Vereinsverwaltung

Wie SeaTable die Vereinsverwaltung erleichtert

Lösungen zur Vereinsverwaltung gibt es wie Sand am Meer. Alle von uns getesteten Softwarelösungen versprechen schnell, einfach und intuitiv zu sein. Doch wir glauben, dass all diesen Lösungen ein zentrales Merkmal fehlt. Die Flexibilität sich an die Herausforderungen und individuellen Situation des einzelnen Vereins anzupassen. Vereinsverwaltungssoftware wie beispielsweise ClubDesk, easyVerein, SEWOBE oder MTH geben genau vor, wie Prozesse und Abläufe aussehen müssen. Eingabemasken und Texte sind unflexibel und lassen sich nur in den seltensten Fällen anpassen. Höchste Zeit also, dass Sie sich SeaTable und die Möglichkeiten unserer vordefinierten Templates zur Vereinsverwaltung anschauen. In dieser Vorlage sind zwar auch schon viele Prozesse und Abläufe vordefiniert und lassen sich ganz individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen. Managen Sie mit Ihren Verein ganz bequem per Browser und legen Sie genau fest, welche Person aus Ihrem Team Zugriff auf welche Inhalte hat. Sie werden begeistert sein, wie einfach das ist.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, was eine effiziente Vereinsverwaltung ausmacht und wie Sie die Abläufe in Ihrem Verein Mithilfe von SeaTable optimieren können. Sie werden Wege kennenlernen, um den Arbeitsaufwand für wiederkehrende Routinearbeiten zu reduzieren, damit Sie schnell und effizient alle Aufgaben erledigt bekommen. SeaTable bietet Ihnen und Ihrem Team hierzu viele Möglichkeiten.

Alle Vereinsdaten an einem Ort

Eine Vereinsverwaltungssoftware erfüllt vielfältige Aufgaben. Sie sollte …

  • … alle Daten Ihres Vereins an einem Ort bündeln.
  • … einen schnellen Zugriff auf alle Daten gewähren.
  • … eine effiziente Dateneingabe und -erfassung bieten.
  • … die internen Abläufe und Prozesse unterstützen oder sogar automatisieren.
  • … überall und jederzeit zur Verfügung stehen.
  • … flexibel auf neue Anforderungen reagieren.
  • … und den Anforderungen an deutsche Datenschutzanforderungen genügen.

Gerade der erste Punkt wird häufig unterschätzt. Normalerweise unterscheiden sich kleine und große Vereine nicht in der Notwendigkeit der Datenerfassung. Bei großen Vereinen geht es zusätzlich noch um die Komplexität der Menge, aber die zu erfassenden Informationen sind meistens die gleichen: Mitglieder müssen erfasst und verwaltet werden, Ihr Vereinsangebot gepflegt sowie Rechnungen gestellt und Zahlungseingänge erfasst werden.

Eine gute Software kann alle diese Informationen aufnehmen und wird so zum zentralen Tool für alle Informationen rund um Ihren Verein. Die Datenerfassung und -bearbeitung sollte möglichst zeitsparend und effizient erfolgen. Dazu müssen von der Erfassung neuer Mitglieder in das System bis hin zur Rechnungsverwaltung alle Arbeitsabläufe möglichst reibungslos verlaufen. Idealerweise liefert Ihnen die Software immer einen genauen Überblick über alle Ihre Daten und steht Ihnen und Ihrem Team jederzeit und überall zur Verfügung. Vielleicht wollen Sie ja als Hundesportverein die Hunderasse Ihrer Mitglieder erfassen? Keine von uns getestete Lösung bot die Möglichkeit, die Mitgliedermaske um eine Hunderasse zu ergänzen. Bei SeaTable ist diese Flexibilität von Hause aus fest enthalten. Mit SeaTable können Sie wirklich alle Informationen zentral und bequem verwalten.

Abläufe und Routinearbeiten schneller erledigen

Neben der Datenerfassung sind die regelmäßigen Routinearbeiten eine weitere große Herausforderung. Mitglieder müssen pünktlich Ihre Rechnungen erhalten. Zahlungseingänge müssen kontrolliert werden. Steuerbescheinigungen müssen als Serienbrief erstellt und verschickt werden. Wo es möglich ist, sollte eine Verwaltungssoftware diese Arbeitsschritte unterstützen oder sogar automatisieren. Lassen Sie sich per E-Mail an anstehende Vertragsverlängerungen erinnern oder erzeugen Sie Ihre Webseite mit Inhalten aus SeaTable. SeaTable bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten, um solche Automatisierungen abzubilden. Nicht alle davon sind in dem folgenden Template enthalten, aber der Kreativität sind keine Grenzen gesetzt.

Hier geht es direkt zum Template für Ihre Vereinsverwaltung

Die Vereinsverwaltung mit SeaTable optimieren

Damit Sie Ihre Vereinsverwaltung optimal managen können steht Ihnen unser Template, bestehend aus sechs Tabellen, die wir für essenziell bei der Verwaltung eines Vereins halten, zur Verfügung. Selbstverständlich können Sie bei Bedarf die Tabellen nach Ihren Wünschen anpassen oder weitere hinzufügen.

Vereinsverwaltung

Unser Template für Ihre Vereinsverwaltung

Die Tabellen “Members” und “Staff” dienen zur Verwaltung der Vereinsmitglieder und allen, die an der Organisation Ihres Vereins beteiligt sind. Hier behalten Sie den Überblick über deren personenbezogenen Daten, Aktivitäten im Verein und Rechnungen. Mithilfe unseres Webformulars “New member” können sich neue Mitglieder in ihrem Verein anmelden. Die im Formular angegebenen Daten werden automatisch an der passenden Stelle in Ihrer SeaTable-Tabelle ergänzt, sodass sie nicht mehr von Hand eingetragen werden müssen.

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So erfassen Sie neue Mitglieder ganz einfach per Webformular

Das Karten-Plug-in visualisiert auf einer Weltkarte die Wohnorte Ihrer Vereinsmitglieder. Mit einem „Mouseover-Effekt“ auf die Stecknadel erhalten Sie weitere Infos zu dem jeweiligen Mitglied. Sie könnten das Plug-in auch beispielsweise dazu verwenden, die Standorte der Sponsoren Ihres Vereins grafisch darzustellen.

Vereinsverwaltung_Karte

Kartendarstellung Ihrer Mitglieder in SeaTable

Eine Übersicht aller Aktivitäten der Mitglieder und Beschäftigten Ihres Vereins sind aufgeteilt in drei verschiedene Tabellen. Die Tabelle “Courses” unterstützt Sie bei der Organisation der Kurse, die Ihr Verein anbietet, die Tabelle “Organization” dient zur Abstimmung über alle organisatorischen Projekte im Team und die Tabelle “Events” hilft bei der Planung aller sonstigen Ereignisse, wie beispielsweise die anstehende Weihnachtsparty oder Tagesausflüge.

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Darstellung “Organization” in SeaTable

Das Kalender-Plug-in bietet Ihnen die Möglichkeit Ihre Events, Kurse oder sonstige wichtige Veranstaltungen immer im Blick zu haben. Mit expliziten Farbzuweisungen schöpfen Sie eine optimale Kalenderdarstellung vollständig aus. Somit verpassen Sie mit Sicherheit keinen einzigen Vereinstermin mehr.

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Mit dem SeaTable-Kalender haben Sie Ihre Kurse immer auf einen Blick

Die Tabelle “Payments” enthält alle Ihre gestellten Rechnungen. Dort können Sie jederzeit einsehen, zu welchem Vereinsmitglied eine bestimmte Rechnung gehört, welche Rechnungen noch offen sind, sowie weitere für Sie relevante Details. Übrigens, falls eine Rechnung den Status „Overdue“ haben sollte, so wird direkt der Admin per Benachrichtigungsregel über den Status informiert. Damit Sie auch immer alles im Blick behalten.

Vereinsverwaltung_Payments

Behalten Sie stets den Überblick über den Rechnungsstatus

Für eine optimale Rechnungstellung steht Ihnen das Page-Design-Plug-in zur Verfügung. Mit einem einzigen Klick können Sie aus der bereits erstellen Rechnungsvorlage automatisch für jedes Vereinsmitglied und dessen Buchungen eine automatische Rechnung erzeugen. Das spart Ihnen viel Zeit und vor allem auch Nerven. Selbstverständlich können Sie diese Rechnungsvorlage bei Bedarf nach Ihren Vorstellungen und Wünschen anpassen. Im Anschluss haben Sie die Möglichkeit Ihre gestellten Rechnungen sogar in Form einer PDF-Datei direkt an Ihre Mitglieder verschicken oder in SeaTable abspeichern, sodass Sie sie Ihre Papier- bzw. Druckkosten auf ein Minimum reduzieren können.

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Erzeugen Sie automatisch Rechnungen an Ihre Mitglieder in SeaTable

Das Kanban-Plug-in stellt Ihnen beliebige Daten in unserem Beispiel die Events, organisatorischen Projekte und Rechnungen in kompakten, gruppierten Kacheln dar, die Sie ganz einfach wie einen kleinen Notizzettel mit Ihren Kollegen teilen können. Jeder Ihrer Mitarbeiter hat durch die Kanban-Ansicht immer den Status der Rechnungen, Organisationen und Events auf einen Blick und kann so flexibler und schneller auf eventuelle Probleme reagieren.

Vereinsverwaltung_Kanban

Ihre Kanban-Ansicht in SeaTable

Unter den Statistiken finden Sie sechs verschiedene Darstellungen, die Ihnen immer zu einem optimalen Überblick über all Ihre Daten verhelfen sollen. Damit Sie auch zu einer zu einer schnellen Entscheidung kommen können und keine Zeit verlieren. Darunter finden Sie unter anderem den Rechnungsstatus, die Verteilung Ihrer Mitglieder nach Ortschaften oder Städten und die prozentuale Teilnahme an ihren angebotenen Kursen.

Vereinsverwaltung_Statistiken

Wichtige Statistiken in SeaTable für eine optimale Vereinsverwaltung

Weitere Statistiken können ganz einfach hinzugefügt werden um Ihre ganz individuellen Auswertungen abzubilden.

Einfach registrieren und ausprobieren

Wie Sie sehen, bietet Ihnen SeaTable die Möglichkeit auf eine sehr intuitive Art und Weise seine Vereinsverwaltung optimal zu managen. Es muss also nicht immer bei komplexer Vereinssoftware enden, bei der man schnell mal den Durchblick verliert oder die einen mit Zusatzfunktionen nur so erschlagen. Mit dem vordefinierten Template von SeaTable haben Sie wieder mehr Zeit, um sich um das gesamte Vereinsleben zu kümmern, können Ihre Vereinsprozesse effizient abbilden und haben immer alle relevanten Informationen auf einen Blick.

Mit unserem kostenlosen Cloud-Angebot können Sie in nur wenigen Minuten direkt loslegen. Einfach registrieren und dann in SeaTable das Template “Vereinsverwaltung” aus dem Bereich “Everyday Life” importieren. Schon können Sie loslegen.

Zum Template für Ihre Vereinsverwaltung