¿Por qué necesita una herramienta de gestión de proyectos para RRHH? La gestión de los recursos humanos hace tiempo que dejó de consistir en tareas repetitivas y claramente definidas. Áreas como la gestión de candidatos o el desarrollo de personal exigen nuevos procesos, optimizaciones y cambios. Estos objetivos se persiguen en forma de proyectos a corto o sobre todo a largo plazo. Lea cómo una sencilla herramienta de gestión de proyectos puede aliviar la carga de su departamento de RRHH.
Gestión de los recursos humanos: particularidades y tareas cotidianas
Comencemos con una mirada a los aspectos específicos de la gestión de los recursos humanos.
Las tareas de gestión de recursos humanos incluyen:
- Planificación del personal
- Contratación
- Despliegue del personal
- Gestión de la remuneración
- Control del personal
- Desarrollo de los recursos humanos
Incluye todas las actividades relacionadas con la planificación, el desarrollo, la administración y la gestión del personal. Además de las tareas organizativas cotidianas, también hay proyectos a largo plazo, a menudo en cooperación con otros departamentos.
Proyectos de gestión de recursos humanos
- afectan a muchos a todos los empleados,
- están sujetos a estrictos requisitos legales de protección de datos
- e influyen fuertemente en la organización.
Por lo tanto, se hace necesaria una herramienta de gestión de proyectos para hacer un seguimiento y gestionar eficazmente los proyectos, por muy complejos que sean. Pero, ¿cómo puede un programa aliviar al departamento de RRHH?
¿Cómo puede una herramienta de gestión de proyectos apoyar la gestión de los recursos humanos?
Una de las tareas más importantes de RRHH es la gestión de los candidatos. Esto incluye una amplia gama de temas, desde la creación de la marca de la empresa, las campañas y los anuncios de empleo, la coordinación con los departamentos especializados hasta los centros de evaluación y la contratación o el rechazo. Un proceso de incorporación en toda la empresa también puede ser una tarea del departamento de RRHH.
Una herramienta de gestión de proyectos ayuda a normalizar todos estos procesos. Permite procesar los datos de forma estructurada y mantenerlos a la vista.
Otros proyectos pueden referirse al desarrollo del personal. ¿Qué hay que hacer para formar y desarrollar a individuos o grupos de personal? En la herramienta de gestión de proyectos se establecen hitos y se comprueba el progreso del proyecto.
También facilita la colaboración en equipos interdepartamentales. Ejemplo del proceso de solicitud: aquí es especialmente importante una cooperación fluida. Mientras que RRHH es más responsable de las tareas de organización y de la comunicación con los candidatos, los distintos departamentos tienen que evaluar cuáles son las cualificaciones profesionales y si el candidato encaja bien en el equipo. Una herramienta proporciona a todos los implicados una visión general de todos los aspectos y del progreso del proceso de selección.
Lea ahora cómo podría ser una herramienta de este tipo para RRHH y a qué debería prestar atención.
¿En qué debe fijarse para elegir la herramienta de gestión de proyectos adecuada?
Una cuestión clave en la gestión de los recursos humanos es la protección de los datos. Por ello, la herramienta de gestión de proyectos debe ofrecer funciones que permitan obtener vistas diferentes o filtradas de los datos. En el caso de las empresas de la UE, deben cumplirse directivas como el GDPR. Sus datos deben almacenarse en servidores de la UE.
Además, los proyectos de RRHH pueden convertirse rápidamente en complejos, ya que implican a muchas personas y se extienden durante un largo periodo de tiempo. En este caso, su herramienta de gestión de proyectos debe ser capaz de asignar las relaciones entre las tareas y los plazos.
Por último, la facilidad de inducción es importante. El personal de recursos humanos no es un gestor de proyectos a tiempo completo, sino que tiene que realizar diversas tareas. Por tanto, una nueva herramienta de gestión de proyectos debe ser fácil de usar.
Veamos a continuación una comparación de seis conocidos programas de gestión de proyectos.
¿Cuáles son las ventajas y desventajas de las diferentes herramientas de gestión de proyectos?
A continuación, presentamos seis programas que pueden aliviar a su departamento de RRHH. Empecemos directamente con la primera herramienta de gestión de proyectos.
#1 Airtable - ¿Más que Excel?
La herramienta de gestión de proyectos Airtable anuncia hojas de cálculo y vistas como Excel. Pero además, una base de datos se cuelga en segundo plano y es posible realizar tableros Kanban. Esto, en definitiva, lo hace interesante para la gestión de proyectos, también en recursos humanos.
Herramienta de gestión de proyectos © monticellllo / adobe stock
Ventajas
Las ventajas de Airtable son la interfaz de usuario flexible y los diversos filtros que simplifican la estructuración de los datos.
Desventajas
No es posible obtener una visión general de todos los proyectos. Por lo tanto, es menos adecuado para proyectos grandes y complejos. Los datos están alojados en servidores de Estados Unidos, lo que dificulta su uso para la gestión de los recursos humanos.
En segundo lugar, nos encontramos con una herramienta de gestión de proyectos que es muy popular para la gestión de tareas tanto a nivel privado como por parte de las empresas: Trello.
#2 Trello - Gestión de proyectos con tableros Kanban.
Trello es la conocida solución de listas estilo Kanban. Se pueden mover diferentes cartas de un lado a otro en los tableros.
Ventajas
Esta sencilla herramienta de gestión de proyectos está especialmente indicada para una gestión clara de las tareas.
Desventajas
No se pueden mostrar las relaciones entre las tareas. Los plazos tampoco son posibles. Además, el programa se ejecuta en una plataforma de AWS (Amazon Web Service) en Estados Unidos, lo que impide el uso de datos protegidos en Europa.
Hablemos ahora de una herramienta de gestión de proyectos que muchos ven como una extensión de Trello:
#3 Asana - Tablas Kanban y más
Asana también es compatible con el método de proyectos Kanban. Sin embargo, todavía puede implementar funciones adicionales aquí.
Herramienta de gestión de proyectos © Tada Images / adobe stock
Ventajas
Entre las funciones adicionales se encuentran, por ejemplo, una línea de tiempo y una cartera. Ambos ayudan a gestionar varias iniciativas al mismo tiempo. Por lo tanto, Asana es más adecuado para proyectos más complejos que Trello. El sistema de dependencia de tareas existente también supone una gran ventaja para la gestión de los recursos humanos. Por último, cabe mencionar que Asana ofrece centros de datos de la UE como lugar de almacenamiento.
Desventajas
La desventaja de Asana es que la complejidad adicional conlleva una mayor curva de aprendizaje.
Hablando de complejidad, echemos un vistazo a la base de las herramientas de gestión de proyectos.
#4 Jira - La herramienta integral de gestión de proyectos
Jira es uno de los programas de gestión de proyectos más utilizados. También es utilizado por muchas empresas para la gestión de errores.
Ventajas
Con esta herramienta, se planifica con Kanban, Scrum, diagrama de Gantt o listas de tareas (no es posible utilizar tablas). También se dispone de una completa gestión de tareas e hitos. Jira, al igual que Trello, pertenece a Atlassian, pero aquí puedes elegir dónde se encuentran tus datos. Existen centros de datos en Alemania.
Desventajas
Las desventajas de utilizar Jira en la gestión de proyectos radican en la complejidad del programa. Rápidamente se convierte en algo difícil de manejar y requiere una amplia formación de los empleados.
#5 ProofHub - Muchas funciones útiles para la gestión de proyectos
ProofHub ayuda a los equipos a organizar y hacer un seguimiento de los proyectos mientras colaboran de forma sencilla y flexible en una ubicación central.
Ventajas
Una clara ventaja es la rápida y fácil configuración de ProofHub. Esto significa que usted y su equipo no pierden tiempo y pueden empezar inmediatamente con sus primeros proyectos. Además, se ofrecen muchas funciones y herramientas útiles, como un gestor de tareas, un diagrama de Gantt, un calendario o una función de notas, para poder trabajar con la mayor eficacia posible en el equipo. Además, ProofHub tiene un precio muy razonable. El software de gestión de proyectos está disponible en dos versiones diferentes, que difieren en cuanto al número de proyectos y al espacio de almacenamiento. Aquí sólo se cobra una tarifa plana mensual, independientemente del número de personas que la utilicen.
Desventajas
En algunos puntos, la interfaz de usuario podría ser un poco más intuitiva. Además, los tiempos de carga son a veces un poco lentos.
#6 SeaTable - La herramienta de gestión de proyectos más bien atípica
SeaTable ofrece un buen compromiso entre la facilidad de uso y las funciones cubiertas. Funciona mediante tipos de columnas flexibles y permite una gestión ágil de los proyectos.
Ventajas
El programa ofrece tanto la gestión de tareas con un tablero Kanban como una línea de tiempo que incluye un calendario. Es adecuado para cualquier tipo de proyecto hasta la planificación de vacaciones o la gestión de errores. Es posible realizar vistas privadas de los datos. SeaTable también ha cambiado de AWS al proveedor suizo Exoscale. Desde entonces, sus datos se encuentran en Europa.
Desventajas
Los proyectos pueden gestionarse de diferentes maneras. No todas las posibilidades son tan complejas con SeaTable como con Jira, por ejemplo.
Conclusión: Herramientas de gestión de proyectos en la gestión de recursos humanos
Las herramientas de gestión deproyectos pueden simplificar el trabajo de gestión de recursos humanos y hacerlo más eficiente. Las tareas rutinarias están estandarizadas. Se puede mantener una visión general de los proyectos complejos. También merece la pena tener en cuenta herramientas poco típicas.
Tiene que sopesar el tamaño de su empresa y el tamaño de los proyectos que cabe esperar debido al número de empleados. ¿Basta con una simple herramienta de gestión de proyectos, es necesario que los empleados se familiaricen con una variante compleja o una herramienta como SeaTable cumple todos los requisitos?
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Fuente de la imagen Imagen de portada: © Tada Images/Adobe Stock
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