Повседневная работа часто бывает стрессовой, и иногда все идет не так, как вы себе представляли утром. Ваши планы на день полностью нарушены телефонными звонками, встречами и электронными письмами, и в конце дня вы спрашиваете себя: что я, собственно, успел сделать? Чтобы предотвратить повторное возникновение подобных ситуаций, вам следует ознакомиться с системой блокировки времени.
Что такое блокирование времени?
Метод блокирования времени - это техника продуктивности, которая может быть очень эффективной для самоорганизации и управления собственным временем. При таком методе весь рабочий день делится на временные блоки, каждый из которых посвящен определенной теме. Таким образом, вы выстраиваете весь свой день по строгому расписанию, которое не должно прерываться ничем.
Вы должны расставить приоритеты, чтобы важные дела выполнялись в первую очередь. Планируя фиксированные блоки времени, вы сможете охватить все текущие проекты и больше не забывать о делах. Вы также можете использовать блокировку времени, чтобы специально выделить время для ответов на электронные письма, которые обычно отнимают много времени неосознанно.
Почему блокировка времени?
Перерывы в работе являются частью повседневной рабочей жизни - ведь не у всех есть собственный офис, где можно работать без помех. Особенно при работе с большим количеством интерфейсов, например, в управлении проектами, перерывы в работе практически неизбежны. В офисах с открытой планировкой нередки звонки, шумная обстановка и разовые кричащие задачи.
Однако постоянное прерывание во время рабочего процесса явно снижает производительность. Многозадачность также является убийцей производительности и может даже нанести вред здоровью, как показало исследование, проведенное BAuA. Качество работы ухудшается, потому что вы почти никогда не входите в состояние высокой концентрации, и продуктивность практически не имеет шансов появиться.
Таким образом, концентрация должна быть кропотливо восстановлена после перерыва. Это может занять некоторое время. Если к тому времени произойдет еще один перерыв, то высокая концентрация не будет создана в долгосрочной перспективе, и результатом станет непродуктивность. Все это говорит в пользу блокирования времени, поскольку этот метод блокирует все внешние помехи и обеспечивает рабочее время, которое действительно используется продуктивно.
Варианты блокировки времени
Существуют различные способы интегрировать блокирование времени в ежедневную рабочую рутину. Классический способ - установить временные блоки для очень конкретных задач, как описано выше. Однако для вас и вашего способа работы могут существовать другие подходящие методы, которые относятся к блокированию времени. В зависимости от того, какой метод вам больше подходит, ваша ежедневная рабочая рутина обретет совершенно новую продуктивную структуру.
Блокирование времени: "Сегодня я буду заниматься исследованием тенденций с 13 до 14 часов и продолжу работу над брифингом с 14 до 15 часов".
Это классическое блокирование времени, которое в лучшем случае можно интегрировать в личный календарь. Таким образом, вы не только фиксируете в нем встречи и совещания, но и визуально планируете весь свой распорядок дня. Запись и определение временных блоков не только дает вам лучший обзор текущих проектов, но и гарантирует, что вы будете более внимательно и осознанно относиться к своему времени. Установление фиксированного времени не позволит вам постоянно прерывать свою деятельность и снижать концентрацию.
Пакетирование заданий: "С 10 до 11.30 я просмотрю все свои электронные письма и отвечу на них".
Пакетное выполнение задач сосредоточено на выполнении небольших и похожих задач в течение определенного периода времени. Это включает, например, ответы на электронные письма, редактирование фотографий или выполнение поручений. Здесь важно, чтобы изменение контекста было как можно меньше, что может включать, например, переключение на другую программу. Если все остается в одной среде, вы можете полностью посвятить себя задаче, и мелкие единицы будут отлажены постепенно.
Tagesthemen: "По понедельникам я всегда занимаюсь исследованием рынка и конкурентов, по вторникам я концентрируюсь на отчетности по нашей продукции".
Это также может помочь спланировать целые дни недели в соответствии с определенными темами. Это может сработать, если вы отвечаете и руководите несколькими сферами ответственности, такими как маркетинг, продажи или человеческие ресурсы. Чтобы быть информированным в каждой области и иметь возможность реагировать на важные темы, рекомендуется не назначать встречи этих областей на один день, а выделить для них отдельные дни. Таким образом, новые идеи, вопросы, проблемы или новости могут быть рассмотрены заранее, а над результатами встречи можно поработать после. Разделение тем на разные дни уменьшает смену контекста и создает более четкие ментальные структуры.
Тайм-бокс: "Сегодня я закончу брифинг с 12 до 13 часов".
Тайм-боксинг и тайм-блокинг часто используются как синонимы, но тайм-боксинг концентрируется на распределении времени с помощью дедлайна. Как и в случае с блокированием времени, устанавливаются временные блоки, в которые должны быть выполнены определенные задачи, но в случае с тайм-боксом устанавливается предпосылка, что задачи должны быть выполнены. Нехватка времени иногда творит чудеса и заставляет вас эффективно и продуктивно работать над заданиями.
Почему блокирование времени так эффективно?
Блокирование времени возможно только при правильном планировании задач. Вы должны заниматься конкретно планированием предстоящего дня и поэтому можете сосредоточить все свое внимание на предстоящем блоке на следующий день. Сосредотачиваться и не позволять себе отвлекаться нужно тренироваться, потому что в нетренированном виде попасть сразу на высокий уровень концентрации сложно. В этом вам поможет разделение рабочего времени. У него есть и другие преимущества:
- Блокирование времени позволяет вам осознать, как вы проводите свое ежедневное рабочее время
- Нет места ненужному перфекционизму
- Вы определяете и достигаете цели более эффективно и качественно
Просто начните структурировать свой распорядок дня. Поначалу это может быть трудно, но вскоре преимущества перевесят недостатки. Вы можете использовать блокирование времени не только с помощью цифрового календаря в вашем почтовом ящике или на смартфоне, но и традиционным способом, написав расписание на бумаге. Это может помочь в визуализации.
Блокирование времени с помощью SeaTable
Если вы предпочитаете цифровое планирование времени, вы можете реализовать его с помощью SeaTable всего за несколько шагов. Не только различные типы колонок играют важную роль, но и чрезвычайно мощные плагины открывают совершенно новые возможности при использовании с SeaTable. С помощью планирования дня SeaTable вы создаете наилучшие условия для успешного блокирования времени, которое может выглядеть примерно так:
Являясь мощным программным обеспечением, SeaTable объединяет преимущества электронной таблицы и базы данных в одном продукте. Вы можете собирать, организовывать и подготавливать различные данные для себя. Но вы также можете обмениваться данными со своей командой и другими заинтересованными сторонами и синхронизировать их в режиме реального времени. Вы можете не только составлять собственное ежедневное планирование SeaTable для себя, но и выпускать просмотры для коллег - которые, таким образом, точно знают, когда вы заблокировали время для себя и когда вы недоступны.
Блокирование времени с помощью плагина Calendar Plugin
С помощью функции колонки дат вы можете легко создавать обзоры календаря, полностью адаптированные к вашим потребностям. Это позволяет организовать встречи и ежедневное планирование в табличной форме, так что отдельное использование календарей больше не требуется. С помощью плагина Calendar Plugin вы можете отображать встречи и даты в виде календаря и таким образом сразу видеть, какие встречи и задачи запланированы на сегодня, неделю, весь месяц или год.
С помощью плагина Calendar Plugin можно визуально отображать все типы событий и встреч, а также присваивать им цветовые схемы. Это позволяет получить непосредственный обзор всего планирования и целенаправленно интегрировать блокировку времени в рабочий день. Если временные интервалы окрашены в красный цвет, то заблокированное время непосредственно видно вам и другим сотрудникам - в это время вы практически "недоступны".
Блокирование времени с помощью Kanban Plugin: как следить за своими задачами
С помощью нового плагина Kanban можно составлять карты задач и проектов в стиле Trello. Эта функция чрезвычайно ценна, особенно для визуального представления тем и дел, и помогает эффективно организовать рабочий процесс. Доска Kanban использует данные в таблице SeaTable. Категории создаются на основе различных столбцов, например, столбца одиночного выбора. Таким образом, доска может быть использована очень гибко в самых разных областях, и можно полностью отказаться от внешних решений, таких как Trello.
Как вы уже привыкли к инструментам Kanban, вы можете перемещать отдельные задачи путем перетаскивания и обновления статуса. Это придаст вашему распорядку дня четко определенную структуру. Удобно, что следующая запланированная задача отображается вверху, так что вы всегда будете в курсе своего расписания. Вы также можете создать здесь дополнительные доски на основе различных представлений и сосредоточиться, например, только на задачах, связанных с проектом. Новые записи можно создавать непосредственно на доске Канбан.
Таким образом, вы не только эффективно интегрировали блокирование времени в свой распорядок дня с помощью плагина Calendar Plugin, но и разумно включили плагин Kanban Plugin в управление задачами. Это приводит к двойному повышению эффективности: вы строго придерживаетесь фаз своей продуктивности и одновременно можете контролировать выполнение задач и документировать свой прогресс.
Начните работать с SeaTable уже сегодня, чтобы повысить производительность!
"*" указывает на обязательные поля
