Que vous teniez un restaurant, que vous ayez lancé une marque de mode, que vous dirigiez une agence de marketing ou que vous soyez un créateur de contenu indépendant, SeaTable vous aide à réaliser tout ce que vous pouvez imaginer. Avec SeaTable, vous pouvez créer le tableur parfait, adapté à vos besoins. Nous vous guidons aujourd'hui à travers les différentes étapes afin que vous puissiez avoir votre tableau parfait devant vous.
Les premiers pas
La meilleure façon de comprendre un spreadsheet SeaTable et ses fonctions est d'en construire un. Pour créer un nouveau spreadsheet, cliquez sur "Add a base" dans votre tableau de bord. Base est d'ailleurs le diminutif de "database", c'est-à-dire base de données. En fait, nous créons ici une base de données qui peut contenir plusieurs feuilles de calcul (ou tables). Votre base de données avec ses différents tableaux contient toutes les informations qui vous sont utiles, qu'il s'agisse d'une feuille de route commerciale, d'un calendrier de contenu ou des données de localisation de vos filiales. Avec SeaTable, vous créez votre base de données personnelle, avec toutes les informations dont vous avez besoin.
En cliquant sur "Add a base", trois options différentes s'ouvrent à vous :
Créer une base vide
Avec cette option, vous obtenez un tableau complètement vide que vous pouvez construire comme vous le souhaitez. Seul le premier champ, le champ primaire, est déjà saisi ici.
Importation à partir d'un fichier
Ici, vous pouvez importer un document avec le format de fichier *.csv ou *.dtable dans un tableau SeaTable. Ainsi, vous aurez à l'avenir toutes les informations au même endroit. Les fichiers *.csv sont des formats Excel, vous pouvez donc également importer sans problème une feuille de calcul Excel dans SeaTable. *.dtable correspond à des fichiers SeaTable.
Créer à partir d'un modèle
Avez-vous vu sur notre site web un modèle de tableur approprié que vous souhaitez utiliser pour vos informations ? Ou peut-être souhaitez-vous vous inspirer de la manière dont un tableau pertinent pour vous pourrait être construit ? Dans ce cas, cliquez sur "Create from a template". Vous accédez immédiatement à notre bibliothèque de templates. Vous pouvez y rechercher le modèle qui vous convient dans les différentes sections. Pour obtenir un aperçu du modèle, cliquez sur le modèle et ensuite sur "View". Il vous convient parfaitement ? Cliquez alors sur "Use Template" et le modèle apparaît immédiatement dans votre tableau de bord. Bien entendu, vous pouvez également modifier et adapter nos templates prédéfinis.
Tables, enregistrements et rubriques
Qu'est-ce qu'un tableau ?
Un tableau (ou une feuille de calcul) est une liste de données du même type ou du même thème. Si vous avez des données sur plusieurs sujets, il est probablement utile de créer plusieurs tableaux. Dans SeaTable, il est possible de créer plusieurs feuilles de calcul dans un fichier de tableau, comme dans le programme Excel. Pour comprendre : dans SeaTable, le fichier que vous utilisez s'appelle Base (dans Excel : tableau ou fichier Excel). Vous pouvez créer plusieurs tableaux à l'intérieur de la Base (dans Excel : feuilles de calcul).
Par exemple, une base de données (=base) pour la gestion de la relation client pourrait contenir trois tables différentes - une pour les entreprises, une pour les leads et une pour les personnes de contact. Vous pouvez nommer vos tables en conséquence et ajouter une nouvelle table à votre base de données en cliquant sur le petit +.
Qu'est-ce qu'un ensemble de données ?
Un enregistrement désigne chaque ligne individuelle que vous pouvez voir dans votre tableau. Dans notre modèle de calendrier de contenu ici, chaque ligne correspond à un seul post de média social qui doit être publié.
Créer un nouvel enregistrement
Pour créer un nouvel enregistrement dans votre feuille de calcul, il suffit de cliquer sur le + sous le dernier enregistrement existant. Un clic droit sur une ligne spécifique ouvre également un menu déroulant dans lequel vous pouvez ajouter un enregistrement au-dessus ou en dessous de la ligne sur laquelle vous avez cliqué. En outre, vous pouvez également cliquer sur une ligne et ajouter une ligne en dessous de la ligne sélectionnée avec le raccourci : SHIFT+ENTER.
Développer un ensemble de données
Si vous souhaitez modifier ou consulter un ensemble de données avec une marge de manœuvre un peu plus importante, cliquez sur le bouton d'extension de l'ensemble de données. Celui-ci apparaît lorsque vous avez sélectionné une cellule, que vous passez la souris sur un enregistrement ou que vous appuyez sur la barre d'espacement lorsqu'une cellule est sélectionnée. Une vue apparaît alors, dans laquelle vous pouvez voir toutes les informations listées verticalement.
Qu'est-ce qu'un champ ?
Dans notre exemple ci-dessus, vous voyez plusieurs colonnes : Headline, Status, Subheadline, Header Image, etc. Ces colonnes sont appelées champs. Les champs donnent une structure à vos tableaux et vous permettent de consigner des détails pertinents. Chaque champ a un type de champ que vous déterminez lors de la création du champ ou que vous pouvez modifier ultérieurement. Voici quelques types de champs possibles. Chiffres, cases à cocher, champs de date, sélection unique, texte long et bien d'autres. Selon le type d'informations, vous choisissez le type de champ approprié.
Le type "Texte long" convient par exemple très bien pour les notes, car il permet d'effectuer des entrées sur plusieurs lignes de manière claire. Si vous souhaitez ajouter des images dans votre tableau, choisissez le type de champ "Image". Pour les listes de contrôle, le type de champ "Checkboxes" est approprié, et ainsi de suite. Cliquez ici et essayez tout ce qui est possible dans votre tableur.
Ajouter un nouveau champ
Pour ajouter un nouveau champ, il suffit de cliquer sur le bouton +. Le menu des colonnes ci-dessus s'ouvre et vous pouvez choisir le nom et le type de champ pour votre nouvelle colonne. Votre feuille de calcul peut ainsi être agrandie à volonté.
Modifier le type de colonne d'un champ existant
Si vous constatez qu'un type de colonne ne correspond finalement pas aux informations que vous souhaitez saisir, vous pouvez modifier le type de colonne ultérieurement. Cliquez sur le menu déroulant à côté du nom du champ et ensuite sur "Customize column type". Cela fonctionne également si des données ont déjà été saisies dans le champ.
Le premier champ
Vous avez peut-être remarqué que le premier champ ne peut pas être déplacé. Cela est dû au fait que le premier champ est un champ primaire. Le champ primaire contient une désignation unique pour vos enregistrements. Il ne peut donc pas être supprimé et les options de type de champ pour ce champ particulier sont limitées.
Votre premier tableur est prêt !
Votre premier tableau SeaTable est prêt. Dans le prochain article de cette catégorie, nous entrerons encore plus dans le vif du sujet et verrons comment personnaliser les vues dans les feuilles de calcul.
D'ailleurs, SeaTable travaille constamment sur de nouveaux plugins qui vous apporteront encore plus de fonctionnalités dans vos tableaux. Vous trouverez ici un article sur les plugins existants que SeaTable vous propose et tout ce que vous devez encore savoir sur nos plugins.