É essencial para a sua empresa manter um registo dos planos de férias dos seus empregados. Mas os seus empregados também querem poder planear as suas férias de forma sensata. Vários planeadores de férias podem ajudá-lo a encontrar o fluxo de trabalho certo para a sua equipa. Descubra aqui o que o Excel e seis outras ferramentas têm para oferecer.
Porque é que um plano de férias faz sentido
O planeamento das férias é um processo que envolve muitas Tempo custos e para Desentendimentos na equipa pode levar a. Se uma entidade patronal conceder 30 dias de férias por ano, cada trabalhador tem cerca de 6 semanas de férias para planear, que podem ser repartidas por dias ou períodos individuais. É importante considerar prontamente todos os pedidos e coordená-los com êxito.
Especialmente em equipas pequenas, deve certificar-se de que não há demasiada sobreposição no planeamento das férias para garantir que as operações são mantidas e que a equipa é razoavelmente utilizada. Em equipas maiores, as sobreposições não podem ser completamente evitadas; as substituições e as transferências de férias estão na ordem do dia, o que torna a coordenação ainda mais importante. Um planeador de férias digital é altamente recomendado para garantir que tudo corre bem.
Como criar um plano de férias com o Excel
Com o Excel, a aplicação de folha de cálculo da Microsoft, pode criar o seu próprio plano de férias ou utilizar um modelo já preparado. Se pretender criar um plano de férias de raiz no Excel, proceda da seguinte forma:
- Abra um livro de trabalho vazio no Excel.
- Insira o título "Nome" na primeira coluna e, em seguida, os nomes de todos os trabalhadores, um a seguir ao outro.
- Os 365 dias do ano formam os cabeçalhos das colunas seguintes. Tudo o que tem de fazer é introduzir uma data manualmente (por exemplo, 1 de janeiro de 2024) e arrastá-la para a direita utilizando a cruz preta no canto inferior direito da célula para preencher as células com os dados seguintes.
- Preencher as colunas a cinzento nos feriados e fins-de-semana.
- Pode disponibilizar esta tabela simples à sua equipa para que cada membro da equipa tenha a sua própria visão geral das férias por linha.
- Os seus empregados podem introduzir os dias de férias pretendidos através de um código de cores nos campos correspondentes.
Uma desvantagem deste plano de férias, no entanto, é que a tabela com 365 colunas de datas é extremamente ampla e pode rapidamente tornar-se confusa, dependendo do número de empregados.
Além disso, este sistema só é adequado se todos os membros da equipa manusearem a lista de forma responsável. Não existe um controlo automático. Além disso, os seus empregados têm de verificar por si próprios as férias que lhes restam, quando as podem gozar e se os períodos da equipa já estão gozados.
Em alternativa, apenas os gestores de linha introduzem por escrito os pedidos de férias que recebem dos empregados. Podem então tornar o ficheiro Excel só de leitura, mas visível para todos, para que todos na equipa saibam quando os seus colegas estarão ausentes. No entanto, dependendo da dimensão da equipa, isto significa muito trabalho administrativo para os gestores de linha.
A vantagem de utilizar o Excel como planificador de férias reside na sua facilidade de utilização. Se já estiver a utilizar o programa, os seus empregados podem utilizá-lo de imediato e não precisa de adquirir quaisquer ferramentas adicionais. No entanto, existem planificadores de férias baratos ou mesmo gratuitos que podem automatizar imediatamente o seu processo e torná-lo mais livre de erros. Vejamos seis dessas ferramentas.
Outras ferramentas e software para planear as férias
O planeamento das férias é um processo que é frequentemente estruturado e automatizado através de ferramentas, aplicações ou programas. Isto poupa tempo, permite uma gestão eficiente e satisfaz todos os envolvidos graças a um processamento rápido e sem erros.
Estas 6 ferramentas podem ajudá-lo a planear as ausências.
SAP Fiori
A ferramenta Fiori destina-se a empresas que utilizam SAP. A gestão de ausências já está mapeada no SAP. Os departamentos de RH utilizam o SAP PA (Administração de pessoal), enquanto os administradores de tempos utilizam o TMW (Time Manager Workplace). Isto deixa uma lacuna para os empregados, que pode ser colmatada com um planeador de férias em Fiori. O add-on combina todas as informações necessárias para gerir o planeamento de férias completamente no SAP a partir de agora.
Personalizador
Uma solução mais simples é o Personizer. O objetivo do software é permitir uma gestão simples do pessoal das empresas. Aqui encontrará uma ferramenta com a qual pode gerir perfeitamente o planeamento de férias e o registo de tempo. Estas duas funções estão disponíveis com diferentes níveis de licenciamento.
TimeTac
O TimeTac oferece uma solução baseada na Web e uma aplicação. A aplicação de planeamento de férias tem atualmente classificações bastante baixas na Google Play Store. No entanto, a solução Web promete um sistema holístico que abrange os módulos de horas de trabalho, tempos de projeto, planeamento de férias e ausências.
fitas de tempo
O timetape também faz publicidade junto de uma série de empresas de média dimensão que já utilizam a ferramenta como um planeador de férias ou para registo de tempo. Aqui pode gerir facilmente os pedidos de férias e um processo de aprovação automatizado garante a transparência necessária. Os candidatos e os supervisores podem ver tudo num relance na vista de calendário, o que deve garantir estrutura e alívio para os seus gestores e empregados.
Mordomo do tempo
Mais de 300.000 pessoas utilizam o registo de tempo online, o plano de férias e a gestão de ausências da Timebutler. A empresa alemã de Eltville é reconhecida pela proteção de dados europeia e pela elevada segurança dos dados. Embora o Timebutler não ofereça uma aplicação, pode abrir o programa baseado na Web no seu browser em todos os dispositivos finais.
SeaTable
O SeaTable também é baseado na Web e pode ser operado na nuvem ou no seu próprio servidor. O software de base de dados da empresa alemã SeaTable GmbH também oferece funções que permitem muitos casos de utilização adicionais. Com o SeaTable como seu planeador de férias online, obtém:
- Formulários Web simples que os seus empregados podem utilizar para apresentar pedidos de férias
- Notificações automáticas para novos pedidos e aprovações de férias
- Uma visão geral do calendário de todos os feriados
- Uma visão geral interna dos dias de férias restantes
- Uma vista separada para cada empregado
O processo é muito simples: os trabalhadores apresentam um pedido em linha através de um formulário Web. O superior hierárquico recebe então uma mensagem sobre o novo pedido. Pode verificar se existem sobreposições com outras férias e aceitar ou rejeitar o pedido. A alteração aparece então na vista individual do empregado e a pessoa recebe uma mensagem.
As visualizações personalizadas asseguram a proteção dos dados. Além disso, cada pessoa no sistema só vê as informações de que realmente necessita.
O planeador de férias certo para a sua empresa
Existem muitas ferramentas para o planeamento das férias. No entanto, a maior parte delas são soluções autónomas específicas que não podem abranger nada mais do que o planeamento de férias e o registo de tempo. É preferível recorrer a uma solução flexível que permita o planeamento de férias, bem como outros casos de utilização.
Saiba mais sobre o SeaTable como planeador de férias aqui e adapte o modelo de planeamento de férias gratuito às suas circunstâncias.