет. Однако есть риск, что квитанции будут потеряны быстрее, чем вам хотелось бы.
Процесс возмещения расходов не только отнимает много времени, но и чреват ошибками, особенно если он все еще выполняется на бумаге. Вы должны быть полностью сосредоточены, чтобы избежать случайного переноса цифр. Кроме того, необходимо учитывать требования налогового ведомства к формату, поскольку они принимают только цельные PDF-файлы.
Чтобы успешно справиться с этой задачей, компании и сотрудники должны проявить настойчивость и точность в процессе возмещения расходов. Однако не стоит беспокоиться, ведь даже в самой большой путанице квитанций и бланков всегда есть луч надежды.
Преимущества цифрового возмещения расходов для вас
Чтобы сделать возмещение расходов более простым и эффективным, имеет смысл использовать цифровые методы. Это не только даст вам возможность лучше видеть все понесенные расходы, но и снизит рабочую нагрузку благодаря более быстрому учету. Использование цифровых методов позволяет свести к минимуму риск ошибок, поскольку автоматизированные процессы оставляют меньше возможностей для человеческого фактора.
Еще один плюс - повышение прозрачности. Компании могут лучше понимать финансовые операции, отслеживая свои расходы в цифровом формате. Досадный бумажный хаос, который часто сопровождает традиционные методы, полностью исключен. Переход на цифровое возмещение расходов позволяет сохранить все необходимые документы в упорядоченном виде и получить доступ к ним в режиме онлайн из любого места.
Бесплатный шаблон для возмещения расходов
Если вы хотите перейти от аналогового к цифровому возмещению расходов, бесплатный шаблон SeaTable - отличный вариант для вас.
Вы можете вводить свои расходы в электронную таблицу и одним щелчком мыши распределять их по конкретным категориям, таким как офисное оборудование, командировочные расходы или деловое питание. Сотрудники могут хранить цифровые квитанции и счета-фактуры прямо в электронной таблице, чтобы не потерять ни одного доказательства. Вы также можете сразу увидеть, какие расходы вы уже возместили, а какие еще не оплачены. После возмещения расходов вы можете легко создать документы, подтверждающие возмещение. С помощью статистики можно сразу определить, какие расходы происходят чаще всего и какие можно даже сократить.
Зарегистрируйтесь бесплатно на SeaTable и используйте шаблон в соответствии с вашими желаниями и потребностями. Следите за возмещением расходов и успешно минимизируйте ежедневную нагрузку. Нажмите здесь, чтобы получить доступ к шаблону.
"*" указывает на обязательные поля
