Зачем вам нужен инструмент управления проектами для HR? Управление персоналом уже давно перестало состоять из повторяющихся, четко определенных задач. Такие области, как управление кандидатами или развитие персонала, требуют новых процессов, оптимизации и изменений. Эти цели реализуются в виде краткосрочных или преимущественно долгосрочных проектов. Прочитайте, как простой инструмент управления проектами может облегчить нагрузку на ваш отдел кадров.
Управление человеческими ресурсами: особенности и повседневные задачи
Давайте начнем с рассмотрения специфики управления человеческими ресурсами.
Задачи управления человеческими ресурсами включают:
- Кадровое планирование
- Рекрутинг
- Развертывание персонала
- Управление вознаграждениями
- Контроль за персоналом
- Развитие человеческих ресурсов
Она включает в себя все виды деятельности, связанные с планированием, развитием, администрированием и управлением персоналом. Помимо повседневных организационных задач, существуют также долгосрочные проекты, часто в сотрудничестве с другими отделами.
Проекты в области управления человеческими ресурсами
- затрагивают многих и всех сотрудников,
- подчиняются строгим законодательным требованиям по защите данных
- и оказывают сильное влияние на организацию.
Поэтому инструмент управления проектами становится необходимым для отслеживания и эффективного управления проектами, независимо от их сложности. Но как программа может разгрузить отдел кадров?
Как инструмент управления проектами может поддерживать управление человеческими ресурсами?
Одной из важнейших задач HR является управление кандидатами. Сюда входит широкий круг вопросов, начиная от брендинга компании, проведения кампаний и размещения объявлений о вакансиях, координации работы со специализированными отделами и заканчивая центрами оценки и приемом на работу или отказом. Процесс адаптации в масштабах всей компании также может быть задачей отдела кадров.
Инструмент управления проектами помогает стандартизировать все эти процессы. Это позволяет обрабатывать данные в структурированном виде и держать их в поле зрения.
Другие проекты могут касаться развития персонала. Что необходимо сделать для обучения и развития отдельных сотрудников или групп сотрудников? В инструменте управления проектом вы устанавливаете вехи и проверяете ход выполнения проекта.
Это также облегчает совместную работу в межведомственных командах. Пример процесса рассмотрения заявок: здесь особенно важно бесперебойное сотрудничество. В то время как HR в большей степени отвечает за организационные задачи и общение с кандидатами, отдельные отделы должны оценить профессиональную квалификацию и то, подходит ли кандидат для команды. Инструмент предоставляет всем участникам процесса обзор всех аспектов и хода процесса отбора.
Читайте сейчас, как может выглядеть такой инструмент для HR и на что вам следует обратить внимание.
На что следует обратить внимание при выборе подходящего инструмента управления проектами?
Ключевым вопросом в управлении человеческими ресурсами является защита данных. Поэтому инструмент управления проектом должен предлагать функции, позволяющие использовать различные или фильтрованные представления данных. Для компаний из ЕС необходимо соблюдать такие директивы, как GDPR. Их данные должны храниться на серверах в ЕС.
Кроме того, HR-проекты могут быстро стать сложными, поскольку в них задействовано много людей и они рассчитаны на длительный период времени. В этом случае ваш инструмент управления проектами должен быть способен отображать взаимосвязи задач и сроки.
И, наконец, важно удобство введения в эксплуатацию. Сотрудники отдела кадров не являются штатными руководителями проектов, им приходится выполнять множество различных задач. Поэтому новый инструмент управления проектами должен быть простым в использовании.
Давайте ниже рассмотрим в сравнении шесть известных программ управления проектами.
Каковы преимущества и недостатки различных инструментов управления проектами?
Ниже мы приводим шесть программ, которые могут разгрузить ваш отдел кадров. Давайте начнем непосредственно с первого инструмента управления проектами.
#1 Airtable - больше, чем Excel?
Инструмент управления проектами Airtable рекламирует электронные таблицы и представления, подобные Excel. Кроме того, однако, в фоновом режиме висит база данных и возможны доски Kanban. Это в конечном итоге делает его интересным для управления проектами, а также в области человеческих ресурсов.

Инструмент управления проектами © monticellllo / adobe stock
Преимущества
Преимуществами Airtable являются гибкий пользовательский интерфейс и различные фильтры, которые упрощают структурирование данных.
Недостатки
Межпроектный обзор невозможен. Поэтому он меньше подходит для более крупных и сложных проектов. Данные размещаются на серверах в США, что затрудняет их использование для управления персоналом.
Во-вторых, мы переходим к инструменту управления проектами, который популярен для управления задачами как в частном порядке, так и в компаниях: Trello.
#2 Trello - управление проектами с помощью досок Канбан.
Trello - это известное решение для составления списков в стиле Kanban. Различные карты можно перемещать по доскам вперед и назад.
Преимущества
Этот простой инструмент управления проектами особенно подходит для четкого управления задачами.
Недостатки
Взаимосвязи между задачами не могут быть показаны. Временные рамки также невозможны. Программа также работает на платформе AWS (Amazon Web Service) в США, что препятствует использованию защищенных данных в Европе.
Теперь поговорим об инструменте управления проектами, который многие рассматривают как продолжение Trello:
#3 Asana - доски Канбан и многое другое
Asana также поддерживает метод проектов Kanban. Однако вы все равно можете реализовать здесь дополнительные функции.

Инструмент управления проектами © Tada Images / adobe stock
Преимущества
Среди дополнительных функций есть, например, временная шкала и портфолио. И то, и другое помогает управлять несколькими инициативами одновременно. Поэтому Asana лучше подходит для более сложных проектов, чем Trello. Существующая система зависимости задач также означает большое преимущество для управления человеческими ресурсами. Наконец, стоит упомянуть, что Asana предлагает центры обработки данных ЕС в качестве места хранения данных.
Недостатки
Недостатком Asana является то, что дополнительная сложность влечет за собой более высокую кривую обучения.
Говоря о сложности, давайте взглянем на основу инструментов управления проектами.
#4 Jira - комплексный инструмент управления проектами
Jira - одна из наиболее широко используемых программ управления проектами. Он также используется многими компаниями для управления ошибками.
Преимущества
С помощью этого инструмента вы можете планировать с помощью Kanban, Scrum, диаграммы Ганта или списков дел (таблицы невозможны). Также доступно комплексное управление задачами и вехами. Jira, как и Trello, принадлежит компании Atlassian, но здесь вы можете выбрать, где будут располагаться ваши данные. Имеются центры обработки данных в Германии.
Недостатки
Недостатки использования Jira в управлении проектами заключаются в сложности программы. Она быстро становится громоздкой и требует длительного обучения сотрудников.
#5 ProofHub - множество полезных функций для управления проектами
ProofHub помогает командам организовывать и отслеживать проекты, сотрудничая простым и гибким способом в одном центральном месте.
Преимущества
Несомненным преимуществом является быстрая и простая настройка ProofHub. Это означает, что вы и ваша команда не теряете времени и можете сразу же приступить к реализации первых проектов. Кроме того, предлагается множество полезных функций и инструментов, таких как менеджер задач, диаграмма Ганта, календарь или функция заметок, чтобы иметь возможность максимально эффективно работать в команде. ProofHub также имеет очень доступные цены. Программное обеспечение для управления проектами доступно в двух различных версиях, которые отличаются количеством проектов и объемом памяти. Здесь взимается только ежемесячная фиксированная плата, независимо от того, сколько человек ею пользуются.
Недостатки
В некоторых местах пользовательский интерфейс мог бы быть немного более интуитивным. Кроме того, время загрузки иногда немного медленное.
#6 SeaTable - довольно нетипичный инструмент управления проектами
SeaTable предлагает хороший компромисс между простотой использования и охватываемыми функциями. Он работает с помощью гибких типов столбцов и обеспечивает гибкое управление проектами.
Преимущества
Программа предлагает как управление задачами с помощью доски Kanban, так и временную шкалу с календарем. Он подходит для любого вида проектов, вплоть до планирования праздников или работы над ошибками. Возможны частные представления данных. SeaTable также перешла с AWS на швейцарского провайдера Exoscale. С тех пор их данные находятся в Европе.
Недостатки
Управление проектами может осуществляться различными способами. Не все возможности SeaTable так сложны, как, например, у Jira.
Заключение: Инструменты управления проектами в управлении человеческими ресурсами
Инструменты управленияпроектами могут упростить работу по управлению человеческими ресурсами и сделать ее более эффективной. Рутинные задачи стандартизированы. Можно вести обзор сложных проектов. Стоит также рассмотреть довольно нетипичные инструменты.
Вы должны взвесить, насколько велика ваша компания и какие размеры проектов следует ожидать в связи с количеством сотрудников. Достаточно ли простого инструмента управления проектами, нужно ли сотрудникам знакомиться со сложным вариантом или такой инструмент, как SeaTable, отвечает всем требованиям?
Не стесняйтесь тестировать свои сценарии использования в нашей бесплатной версии. Нажмите здесь, чтобы зарегистрироваться.
Источник изображения Изображение на обложке: © Tada Images/Adobe Stock