Le nouveau poste est enfin pourvu et le premier jour de travail du nouveau collaborateur ou de la nouvelle collaboratrice commence. La nervosité est alors inévitable, surtout du côté des collaborateurs. Mais le service RH est lui aussi confronté à des circonstances particulières lors de chaque nouvelle embauche et souhaite naturellement que l'onboarding se déroule de manière particulièrement simple et sans accroc. Nous avons élaboré une liste de contrôle pour votre service RH afin de rendre l'entrée dans la vie professionnelle de vos nouveaux collègues aussi simple que possible pour les deux parties.
Pourquoi un processus d'intégration réussi est-il si important ?
Les employés nouvellement embauchés sont généralement euphoriques et motivés. Après tout, ils ont volontairement choisi votre entreprise et sont prêts pour une nouvelle phase de leur vie.
En tant que membre du département RH, vous devez profiter de cette euphorie et familiariser le salarié avec les processus et la structure de l'entreprise de manière structurée et au bon rythme. Se jeter à l'eau peut être accablant pour de nombreux nouveaux venus. Grâce à notre liste de contrôle d'intégration, tout le monde sait ce qui doit être fait et l'état d'avancement des différentes étapes peut être mieux compris, tant par le nouvel employé que par votre service des RH.
Structure de notre modèle pour l'accueil des employés
Notre modèle se compose de trois tableaux reliés entre eux. Nous avons créé notre modèle d'accueil des employés dans l'optique d'une start-up, mais la flexibilité de nos modèles permet de les adapter facilement à toute taille d'entreprise. En tant que département RH, il suffit d'ajouter les aspects pertinents et de donner au modèle exactement la structure qui convient à votre entreprise.
Dans ce qui suit, nous décrivons la structure de notre modèle :
1. Liste de contrôle pour l'intégration des nouveaux employés
Le premier tableau est une liste de contrôle structurée et complète. Remontez le temps jusqu'à vos premiers jours dans votre nouvel emploi. Vous étiez probablement très excité et ne saviez pas à quoi vous attendre au début. Pour structurer les premiers jours, une liste de contrôle est utile. Dans notre exemple, vous voyez 7 étapes qui doivent être complétées par le nouvel employé. Bien entendu, en tant que département RH, vous déterminez vous-même ces étapes, de manière à ce qu'elles correspondent exactement aux structures et aux exigences de votre entreprise. Vous pouvez ajouter autant d'étapes que nécessaire. Pour que la liste de contrôle contienne encore plus d'informations utiles, nous avons également ajouté une colonne indiquant le moment où l'étape doit être réalisée. Cela donne à l'employé un calendrier approximatif et élimine la nervosité du début. En outre, il existe un champ de notes dans lequel vous pouvez à nouveau spécifier des informations pertinentes pour l'étape concernée. Une autre colonne sert à indiquer les ressources pertinentes dont l'employé a besoin pour cette étape. Par exemple, en tant que département des ressources humaines, vous pouvez insérer un plan du bureau afin que le nouvel employé puisse facilement s'orienter dans les nouveaux locaux. Enfin, nous avons ajouté deux colonnes pour la personne de contact concernée et son adresse électronique.
2. les membres de l'équipe
Le tableau "Team members" est tout aussi pertinent pour le service du personnel que pour le nouvel employé lui-même. Le service du personnel voit ici quelles personnes ont été nouvellement embauchées, à quelle équipe elles sont affectées et quelles étapes de l'onboarding ont déjà été réalisées. Mais cette feuille de calcul est également utile pour le nouveau collaborateur. En tant que nouvel arrivant, il n'est pas rare d'avoir un passage à vide de temps en temps. Que ce soit parce que l'on attend l'étape suivante ou parce que la personne responsable vient de devoir passer un coup de fil important. Ce temps peut être utilisé à bon escient pour associer des noms à des visages et apprendre qui de ses nouveaux collègues travaille à quel poste.
3. ressources d'accueil
Le tableau "Onboarding Resources" sert de dépôt pour les différentes ressources d'onboarding. En tant que service RH, vous ajoutez à temps à ce tableau toutes les ressources dont le collaborateur pourrait avoir besoin au cours de ses premiers jours. Pour aider à l'orientation dans les grandes entreprises, une carte de bureau est par exemple utile. Mais il est également possible de rassembler à l'avance des informations pour le collaborateur sur les logiciels et les appareils utilisés et de les placer dans le tableau sous forme de document. Même le contrat de travail y trouve sa place fixe et peut être consulté à tout moment par le collaborateur et le service du personnel. En tant que service RH, vous savez naturellement mieux que quiconque quelles sont les ressources pertinentes dans votre entreprise et vous pouvez adapter notre modèle en conséquence.
Commencez à temps la liste de contrôle pour l'entrée dans la carrière
Pour que tout se passe bien le premier jour de travail du nouveau collaborateur, il est important pour vous, en tant que service RH, de commencer à temps avec la check-list d'entrée dans la vie professionnelle et de structurer l'ensemble du processus. N'hésitez pas à consulter notre modèle d'accueil des collaborateurs et à vous en inspirer. Nous recommandons de créer une base individuelle pour chaque collaborateur, en dupliquant tout simplement la base déjà conçue. Il est également conseillé de nommer la base avec le nom complet du collaborateur concerné, ce qui permet au service du personnel de mieux s'y retrouver.
Réaliser des tâches en collaboration avec l'équipe
Il est logique que le nouvel employé partage sa feuille de calcul d'intégration avec sa propre équipe. Par exemple, le personnel des RH peut ajouter de nouveaux éléments à la liste. Imaginez, par exemple, que le nouvel employé ait besoin d'une formation individuelle sur un logiciel qu'il n'avait pas envisagé auparavant. Cela peut facilement être ajouté à la liste de contrôle par la suite. La fonction de commentaire vous permet d'indiquer brièvement au nouvel employé ce qui a changé ou pourquoi le nouvel élément a été ajouté. Grâce à la fonction de commentaire, l'employé peut également poser des questions spécifiques sur un élément ou le statut peut être interrogé par le département RH.
Pour ajouter un commentaire, il suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris sur la ligne à laquelle vous souhaitez ajouter un commentaire. La commande "comment row" apparaît alors. En cliquant dessus, la colonne de commentaires apparaît à droite et un petit 1 apparaît dans le champ correspondant, de sorte que le nouveau commentaire est immédiatement visible. Avec la fonction @, vous pouvez vous adresser à des personnes ciblées et elles recevront un message concernant le commentaire.
Impliquer le département des RH dans le processus dès le début.
Qu'est-ce qui rend notre liste de contrôle d'entrée dans la carrière si spéciale ? Clairement : le département RH est impliqué dès le début et suit toujours l'évolution du nouvel employé. Grâce à l'élément interactif de la fonction de commentaire, le salarié se sent immédiatement impliqué et peut à tout moment poser des questions sur des points précis. Le département RH peut répondre individuellement aux exigences particulières de chaque employé et personnaliser les listes de contrôle en conséquence. Par exemple, si vous remarquez qu'un employé a besoin de certaines formations, vous pouvez ajouter ces points à la liste de contrôle ultérieurement. Cette liste ne convient donc pas seulement aux personnes en début de carrière, mais peut également être utilisée pour le développement personnel de vos employés.
L'entrée des employés facilitée
Notre liste de contrôle pour l'accueil des nouveaux employés est donc idéale pour simplifier et rendre opérationnel le processus d'accueil des nouveaux employés. De cette façon, rien n'empêche le nouvel employé de commencer dès le début !