Las soluciones de gestión de asociaciones son una docena. Todas las soluciones de software que hemos probado prometen ser rápidas, sencillas e intuitivas. Pero creemos que todas estas soluciones carecen de una característica clave. La flexibilidad para adaptarse a los retos y a la situación individual de cada club. Los programas de gestión de asociaciones como ClubDesk, easyVerein, SEWOBE o MTH, por ejemplo, especifican exactamente cómo deben ser los procesos y procedimientos. Las máscaras de entrada y los textos son inflexibles y sólo pueden adaptarse en los casos más raros.
Así que ya es hora de que conozca SeaTable y las posibilidades de nuestra plantilla para la gestión de asociaciones. Aunque muchos procesos y procedimientos ya están predefinidos en esta plantilla, pueden adaptarse individualmente a sus necesidades. Gestione su asociación cómodamente a través del navegador y defina exactamente qué persona de su equipo tiene acceso a qué contenido. Te sorprenderá lo fácil que es.
En este artículo le mostraremos qué es lo que hace que la administración de una asociación sea eficiente y cómo puede optimizar los procesos de su asociación con la ayuda de SeaTable. Aprenderá formas de reducir la carga de trabajo de las tareas rutinarias recurrentes para que todas las tareas se realicen de forma rápida y eficaz. SeaTable le ofrece a usted y a su equipo muchas maneras de hacerlo.
Toda la administración de la asociación en un solo lugar
El software de gestión de asociaciones cumple diversas tareas. Debe ...
- ... agrupar todos los datos de su asociación en un solo lugar.
- ... proporcionan un acceso rápido a todos los datos.
- ... proporcionar una entrada y recogida de datos eficiente.
- ... apoyar o incluso automatizar los flujos de trabajo y los procesos internos.
- ... disponible en cualquier lugar y en cualquier momento.
- ... reaccionar con flexibilidad a las nuevas necesidades.
- ... y cumplen los requisitos de las directrices alemanas de protección de datos.
El primer punto, en particular, suele subestimarse. Normalmente, las asociaciones pequeñas y las grandes no difieren en la necesidad de recoger datos. En el caso de las grandes asociaciones, se trata además de una cuestión de complejidad de la cantidad, pero la información que hay que registrar es casi la misma: Hay que registrar y gestionar a los miembros, mantener la oferta de la asociación, emitir facturas y registrar los pagos recibidos.
Un buen software puede contener toda esta información y se convierte así en la herramienta central de toda la información sobre su asociación. La introducción y el procesamiento de datos deben ser lo más rápidos y eficaces posible. Para ello, todos los procesos de trabajo deben funcionar lo mejor posible, desde la entrada de nuevos afiliados en el sistema hasta la gestión de las facturas. Lo ideal es que el software le proporcione siempre una visión general exacta de todos sus datos y que esté disponible para usted y su equipo en cualquier momento y lugar. ¿Tal vez sea un club de deportes caninos y quiera registrar las razas de perros de sus socios? Ninguna de las soluciones que probamos ofrecía la Posibilidad de máscara de miembro para añadir una raza de perro. Con SeaTable, esta flexibilidad está incluida desdeel principio. Con SeaTable podrá gestionar realmente toda la información de forma centralizada y cómoda.
Completar los procesos y las tareas rutinarias más rápidamente
Además de la introducción de datos, el trabajo rutinario habitual es otro gran reto. Los miembros tienen que recibir sus facturas a tiempo. Hay que comprobar los pagos recibidos. Los certificados fiscales tienen que ser creados y enviados como un formulario. En la medida de lo posible, el software de administración debería apoyar o incluso automatizar estos pasos de trabajo. Reciba un recordatorio por correo electrónico de las próximas renovaciones de contrato o cree su sitio web con contenido de SeaTable. SeaTable ofrece una variedad de posibilidades para trazar tales automatizaciones. No todos están incluidos en la siguiente plantilla, pero no hay límites a la creatividad.
Haga clic aquí para ir directamente a la plantilla de la administración de su asociación
Optimice la gestión del club con SeaTable
Para ayudarle a gestionar la administración de su asociación de la mejor manera posible, ponemos a su disposición nuestra plantilla. La plantilla contiene seis tablas que le ayudan en las tareas administrativas esenciales de una asociación. Por supuesto, puede adaptar las mesas prefabricadas según sus deseos o añadir otras.
Nuestra plantilla para la administración de su asociación
Las tablas "Miembros" y "Personal" sirven para gestionar los miembros de la asociación y todas las personas que participan en la organización de su asociación. Aquí puedes llevar un registro de sus datos personales, actividades en la asociación y facturas. Con la ayuda de nuestro formulario web "Nuevo miembro", los nuevos miembros pueden registrarse en tu asociación. Los datos introducidos en el formulario se añaden automáticamente al lugar correspondiente de su tabla SeaTable, por lo que ya no es necesario introducirlos manualmente.
Cómo registrar fácilmente a los nuevos miembros a través de un formulario web
El plug-in de mapa visualiza los lugares de residencia de los miembros de su asociación en un mapa mundial. Al pasar el ratón por encima de la chincheta, recibirá más información sobre el miembro en cuestión. También puede utilizar el complemento, por ejemplo, para mostrar gráficamente la ubicación de los patrocinadores de su club.
Visualización del mapa de sus miembros en SeaTable
La vista general de todas las actividades de los miembros y empleados de su asociación se divide en tres tablas diferentes. La tabla "Cursos" te ayuda a organizar los cursos que ofrece tu asociación, la tabla "Organización" sirve para coordinar todos los proyectos organizativos del equipo y la tabla "Eventos" ayuda a planificar todos los demás eventos, como la próxima fiesta de Navidad o las excursiones de un día.
Representación "Organización" en SeaTable
El complemento de calendario le ofrece la posibilidad de tener siempre a la vista sus eventos, cursos u otros acontecimientos importantes. Con las asignaciones de color explícitas, puede aprovechar al máximo una visualización óptima del calendario. De esta manera, te aseguras de no perderte ni un solo evento del club.
Con el calendario de SeaTable siempre tendrá sus cursos a la vista
La tabla "Pagos" contiene todas sus facturas. En ella podrá ver en todo momento a qué miembro de la asociación pertenece una determinada factura, qué facturas están aún abiertas, así como otros detalles relevantes para usted. Por cierto, si una factura tiene el estado "Atrasada", el administrador será informado directamente sobre el estado a través de una regla de notificación. De este modo, siempre tendrá todo bajo control.
Mantenga siempre una visión general del estado de las facturas
Para una facturación óptima, tiene a su disposición el plugin Page Design. Con un solo clic, puede generar automáticamente una factura para cada miembro de la asociación y sus reservas a partir de la plantilla de factura ya creada. Esto le ahorrará mucho tiempo y, sobre todo, nervios en la administración de su asociación. Por supuesto, puede adaptar esta plantilla de factura a sus propias ideas y deseos. Después, puede incluso enviar las facturas directamente a sus miembros en forma de archivo PDF o guardarlas en SeaTable, para reducir al mínimo los costes de papel e impresión.
Genere automáticamente facturas a sus socios en SeaTable
El complemento de Kanban muestra cualquier dato -en nuestro ejemplo, los eventos, los proyectos de la organización y las facturas- en mosaicos compactos y agrupados que puede compartir fácilmente con sus colegas como un pequeño bloc de notas. Cada uno de sus empleados tiene siempre a la vista el estado de las facturas, organizaciones y eventos a través de la vista Kanban y puede así reaccionar con mayor flexibilidad y rapidez ante cualquier problema.
Su vista Kanban en SeaTable
Debajo de las estadísticas encontrarás seis pantallas diferentes, que deberían ayudarte siempre a obtener una visión general óptima de todos tus datos, para que también puedas tomar una decisión rápida y no pierdas tiempo. Entre otras cosas, encontrará el estado de la factura, la distribución de sus afiliados por localidad o ciudad y el porcentaje de participación en los cursos que ofrece.
Estadísticas importantes en SeaTable para una gestión óptima del club
Se pueden añadir fácilmente otras estadísticas para trazar sus propias evaluaciones.
Sólo tienes que registrarte y probar la gestión del club
Como puede ver, SeaTable le ofrece la posibilidad de gestionar óptimamente su asociación de forma muy intuitiva. No siempre hay que acabar con un complejo software de asociación que puede hacer que se pierda rápidamente el hilo de las cosas o que casi le abrume con funciones adicionales. Con la plantilla predefinida de SeaTable, tendrá más tiempo para ocuparse de toda la vida de su asociación, podrá trazar eficientemente los procesos de su asociación y tendrá siempre toda la información relevante de un vistazo.
Con nuestra oferta gratuita en la nube, puede empezar a trabajar en unos minutos. Sólo tiene que registrarse e importar la plantilla "Gestión de asociaciones" del área "Vida cotidiana" a SeaTable. Podrá empezar de inmediato.
A la plantilla de la administración de su asociación
"*"indica que los campos son obligatorios
