Compra indirecta con SeaTable

Compra de material indirecto: sencilla y económica

Está presente en todas las empresas de alguna manera: la compra indirecta. Incluye las compras y los pedidos, la organización de las oficinas y la gestión completa de todos los bienes y mercancías que no se revenden, sino que permanecen en la empresa y son necesarios para los procesos internos. Ejemplos típicos de material indirecto son, por ejemplo:

  • Herramientas de trabajo como bolígrafos, lápices, cuadernos...
  • Material de oficina, por ejemplo, papel o cartuchos de impresora
  • Todos los alimentos para la cocina de la oficina
  • Material de oficina, como sillas o armarios
  • y equipos informáticos como ordenadores portátiles u ordenadores

Los estudios muestran que las compras indirectas pueden representar entre el 15 y el 30% del gasto interno.

Al mismo tiempo, se suele prestar mucha menos atención a las compras indirectas, en contraste con las compras directas, en las que se hace un gran esfuerzo de optimización y ahorro de costes.

El reto de cualquier empresa es adquirir materiales indirectos de forma eficiente y rentable. Por un lado, los consumibles como los bolígrafos, el café en grano y el papel de la impresora deben reordenarse a tiempo antes de que se agoten. Se trata de materiales de trabajo que están sujetos a la demanda diaria y, por tanto, siempre necesitan un suministro. En cambio, algunos artículos deben pedirse por separado y bajo demanda, como los ordenadores, los auriculares con cancelación de ruido o los cables informáticos. La solución para un proceso fluido: ¡una organización centralizada de todos los pedidos internos de mercancías a través de SeaTable!

Con SeaTable tendrá toda la información importante, los productos y los pedidos en un solo lugar. Aquí puede crear su propio catálogo de productos para sus compras internas, realizar pedidos a través de un formulario web y ejecutar los pedidos con un solo clic. No tiene que empezar desde cero, sino que puede empezar directamente con nuestra plantilla desde el área de Operaciones.

Compras indirectas: Mantenga la visión de conjunto

Nuestra plantilla consta de tres tablas que están interrelacionadas y se pasan información unas a otras. La primera tabla es la base del formulario web que sus empleados pueden utilizar para todos los pedidos. El segundo cuadro consiste en un catálogo detallado de productos que contiene todos los bienes necesarios en la empresa para fines internos, desde lápices hasta ratones de ordenador. La tercera tabla contiene todos los proveedores de la mercancía con los datos de contacto importantes. Con estos tres tornillos de fijación, la organización de su oficina se convertirá muy pronto en un juego de niños.

Resumen de todos los pedidos en compras indirectas

El hecho de que todas las tablas estén vinculadas entre sí es posible con las columnas vinculadas. Esta práctica característica simplifica la organización de los datos dentro de una base: Los datos que se necesitan en todas las tablas, como el precio de un producto, pueden crearse en una tabla y reproducirse en todas las demás. Si el precio cambia en la tabla original, también cambia en todas las demás tablas a través del enlace. De este modo, la información no tiene que introducirse varias veces, sino que se regula sola.

En esta tabla se reúne mucha información: Las columnas "Producto", "€" para el precio, "Email" y "Art.No." para el número de artículo extraen sus datos de las dos tablas restantes que hay en el original. De este modo, una entrada de datos puede utilizarse de forma sensata y por igual en varios lugares.

Pedir productos con el formulario web integrado

Con sus columnas, la tabla también constituye la base del formulario web integrado para la organización de su oficina. Para un pedido de material interno, los empleados seleccionan un producto de la lista - es la columna vinculada "Productos" del catálogo de productos (Tabla 2). Después, sólo introducen la cantidad y en qué departamento trabajan, para que los pedidos queden claros.

Formulario de pedido de material indirecto

Cada formulario enviado termina inmediatamente en Base y se crea como una nueva fila. Los empleados tienen que introducir relativamente poca información, aunque hay mucha información almacenada en la propia tabla. Aquí es donde entran en juego las columnas enlazadas.

Para los profesionales: Las columnas enlazadas también pueden utilizarse para crear las columnas de fórmulas enlazadas que, por ejemplo, reflejan los valores de una determinada fila, los suman o emiten el valor máximo. Con una nueva entrada en la lista de pedidos y la selección de un producto, también se muestran automáticamente las propiedades de este producto, como la categoría, el número de artículo y el precio del producto.

Aquí no es necesario asignar manualmente la información; simplemente se toma de las otras tablas y se reproduce aquí. La dirección de correo electrónico del correspondiente proveedor de la mercancía se toma de la tabla "Proveedores". Esto será necesario más tarde para el proceso de pedido. Se acabó la tediosa transferencia de datos: SeaTable ya se encarga de todo esto automáticamente por usted y facilita mucho la organización de su oficina.

Reglas automáticas: Simplificar, automatizar, notificar

Para que la organización de su oficina sea aún mejor y más inteligente, hemos trabajado con nuestras reglas de automatización y reglas de notificación. Estas reglas automatizan procesos bajo ciertas condiciones y notifican a los miembros de su equipo cuando se producen los eventos apropiados, que usted define en las propias reglas.

Con una primera regla hemos determinado que para cada fila recién creada en la tabla 1 ("Pedidos") se establece automáticamente la opción "abierto" para la columna "Estado". Esto significa que cada pedido se marca directamente como abierto y, por tanto, todos los procesadores saben que aún no se ha completado.

Las demás reglas de automatización asignan automáticamente cada pedido al agente correcto de nuestra plantilla. Esto funciona de la siguiente manera:

  1. Como condición, debe seleccionarse que se produzca una acción por cada fila recién añadida con la siguiente condición. Este es entonces el disparador que desencadena la acción.
  2. En nuestro ejemplo de la derecha, la acción se activa cuando la categoría es "Alimentos".
  3. A continuación, se introduce un empleado concreto en la columna "Agente".

En cuanto se recibe un pedido en el que, por ejemplo, se piden manzanas, SeaTable reconoce, a través de las columnas vinculadas, que la categoría asociada es "Alimentos" y entonces introduce automáticamente el procesador correcto con la regla de automatización. Esto es especialmente importante para la siguiente regla: la regla de notificación.

Esta regla notifica automáticamente a todos los participantes por correo electrónico si hay algún cambio. Debido a la especificación de la regla de automatización (hemos creado una regla para cada categoría), sólo los agentes reciben una notificación cuando se reclama exactamente su categoría en el pedido. De este modo, los demás compañeros no se ven molestados por correos electrónicos molestos que no tienen que ver con sus compras internas.

Compra indirecta: reenvío de pedidos con un solo clic

Con SeaTable también tiene la posibilidad de enviar correos electrónicos automatizados con un solo clic. Esto no sólo es muy útil en las compras internas. Para ello, primero tienes que añadir tu cuenta de correo electrónico a tu Base. Esto se puede hacer a través de los tres puntos en la parte superior derecha -> Configuración -> Proveedores de terceros. Aquí puede añadir su cuenta de correo electrónico de acuerdo con las especificaciones de su proveedor de correo electrónico. Una vez realizado este paso, puede utilizar la columna de botones para crear un botón de envío de correos electrónicos.

Enviar pedidos automáticamente con SeaTable

Así es como funciona:

  1. Crear columna y seleccionar la acción "Enviar correo electrónico
  2. Seleccione la cuenta de correo electrónico integrada desde la que se va a enviar el correo.
  3. Seleccione el asunto, el texto del correo electrónico y el destinatario

Für Profis: Sie können dabei mit Nasenklammern direkt Spalteninhalte wiedergeben, was besonders bei der Email-Adresse sehr wichtig ist. Mit {Email} beziehen wir uns in unserer Vorlage auf die zuvor eingefügte Email-Adresse der Lieferanten, die aus Tabelle 3 gezogen wird. Die Inhalte aus Spalten können Sie auch im Betreff und dem Text der Email benutzen, wie etwa den Produktnamen und die Menge der bestellten Güter (also etwa: „Wir möchten das Produkt {Product} mit der Menge {Amount} bestellen“). Auf diese Weise vereinfachen Sie Ihre Büroorganisation ungemein, da Sie keine manuellen Emails mehr schreiben müssen, in der alle Bestellungen mühsam übertragen werden müssen.

Las vistas individuales y Kanban proporcionan una mejor visión de conjunto

SeaTable no sería una solución óptima para la organización de la oficina si no tuviera también una función clara y práctica para la gestión de tareas. Por un lado, creamos vistas diferentes para cada agente, de modo que sólo sean visibles los pedidos que les interesan. Por ejemplo, un agente de material de oficina no necesita ver los pedidos de comida. Para ello, haga clic en la pequeña flecha situada en la esquina superior izquierda, en nuestro ejemplo titulada "Ver todo".

Vista de Kanban de todos los pedidos en compras indirectas

Con un filtro, se establecen las personas correspondientes a las que va dirigida la vista. Así, sólo se muestran las órdenes que también pertenecen a uno mismo, lo que ayuda a mantener una visión general y a tener a la vista las propias áreas de responsabilidad. Sin embargo, las vistas son también la base del complemento Kanban.

Con el plugin de Kanban, simplificas la gestión de tus tareas y te mantienes siempre en el flujo. El complemento se basa en las columnas de la tabla y las muestra con el aspecto familiar de Kanban. Para que cada procesador tenga su propio espacio de trabajo, hemos creado un tablero Kanban independiente para cada empleado. Para ello, se selecciona la vista correspondiente de la tabla "Pedidos".

Individualice su tablero exactamente como lo necesita. Al activar las columnas, el valor respectivo que se aplica a la orden se muestra en las órdenes. Mediante la función de arrastrar y soltar, puede cambiar la información de las tarjetas kanban según el orden que desee.

Columnas enlazadas: Utilizar las sinergias

Ya hemos explicado anteriormente lo valiosas que son las columnas vinculadas de SeaTable para la organización de los datos. En nuestra gestión de no-venta, es especialmente práctico porque los datos del producto y del fabricante pueden integrarse directamente en el formulario web para los pedidos sin tener que volver a introducir estos datos. Hay una fuente de datos central, que se puede agotar infinitamente a través de las columnas enlazadas y la columna "fórmula para enlaces" en otras tablas. La ventaja de esto es que los cambios en la fuente también se transfieren automáticamente a todos los valores vinculados.

El segundo cuadro contiene el catálogo completo de productos de la organización de la oficina. Sólo los productos que se almacenan aquí pueden ser pedidos por el personal. Por lo tanto, es importante que todos los productos estén en la lista: en cuanto se añaden nuevos productos, se introducen aquí y están disponibles inmediatamente para su pedido.

El catálogo de productos para el material indirecto en SeaTable

Esta tabla también utiliza información de otras tablas. Los números de pedido, por ejemplo, provienen de la tabla "Pedidos" y los proveedores y sus direcciones de correo electrónico provienen de la tercera tabla "Proveedores". Una vez más, las columnas enlazadas se utilizan para que el esfuerzo organizativo sea el menor posible. La columna "€" de esta tabla muestra los precios de los productos según la lista y es decisiva para calcular los precios de los pedidos.

Compras indirectas: gestione con eficiencia y ahorro de costes con SeaTable

La organización de la oficina, y especialmente el pedido de productos internos, puede convertirse rápidamente en una trivialidad, pero es importante y mantiene la empresa en funcionamiento. La plantilla que se muestra en esta entrada del blog se puede encontrar directamente en SeaTable. Al crear una nueva base, simplemente seleccione la opción: Comenzar con la plantilla y encontrará esta plantilla en el área de Operaciones.

Con SeaTable tiene a su lado una poderosa herramienta que puede proporcionarle un excelente apoyo en este y muchos otros procesos. Por ejemplo, puede utilizarlo para organizar la gestión de su oferta de CRM, construir su gestión de productos de forma digital o planificar talleres internos.

Pruebe nuestra plantilla y regístrese. SeaTable es gratuito en su versión básica.

Tanja Ott
Tanja es una estudiante que trabaja en SeaTable en el departamento de marketing. Sabe como nadie escribir textos atractivos y crear imágenes en tu cabeza. Le encanta el buen café y le apasiona la música.