Comment fonctionne la saisie des temps dans Excel et quelles sont les alternatives qui s'offrent à vous ? Vous apprendrez ci-dessous comment mettre en œuvre la saisie des temps avec Excel ou un outil alternatif. Découvrez également les avantages et les inconvénients des différentes solutions. Laquelle convient à votre entreprise ?
Commençons par les avantages et les inconvénients de l'outil populaire qu'est Excel.
Saisie des temps dans Excel : avantages et inconvénients
Excel est déjà utilisé pour l'une ou l'autre application dans de nombreuses entreprises qui utilisent Microsoft Office.
Pour la saisie des temps dans Excel, les avantages sont les suivants :
- Gratuit sous certaines conditions: Si vous possédez de toute façon une licence d'utilisation, vous n'aurez pas de frais supplémentaires.
- Flexible: vous pouvez adapter de manière flexible les listes d'heures des collaborateurs à vos souhaits. Le formatage des cellules et une programmation avec VBA (Visual Basic for Applications) vous ouvrent de nombreuses possibilités.
- Universel: d'autres scénarios que la seule saisie des temps peuvent être représentés avec Excel (par exemple le plan d'affectation et le plan de vacances). Ainsi, les collaborateurs ne doivent se familiariser qu'avec un seul outil.
Saisie des heures de travail Excel © PixieMe / adobe stock
Ce sont les inconvénients de la saisie des temps dans Excel :
- Savoir-faire requis: l'initiation semble simple, mais Excel est complexe. Pour adapter un modèle de saisie des temps à votre entreprise, vous devez connaître le programme ou faire appel à un expert.
- Un long démarrage: la création du modèle jusqu'à un processus fonctionnel de saisie des temps avec Excel prend beaucoup de temps.
- Place aux erreurs: le programme est sujet aux erreurs. Des formules ou des chiffres peuvent rapidement être effacés par erreur.
- Méfiance en cas de données erronées: Lors du transfert des listes d'heures individuelles des collaborateurs dans un aperçu, de nombreuses étapes sont effectuées manuellement. Des données peuvent alors être perdues et des calculs erronés peuvent entraîner une mauvaise ambiance de travail.
Jetons donc un coup d'œil rapide aux alternatives à la saisie des temps avec Excel. Quelles sont-elles et en quoi se distinguent-elles les unes des autres ?
6 outils alternatifs pour la saisie des temps dans Excel
Découvrez maintenant six outils alternatifs qui vous permettront de gérer facilement et efficacement la saisie du temps de travail. Nous commençons par deux applications, puis nous passons aux programmes de bureau et aux programmes basés sur un navigateur.
La solution qui convient le mieux à votre entreprise dépend des coûts, de votre cas d'application et des terminaux pris en charge.
#1 pointeuse X ou XT
Si vos collaborateurs travaillent avec des appareils Apple, vous devriez jeter un coup d'œil à l'application Horloge de pointage X. Celle-ci permet aux employés de saisir le début et la fin de leur temps de travail. Les pauses variables ou les ajouts d'heures de travail ne posent pas non plus de problème. La pointeuse X est gratuite.
La liste des heures est malheureusement peu claire. Vous pouvez soit exporter les données pour un traitement ultérieur avec un autre outil. Ou vous pouvez acheter la version améliorée Horloge de pointage XT pour 1,99 € par licence.
#2 Horloge de pointage 2.1
Qu'en est-il des utilisateurs d'Android ? Ceux-ci peuvent se familiariser avec l'application Horloge de pointage 2.1. Vous avez ici la possibilité d'enregistrer aussi bien les heures de travail que le planning des vacances. L'application ne coûte rien.
Une exportation de la liste des heures au format Excel ou PDF permet un traitement ultérieur des données pour les supérieurs hiérarchiques et les analyses.
#3 Clockodo
Clockodo est un programme utilisable à la fois pour les appareils Windows et Apple. Pour les indépendants, la saisie des temps est gratuite, les entreprises paient jusqu'à 11,40 € par personne et par mois.
Avec Clockodo, vous avez la possibilité d'attribuer des heures de travail à des projets. Vous pouvez gérer aussi bien les absences que les congés et inscrire les budgets des projets. Un CRM allégé permet de relier les contacts fournisseurs et clients.
#4 PlanMaker
Si la saisie des temps avec Excel vous plaît en principe, mais que vous cherchez une alternative pour toutes les plates-formes, vous êtes à la bonne adresse avec PlanMaker. La série de logiciels Softmaker Office se compose des programmes TextMaker, PlanMaker et Presentations, à l'instar des produits Microsoft Office.
PlanMaker vous permet de créer et de gérer des listes d'heures. Les fonctions de traitement et d'analyse des données sont disponibles comme dans Excel. Dès que votre modèle est prêt (ce qui prend un peu de temps), vous pouvez commencer. Softmaker Office coûte à partir de 29,90 € par an ou 79,95 € une seule fois (sans mises à jour).
#5 Google Sheets
Ensuite, il vaut la peine de jeter un coup d'œil à l'outil Google Sheets basé sur le web. Vous y trouverez des fonctions permettant de travailler en équipe. Un processus complet de gestion du temps de travail peut ainsi être facilement mis en place.
En ce qui concerne le traitement des données et les fonctions disponibles, les Google Sheets n'ont rien à envier aux feuilles de calcul Excel. En ce qui concerne les visualisations, vous avez moins de possibilités. Des fonctions supplémentaires peuvent être achetées via un module complémentaire sur Google Marketplace. Google Workspace démarre à 9,36 € par utilisateur et par mois.
Saisie des temps avec Excel ou Google Sheets ? © sharafmaksumov / adobe stock
#6 SeaTable
SeaTable est un outil basé sur un navigateur qui vous permet de réaliser votre saisie de temps très facilement par rapport à Excel. En plus de la saisie et du traitement des données, vous pouvez joindre des fichiers et des images aux entrées. Les différents formulaires et vues web permettent aux supérieurs et aux collaborateurs de collaborer sans problème.
Un plug-in de calendrier aide à avoir une vue d'ensemble des heures. Des interfaces et des fonctions d'exportation simplifient le traitement ultérieur des données pour la comptabilité. Vous pouvez utiliser SeaTable dans sa version gratuite sans limite de temps. Les fonctions avancées sont disponibles à partir de 7 € par utilisateur et par mois.
Mais à quoi ressemble concrètement la saisie du temps de travail? Maintenant que vous connaissez différentes alternatives, regardons de plus près le cas d'application.
Comment créer une liste d'heures dans Excel ?
La saisie des temps dans Excel commence par la création d'un nouveau tableau. Vous ouvrez une feuille de calcul vide. Sur la première ligne, vous saisissez les intitulés Date, Début, Fin, Pause et Heures.
Dans la ligne suivante, tapez la première date. Formatez l'affichage (par exemple jj.mm.aaaa) par un clic droit sur "Formater les cellules".
Une fois que vous êtes revenu à l'aperçu, cliquez sur la cellule contenant la date. Déplacez votre curseur vers l'extrémité inférieure droite de la cellule. Un plus noir apparaît. Faites glisser le plus noir vers le bas jusqu'à ce que vous obteniez la liste des jours ouvrables souhaitée.
Cliquez maintenant sur la première cellule sous le titre Heures (E2). Dans le champ des formules, tapez "=C2-B2-D2" (fin-début-pause). Ensuite, faites glisser la cellule vers le bas via la petite croix noire. Votre première liste d'heures est prête.
Pour rendre la liste d'heures plus facile à travailler, vous pourriez en plus :
- Mettre en couleur les week-ends à l'aide d'une règle de mise en forme.
- Convertir les heures en nombres décimaux si des heures négatives doivent être possibles. Excel ne peut représenter que des heures positives.
- Afficher le nombre total d'heures à l'aide de la formule de calcul de la somme.
Bien entendu, il faut aussi se mettre d'accord sur la manière dont les listes d'heures Excel parviendront ensuite aux supérieurs hiérarchiques. Une macro auto-programmée pourrait rassembler les données de différents collaborateurs afin d'obtenir un aperçu par département.
Jetons maintenant un coup d'œil à la saisie du temps de travail avec une alternative.
Comment fonctionne la saisie du temps de travail avec SeaTable ?
Vos collaborateurs saisissent leurs heures en quelques clics dans un formulaire web. Ils inscrivent le début et la fin de leur temps de travail ainsi que la durée de leurs pauses.
Les responsables voient ensuite les temps de travail dans la liste des heures. Ils peuvent y regrouper et filtrer par employé individuel ou par période.
Il est particulièrement facile de démarrer avec un modèle gratuit, que vous pouvez utiliser immédiatement après vous être inscrit gratuitement. Pour en savoir plus sur la saisie du temps de travail dans SeaTable, cliquez ici.
Conclusion : alternatives à la saisie des temps dans Excel
Il existe de nombreuses alternatives à la saisie des temps dans Excel. Bien qu'Excel soit souvent utilisé, ce n'est pas la variante la plus simple et il est difficile de garder une vue d'ensemble des heures de travail de tous les collaborateurs. Les outils basés sur le web comme SeaTable, qui regroupent toutes les données en un seul endroit et reproduisent le processus complet de saisie du temps de travail, sont plus adaptés.
Source de l'image de couverture : © Quality Stock Arts/Adobe Stock
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