Las plantillas de planificación de proyectos permiten empezar a planificar y ejecutar un proyecto inmediatamente. Los diagramas de Gantt, los tableros Kanban o las listas inteligentes se utilizan para gestionar las actividades del proyecto, los plazos y los presupuestos, entre otras cosas. A continuación encontrará varias plantillas con datos de muestra para crear su plan de proyecto.
¿Qué es un plan de proyecto?
Un plan de proyecto contiene toda la información general y los documentos necesarios para iniciar el proyecto. Pueden ser, por ejemplo, el plan de estructura del proyecto, un calendario, un plan de costes y un plan de recursos. También son concebibles los documentos sobre la calidad y la gestión de riesgos del proyecto.
El plan del proyecto es un lugar central en el que se puede seguir cada paso del proyecto. Permite una comunicación más fácil entre las partes interesadas y establece el calendario, el alcance y los costes del proyecto.
La representación puede tener lugar en listas. Además, se suele utilizar el diagrama de Gantt o un tablero Kanban. Un diagrama de Gantt es un método de gestión de proyectos para representar tareas y eventos en barras horizontales con fechas de inicio y fin. El tablero Kanban, en cambio, consiste en trabajar con las tareas como tarjetas de tareas en listas interactivas. A continuación se presentan ejemplos de plantillas para un plan de proyecto para ambos.
Plantillas Planificación de proyectos © Kaspars Grinvalds / adobe stock
¿Cuándo tiene sentido utilizarlo en la planificación de proyectos?
El uso de un plan de proyecto es útil para todos los proyectos, ya que simplifica la comunicación, garantiza la transparencia y mantiene a todos los participantes en el proyecto al mismo nivel. Al mismo tiempo, es posible gestionar el tiempo y organizar mejor las actividades del proyecto.
Durante el inicio y la planificación del proyecto, el plan del mismo debería estar ya preparado. Sigue siendo flexible con la ejecución del proyecto y puede adaptarse en cualquier momento. El plan del proyecto constituye inicialmente la base de las decisiones en la fase de planificación. Por ejemplo, es necesario identificar el alcance de determinadas tareas o actividades que se solapan, los costes y los riesgos. Posteriormente, el plan del proyecto se convierte en una herramienta insustituible en la ejecución de un proyecto. Aquí se trata sobre todo de una cuestión de organización, distribución de tareas y transparencia.
Lea a continuación cómo utilizar con éxito las plantillas para un plan de proyecto con Excel o una herramienta digital como SeaTable.
Crear un plan de proyecto en Excel
Para la gestión de proyectos, encontrará varias plantillas específicas para cada programa en Excel. También puede buscar plantillas ofrecidas por terceros.
Así es como se procede
En Excel, haga clic en "Archivo" > "Nuevo" para examinar las plantillas en línea. Una vez que haya encontrado la correcta, seleccione la plantilla haciendo clic en ella. Como alternativa, comience con un documento de Excel y expórtelo como plantilla mediante "Archivo" > "Exportar" > "Cambiar tipo de archivo del libro" a "Plantilla" > "Guardar". La plantilla que acaba de crear se encuentra en sus plantillas privadas y puede utilizarse de la misma manera que las plantillas en línea.
3 plantillas para la planificación de proyectos en Excel
Hay una amplia gama de plantillas disponibles. Hemos enlazado tres ejemplos de planes de proyecto para utilizar en Excel.
Plantilla de Excel del diagrama de Gantt
Puede encontrar una plantilla para un gráfico GANTT aquí. Proporciona una visión general de varios meses del proyecto y es adecuado para apoyar proyectos de menor y mediano tamaño.
Plan del proyecto, incluido el calendario
En la página Mis plantillas encontrará una plantilla de Excel para el plan del proyecto que incluye el tiempo y el calendario. Las tareas se muestran en listas filtrables.
Plantilla para un plan de proyecto en Excel con ejemplo
La revista del proyecto ofrece un plan de proyecto con datos de muestra que pueden importarse inmediatamente a Excel. En este caso, se hizo hincapié en una planificación de proyectos especialmente sencilla que permite controlar los costes y los plazos.
Crear un plan de proyecto con SeaTable
Utilizar SeaTable merece la pena si se quiere trabajar con varias partes en un plan de proyecto. El acceso es a través del navegador, los datos están disponibles en tiempo real.
Así es como se procede
Para crear su plan de proyecto, regístrese gratuitamente en SeaTable y acceda a la herramienta digital a través de su navegador. A continuación, haga clic en "Añadir base" y seleccione una plantilla. La plantilla está inmediatamente lista para su uso.
5 Plantillas para la planificación de proyectos en SeaTable
A continuación puede ver cinco ejemplos de planes de proyecto de la biblioteca de plantillas.
Modelo de plan de proyecto para marketing
Con la ayuda de esta plantilla, tiene la oportunidad de planificar sus acciones para un proyecto por adelantado. Se introducen los departamentos y personas responsables, una prioridad, la fecha de vencimiento, las tareas pendientes y mucho más.
El modelo de ejemplo trata de la planificación de las actividades de marketing y comunicación de una gran empresa ficticia. La planificación del proyecto se realiza con un año de antelación.
Ejemplo de plan de proyecto para un plan de negocio
Esta plantilla de plan de proyecto es adecuada para la revisión del plan de negocio, la planificación estratégica inicial o la definición de nuevos objetivos estratégicos. Todos los participantes pueden ver la planificación del proyecto de un vistazo aquí. Haga clic en "Línea de tiempo" en la barra de menú para mostrar el plan de negocio como un diagrama de Gantt. Alternativamente, seleccione "Kanban" para ver las tareas planificadas, en curso o completadas.
Planificación de proyectos en la gestión de eventos
Aquí encontrará un ejemplo de plan de proyecto de gestión de eventos. Para inscribirse en el evento, tiene la opción de proporcionar a los participantes un enlace a un formulario web. De este modo, los datos de los participantes se introducen automáticamente en su plan de eventos SeaTable. Puede integrar documentos como un certificado de participación a través del complemento "Diseño de página".
Registro de tiempos para proyectos
En un proyecto, también puede ser útil registrar las horas de trabajo. Por ejemplo, para las evaluaciones o para facturar a los clientes. La plantilla de seguimiento del tiempo le ofrece exactamente esta posibilidad como parte del plan del proyecto.
Plantilla de planificación de proyectos
Por último, el planificador de proyectos le permite disponer de un lugar central y claro en el que puede seguir cada paso del proyecto. A través de los plug-ins, se puede acceder a diferentes vistas como el diagrama de Gantt, el calendario o el tablero Kanban. Además, se pueden añadir documentos e imágenes a las entradas, de modo que no es necesario almacenar datos adicionales.
Otras plantillas importantes para la planificación de proyectos son, por ejemplo, las listas de tareas, las reuniones de equipo satisfactoriasy los tableros Kanban.
Plantilla de planificación de proyectos © SeaTable
Comience aquí con las plantillas para la planificación de su proyecto y adáptelas a sus necesidades.
Conclusión:
El plan de proyecto es una parte fundamental del conjunto de herramientas de un gestor de proyectos. Una cuidadosa planificación de las tareas, los plazos, el presupuesto, etc., son requisitos previos para una ejecución de calidad de un proyecto.
Con la plantilla adecuada, puede entrar de lleno y beneficiarse de los métodos de gestión de proyectos ya probados. Elija entre una herramienta conocida como Excel o pruebe una solución de lista inteligente como SeaTable. Ambos ofrecen plantillas gratuitas para la planificación de sus proyectos.
Fuente de la imagen Imagen de portada: © MIND AND I/Adobe Stock
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