Tanto si diriges un restaurante como si has creado una marca de moda, diriges una agencia de marketing o eres un creador de contenidos autónomo, SeaTable puede ayudarte a hacer realidad todo lo que puedas imaginar. En SeaTable, puede crear la hoja de cálculo perfecta, adaptada a sus necesidades exactas. Hoy te guiaremos por los pasos para que acabes con tu hoja de cálculo perfecta delante de ti.
Los primeros pasos
La mejor manera de entender una hoja de cálculo SeaTable y sus funciones es crear una propia. Para crear una nueva hoja de cálculo, haga clic en "Añadir una base" en su panel de control. Base, por cierto, es la abreviatura de "base de datos". Estrictamente hablando, estamos creando una base de datos que puede contener varias hojas de cálculo (o tablas). Tu base de datos con sus tablas individuales contiene toda la información que te es útil, ya sea una hoja de ruta empresarial, un calendario de contenidos o los datos de ubicación de tus sucursales. Con SeaTable usted crea su base de datos personal con toda la información que necesita.
Al hacer clic en "Añadir una base" se abren tres opciones diferentes:
Crear una base en blanco
Con esta opción obtienes una mesa completamente vacía que puedes construir según tus deseos. Sólo el primer campo, el primario, ya está introducido aquí.
Importar desde un archivo
Aquí puede importar un documento con el formato de archivo *.csv o *.dtable a una tabla SeaTable. De este modo, en el futuro tendrá toda la información en un solo lugar. Los archivos *.csv son formatos de Excel, por lo que también puede importar una tabla de Excel a SeaTable sin problemas. *.dtable significa archivos SeaTable.
Crear a partir de una plantilla
¿Ha visto en nuestro sitio web una plantilla adecuada para su hoja de cálculo que desea utilizar para su información? ¿O tal vez quiere inspirarse sobre cómo podría construirse una hoja de cálculo relevante para usted? Entonces haga clic en "Crear a partir de una plantilla". Accederá inmediatamente a nuestra biblioteca de plantillas. Aquí puede buscar en las distintas secciones la plantilla que más le convenga. Para obtener una vista previa de la plantilla, haga clic en la plantilla y luego en "Ver". ¿Es perfecta? Entonces haz clic en "Usar plantilla" y la plantilla aparecerá inmediatamente en tu panel de control. Por supuesto, también puedes cambiar y adaptar nuestras plantillas ya preparadas.
Tablas, registros y campos
¿Qué es una mesa?
Una tabla (o también una hoja de cálculo) es una lista de datos del mismo tipo o del mismo tema. Si tiene datos sobre varios temas, probablemente tenga sentido crear también varias tablas para ellos. En SeaTable, al igual que en el programa Excel, se pueden crear varias hojas de cálculo dentro de un archivo de tabla. Para entender: En SeaTable, el archivo que se utiliza se llama Base (en Excel: tabla o archivo Excel). Puede crear varias tablas dentro de la base (en Excel: hojas de tabla).
Por ejemplo, una base de datos (=base) para la gestión de las relaciones con los clientes podría contener tres tablas diferentes: una para las empresas, otra para los clientes potenciales y otra para los contactos. Puedes nombrar tus tablas como corresponde y añadir una nueva tabla a tu base de datos haciendo clic en el pequeño signo más.
¿Qué es un conjunto de datos?
Un registro se refiere a cada fila individual que se puede ver en la tabla. En nuestra plantilla de calendario de contenidos, cada fila es una sola publicación en las redes sociales.
Crear un nuevo registro
Para crear un nuevo registro en la hoja de cálculo, basta con hacer clic en el signo más bajo el último registro existente. Al hacer clic con el botón derecho del ratón en una fila concreta también se abre un menú desplegable en el que se puede añadir un registro por encima o por debajo de la fila en la que se ha hecho clic. Además, también puede hacer clic en una fila y añadir una fila debajo de la fila seleccionada con el atajo de teclado: SHIFT+ENTER.
Ampliar un registro
Si quiere editar o ver un registro con un poco más de alcance, haga clic en el botón de expandir registro. Aparece cuando se ha seleccionado una celda, se mueve el ratón sobre un registro o se pulsa la barra espaciadora cuando se selecciona una celda. Ahora aparece una vista en la que se puede ver toda la información listada verticalmente.
¿Qué es un campo?
En nuestro ejemplo anterior se ven varias columnas: Titular, estado, subtítulo, imagen de cabecera, etc. Estas columnas se denominan campos. Los campos estructuran las tablas y permiten registrar detalles relevantes. Cada campo tiene un tipo de campo, que se determina cuando se crea el campo o se puede cambiar más tarde. Estos son algunos de los posibles tipos de campo. Números, casillas de verificación, campos de fecha, selección simple, texto largo y muchos más. Dependiendo del tipo de información, se selecciona el tipo de campo apropiado.
El tipo "Texto largo" es muy adecuado para notas, por ejemplo, ya que aquí puede hacer entradas de varias líneas con claridad. Si desea añadir imágenes a su tabla, seleccione el tipo de campo "Imagen". Para las listas de control, el tipo de campo "Casillas de verificación" es adecuado, y así sucesivamente. Haga clic aquí y pruebe las posibilidades de su hoja de cálculo.
Añadir un nuevo campo
Para añadir un nuevo campo, simplemente haga clic en el botón +. Se abrirá el menú de columnas que se muestra arriba y podrá seleccionar el nombre y el tipo de campo para su nueva columna. A continuación, puede ampliar su hoja de cálculo como desee.
Cambiar el tipo de columna de un campo existente
Si se da cuenta de que un tipo de columna no se ajusta a la información que desea introducir, puede cambiarlo a continuación. Haga clic en el menú desplegable situado junto al nombre del campo y, a continuación, en "Personalizar tipo de columna". Esto también funciona si ya se han introducido datos en el campo.
El primer campo
Habrás notado que el primer campo no se puede mover. Esto se debe a que el primer campo es un campo primario. El campo primario contiene una etiqueta única para sus registros. Por lo tanto, no se puede eliminar y las opciones de tipo de campo para este campo en particular son limitadas.
Tu primera hoja de cálculo está lista!
Su primera SeaTable está lista. En el próximo artículo de esta categoría, profundizaremos en el asunto y veremos cómo individualizar las vistas en las hojas de cálculo.
Por cierto: SeaTable trabaja constantemente en nuevos plugins que aportan aún más funcionalidad a sus mesas. Puede encontrar un artículo sobre los plugins existentes que le ofrece SeaTable y todo lo que debe saber sobre nuestros plugins aquí.