¿Cómo funciona el registro de tiempos en Excel y qué alternativas tiene a su disposición? A continuación, aprenderá a implementar el registro de tiempos con Excel o con una herramienta alternativa. También conocerá las ventajas e inconvenientes de las distintas soluciones. ¿Cuál se adapta mejor a su empresa?
Comencemos con las ventajas y desventajas de la popular herramienta Excel.
Registro de tiempos en Excel: ventajas e inconvenientes
Excel ya se utiliza en muchas empresas que utilizan Microsoft Office para un caso de uso u otro.
Para el registro de tiempos en Excel, las ventajas son:
- Condicionalmente gratuito: Si de todos modos tienes una licencia de usuario, no hay más costes.
- Flexible: puede adaptar con flexibilidad las hojas de horas de los empleados a sus deseos. El formato de celdas y la programación con VBA (Visual Basic for Applications) abren muchas posibilidades.
- Universal: con Excel se pueden asignar otros escenarios además del registro de tiempos (por ejemplo, el programa de turnos y vacaciones). Esto significa que los empleados solo tienen que familiarizarse con una herramienta.
Registro del tiempo de trabajo en Excel © PixieMe / adobe stock
Estas son las desventajas del registro de tiempos en Excel:
- Conocimientos necesarios: empezar parece fácil, pero Excel es complejo. Para personalizar una plantilla de control del tiempo para tu empresa, tienes que estar familiarizado con el programa o contratar a un experto.
- Comienzo largo: Crear la plantilla hasta un proceso funcional para el registro de tiempos con Excel lleva mucho tiempo.
- Espacio para el error: El programa es propenso a los errores. Las fórmulas o los números pueden borrarse rápidamente por error.
- Desconfianza ante datos incorrectos: Al transferir los partes de horas individuales de los empleados a un resumen, muchos pasos se realizan manualmente. En el proceso, pueden perderse datos y los cálculos incorrectos pueden generar un mal ambiente de trabajo.
Por lo tanto, veamos brevemente las alternativas al registro del tiempo con Excel. ¿Qué son y en qué se diferencian?
6 herramientas alternativas para registrar el tiempo en Excel
Conozca ahora seis herramientas alternativas que pueden ayudarle a asignar el registro del tiempo de trabajo de forma fácil y eficaz. Empezamos con dos aplicaciones y luego pasamos a los programas de escritorio y de navegador.
La solución más adecuada para su empresa depende de los costes, su caso de uso y los dispositivos finales compatibles.
#1 Reloj de tiempo X o XT
Si tus empleados trabajan con dispositivos Apple, deberías echar un vistazo a la aplicación Time Clock X. Con ella, los empleados pueden registrar el inicio y el final de las horas de trabajo. Incluso las pausas variables o un suplemento de las horas de trabajo no suponen ningún problema. Time clock X es gratuita.
Desgraciadamente, la hoja de tiempos no es muy clara. Puede exportar los datos para procesarlos posteriormente con otra herramienta. O puede adquirir la versión mejor, Stechuhr XT, por 1,99 euros por licencia.
#2 Reloj de tiempo 2.1
¿Y los usuarios de Android? Pueden familiarizarse con la aplicación Stempeluhr 2.1. Aquí tiene la opción de introducir tanto las horas de trabajo como la planificación de las vacaciones. La aplicación no cuesta nada.
La exportación de la hoja de horas como Excel o PDF permite el procesamiento posterior de los datos para los supervisores y los análisis.
#3 Clockodo
Un programa que puede utilizarse tanto para dispositivos Windows como Apple es Clockodo. Para los autónomos, el control del tiempo es gratuito; las empresas pagan hasta 11,40 euros al mes por persona.
Con Clockodo tiene la posibilidad de asignar horas de trabajo a proyectos. Puede gestionar las ausencias, así como las vacaciones, e introducir los presupuestos de los proyectos. Un CRM optimizado le permite vincular los contactos de proveedores y clientes.
#4 PlanMaker
Si básicamente le gusta registrar el tiempo con Excel, pero busca una alternativa para todas las plataformas, PlanMaker es la elección correcta. La serie de software Softmaker Office consta de los programas TextMaker, PlanMaker y Presentaciones, similares a los productos de Microsoft Office.
PlanMaker permite crear y gestionar hojas de horas. Dispone de funciones para procesar y analizar los datos, como en Excel. Una vez que la plantilla esté en funcionamiento (lo que lleva algún tiempo), estará listo para empezar. Softmaker Office cuesta desde 29,90 euros al año o 79,95 euros de una sola vez (sin actualizaciones).
#5 hojas de cálculo de Google
A continuación, merece la pena echar un vistazo a la herramienta web Google Sheets. Aquí encontrará funciones para trabajar en equipo. De este modo, se puede realizar fácilmente un proceso completo de gestión del tiempo de trabajo.
En términos de procesamiento de datos y funciones disponibles, las Hojas de Google no tienen nada que envidiar a las hojas de cálculo de Excel. En cuanto a las visualizaciones, tienes menos opciones. Se pueden adquirir funciones adicionales a través de complementos en Google Marketplace. Google Workspace cuesta a partir de 9,36 € por usuario y mes.
¿Control del tiempo con Excel o Google Sheets? © sharafmaksumov / adobe stock
#6 SeaTable
SeaTable es una herramienta basada en navegador que facilita enormemente el seguimiento del tiempo en comparación con Excel. Además de introducir y procesar datos, puede adjuntar archivos e imágenes a las entradas. Los distintos formularios y vistas web permiten a supervisores y empleados trabajar juntos sin problemas.
Un complemento de calendario ayuda a tener una visión general de las horas. Las interfaces y las funciones de exportación simplifican el tratamiento posterior de los datos para la contabilidad. Puede utilizar SeaTable en la versión gratuita por tiempo ilimitado. Las funciones ampliadas están disponibles a partir de 7 euros por usuario y mes.
Pero, ¿cómo es concretamente el registro del tiempo de trabajo? Ahora que ya conoce distintas alternativas, veamos de cerca el caso de uso.
¿Cómo se crea una hoja de horas en Excel?
El registro de tiempos en Excel comienza con la creación de una nueva tabla. Abra una hoja de cálculo vacía. En la primera fila, introduce los encabezamientos Fecha, Inicio, Fin, Pausa y Horas.
Escriba la primera fecha en la línea siguiente. Formatee la visualización (por ejemplo, DD.MM.YYYY) haciendo clic con el botón derecho del ratón en "Formatear celdas".
Cuando haya vuelto a la vista general, haga clic en la celda con la fecha. Mueva el cursor hasta el extremo inferior derecho de la celda. Aparecerá un signo más negro. Arrastre el signo más hacia abajo hasta que aparezca la lista de días laborables deseada.
Ahora haz clic en la primera celda bajo el título Horas (E2). En el campo para fórmulas introduce "=C2-B2-D2" (fin-inicio-fin). A continuación, arrastre la celda hacia abajo utilizando la pequeña cruz negra. Su primera hoja de horas está lista.
Para que la hoja de horas sea más manejable, puedes añadir:
- Codificar los fines de semana con una regla de formato.
- Convertir las horas en números decimales si se quiere que los tiempos sean negativos. Excel sólo puede mostrar las horas positivas.
- Muestra el número total de horas mediante la fórmula de la suma.
Por supuesto, también es necesario coordinar cómo se envían posteriormente las hojas de horas de Excel a los supervisores. Una macro autoprogramada podría cotejar los datos de los diferentes empleados para obtener una visión general por departamento.
Veamos ahora el registro del tiempo de trabajo con una alternativa.
Cómo funciona el registro del tiempo de trabajo con SeaTable
Sus empleados registran sus horas con unos pocos clics en un formulario web. Introducen el inicio y el final de su jornada laboral, así como la duración de las pausas.
Después, los responsables pueden ver los tiempos de trabajo en el parte de horas. Aquí pueden agrupar y filtrar según empleados individuales o periodos de tiempo.
Es especialmente fácil empezar con una plantilla gratuita que puede utilizar inmediatamente después de registrarse gratuitamente. Puede obtener más información sobre el registro del tiempo de trabajo en SeaTable aquí.
Conclusión: Alternativas al registro de tiempos en Excel
Existen muchas alternativas al registro de horas en Excel. Aunque Excel se utiliza a menudo, no es la opción más sencilla y dificulta el seguimiento de las horas de trabajo de todos los empleados. Son más adecuadas las herramientas basadas en la web, como SeaTable, que agrupan todos los datos en un solo lugar y trazan el proceso completo de registro del tiempo de trabajo.
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