Косвенные закупки с помощью SeaTable

Приобретение непрямого материала: простота и экономия средств

В той или иной мере он присутствует в каждой компании: косвенные закупки. Она включает в себя закупки и заказы, организацию офиса и полное управление всеми товарами и товарами, которые не перепродаются, а остаются в компании и необходимы для внутренних процессов. Типичными примерами косвенного материала являются, например:

  • Рабочие инструменты, такие как ручки, карандаши, блокноты...
  • Офисное оборудование, например, бумага для принтера или картриджи для принтера
  • Все продукты для офисной кухни
  • Офисное оборудование, например, стулья или шкафы
  • и ИТ-оборудование, такое как ноутбуки или компьютеры

Исследования показывают, что на косвенные закупки может приходиться от 15 до 30% внутренних расходов.

В то же время косвенным закупкам обычно уделяется гораздо меньше внимания, в отличие от прямых закупок, где много усилий направлено на оптимизацию и снижение затрат.

Задача любого предприятия - эффективно и экономически выгодно закупать непрямые материалы. С одной стороны, расходные материалы, такие как ручки, кофейные зерна и бумага для принтера, необходимо своевременно заказывать, пока они не израсходованы. Это рабочие материалы, которые ежедневно пользуются спросом и поэтому всегда нуждаются в поставках. С другой стороны, некоторые товары приходится заказывать отдельно и по требованию, например, компьютеры, наушники с шумоподавлением или IT-кабели. Решение для бесперебойного процесса: организация всех внутренних заказов товаров в центральном офисе с помощью SeaTable!

С помощью SeaTable вся важная информация, продукты и заказы находятся в одном месте. Здесь вы можете создать собственный каталог продукции для внутренних закупок, размещать заказы через веб-форму и выполнять заказы одним щелчком мыши. Вам не нужно начинать с нуля, а можно начать прямо с нашего шаблона из области операций.

Косвенные закупки: ведите обзор

Наш шаблон состоит из трех таблиц, которые взаимосвязаны и передают информацию друг другу. Первая таблица является основой для веб-формы, которую ваши сотрудники могут использовать для всех заказов. Вторая таблица состоит из подробного каталога продукции, содержащего все товары, необходимые в компании для внутренних целей - от карандашей до компьютерных мышей. В третьей таблице указаны все поставщики товаров с важной контактной информацией. С этими тремя винтами организация вашего офиса очень скоро превратится в легкое дело.

Обзор всех заказов в непрямых закупках

То, что все таблицы связаны друг с другом, возможно благодаря связанным столбцам. Эта практичная функция упрощает организацию данных в базе: Данные, которые необходимы в каждой таблице, например, цена продукта, могут быть созданы в одной таблице и воспроизведены во всех остальных таблицах. Если цена изменяется в исходной таблице, она также изменяется во всех других таблицах по ссылке. Таким образом, информация не вводится несколько раз, а регулируется сама собой!

В этой таблице собрано много информации: Колонки "Product", "€" для цены, "Email" и "Art.No." для номера товара берут свои данные из оставшихся двух таблиц, которые есть в оригинале. Таким образом, ввод данных может быть использован разумно и одинаково в нескольких местах.

Заказ товаров с помощью встроенной веб-формы

Благодаря своим колонкам таблица также служит основой для интегрированной веб-формы для организации вашего офиса. Для заказа внутреннего материала сотрудники выбирают продукт из списка - это связанная колонка "Продукты" из каталога продуктов (Таблица 2). После этого они вводят только количество и в каком отделе работают, чтобы заказы оставались четкими.

Форма заказа косвенный материал

Каждая отправленная форма немедленно попадает в Base и создается как новая строка. Сотрудникам приходится вводить относительно мало информации, хотя много информации хранится в самой таблице. Именно здесь в игру вступают связанные колонки.

Для профессионалов: Связанные столбцы можно также использовать для создания связанных столбцов формул, которые, например, отражают значения определенной строки, суммируют их или выводят максимальное значение. При новой записи в списке заказов и выборе товара также автоматически отображаются свойства этого товара, такие как категория, номер позиции и цена товара.

Здесь не нужно вручную присваивать информацию; она просто берется из других таблиц и воспроизводится здесь. Адрес электронной почты соответствующего поставщика товара берется из таблицы "Поставщики". Это понадобится позже для оформления заказа. Больше никакой утомительной передачи данных - SeaTable автоматически позаботится обо всем этом за вас и значительно упростит организацию вашего офиса.

Автоматические правила: Упрощение, автоматизация, уведомление

Чтобы сделать организацию вашего офиса еще лучше и умнее, мы разработали правила автоматизации и правила уведомлений. Эти правила автоматизируют процессы при определенных условиях и уведомляют членов вашей команды при наступлении соответствующих событий, которые вы определяете в самих правилах.

С помощью первого правила мы определили, что для каждой вновь созданной строки в таблице 1 ("Заказы") для столбца "Статус" автоматически устанавливается опция "открыт". Это означает, что каждый заказ напрямую помечается как открытый, и таким образом все обработчики знают, что он еще не завершен.

Другие правила автоматизации автоматически назначают каждый заказ правильному агенту в нашем шаблоне. Это работает следующим образом:

  1. В качестве условия должно быть выбрано, чтобы действие происходило для каждой вновь добавленной строки со следующим условием. Это и есть триггер, который запускает действие.
  2. В нашем примере справа действие срабатывает, когда категорией является "Продукты питания".
  3. Последующее действие заключается в том, что в графе "Агент" вводится конкретный сотрудник.

Как только поступает заказ, в котором, например, заказаны яблоки, SeaTable распознает через связанные колонки, что связанная категория - "Продукты питания", а затем автоматически вводит правильный процессор с помощью правила автоматизации. Это особенно важно для следующего правила: правила уведомления.

Это правило автоматически уведомляет всех участников по электронной почте о любых изменениях. Из-за спецификации правила автоматизации (мы создали правило для каждой категории), только агенты получают уведомление, когда именно их категория заявлена в заказе. Таким образом, другие коллеги не будут беспокоиться о надоедливых письмах, которые не касаются их внутренних закупок.

Косвенные закупки: пересылка заказов одним щелчком мыши

С помощью SeaTable у вас также есть возможность отправлять автоматические электронные письма одним щелчком мыши. Это очень полезно не только для внутренних закупок. Для этого сначала нужно добавить учетную запись электронной почты в базу. Это можно сделать с помощью трех точек в правом верхнем углу -> Настройки -> Сторонние провайдеры. Здесь вы можете добавить свою учетную запись электронной почты в соответствии со спецификациями вашего поставщика услуг электронной почты. После выполнения этого шага вы можете использовать колонку "Кнопка" для создания кнопки для отправки электронной почты.

Отправляйте заказы автоматически с помощью SeaTable

Вот как это работает:

  1. Создайте столбец и выберите действие "Отправить электронное письмо
  2. Выберите интегрированную учетную запись электронной почты, с которой будет отправлено письмо.
  3. Выберите тему, текст письма и получателя

Für Profis: Sie können dabei mit Nasenklammern direkt Spalteninhalte wiedergeben, was besonders bei der Email-Adresse sehr wichtig ist. Mit {Email} beziehen wir uns in unserer Vorlage auf die zuvor eingefügte Email-Adresse der Lieferanten, die aus Tabelle 3 gezogen wird. Die Inhalte aus Spalten können Sie auch im Betreff und dem Text der Email benutzen, wie etwa den Produktnamen und die Menge der bestellten Güter (also etwa: „Wir möchten das Produkt {Product} mit der Menge {Amount} bestellen“). Auf diese Weise vereinfachen Sie Ihre Büroorganisation ungemein, da Sie keine manuellen Emails mehr schreiben müssen, in der alle Bestellungen mühsam übertragen werden müssen.

Индивидуальные представления и Kanban обеспечивают лучший обзор

SeaTable не был бы оптимальным решением для организации офиса, если бы не обладал также четкой и практичной функцией управления задачами. С одной стороны, мы создаем различные представления для каждого агента, чтобы были видны только те заказы, которые относятся к нему или к ней. Например, агенту по продаже офисного оборудования не нужно видеть заказы на продукты питания. Это можно сделать, нажав на маленькую стрелку в левом верхнем углу, в нашем примере под названием "Просмотреть все".

Канбан-просмотр всех заказов в косвенных закупках

С помощью фильтра устанавливаются соответствующие лица, для которых предназначено представление. Таким образом, отображаются только те заказы, которые также принадлежат самому себе - это помогает поддерживать обзор и держать в поле зрения собственные зоны ответственности. Однако представления также являются основой для плагина Kanban.

С плагином Kanban вы упростите управление задачами и всегда будете находиться в потоке. Плагин основывается на столбцах таблицы и отображает их в привычном для Kanban виде. Для того чтобы предоставить каждому сотруднику свое рабочее место, мы создали отдельную доску Канбан для каждого сотрудника. Для этого из таблицы "Заказы" выбирается соответствующий вид.

Придайте вашей доске индивидуальность, соответствующую вашим потребностям. При активации столбцов в заказах отображается соответствующее значение, которое применяется к заказу. Используя функцию drag-and-drop, вы можете изменять информацию в карточках канбан в соответствии с желаемым порядком.

Связанные колонки: Используйте синергию

Выше мы уже объяснили, насколько ценными для организации данных являются связанные колонки в SeaTable. В нашем управлении, не связанном с продажами, это особенно практично, поскольку данные о продукте и данные о производителе могут быть интегрированы непосредственно в веб-форму для заказов без необходимости повторного ввода этих данных. Есть центральный источник данных - его можно бесконечно исчерпывать через связанные столбцы и столбец "формула для ссылок" в других таблицах. Преимуществом этого является то, что изменения в источнике также автоматически переносятся на все связанные значения.

Вторая таблица содержит полный каталог продукции офисной организации. Персонал может заказать только те продукты, которые хранятся здесь. Поэтому важно, чтобы все продукты были в списке - как только добавляются новые продукты, они вносятся сюда и сразу же становятся доступными для заказа.

Каталог продукции для непрямого материала в SeaTable

В этой таблице также используется информация из других таблиц. Номера заказов, например, поступают из таблицы "Заказы", а поставщики и их адреса электронной почты - из третьей таблицы "Поставщики". Опять же, связанные колонки используются для того, чтобы максимально снизить организационные усилия. Колонка "€" в этой таблице показывает цены на продукцию согласно списку и является определяющей при расчете стоимости заказов.

Косвенные закупки: эффективное и экономичное управление с помощью SeaTable

Организация работы офиса, и особенно заказ внутренних товаров, может быстро превратиться в мелочь, однако это очень важно и позволяет бизнесу работать. Шаблон, показанный в этом сообщении блога, можно найти непосредственно в SeaTable. При создании новой базы просто выберите опцию: Начать с шаблона, и вы найдете этот шаблон в области операций.

С помощью SeaTable вы получаете в свое распоряжение мощный инструмент, который может оказать вам отличную поддержку в этом и многих других процессах. Например, вы можете использовать его для организации управления предложениями в CRM, построения управления продуктами в цифровом формате или планирования внутренних семинаров.

Попробуйте наш шаблон и зарегистрируйтесь! SeaTable бесплатна в базовой версии.

Таня Отт
Таня - студентка, работающая в SeaTable в отделе маркетинга. Как никто другой, она умеет писать привлекательные тексты и создавать образы в голове. Она любит хороший кофе и увлекается музыкой.