Porque precisa de uma ferramenta de gestão de projectos para os RH? A gestão de RH há muito que deixou de consistir em tarefas repetitivas e claramente definidas. Áreas como a gestão de candidatos ou o desenvolvimento de pessoal exigem novos processos, optimizações e mudanças. Estes objectivos são perseguidos sob a forma de projectos de curto ou maioritariamente de longo prazo. Leia como uma simples ferramenta de gestão de projectos pode aliviar o fardo do seu departamento de RH.
Gestão de recursos humanos: características especiais e tarefas diárias
Comecemos com um olhar sobre as especificidades da gestão de recursos humanos.
As tarefas de gestão de recursos humanos incluem:
- Planeamento de pessoal
- Recrutamento
- Destacamento de pessoal
- Gestão da remuneração
- Controlo de pessoal
- Desenvolvimento dos recursos humanos
Inclui todas as actividades relacionadas com o planeamento, desenvolvimento, administração e gestão de pessoal. Para além das tarefas diárias de organização, existem também projectos a longo prazo, muitas vezes em cooperação com outros departamentos.
Projectos em gestão de recursos humanos
- afectam muitos a todos os empregados,
- estão sujeitos a rigorosos requisitos legais de protecção de dados
- e influenciar fortemente a organização.
Uma ferramenta de gestão de projectos torna-se assim necessária para acompanhar e gerir eficazmente os projectos, por mais complexos que sejam. Mas como pode um programa aliviar o departamento de RH?
Como pode uma ferramenta de gestão de projectos apoiar a gestão de recursos humanos?
Uma das tarefas mais importantes dos RH é a gestão de candidatos. Isto inclui uma vasta gama de tópicos, desde a marca da empresa, campanhas e anúncios de emprego, coordenação com os departamentos especializados até centros de avaliação e contratação ou rejeição. Um processo de integração em toda a empresa também pode ser uma tarefa do departamento de RH.
Uma ferramenta de gestão de projectos ajuda a normalizar todos estes processos. Permite que os dados sejam tratados de uma forma estruturada e mantidos à vista.
Outros projectos podem dizer respeito ao desenvolvimento do pessoal. O que deve ser feito para formar e desenvolver indivíduos ou grupos de pessoal? Na ferramenta de gestão do projecto, estabelecem-se marcos e verifica-se o progresso do projecto.
Da mesma forma, a cooperação em equipas interdepartamentais torna-se mais fácil. Exemplo do processo de candidatura: Aqui, a cooperação suave é particularmente importante. Embora o RH seja mais responsável pelas tarefas organizacionais e pela comunicação com os candidatos, os departamentos individuais têm de avaliar as qualificações profissionais e se o candidato é uma boa aptidão para a equipa. Uma ferramenta fornece a todos os envolvidos uma visão geral de todos os aspectos e do progresso do processo de selecção.
Leia agora como poderia ser uma ferramenta deste tipo para os RH e aquilo a que deve prestar atenção.
O que deve procurar ao escolher a ferramenta correcta de gestão de projectos?
Uma questão chave na gestão de recursos humanos é a protecção de dados. A ferramenta de gestão de projectos deve, portanto, oferecer funções que permitam visões diferentes ou filtradas sobre os dados. Para as empresas da UE, directivas tais como a GDPR devem ser cumpridas. Os seus dados devem ser armazenados em servidores na UE.
Além disso, os projectos de RH podem tornar-se rapidamente complexos, pois envolvem muitas pessoas e prolongam-se por um longo período de tempo. A sua ferramenta de gestão de projectos deve ser capaz de mapear as relações de tarefas e as linhas de tempo neste caso.
Por último, a facilidade de indução é importante. O pessoal de recursos humanos não são gestores de projectos a tempo inteiro, têm de desempenhar uma variedade de tarefas diferentes. Uma nova ferramenta de gestão de projectos deve, portanto, ser fácil de utilizar.
Vejamos a seguir seis programas de gestão de projectos bem conhecidos, em comparação.
Quais são as vantagens e desvantagens das diferentes ferramentas de gestão de projectos?
A seguir, apresentamos seis programas que podem aliviar o seu departamento de RH. Vamos começar directamente com a primeira ferramenta de gestão de projectos.
#1 Airtable - Mais do que Excel?
A ferramenta de gestão de projectos Airtable anuncia folhas de cálculo e vistas como Excel. Além disso, no entanto, uma base de dados fica em segundo plano e os painéis Kanban são possíveis. Isto acaba por torná-lo interessante para a gestão de projectos, também em recursos humanos.

Ferramenta de Gestão de Projectos © monticellllo / adobe stock
Vantagens
As vantagens da Airtable são a interface flexível do utilizador e vários filtros que simplificam a estruturação dos dados.
Desvantagens
Não é possível uma visão geral dos projectos cruzados. Por conseguinte, é menos adequado para projectos maiores e complexos. Os dados estão alojados em servidores nos EUA, o que torna difícil a sua utilização para a gestão de RH.
Em segundo lugar, chegamos a uma ferramenta de gestão de projectos que é popular para a gestão de tarefas tanto a nível privado como por parte das empresas: Trello.
#2 Trello - Gestão de projectos com quadros Kanban.
Trello é a conhecida solução de lista ao estilo de Kanban. Cartões diferentes podem ser movidos para trás e para a frente nos quadros.
Vantagens
Esta ferramenta simples de gestão de projectos é particularmente adequada para uma gestão clara de tarefas.
Desvantagens
As relações entre tarefas não podem ser mostradas. Os prazos também não são possíveis. O programa é também executado numa plataforma AWS (Amazon Web Service) nos EUA, o que impede o uso protegido de dados na Europa.
Vamos agora falar de uma ferramenta de gestão de projectos que muitos vêem como uma extensão de Trello:
#3 Asana - quadros Kanban e mais
Asana também apoia o método do projecto Kanban. No entanto, ainda é possível implementar funções adicionais aqui.

Ferramenta de Gestão de Projectos © Tada Images / adobe stock
Vantagens
Entre as funções adicionais estão, por exemplo, uma linha temporal e uma carteira. Ambas ajudam a gerir várias iniciativas ao mesmo tempo. O Asana é portanto mais adequado para projectos mais complexos do que o Trello. O sistema existente de dependência de tarefas também significa uma grande vantagem para a gestão de recursos humanos. Finalmente, vale a pena mencionar que o Asana oferece centros de dados da UE como um local de armazenamento.
Desvantagens
A desvantagem dos Asana é que a complexidade adicional implica uma curva de aprendizagem mais elevada.
Falando de complexidade, vamos dar uma olhada nos alicerces das ferramentas de gestão de projectos.
#4 Jira - A ferramenta abrangente de gestão de projectos
O Jira é um dos programas de gestão de projectos mais utilizados. É também utilizado por muitas empresas para a gestão de bugs.
Vantagens
Com esta ferramenta, planeia com Kanban, Scrum, gráfico de Gantt ou listas de afazeres (não são possíveis tabelas). Estão também disponíveis uma gestão abrangente de tarefas e marcos importantes. Jira, tal como Trello, pertence à Atlassian, mas aqui pode escolher onde os seus dados devem ser localizados. Estão disponíveis centros de dados na Alemanha.
Desvantagens
As desvantagens da utilização de Jira na gestão de projectos residem na complexidade do programa. Torna-se rapidamente pesada e requer uma formação extensiva dos empregados.
#5 ProofHub - Muitas funções úteis para a gestão de projectos
ProofHub ajuda as equipas a organizar e seguir projectos enquanto colaboram de forma simples e flexível num local central.
Vantagens
Uma vantagem clara é a configuração rápida e fácil do ProofHub. Isto significa que você e a sua equipa não perdem tempo e podem começar imediatamente com os seus primeiros projectos. Além disso, são oferecidas muitas funções e ferramentas úteis, tais como um gestor de tarefas, um diagrama de Gantt, um calendário ou uma função de notas, a fim de se poder trabalhar o mais eficientemente possível na equipa. O ProofHub também tem um preço muito razoável. O software de gestão de projectos está disponível em duas versões diferentes, que diferem em termos do número de projectos e do espaço de armazenamento. Aqui, é cobrada apenas uma taxa fixa mensal, independentemente do número de pessoas que a utilizem.
Desvantagens
Em alguns lugares, a interface do utilizador poderia ser um pouco mais intuitiva. Além disso, os tempos de carregamento são por vezes um pouco lentos.
#6 SeaTable - A ferramenta de gestão de projectos bastante atípica
O SeaTable oferece um bom compromisso entre a facilidade de utilização e as funções abrangidas. Funciona através de tipos de colunas flexíveis e permite uma gestão ágil do projecto.
Vantagens
O programa oferece tanto a gestão de tarefas com um quadro Kanban como uma linha temporal que inclui um calendário. É adequado para qualquer tipo de projecto até ao planeamento de férias ou gestão de erros. É possível uma visão privada dos dados. A SeaTable também mudou da AWS para o fornecedor suíço Exoscale. Desde então, os seus dados estão localizados na Europa.
Desvantagens
Os projectos podem ser geridos de diferentes maneiras. Nem todas as possibilidades são tão complexas com o SeaTable como com o Jira, por exemplo.
Conclusão: Ferramentas de gestão de projectos em gestão de recursos humanos
Os instrumentos de gestão de projectos podem simplificar o trabalho de gestão de recursos humanos e torná-lo mais eficiente. As tarefas de rotina são normalizadas. Uma visão geral de projectos complexos pode ser mantida. Também vale a pena considerar ferramentas bastante atípicas.
É preciso ponderar o tamanho da sua empresa e que dimensões de projecto têm de ser esperadas devido ao número de empregados. Será uma ferramenta simples de gestão de projectos suficiente, será que os empregados precisam de se familiarizar com uma variante complexa ou será que uma ferramenta como o SeaTable satisfaz todos os requisitos?
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Fonte da imagem Imagem Imagem da capa: © Tada Images/Adobe Stock