La vie quotidienne au travail est souvent stressante et parfois, elle ne se déroule tout simplement pas comme vous l'aviez imaginé le matin. Vos plans pour la journée ont été complètement chamboulés par les appels téléphoniques, les réunions et les e-mails et vous vous demandez à la fin de la journée : qu'est-ce que j'ai vraiment réussi à faire ? Pour que de telles situations ne se reproduisent plus, vous devriez vous familiariser avec le Time Blocking.
Qu'est-ce que le blocage du temps ?
La méthode du Time Blocking est une technique de productivité qui peut être très efficace pour l'organisation personnelle et la gestion du temps. Cette méthode consiste à diviser l'ensemble de la journée de travail en blocs de temps, chacun étant consacré à un thème précis. Vous structurez ainsi toute votre journée selon un horaire strict que rien ne doit interrompre.
Vous devriez prioriser vos tâches afin que les choses importantes soient faites en premier. En planifiant des blocs de temps fixes, vous pouvez couvrir tous les projets en cours et ne plus oublier de choses à faire. Vous pouvez également utiliser le Time Blocking pour encadrer de manière ciblée la réponse aux e-mails, qui prend généralement beaucoup de temps sans que vous en ayez conscience.
Pourquoi le blocage du temps ?
Les interruptions de travail font partie du travail quotidien - car tout le monde ne dispose pas d'un bureau personnel dans lequel il peut travailler sans être dérangé. Les interruptions de travail sont presque inévitables, en particulier lorsque l'on travaille avec de nombreuses interfaces, comme dans la gestion de projet. Les appels téléphoniques, l'environnement bruyant et les tâches ad hoc appelées ne sont pas rares dans les bureaux paysagers.
Or, être constamment interrompu pendant le flux de travail freine nettement la productivité. Le multitâche est également un tueur de productivité qui peut même nuire à la santé, comme l'a révélé une étude du BAuA. La qualité du travail se détériore, car vous n'arrivez presque jamais à un état de concentration élevée et la productivité n'a pratiquement aucune chance de voir le jour.
Ainsi, après une interruption, la concentration doit être reconstruite péniblement. Cela peut prendre un certain temps. Si une nouvelle interruption survient entre-temps, la concentration n'est pas élevée à long terme et l'improductivité s'ensuit. Tout cela plaide en faveur du Time Blocking, car cette méthode bloque toutes les interruptions extérieures et garantit un temps de travail réellement utilisé de manière productive.
Variantes de blocage du temps
Il existe différentes manières d'intégrer le Time Blocking dans le travail quotidien. La méthode classique est la mise en place de blocs de temps pour des tâches bien précises, comme décrit ci-dessus. Mais peut-être existe-t-il pour vous et votre méthode de travail d'autres méthodes appropriées qui relèvent du Time Blocking. Selon la méthode qui vous convient le mieux, votre travail quotidien trouvera une toute nouvelle structure productive.
Time Blocking: "Aujourd'hui, de 13 à 14 heures, je vais faire des recherches sur les tendances et de 14 à 15 heures, je vais continuer à travailler sur le briefing".
C'est le classique Time Blocking que vous pouvez, dans le meilleur des cas, intégrer dans votre agenda personnel. Ainsi, vous n'y trouverez pas seulement des réunions et des rendez-vous fixes, mais vous aurez également planifié visuellement votre planning quotidien complet. Le fait de noter et de fixer des blocs de temps ne vous donne pas seulement une meilleure vue d'ensemble des projets en cours, mais vous assure également de gérer votre temps avec plus de prudence et de conscience. La fixation d'horaires fixes vous évite d'être constamment interrompu dans vos activités et de perdre votre concentration.
Tâches Batching: "De 10h à 11h30, je vais étudier tous mes e-mails et y répondre".
Le batching de tâches se concentre sur l'exécution de petites tâches similaires en un seul bloc de temps. Il s'agit par exemple de répondre à des e-mails, de traiter des images ou de faire des courses. Il est important de limiter autant que possible les changements de contexte, ce qui peut inclure par exemple le passage à un autre programme. Si tout reste dans le même environnement, on peut se consacrer entièrement à la tâche et les petites unités sont cochées au fur et à mesure.
Tagesthemen: "Le lundi, je m'occuperai toujours des recherches sur le marché et la concurrence, le mardi je me concentrerai sur la couverture de nos produits".
Il peut également être utile de planifier des journées entières de la semaine en fonction de certains thèmes. Cela peut fonctionner si l'on est responsable et que l'on s'occupe de plusieurs domaines de tâches, comme le marketing, la vente ou les ressources humaines. Afin d'être informé dans chaque domaine et de pouvoir réagir aux sujets importants, il est conseillé de ne pas programmer les réunions de ces domaines le même jour, mais de leur attribuer des jours séparés. Ainsi, il est possible de se pencher sur les nouvelles connaissances, les questions, les problèmes ou les nouveautés avant la réunion et de travailler ensuite sur les résultats de la réunion. Le fait de répartir les thèmes sur différents jours réduit le changement de contexte et donne des structures mentales plus claires.
Time Boxing: "Aujourd'hui, je vais terminer le briefing de 12 à 13 heures".
Bien que le Time Boxing et le Time Blocking soient souvent utilisés comme synonymes, le Time Boxing se concentre sur la répartition du temps à l'aide d'une date limite. Comme dans le Time Blocking, des blocs de temps sont fixés pour effectuer certaines tâches, mais le Time Boxing se base sur la prémisse que les tâches doivent être terminées. La pression du temps fait parfois des miracles et vous met au défi de travailler de manière efficace et productive sur des tâches.
Pourquoi le Time Blocking est-il si efficace ?
Le Time Blocking n'est possible qu'à partir d'une bonne planification des tâches. Vous devez vous pencher de manière ciblée sur le planning de la journée à venir, ce qui vous permettra le lendemain de concentrer toute votre attention sur le bloc à venir. Il faut s'entraîner à se focaliser et à ne plus se laisser distraire, car il est difficile d'atteindre directement un niveau de concentration élevé si l'on n'est pas entraîné. La répartition du temps de travail peut vous y aider. Cela présente également d'autres avantages :
- Le Time Blocking vous fait prendre conscience de la manière dont vous passez votre temps de travail quotidien.
- Pas de place pour le perfectionnisme inutile
- Vous définissez et atteignez vos objectifs plus efficacement et mieux
Commencez tout simplement à structurer votre emploi du temps. Cela peut sembler difficile au début, mais les avantages l'emporteront rapidement. Vous pouvez utiliser le Time Blocking non seulement avec un calendrier numérique dans votre compte e-mail ou sur votre smartphone, mais aussi de manière plus classique en rédigeant un planning sur papier. Cela peut aider à la visualisation.
Blocage du temps avec SeaTable
Si vous préférez une planification numérique, vous pouvez la réaliser en quelques étapes avec SeaTable. Non seulement les différents types de colonnes jouent un rôle important, mais les plug-ins extrêmement puissants ouvrent également de nouvelles possibilités lors de l'utilisation de SeaTable. Avec un planning journalier SeaTable, vous créez les meilleures conditions pour un Time Blocking réussi, qui pourrait ressembler à ceci :
En tant que logiciel puissant, SeaTable apporte les avantages d'une feuille de calcul et d'une base de données en un seul produit. Vous pouvez collecter une multitude de données, les classer et les préparer pour vous-même. Mais vous pouvez aussi partager des données avec votre équipe et d'autres personnes concernées et les synchroniser en temps réel. Vous pouvez non seulement préparer votre propre planning journalier SeaTable pour vous-même, mais aussi partager des vues avec vos collègues - qui savent ainsi exactement quand vous avez bloqué des heures pour vous-même et quand vous n'êtes pas disponible.
Blocage du temps avec Calendar Plugin
La fonction de colonne de date permet de créer très facilement des aperçus calendaires adaptés à vos besoins. Il est ainsi possible d'organiser les rendez-vous et le planning journalier sous forme de tableau, de sorte qu'il n'est plus nécessaire d'utiliser séparément des calendriers. Le plugin Calendar vous permet d'afficher les rendez-vous et les dates sous forme de calendrier et de voir ainsi d'un seul coup d'œil les rendez-vous et les tâches à effectuer pour le jour même, la semaine, le mois entier ou l'année.
Le plugin Calendar permet de représenter visuellement tous les types d'événements et de rendez-vous et de les associer à des schémas de couleurs. Vous avez ainsi un aperçu direct de l'ensemble de votre planning et pouvez intégrer le Time Blocking de manière très ciblée dans votre journée. Avec les créneaux horaires colorés en rouge, les heures bloquées sont directement visibles pour vous et les autres collaborateurs - pendant ces heures, vous êtes quasiment "non disponible".
Time Blocking avec le plugin Kanban : comment garder un œil sur vos tâches
Avec le nouveau plugin Kanban, il est possible de représenter les tâches et les projets dans le style Trello. Cette fonction est extrêmement précieuse, notamment pour la représentation visuelle des thèmes et des choses à faire, et vous aide à organiser efficacement votre flux de travail. Le tableau Kanban utilise pour cela les données du tableau SeaTable. Les catégories sont créées à partir des différentes colonnes, comme la colonne de sélection simple. Ainsi, le tableau peut être utilisé de manière très flexible dans les domaines les plus divers et il n'est pas nécessaire de recourir à des solutions externes comme Trello.
Comme d'habitude avec les outils Kanban, vous pouvez déplacer les différentes tâches par glisser-déposer et ainsi mettre à jour leur statut. Cela donne à votre journée une structure clairement prédéfinie. De manière pratique, la prochaine tâche à effectuer est affichée en haut de l'écran, ce qui vous permet d'être toujours à jour avec votre planning. Vous pouvez également créer d'autres tableaux basés sur différentes vues et vous concentrer par exemple uniquement sur les tâches liées à un projet. De nouvelles entrées peuvent être créées directement dans le tableau Kanban.
Ainsi, vous avez non seulement intégré efficacement le Time Blocking dans votre emploi du temps avec le plug-in Calendar, mais vous avez également intégré le plug-in Kanban dans votre gestion des tâches. Cela a pour conséquence une double augmentation de l'efficacité : vous respectez strictement vos phases de productivité et pouvez en même temps surveiller vos tâches et documenter vos progrès.
Commencez dès aujourd'hui à booster votre productivité avec SeaTable !
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