So kann ein Projektmanagement-Tool Ihr Team im Personalmanagement unterstützen

Wofür benötigen Sie ein Projektmanagement-Tool für HR? Das Personalmanagement besteht längst nicht mehr nur aus sich wiederholenden, klar abgesteckten Aufgaben. Bereiche wie das Bewerbermanagement oder die Personalentwicklung fordern neue Prozesse, Optimierungen und Änderungen. In Form von kurz- oder meist langfristigen Projekten werden diese Ziele verfolgt. Lesen Sie, wie ein einfaches Projektmanagement-Tool Ihre Personal-Abteilung dabei entlasten kann.

Personalmanagement: Besonderheiten und tägliche Aufgaben

Beginnen wir mit einem Blick auf die Besonderheiten des Personalmanagements.

Zu den Aufgaben im Personalmanagement gehören:

• Personalplanung
• Personalbeschaffung
• Personaleinsatz
• Entgeltmanagement
• Personalcontrolling
• Personalentwicklung

Es umfasst sämtliche Tätigkeiten, die mit der Planung, Entwicklung, Verwaltung und Führung von Personal zu tun haben. Hinzu kommen neben alltäglichen organisatorischen Aufgaben auch langfristige Projekte, oft in Zusammenarbeit mit anderen Fachabteilungen.

Projekte im Personalmanagement

• betreffen viele bis alle Mitarbeiter,
• unterliegen strengen rechtlichen Datenschutzvorgaben
• und beeinflussen die Organisation stark.

Ein Projektmanagement-Tool wird daher nötig, um den Überblick zu behalten und die Projekte, egal wie komplex, effizient zu managen. Doch wie kann ein Programm die HR-Abteilung entlasten?

Wie kann ein Projektmanagement-Tool das Personalmanagement unterstützen?

Eine der wichtigsten Aufgaben der HR ist das Bewerbermanagement. Hierzu gehören vielfältige Themen vom Branding des Unternehmens über Kampagnen und Stellenanzeigen, die Koordination mit den Fachabteilungen bis hin zu Assessment-Centern und der Einstellung oder Absage. Auch ein firmeneinheitlicher Onboarding-Prozess kann Aufgabe der Personalabteilung sein.

Ein Projektmanagement-Tool hilft dabei, all diese Prozesse zu standardisieren. Es ermöglicht, die Daten strukturiert zu verarbeiten und im Blick zu behalten.

Weitere Projekte können die Personalentwicklung betreffen. Was soll getan werden, um einzelne oder Gruppen von Mitarbeitern zu schulen und zu fördern? Im Projektmanagement-Tool setzen Sie Meilensteine und kontrollieren den Fortschritt des Projekts.

Ebenfalls wird eine Zusammenarbeit in abteilungsübergreifenden Teams leichter möglich. Beispiel Bewerberprozess: Hier ist eine reibungslose Zusammenarbeit besonders wichtig. Während HR eher für die organisatorischen Aufgaben und die Kommunikation mit den Bewerbern zuständig ist, müssen die einzelnen Abteilungen bewerten, wie die fachliche Qualifikation ist und ob der Kandidat gut ins Team passt. Ein Tool bietet jedem Beteiligten den Überblick über alle Aspekte und das Fortschreiten des Auswahlprozesses.

Wie ein solches Tool für die HR aussehen könnte und worauf Sie achten sollten, lesen Sie jetzt.

Worauf sollten Sie bei der Wahl des richtigen Projektmanagement-Tools achten?

Ein zentraler Punkt im Personalmanagement ist der Datenschutz. Das Projektmanagement-Tool sollte daher Funktionen anbieten, die verschiedene oder gefilterte Ansichten auf Daten ermöglichen. Für EU-Unternehmen müssen Richtlinien wie die DSGVO erfüllt werden. Ihre Daten sollten auf Servern in der EU gespeichert sein.

Ferner können Projekte der Personalabteilung schnell komplex werden, da sie viele Personen betreffen und über einen langen Zeitraum reichen. Ihr Projektmanagement-Tool muss in diesem Fall Aufgabenbeziehungen und Zeitleisten abbilden können.

Zuletzt ist eine einfache Einarbeitung wichtig. Die Personaler sind keine hauptberuflichen Projektmanager, sie müssen eine Vielzahl unterschiedlicher Aufgaben erfüllen. Ein neues Projektmanagement-Tool sollte daher einfach zu bedienen sein.

Schauen wir uns im Folgenden sechs bekannte Projektmanagement-Programme im Vergleich an.

Was sind die Vor- und Nachteile der unterschiedlichen Projektmanagement-Tools?

Im Folgenden stellen wir Ihnen sechs Programme vor, die Ihre HR-Abteilung entlasten können. Beginnen wir direkt mit dem ersten Projektmanagement-Tool.

#1 Airtable – Mehr als Excel?

Das Projektmanagement-Tool Airtable wirbt mit Tabellenkalkulationen und Ansichten wie bei Excel. Zusätzlich hängt im Hintergrund jedoch eine Datenbank und Kanban-Boards sind möglich. Das macht es schlussendlich für das Projektmanagement, auch im Personalwesen, interessant.

Vorteile
Die Vorteile von Airtable sind die flexible Benutzeroberfläche und verschiedene Filter, die das Strukturieren von Daten vereinfachen.

Nachteile
Eine projektübergreifende Übersicht ist nicht möglich. Für größere und komplexe Projekte eignet es sich daher weniger. Die Daten werden auf Servern in den USA gehostet, was den Einsatz für das Personalmanagement erschwert.

Kommen wir als zweites zu einem Projektmanagement-Tool, das sowohl privat als auch von Unternehmen gerne für die Aufgabenverwaltung verwendet wird: Trello.

#2 Trello – Projektmanagement mit Kanban-Boards.

Trello ist die bekannte Listen-Lösung im Kanban-Stil. Auf Boards können verschiedene Karten hin und her geschoben werden.

Vorteile
Dieses einfache Projektmanagement-Tool eignet sich besonders für ein übersichtliches Aufgabenmanagement.

Nachteile
Beziehungen zwischen Aufgaben können nicht dargestellt werden. Zeitleisten sind ebenfalls nicht möglich. Das Programm wird außerdem auf einer AWS (Amazon Web Service)-Plattform in den USA betrieben, was den datengeschützten Einsatz in Europa verhindert.

Lassen Sie uns jetzt über ein Projektmanagement-Tool sprechen, das von vielen als Erweiterung zu Trello gesehen wird:

#3 Asana – Kanban-Boards und mehr

Asana unterstützt ebenfalls die Kanban-Projektmethode. Hier können Sie jedoch noch zusätzliche Funktionen umsetzen.

Vorteile
Unter den zusätzlichen Funktionen sind zum Beispiel eine Timeline und ein Portfolio. Beide helfen dabei, mehrere Initiativen gleichzeitig zu verwalten. Asana eignet sich daher besser für komplexere Projekte als Trello. Das vorhandene Aufgabenabhängigkeits-System bedeutet ebenfalls einen großen Vorteil für das Personalmanagement. Zuletzt gilt es zu erwähnen, das Asana EU-Rechenzentren als Speicherort anbietet.

Nachteile
Der Nachteil von Asana ist, dass die zusätzliche Komplexität einen höheren Einarbeitungsaufwand mit sich zieht.

Wo wir bereits über Komplexität sprechen, lassen Sie uns einen Blick auf das Urgestein der Projektmanagement-Tools werfen.

#4 Jira – Das umfangreiche Projektmanagement-Tool

Jira gehört zu den meistverwendeten Projektmanagement-Programmen. Es wird außerdem von vielen Unternehmen für die Fehlerverwaltung verwendet.

Vorteile
Bei diesem Tool planen Sie mit Kanban, Scrum, Gantt-Diagramm oder To-Do-Listen (Tabellen sind nicht möglich). Eine umfassende Aufgabenverwaltung und Meilensteine sind ebenfalls vorhanden. Jira gehört zwar ebenso wie Trello zu Atlassian, hier können Sie jedoch wählen, wo Ihre Daten liegen sollen. Rechenzentren in Deutschland sind verfügbar.

Nachteile
Die Nachteile, Jira im Projektmanagement zu nutzen, liegen in der Komplexität des Programmes. Es wird schnell unhandlich und benötigt eine umfassende Einschulung der Mitarbeiter.

#5 ProofHub – Viele nützliche Funktionen für das Projektmanagement

ProofHub hilft Teams dabei Projekte zu organisieren, zu verfolgen und dabei auf einfache und flexible Weise an einem zentralen Ort zusammenzuarbeiten.

Vorteile
Ein klarer Vorteil ist die schnelle und einfache Einrichtung von ProofHub. Somit verlieren Sie und ihr Team keine Zeit und können sofort mit Ihren ersten Projekten starten. Zudem werden viele nützliche Funktionen und Werkzeuge, wie z. B. einen Task-Manager, eine Gantt-Chart-, Kalender- oder Notizfunktion geboten, um möglichst effizient im Team arbeiten zu können. Auch preislich gesehen ist ProofHub sehr angemessen. Bei der Projektmanagementsoftware wird zwischen zwei verschiedenen Versionen unterschieden, die sich anhand der Anzahl von Projekten und Speicherplatz unterscheiden. Hierbei wird lediglich eine monatliche Pauschale berechnet, unabhängig davon, wie viele Personen es nutzen.

Nachteile
An manchen Stellen könnte die Benutzeroberfläche etwas intuitiver sein. Zudem sind die Ladezeiten manchmal etwas langsam.

#6 SeaTable – Das eher untypische Projektmanagement-Tool

SeaTable bietet einen guten Kompromiss zwischen einer einfachen Bedienung und den abgedeckten Funktionen. Es funktioniert über flexible Spaltentypen und ermöglicht ein agiles Projektmanagement.

Vorteile
Das Programm bietet sowohl eine Aufgabenverwaltung mit Kanban-Board als auch eine Timeline inklusive Kalender. Es eignet sich für jede Art von Projekt bis hin zur Urlaubsplanung oder der Fehlerverwaltung. Private Ansichten auf Daten sind möglich. SeaTable ist außerdem von AWS zum Schweizer Anbieter Exoscale gewechselt. Ihre Daten liegen seitdem in Europa.

Nachteile
Projekte können auf verschiedene Arten und Weisen gemanaged werden. Nicht alle Möglichkeiten sind mit SeaTable so komplex wie mit zum Beispiel Jira umsetzbar.

Fazit: Projektmanagement-Tools im Personalmanagement

Projektmanagement Tools können die Arbeit im Personalmanagement vereinfachen und effizient gestalten. Routine-Aufgaben werden standardisiert. Über komplexe Projekte kann der Überblick behalten werden. Dabei lohnt es sich auch, eher untypische Tools zu berücksichtigen.

Sie müssen abwägen, wie groß Ihr Unternehmen ist und mit welchen Projektgrößen aufgrund der Mitarbeiterzahl gerechnet werden muss. Reicht ein einfaches Projektmanagement-Tool, müssen sich Mitarbeiter in eine komplexe Variante einarbeiten oder erfüllt ein Tool wie SeaTable alle Anforderungen?

Testen Sie gerne Ihre Anwendungsfälle in unserer kostenfreien Version. Zur Anmeldung gelangen Sie hier.

Bildquelle Titelbild: © Tada Images/Adobe Stock