El trabajo diario suele ser estresante y a veces no sale como uno se había imaginado por la mañana. Tus planes del día se han visto completamente alterados por las llamadas telefónicas, las reuniones y los correos electrónicos y al final del día te preguntas: ¿qué he conseguido hacer realmente? Para evitar que estas situaciones vuelvan a producirse, debe familiarizarse con el bloqueo de tiempo.
¿Qué es el bloqueo de tiempo?
El método Time Blocking es una técnica de productividad que puede ser muy eficaz para la autoorganización y la propia gestión del tiempo. Con este método, toda la jornada laboral se divide en bloques de tiempo, cada uno de los cuales se dedica a un tema específico. De este modo, estructurará toda su jornada según un horario estricto que no debe ser interrumpido por nada.
Debes priorizar tus tareas para que las cosas importantes se hagan primero. Al planificar bloques de tiempo fijos, puedes cubrir todos los proyectos actuales y no olvidar ninguna tarea pendiente. También puedes utilizar el bloqueo de tiempo para programar específicamente la respuesta a los correos electrónicos, que suele ocupar mucho tiempo de forma inconsciente.
¿Por qué el bloqueo del tiempo?
Las interrupciones en el trabajo forman parte de la vida laboral cotidiana, ya que no todo el mundo dispone de un espacio de oficina propio en el que pueda trabajar sin ser molestado. Especialmente cuando se trabaja con muchas interfaces, como en la gestión de proyectos, las interrupciones del trabajo son casi inevitables. Las llamadas, el entorno ruidoso y las tareas ad hoc a gritos son habituales en las oficinas abiertas.
Sin embargo, ser interrumpido constantemente durante el flujo de trabajo inhibe claramente la productividad. La multitarea es también un asesino de la productividad que puede incluso poner en peligro la salud, como ha descubierto un estudio de la BAuA. La calidad del trabajo se deteriora porque casi nunca se entra en un estado de alta concentración y la productividad apenas tiene oportunidad de surgir en primer lugar.
Por ello, la concentración debe reconstruirse minuciosamente tras una interrupción. Esto puede llevar algún tiempo. Si para entonces se produce otra interrupción, la concentración no se acumulará a largo plazo y el resultado será la improductividad. Todo esto habla a favor del Time Blocking, porque el método bloquea todas las interrupciones externas y garantiza un tiempo de trabajo que se utiliza realmente de forma productiva.
Variantes de bloqueo de tiempo
Hay diferentes maneras de integrar el bloqueo del tiempo en la rutina diaria de trabajo. La forma clásica es establecer bloques de tiempo para tareas muy específicas, como se ha descrito anteriormente. Sin embargo, es posible que haya otros métodos adecuados que pertenezcan al bloqueo del tiempo para usted y su forma de trabajar. Dependiendo del método que más le convenga, su rutina diaria de trabajo encontrará una estructura productiva completamente nueva.
Bloqueo del tiempo: "Hoy haré una investigación de tendencias de 13 a 14 horas y seguiré trabajando en el briefing de 14 a 15 horas".
Se trata del clásico bloqueo de tiempo, que puedes integrar en tu calendario personal en el mejor de los casos. De esta forma, no sólo tienes reuniones y citas fijas en él, sino que también tienes toda tu agenda diaria planificada de forma visual. Anotar y establecer bloques de tiempo no sólo te permite tener una mejor visión de los proyectos en curso, sino que también te asegura ser más cuidadoso y consciente con tu tiempo. Establecer horarios fijos evita que te interrumpan constantemente en tus actividades y reduce tu concentración.
Agrupación de tareas: "De 10 a 11.30 revisaré todos mis correos electrónicos y los contestaré".
La agrupación de tareas se centra en la realización de tareas más pequeñas y similares en un bloque de tiempo. Esto incluye, por ejemplo, responder a correos electrónicos, editar fotos o hacer recados. Lo importante aquí es mantener el cambio de contexto lo más bajo posible, lo que puede incluir el cambio a otro programa, por ejemplo. Si todo se mantiene en un entorno, puedes dedicarte por completo a la tarea y las pequeñas unidades se van eliminando poco a poco.
Tagesthemen: "Los lunes me ocuparé siempre de la investigación de mercado y de la competencia, los martes me concentraré en informar sobre nuestros productos".
También puede ayudar a planificar días enteros de la semana según determinados temas. Esto puede funcionar si es responsable y supervisa varias áreas de responsabilidad, como marketing, ventas o recursos humanos. Para estar informado en cada área y poder reaccionar ante los temas importantes, es aconsejable no programar las reuniones de estas áreas en el mismo día, sino asignarles días separados. De este modo, se pueden tratar de antemano nuevas ideas, preguntas, problemas o novedades y trabajar después los resultados de la reunión. Dividir los temas en diferentes días reduce el cambio de contexto y proporciona estructuras mentales más claras.
Boxeo de tiempo: "Hoy terminaré la sesión informativa de 12 a 13 horas".
Los términos "time boxing" y "time blocking" se utilizan a menudo como sinónimos, pero el "time boxing" se centra en la asignación de tiempo con la ayuda de una fecha límite. Al igual que con el bloqueo de tiempo, se establecen bloques de tiempo en los que se deben completar ciertas tareas, pero con el encajonamiento de tiempo se establece la premisa de que las tareas deben ser completadas. La presión del tiempo a veces hace maravillas y te reta a trabajar de forma eficiente y productiva en las tareas.
¿Por qué es tan eficaz el bloqueo del tiempo?
El bloqueo del tiempo sólo es posible a partir de una buena planificación de las tareas. Tiene que ocuparse específicamente de la planificación del día siguiente y, por tanto, puede centrar toda su atención en el bloque del día siguiente. La concentración y el no dejarse distraer deben ser entrenados, porque llegar directamente a un alto nivel de concentración es difícil en una forma no entrenada. Dividir el tiempo de trabajo puede ayudarte a ello. También tiene otras ventajas:
- El bloqueo del tiempo le permite ser consciente de cómo emplea su tiempo de trabajo diario
- No hay lugar para el perfeccionismo innecesario
- Definirá y alcanzará los objetivos de forma más eficaz y mejor
Empieza a estructurar tu rutina diaria. Puede ser difícil al principio, pero las ventajas pronto superarán a los inconvenientes. Puedes utilizar el bloqueo del tiempo no sólo con un calendario digital en tu cuenta de correo electrónico o en tu smartphone, sino también de la forma tradicional escribiendo un horario en papel. Esto puede ayudar a la visualización.
Bloqueo de tiempo con SeaTable
Si prefiere la planificación digital del tiempo, puede implementarla con SeaTable en unos pocos pasos. No sólo los diferentes tipos de columnas desempeñan un papel importante, sino que los potentísimos plug-ins también abren posibilidades completamente nuevas cuando se utilizan con SeaTable. Con la planificación del día de SeaTable, usted crea las mejores condiciones para el éxito del bloqueo del tiempo, que podría ser algo así:
Como potente software, SeaTable reúne las ventajas de una hoja de cálculo y una base de datos en un solo producto. Puede recopilar, organizar y preparar una variedad de datos para usted. Pero también puedes compartir los datos con tu equipo y otras partes interesadas y sincronizarlos en tiempo real. No sólo puede preparar su propia planificación diaria de SeaTable para usted, sino también liberar las vistas para los colegas, que así sabrán exactamente cuándo ha bloqueado horas para usted y cuándo no está disponible.
Bloqueo de tiempo con el plugin de calendario
Con la función de columna de fechas, puede crear fácilmente resúmenes de cal endarios totalmente adaptados a sus necesidades. Esto permite organizar las citas y la planificación diaria en forma de tabla, de modo que ya no es necesario utilizar calendarios por separado. Con el plugin de calendario, puede mostrar las citas y las fechas en forma de calendario y, por tanto, ver de un vistazo las citas y las tareas que vencen hoy, la semana, todo el mes o el año.
Con el plugin de calendario, todos los tipos de eventos y citas se pueden mostrar visualmente y también se pueden asignar a esquemas de colores. Esto le ofrece una visión general directa de toda su planificación y le permite integrar el bloqueo de tiempo en su jornada de forma selectiva. Con las franjas horarias coloreadas en rojo, los tiempos bloqueados son directamente visibles para usted y otros empleados - durante este tiempo usted está virtualmente "no disponible".
Bloqueo de tiempo con el plugin Kanban: cómo vigilar tus tareas
Con el nuevo plugin de Kanban, es posible asignar tareas y proyectos al estilo de Trello. Esta función es muy valiosa, especialmente para la representación visual de los temas y las tareas pendientes, y le ayuda a diseñar su flujo de trabajo de forma eficiente. La tabla Kanban utiliza los datos de la tabla SeaTable. Las categorías se crean a partir de las distintas columnas, como la de selección única. Así, el tablero puede utilizarse de forma muy flexible en una gran variedad de ámbitos y se puede prescindir por completo de soluciones externas como Trello.
Como estás acostumbrado a las herramientas Kanban, puedes mover las tareas individuales arrastrando y soltando y así actualizar el estado. De este modo, su rutina diaria adquiere una estructura claramente predefinida. Convenientemente, la siguiente tarea programada se muestra en la parte superior, para que siempre esté al día con su programación. También puede crear aquí tableros adicionales basados en diferentes vistas y centrarse sólo en las tareas relacionadas con el proyecto, por ejemplo. Se pueden crear nuevas entradas directamente en el tablero Kanban.
De este modo, no sólo ha integrado eficazmente el bloqueo de tiempo en su rutina diaria con el plugin de calendario, sino que también ha incorporado con sensatez el plugin de Kanban en su gestión de tareas. El resultado es un doble aumento de la eficiencia: usted cumple estrictamente con sus fases de productividad y puede controlar sus tareas y documentar su progreso al mismo tiempo.
Empiece hoy mismo a utilizar SeaTable para aumentar su productividad.
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