Для вашей компании очень важно отслеживать запланированные отпуска сотрудников. Но ваши сотрудники также хотят иметь возможность разумно планировать свои отпуска. Различные планировщики отпусков помогут вам найти подходящий для вашей команды рабочий процесс. Узнайте здесь, что предлагает Excel и шесть других инструментов.
Почему имеет смысл использовать планировщик отпусков
Планирование отпуска - это процесс, который включает в себя множество Время расходы и Разногласия в команде может привести к тому, что. Если работодатель предоставляет 30 дней отпуска в год, то каждый сотрудник может запланировать около 6 недель отпуска, которые он может распределить по отдельным дням или периодам. Важно оперативно рассматривать все заявки и успешно их согласовывать.
Особенно в небольших коллективах необходимо следить за тем, чтобы планирование отпусков не слишком совпадало, чтобы обеспечить непрерывность работы и разумную загрузку команды. В больших командах полностью избежать дублирования невозможно: замена и передача отпуска - это порядок дня, что делает координацию еще более важной. Чтобы все прошло гладко, настоятельно рекомендуется использовать цифровой планировщик отпусков.
Как создать планировщик праздников с помощью Excel
С помощью Excel, приложения для работы с электронными таблицами от Microsoft, вы можете создать свой собственный план отпуска или воспользоваться готовым шаблоном. Если вы хотите создать праздничный план с нуля в Excel, выполните следующие действия:
- Откройте пустую рабочую книгу в Excel.
- Введите заголовок "Имя" в первый столбец, а затем имена всех сотрудников друг за другом.
- 365 дней года образуют заголовки следующих столбцов. Достаточно ввести дату вручную (например, 1 января 2024 года) и перетащить ее вправо с помощью черного крестика у правого нижнего края ячейки, чтобы заполнить ячейки следующими данными.
- Заполните столбцы серым цветом в праздничные и выходные дни.
- Вы можете сделать эту простую таблицу доступной для своей команды, чтобы у каждого члена команды был свой собственный обзор отпусков в каждой строке.
- Ваши сотрудники могут вводить желаемые дни отпуска, выделяя цветом соответствующие поля.
Однако недостатком такого плана отпуска является то, что таблица с 365 столбцами дат получается очень широкой и может быстро запутаться в зависимости от количества сотрудников.
Кроме того, эта система подходит только в том случае, если все члены команды ответственно относятся к списку. Автоматического контроля не существует. Более того, вашим сотрудникам придется самим проверять, сколько у них осталось отпусков, когда они могут их взять и не заняты ли уже отработанные периоды в команде.
Как вариант, только линейные руководители могут вводить заявления на отпуск, которые они получают от сотрудников в письменном виде. Затем они могут сделать файл Excel доступным только для чтения, но видимым для всех, чтобы каждый член команды знал, когда его коллеги будут отсутствовать. Однако в зависимости от размера команды это означает, что линейным менеджерам придется выполнять много административной работы.
Преимущество использования Excel в качестве планировщика отпусков заключается в простоте его применения. Если вы уже используете эту программу, ваши сотрудники смогут сразу же воспользоваться ею, и вам не придется приобретать дополнительные инструменты. Однако существуют недорогие или даже бесплатные планировщики отпусков, которые могут сразу же автоматизировать ваш процесс и сделать его более безошибочным. Давайте рассмотрим шесть таких инструментов.
Другие инструменты и программное обеспечение для планирования отпуска
Планирование отпуска - это процесс, который часто структурируется и автоматизируется с помощью инструментов, приложений или программ. Это экономит время, обеспечивает эффективное управление и удовлетворяет всех участников благодаря быстрой и безошибочной обработке.
Эти 6 инструментов помогут вам спланировать отсутствие на рабочем месте.
SAP Fiori
Инструмент Fiori предназначен для компаний, использующих SAP. Управление отсутствием на рабочем месте уже отображено в SAP. Отделы кадров используют SAP PA (Personnel Administration), а администраторы времени - TMW (Time Manager Workplace). Это оставляет пробел для сотрудников, который можно устранить с помощью планировщика отпусков в Fiori. Дополнение объединяет всю информацию, необходимую для того, чтобы отныне управлять планированием отпусков полностью в SAP.
Персонализатор
Более рациональным решением является Personizer. Цель этого программного обеспечения - обеспечить простое управление персоналом в компаниях. Здесь вы найдете инструмент, с помощью которого можно идеально управлять планированием отпусков и учетом рабочего времени. Эти две функции доступны с разными уровнями лицензирования.
TimeTac
TimeTac предлагает как веб-решение, так и приложение. Приложение для планирования отпусков в настоящее время имеет довольно низкий рейтинг в Google Play Store. Однако веб-решение обещает целостную систему, которая охватывает модули рабочего времени, времени выполнения проектов, планирования отпусков и отсутствия на рабочем месте.
лента времени
timetape также рекламирует ряд средних компаний, которые уже используют этот инструмент в качестве планировщика отпусков или для учета рабочего времени. Здесь вы можете легко управлять заявками на отпуск, а автоматизированный процесс утверждения обеспечивает необходимую прозрачность. Заявители и руководители могут видеть все с первого взгляда в календарном представлении, что должно гарантировать структуру и облегчение для ваших менеджеров и сотрудников.
Таймбатлер
Более 300 000 человек пользуются услугами Timebutler по учету рабочего времени, планированию отпусков и организации рабочего времени. Немецкая компания из Эльтвиля отличается европейской защитой данных и высоким уровнем безопасности. Хотя Timebutler не предлагает приложения, вы, конечно, можете открыть веб-программу в браузере на всех конечных устройствах.
SeaTable
SeaTable также является веб-базой и может работать в облаке или на вашем собственном сервере. Программное обеспечение для работы с базами данных от немецкой компании SeaTable GmbH также предлагает функции, которые позволяют использовать множество дополнительных возможностей. Используя SeaTable в качестве онлайн-планировщика отпусков, вы получаете:
- Простые веб-формы, которые ваши сотрудники могут использовать для подачи заявок на отпуск
- Автоматические уведомления о новых заявках на отпуск и их утверждении
- Обзор календаря всех праздников
- Внутренний обзор оставшихся дней отпуска
- Отдельное представление для каждого сотрудника
Процесс очень прост: сотрудники подают заявку в режиме онлайн с помощью веб-формы. После этого непосредственный руководитель получает сообщение о новом запросе. Он может посмотреть, нет ли совпадений с другими праздниками, и принять или отклонить заявку. Затем изменение появляется в личном кабинете сотрудника, и он получает сообщение.
Персонализированные представления гарантируют защиту данных. Кроме того, каждый участник системы видит только ту информацию, которая ему действительно необходима.
Правильный планировщик праздников для вашей компании
Существует множество инструментов для планирования праздников. Однако большинство из них - это специфические автономные решения, которые не могут охватить ничего, кроме планирования отпусков и учета рабочего времени. Лучше положиться на гибкое решение, которое позволяет планировать отпуск, а также использовать другие варианты.
Узнайте больше о SeaTable как о планировщике отпусков здесь и адаптируйте бесплатный шаблон планирования отпуска к вашим условиям.