Quer se trate de uma refeição de negócios, de um bilhete de comboio ou do telemóvel da empresa - faz regularmente pagamentos adiantados no trabalho e quer saber o que deve ter em conta quando reembolsa despesas? Ou é um empregador e está à procura de uma forma de tornar o processo de reembolso de despesas mais eficiente?
Este artigo não só lhe dá tudo o que precisa de saber sobre o reembolso de despesas, como também lhe oferece um modelo gratuito que pode facilitar o seu trabalho diário.
Enquanto empresário, é importante manter um registo de todas as despesas.
O que significa para si o reembolso das despesas
A lei relativa ao imposto sobre o rendimento define as despesas como despesas profissionais que os trabalhadores pagam antecipadamente e que, mais tarde, recebem de volta da empresa. O reembolso de despesas garante que os trabalhadores não ficam permanentemente sobrecarregados financeiramente quando efectuam despesas em nome da empresa. O processo exato e as categorias de despesas aceites podem ser regulados tanto por lei como internamente na empresa.
Tipos de ecrãs que deve conhecer
Os §§ 4 e 5 da lei alemã relativa ao imposto sobre o rendimento contêm as disposições aplicáveis às despesas profissionais. Por exemplo, as despesas efectuadas no âmbito de viagens de negócios podem ser reembolsadas como despesas. O mesmo se aplica às despesas resultantes do cumprimento de encomendas ou da prestação de serviços, como uma refeição de negócios com os seus clientes. As compras ou encomendas, como material de escritório ou fruta para a cozinha do escritório, também podem ser consideradas despesas reembolsáveis.
Há vários custos que podem ser reembolsados como despesas.
Reembolso de despesas vs. fundos transitórios
Já se interrogou sobre o reembolso de despesas e deparou com a expressão "fundos transitórios "? Então, provavelmente já se perguntou qual é exatamente a diferença. Em princípio, os mesmos regulamentos aplicam-se tanto ao reembolso de despesas como aos fundos transitórios. A única diferença é o momento em que o trabalhador recebe o dinheiro.
- Reembolso das despesas: Primeiro, paga antecipadamente e só é reembolsado após a transação.
- Fundos transitórios: Não tem de pagar antecipadamente do seu próprio bolso, mas recebe os fundos da sua empresa antes de os gastar.
Os fundos transitórios são geralmente utilizados para despesas previsíveis que são incorridas a intervalos regulares, enquanto os reembolsos de despesas tendem a ser utilizados para despesas pontuais.
Caso excecional: Reembolso fixo de despesas
As empresas podem também compensar o reembolso de despesas com um montante fixo. Estes montantes fixos podem incluir, por exemplo, despesas de deslocação, de estadia e de alojamento. No entanto, deve ter em atenção que as taxas máximas são fixadas pela administração fiscal. O limite máximo anual para alojamento e alimentação é de 1.000 euros. Se exceder este limite, é preferível que as despesas sejam reembolsadas em pormenor e não de uma só vez.
Se viaja muito em trabalho, não deve contar com o reembolso fixo das despesas.
Condições para despesas isentas de impostos e contribuições para a segurança social
De acordo com o § 3 n.º 50 EStG, as despesas estão isentas de impostos e de contribuições para a segurança social. Para que a administração fiscal reconheça as despesas como isentas de impostos, é necessário respeitar algumas condições. Eis um resumo das mais importantes:
- Marcação: Apenas as despesas efectuadas em nome e por conta da sua empresa contam como despesas correntes.
- Documentação: As despesas devem ser comprovadas por facturas e recibos originais, legalmente válidos. Para montantes até 250 euros, é suficiente um simples recibo. De acordo com as actuais orientações do GoBD, a digitalização de recibos é expressamente permitida.
- Equipamento de trabalho: as despesas devem ser claramente necessárias para fins profissionais e não devem incluir quaisquer objectos privados. A administração fiscal presume que se trata de um benefício não monetário se as provas não forem claras.
- Faturação correcta: As despesas devem ser facturadas corretamente, devendo cada elemento individual ser indicado separadamente no recibo ou na fatura.
- Reembolso de despesas de montante fixo: É necessário manter um registo claro das despesas regulares, uma vez que a administração fiscal só concede um montante fixo se a documentação for mantida durante um determinado período de tempo.
O reembolso das despesas pode rapidamente sobrecarregá-lo sem uma boa estrutura.
Desafios a ultrapassar no reembolso de despesas
O reembolso de despesas tem os seus próprios desafios. Em particular, o esforço burocrático envolvido não deve ser subestimado - os recibos e a documentação acumulam-se em pastas e ocupam espaço. Para que as contas possam ser saldadas na íntegra, é necessário apresentar meticulosamente todos os recibos e todas as facturas. No entanto, existe o risco de os recibos se perderem mais rapidamente do que seria desejável.
O processo de reembolso de despesas não é apenas moroso, mas também suscetível de erros, especialmente se ainda for feito em papel. É preciso estar completamente concentrado para evitar a transposição acidental de números. Além disso, há que ter em conta as especificações de formato da administração fiscal, que só aceita ficheiros PDF contíguos.
As empresas e os empregados devem demonstrar perseverança e precisão durante o processo de reembolso de despesas, a fim de superar o desafio com sucesso. No entanto, não há necessidade de se preocupar, porque mesmo na maior confusão de recibos e formulários, há sempre um raio de esperança.
As vantagens do reembolso digital de despesas para si
Para tornar o reembolso das despesas mais simples e mais eficiente, faz sentido utilizar métodos digitais. Isto não só lhe dá uma melhor visão geral de todas as despesas incorridas, como também reduz a carga de trabalho graças a um registo mais rápido. Ao utilizar métodos digitais, pode minimizar o risco de erros, uma vez que os processos automatizados deixam menos espaço para erros humanos.
Outro ponto positivo é a maior transparência. As empresas podem compreender melhor as transacções financeiras, acompanhando as suas despesas digitalmente. O incómodo caos de papel que muitas vezes acompanha os métodos tradicionais é completamente eliminado. A mudança para o reembolso de despesas digital mantém os seus documentos relevantes organizados e acessíveis online a partir de qualquer lugar.
Modelo gratuito para o reembolso de despesas
Se pretende passar do reembolso de despesas analógico para o digital, o modelo gratuito da SeaTable é uma excelente opção para si.
Pode introduzir as suas despesas na folha de cálculo e categorizá-las em categorias específicas, como equipamento de escritório, despesas de viagem ou refeições de negócios, com um simples clique no rato. Os funcionários podem guardar recibos e facturas digitais diretamente na folha de cálculo, assegurando que não se perdem mais provas. Também pode ver rapidamente quais as despesas que já foram reembolsadas e quais as que ainda estão pendentes. Após o reembolso, pode facilmente criar documentos nos quais confirma o reembolso. Através das estatísticas, é possível reconhecer rapidamente quais as despesas mais frequentes e quais as que podem ser reduzidas.
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