Легко управляйте заявками на отпуск с помощью SeaTable

Идеальный обзор заявлений на отпуск ваших сотрудников

Планирование отпусков - это важная часть управления человеческими ресурсами, которая должна быть хорошо организована. Важно избежать нехватки персонала из-за дважды одобренных заявок на отпуск, чтобы не вывести бизнес из равновесия. С помощью SeaTable вы можете организовать и управлять заявлениями на отпуск ваших сотрудников от подачи до утверждения всего за несколько шагов.

Праздничные дни регулируются законом

Существуют законодательные нормы об отпуске для работников. В целом, каждый работник имеет законное право на отпуск, но не факт, что его можно взять и утвердить в точном соответствии с собственными желаниями. Кроме того, существуют эксплуатационные проблемы, которым подчиняются пожелания к празднику. Это, например, нехватка персонала в связи с сезонными периодами, увольнениями или болезнями, но также причиной отказа в отпуске может быть инвентаризация и отпуск другого сотрудника.

Во многих компаниях существуют также фиксированные корпоративные праздники, когда вся компания закрывается на несколько дней. Обычно это происходит в период между Рождеством и Новым годом, поскольку на этот период приходится несколько государственных праздников, что в любом случае парализует работу компании. Если компания объявляет корпоративные праздники, то сотрудники также должны брать обязательный отпуск в это время. Порядок учета этих дней различается у разных работодателей.

Поскольку отпуск за счет компании должен вычитаться из ежегодного отпуска, работники не имеют в своем распоряжении полного количества дней отпуска. Кстати, согласно Федеральному закону об отпусках, это не менее 24 рабочих дней в году при 6-дневной неделе. Соответственно, при 5 рабочих днях общая продолжительность отпуска по закону составляет 20 дней. Конечно, каждый работодатель в принципе может предусмотреть в трудовом договоре большее количество дней отпуска.

Планирование праздников

В результате работникам часто приходится планировать свой отпуск заблаговременно, чтобы в конце года не оставалось слишком много отпусков, а в течение года уже можно было добиться хорошего распределения отпусков между работниками. При подаче заявления на отпуск не обязательно обращаться в порядке живой очереди. Когда заявления на отпуск подаются одновременно, необходимо учитывать определенные обстоятельства, чтобы определить, кто из работников имеет предпочтение. Это, например, дети школьного возраста или отпуск, оформленный в предыдущие годы. В таких случаях работодатель решает, кто из сотрудников получит отпуск.

С какого момента отпуск считается утвержденным? В случае устных соглашений устная договоренность также считается соглашением. Однако лучше иметь этот ответ в письменном виде, чтобы иметь возможность предоставить доказательства в случае возникновения дела. У работодателя есть примерно 10 дней, чтобы ответить на просьбу о предоставлении отпуска; если это займет значительно больше времени, работник может даже отозвать просьбу.

Работник может отменить отпуск постфактум только по особым причинам и в абсолютно исключительных случаях, например, если компания находится в большой опасности или если возникли непредвиденные проблемы. На практике, однако, такое случается крайне редко. Конечно, отпуск должен быть компенсирован в другое время, чтобы все дни отпуска были использованы в конце года. Закон не позволяет работникам просто переносить свой отпуск на следующий год. Если со стороны работодателя есть отдельное постановление, то перенос возможен, но все дни отпуска должны быть использованы не позднее конца марта.

SeaTable как инструмент управления заявками на отпуск

Поэтому есть несколько моментов, о которых следует помнить, когда речь идет об организации отпуска ваших сотрудников. Следует по возможности избегать дублирования, а также постоянно помнить о положенном по закону отпуске и оставшихся днях отпуска. Для компаний, которые до сих пор планируют праздники вручную или с помощью таблиц Excel, SeaTable предлагает простое и гибкое решение, которое позаботится обо всем, что связано с планированием праздников.

Нажмите здесь, чтобы перейти непосредственно к нашему шаблону для управления праздниками ваших сотрудников!

Запросы на отпуск упрощаются с помощью SeaTable

Ваш собственный обзор заявлений на отпуск ваших сотрудников

В нашем следующем примере использования мы объясним, как вы можете использовать SeaTable для планирования отпусков ваших сотрудников и таким образом оставить все проблемы и трудности в прошлом. С SeaTable вы получаете простое приложение через веб-форму, структурированный обзор календаря, показывающий дубликаты, и в то же время возможность предложить своим сотрудникам непосредственное представление о статусе их заявлений на отпуск, соответствующее требованиям защиты данных.

Подача заявлений на отпуск через веб-форму

В небольших компаниях или стартапах, возможно, все еще существует стандартная практика заполнения заявлений на отпуск от руки, например, в отпускном листе или в электронной таблице Excel. Это имеет недостатки по нескольким причинам. Во-первых, бумажные листки, заполненные от руки, обычно все равно приходится переводить в цифровой вид, т.е. сканировать. Во-вторых, при использовании обеих процедур работодатели должны оценивать каждое заявление индивидуально и не имеют под рукой собранного обзора.

SeaTable может напрямую решить все эти проблемы сразу: С помощью веб-формы сотрудники подают свои заявления на отпуск онлайн, они автоматически попадают в таблицу и практически идеально подготовлены для вас. Затем заявки автоматически появляются в календаре, чтобы дать представление о заявках на отпуск. Вы сами решаете, какую информацию следует запрашивать.

Ваш собственный запрос на отпуск с помощью веб-формы SeaTable

С помощью этой веб-формы ваши сотрудники подают заявление на отпуск.

После отправки веб-формы информация немедленно переносится в базу и создается новая запись. Группируя их по сотрудникам, вы также получаете в таблице список заявлений по каждому заявителю и знаете непосредственно обо всех полученных на данный момент заявлениях на отпуск. Поскольку база принадлежит только вам как создателю, никакая другая сторона не имеет к ней доступа.

Уведомление о новых заявлениях на отпуск

Соответственно, важно быть информированным о новом поступлении. С этой целью SeaTable предлагает с помощью правил уведомления возможность информировать себя или привлеченных лиц в Базе об изменениях любого рода. Мы создали два правила, которые сводят к минимуму общение за пределами базы по поводу заявок.

Во-первых, мы создали правило, которое отправляет уведомление о новых запросах ответственным лицам. Правило очень простое: условием срабатывания является изменение строк, которое также включает добавление строк. Затем необходимо выбрать только ответственное лицо в качестве получателя. Это может быть пользователь в ряду, например, последний обработчик, или один или несколько отдельных пользователей выбираются для получения этого уведомления.

Второе правило отправляет уведомление заявителям, как только их заявка будет либо одобрена, либо отклонена. Это работает с условием срабатывания "Статус не открыт". Для этого выберите столбец, от которого должно зависеть уведомление, т.е. столбец состояния, а на следующем шаге определите, что именно является условием. Вы можете добавить дополнительные условия фильтрации. Здесь в качестве получателей сообщений выбираются пользователи в столбце "Сотрудник".

Эти автоматические правила значительно упрощают процессы, поскольку избавляют от отдельного общения. Для того чтобы сотрудники могли просматривать свои заявления на отпуск, позже мы расскажем об индивидуальных представлениях, которыми можно поделиться с каждым в отдельности.

Плагин календаря в обзоре

Чтобы вы не потеряли обзор, плагин календаря настроек является частью нашего шаблона. При правильном выборе все запланированные периоды отпусков ваших сотрудников появляются в календаре, и вы можете сразу же увидеть дублирование. В зависимости от размера команды, дублирование также должно быть учтено в отношении недоукомплектованности штата, чтобы даже при высокой рабочей нагрузке на месте оставалось достаточно сотрудников.

Все заявки на отпуск в одном месте с помощью плагина календаря

Плагин календаря позволяет отслеживать все заявки на отпуск

При нажатии на запись о празднике в календаре открывается соответствующее праздничное приложение со всей сопутствующей информацией. Уже здесь вы можете изменить статус, если видите, что время не соответствует вашим оперативным планам. Если вы встроите в форму текстовую колонку для заметок или замечаний, сотрудники смогут дополнительно отмечать, обсуждался ли их отпуск с кем-либо, и поэтому его легче оценить. Если есть дубликаты, то возникает уже описанный выше случай: Затем работодатель решает, кто в конечном итоге получит отпуск.

Простое управление с помощью плагина Kanban

Чтобы упростить управление заявлениями на отпуск, вы можете использовать встроенный плагин Kanban. Вы можете оформить доску Канбан по своему усмотрению, например, в соответствии со статусом приложений. Как только вы приняли решение по запросу, просто перетащите соответствующую карточку в статус "одобрено" или "отклонено", и статус этого запроса изменится. Затем поставьте галочку в графе "флажок" - и заявление на отпуск готово.

Внутренний обзор оставшихся дней отпуска

Чтобы не упустить из виду, сколько заявлений уже подал каждый сотрудник и, прежде всего, сколько дней отпуска осталось у него от положенного по закону, очень полезен внутренний обзор сотрудников. Во второй таблице есть строка на каждого сотрудника, которая служит для этого обзора. Таблица связана с первой таблицей и поэтому может отражать информацию из этой таблицы.

Это очень практично, потому что вы можете рассчитать оставшиеся дни отпуска с помощью очень простых столбцов формул. После того, как заявления на отпуск будут назначены соответствующему лицу в другой таблице, уже использованные дни отпуска и те, которые еще предстоит использовать, могут быть рассчитаны и отображены для всех утвержденных и открытых заявлений с помощью столбцов формул и подходящей формулы. Таким образом, вы всегда будете следить за тем, сколько дней отпуска еще открыто для каждого сотрудника. Чтобы этот расчет работал, вы должны отнести отклоненные заявления на отпуск к строке "DENIED".

Собственные представления для каждого сотрудника

Поскольку база принадлежит только вам, никто другой не имеет доступа к содержащимся в ней данным - если только вы специально не разгласите их. Это уже дает вам чрезвычайно высокий уровень безопасности данных, который дополнительно обеспечивается хранением сервера в европейской зоне. Чтобы вам не пришлось индивидуально информировать своих сотрудников о результате рассмотрения их заявления на отпуск, мы уже создали правила уведомления в предыдущем шаге. Но теперь вашим сотрудникам также нужен доступ к их заявлениям на отпуск.

В SeaTable это работает очень просто - с помощью собственных представлений, которые затем могут быть переданы отдельным лицам (только для клиентов версий Enterprise и Plus). Для этого вы создаете новое представление и фильтр только для одного сотрудника. Теперь вы делаете это для каждого сотрудника, который подает вам заявления. Всего за несколько шагов вы создали отдельное представление для каждого человека.

На втором этапе мнения разделяются для каждого человека в отдельности. Эта функция доступна только для клиентов Plus или Enterprise. Это гарантирует, что данные будут читать и видеть только те люди, для которых они предназначены. Затем в маске ввода вы выбираете сотрудника, в поле зрения которого вы сейчас находитесь, и выбираете режим чтения, в котором никакая информация не может быть изменена.

С помощью индивидуальных представлений сотрудники могут видеть свои заявления на отпуск

Это позволяет создавать индивидуальные представления и утверждения для заявок на отпуск ваших сотрудников.

После этого пользователь получает персональную ссылку для общего просмотра и может в любое время просмотреть свои поданные заявки на отпуск и их статус. Как только сотрудники получают уведомление об изменении статуса заявки, они могут проверить в своем представлении, была ли заявка одобрена или нет.

Планирование отпуска под полным контролем

Благодаря возможностям нашего шаблона, вы полностью контролируете планирование отпуска ваших сотрудников и всегда знаете, какое время подходит лучше всего. С помощью SeaTable заявка легко охватывается веб-формой, а координация и администрирование заявок затем осуществляется непосредственно в Base. С помощью правил уведомления и индивидуальных согласований вы полностью отображаете дальнейшую обработку вплоть до завершения.

Когда вы присоединитесь? Зарегистрируйтесь бесплатно сегодня и просто попробуйте наши шаблоны!

 

Аватар фото
Таня Отт
Таня - студентка, работающая в SeaTable в отделе маркетинга. Как никто другой, она умеет писать привлекательные тексты и создавать образы в голове. Она любит хороший кофе и увлекается музыкой.