O trabalho diário é muitas vezes stressante e por vezes simplesmente não corre como se imaginava pela manhã. Os seus planos para o dia foram completamente perturbados por telefonemas, reuniões e e-mails e, no final do dia, pergunta-se: o que é que eu consegui realmente fazer? Para evitar que tais situações se repitam, deve familiarizar-se com o Bloqueio de Tempo.
O que é Bloqueio do Tempo?
O método de bloqueio de tempo é uma técnica de produtividade que pode ser muito eficaz para a auto-organização e para a própria gestão do tempo. Com este método, todo o dia de trabalho é dividido em blocos de tempo, cada um dos quais é dedicado a um tópico específico. Desta forma, estrutura o seu dia inteiro de acordo com um horário rigoroso que não deve ser interrompido por nada.
Deve dar prioridade às suas tarefas para que coisas importantes sejam feitas primeiro. Ao planear blocos fixos de tempo, é possível cobrir todos os projectos actuais e já não se esquecer de nenhuma dose. Também se pode usar o bloqueio de tempo para cronometrar especificamente a resposta de e-mails, o que normalmente ocupa muito tempo inconscientemente.
Porquê bloquear o tempo?
As interrupções de trabalho são parte integrante da vida quotidiana de trabalho - porque nem todos têm o seu próprio espaço de escritório onde possam trabalhar sem perturbações. Especialmente quando se trabalha com muitas interfaces, tais como na gestão de projectos, as interrupções de trabalho são quase inevitáveis. Chamadas, ambientes ruidosos e tarefas ad-hoc gritadas não são invulgares em gabinetes de plano aberto.
No entanto, ser constantemente interrompido durante o fluxo de trabalho inibe claramente a produtividade. O multitarefa é também um assassino de produtividade que pode até colocar uma tensão na saúde, como descobriu um estudo do BAuA. A qualidade do trabalho deteriora-se porque quase nunca se entra num estado de alta concentração e a produtividade dificilmente tem hipótese de emergir em primeiro lugar.
Assim, a concentração deve ser cuidadosamente reconstruída após uma interrupção. Isto pode demorar algum tempo. Se houver outra interrupção até lá, a concentração elevada não se acumulará a longo prazo e a improdutividade será o resultado. Tudo isto fala a favor do Bloqueio do Tempo, porque o método bloqueia todas as interrupções externas e assegura um tempo de trabalho que é realmente utilizado de forma produtiva.
Variantes de bloqueio de tempo
Existem diferentes formas de integrar o bloqueio do tempo na rotina diária de trabalho. A forma clássica é estabelecer blocos de tempo para tarefas muito específicas, como descrito acima. No entanto, pode haver outros métodos adequados que pertencem ao Bloqueio de Tempo para si e para a sua forma de trabalhar. Dependendo do método que melhor lhe convier, a sua rotina diária de trabalho encontrará uma estrutura produtiva completamente nova.
Bloqueio de tempo: "Hoje vou fazer investigação de tendências das 13 às 14 horas e continuar a trabalhar no briefing das 14 às 15 horas".
Este é um bloqueio de tempo clássico, que pode ser integrado no seu calendário pessoal no melhor dos casos. Desta forma, não só tem reuniões e compromissos fixos, como também tem toda a sua agenda diária planeada visualmente. Escrever e definir blocos de tempo não só lhe dá uma melhor visão geral dos projectos em curso, mas também assegura-lhe que é mais cuidadoso e consciente com o seu tempo. A definição de tempos fixos impede-o de ser constantemente interrompido nas suas actividades e reduz a sua concentração.
Tarefas de correspondência: "Das 10 às 11.30 irei analisar todos os meus e-mails e responder-lhes".
O agrupamento de tarefas concentra-se em completar tarefas mais pequenas e semelhantes num bloco de tempo. Isto inclui, por exemplo, responder a e-mails, editar imagens ou fazer recados. O importante aqui é manter a mudança de contexto tão baixa quanto possível, o que pode incluir a mudança para outro programa, por exemplo. Se tudo permanecer num só ambiente, pode dedicar-se inteiramente à tarefa e as pequenas unidades são riscadas pouco a pouco.
Tagesthemen: "Às segundas-feiras cuidarei sempre da investigação do mercado e da concorrência, às terças-feiras concentrar-me-ei na elaboração de relatórios sobre os nossos produtos".
Pode também ajudar a planear dias inteiros da semana de acordo com certos tópicos. Isto pode funcionar se for responsável e supervisionar várias áreas de responsabilidade, tais como marketing, vendas ou recursos humanos. A fim de ser informado em cada área e poder reagir a tópicos importantes, é aconselhável não agendar reuniões destas áreas no mesmo dia, mas atribuir-lhes dias separados. Desta forma, novos conhecimentos, questões, problemas ou notícias podem ser tratados com antecedência e os resultados da reunião podem ser trabalhados posteriormente. A divisão dos tópicos em diferentes dias reduz a mudança de contexto e dá estruturas mentais mais claras.
Boxe do Tempo: "Hoje vou terminar o briefing das 12 às 13 horas".
O boxe do tempo e o bloqueio do tempo são frequentemente utilizados como sinónimos, mas o boxe do tempo concentra-se na atribuição do tempo com a ajuda de um prazo. Tal como no bloqueio de tempo, são definidos blocos de tempo em que certas tarefas devem ser completadas, mas com o boxe de tempo é estabelecida a premissa de que as tarefas devem ser completadas. A pressão do tempo faz por vezes maravilhas e desafia-o a trabalhar eficiente e produtivamente nas tarefas.
Porque é que o Bloqueio do Tempo é tão eficaz?
O bloqueio de tempo só é possível a partir de um bom planeamento de tarefas. Tem de lidar especificamente com o planeamento do dia seguinte para que possa concentrar toda a sua atenção no bloco que se aproxima no dia seguinte. Focalizar e não se deixar distrair deve ser treinado, porque entrar directamente num alto nível de concentração é difícil numa forma não treinada. Dividir o seu tempo de trabalho pode ajudá-lo com isto. Tem também outras vantagens:
- O bloqueio de tempo torna-o consciente de como passa o seu tempo de trabalho diário
- Não há lugar para perfeccionismo desnecessário
- Define e atinge objectivos de forma mais eficiente e melhor
Comece apenas a estruturar a sua rotina diária. Pode ser difícil no início, mas as vantagens em breve ultrapassarão as desvantagens. Pode utilizar o bloqueio do tempo não só com um calendário digital na sua conta de e-mail ou no seu smartphone, mas também da forma tradicional, escrevendo um horário em papel. Isto pode ajudar na visualização.
Bloqueio de tempo com SeaTable
Se preferir o planeamento digital do tempo, pode implementá-lo com SeaTable em apenas alguns passos. Não só os diferentes tipos de colunas desempenham um papel importante, mas também os plug-ins extremamente potentes abrem possibilidades completamente novas quando utilizados com o SeaTable. Com o planeamento do dia SeaTable, criam-se as melhores condições para um bloqueio do tempo bem sucedido, que poderia parecer algo parecido com isto:
Como um poderoso software, o SeaTable traz as vantagens de uma folha de cálculo e de uma base de dados num só produto. Pode recolher, organizar e preparar uma variedade de dados para si próprio. Mas também pode partilhar dados com a sua equipa e outros intervenientes e sincronizá-los em tempo real. Pode não só preparar o seu próprio planeamento diário SeaTable para si próprio, mas também libertar opiniões para os colegas - que assim sabem exactamente quando tem tempos bloqueados para si e quando não está disponível.
Bloqueio de Tempo com Plugin de Calendário
Com a função de coluna de datas, pode facilmente criar visões gerais do calendário que são completamente adaptadas às suas necessidades. Isto torna possível organizar compromissos e planeamento diário em forma de tabela, de modo a que o uso separado de calendários já não seja necessário. Com o Plugin de Calendário, pode exibir os compromissos e datas em forma de calendário e assim ver num relance quais os compromissos e tarefas que estão previstos para hoje, a semana, o mês inteiro ou o ano.
Com o Plugin de Calendário, todos os tipos de eventos e compromissos podem ser apresentados visualmente e podem também ser atribuídos a esquemas de cores. Isto dá-lhe uma visão geral direta de todo o seu planeamento e permite-lhe integrar o bloqueio de tempo no seu dia de uma forma orientada. Com as faixas horárias coloridas a vermelho, os tempos bloqueados são diretamente visíveis para si e para os outros empregados - durante esse tempo, está virtualmente "não disponível".
Bloqueio de tempo com Kanban Plugin: Como manter um registo das suas tarefas
Com o novo plugin Kanban, é possível mapear tarefas e projectos em estilo Trello. Esta função é extremamente valiosa especialmente para a representação visual de tópicos e To Do's e ajuda-o a desenhar o seu fluxo de trabalho de forma eficiente. O quadro Kanban utiliza os dados da tabela SeaTable. As categorias são criadas a partir das várias colunas, como por exemplo a coluna de selecção única. Assim, o cartão pode ser utilizado de forma altamente flexível numa grande variedade de áreas e soluções externas como o Trello podem ser completamente dispensadas.
Como está habituado das ferramentas Kanban, pode mover as tarefas individuais arrastando e largando e assim actualizar o estado. Isto dá à sua rotina diária uma estrutura claramente pré-definida. Convenientemente, a próxima tarefa agendada é afixada no topo, para que esteja sempre a par da sua agenda. Pode também criar aqui conselhos adicionais baseados em diferentes pontos de vista e concentrar-se apenas em tarefas relacionadas com o projecto, por exemplo. Podem ser criadas novas entradas directamente no quadro Kanban.
Assim, não só integrou eficazmente o Time Blocking na sua rotina diária com o Calendar Plugin, mas também incorporou sensatamente o Kanban Plugin na sua gestão de tarefas. Isto resulta num duplo aumento da eficiência: adere estritamente às suas fases de produtividade e pode acompanhar as suas tarefas e documentar o seu progresso ao mesmo tempo.
Comece hoje mesmo com o SeaTable para o seu aumento de produtividade!
"*" indica campos obrigatórios
