¿Realiza un inventario cada año o incluso cada mes? Entonces ha llegado al lugar adecuado. En este artículo aprenderá a crear su lista de inventario utilizando una plantilla, a estandarizar el proceso y a simplificar su inventario. Para ello, puede importar una lista de inventario como plantilla en Excel o crear su propia plantilla en Word. También descubrirá qué ventajas ofrece una base de datos gratuita como SeaTable frente a Excel y Word.
¿Qué es una lista de inventario?
Una lista de inventario es una plantilla que puede utilizar para registrar las existencias de su empresa. Puede ser una simple lista de inventario en papel, una tabla compleja en un programa como Excel o una plantilla digital de lista de inventario en SeaTable.
¿Quién tiene que llevar una lista de inventario?
Todo comerciante y toda empresa que esté obligada a llevar una contabilidad por partida doble debe realizar un inventario. Debe realizarse tanto al abrir la empresa como después de cada ejercicio. Se registran las existencias y se elabora una lista de inventario.
¿Cuál es la diferencia entre inventario e inventario?
Un inventario es el stock completo de una empresa, es decir, todos los activos que posee su empresa. El inventario es el proceso mediante el cual se registran los activos.
¿Qué cuenta como inventario de una empresa?
Los activos (fijos y circulantes) y pasivos de su empresa forman parte del inventario y, por tanto, de su lista de inventario. Lo mejor es enumerar tanto los activos inmateriales como los materiales. Las deudas siguen en otra lista de inventario.
- Los activos fijos incluyen activos que se utilizan de forma permanente para las operaciones comerciales de su empresa. Pueden ser propiedades, maquinaria, equipos técnicos, vehículos, mobiliario de oficina, activos financieros o derechos y activos intangibles como patentes.
- Los activos corrientes son todos los activos que la empresa sólo posee para su venta a corto plazo, su consumo, su transformación posterior o su reembolso. Suelen ser la base (por ejemplo, materias primas y fuentes de energía en existencias) o el resultado (por ejemplo, productos acabados, saldos bancarios, cuentas por cobrar) del proceso de producción.
¿Por qué es importante llevar una lista de inventario?
Crear una lista de inventario no sólo vale para el balance. Al fin y al cabo, siempre querrá tener constancia de los activos que posee actualmente su empresa. Una lista de inventario le ayuda a tener siempre en su pantalla el inventario disponible, deseado o necesario en ese momento. Al enumerar sus activos, puede compararlos durante un periodo de tiempo más largo, siempre que utilice siempre la misma plantilla para su lista de inventario.
¿Qué información debe figurar en la lista de inventario?
Debe incluir los siguientes elementos en su lista de inventario:
- los activos
- el tipo o categoría
- la cantidad contada
- la condición
- el valor actual
- el lugar de almacenamiento
- el momento de la grabación
Además, debe asignar un número único a cada artículo en cuanto lo introduzca en su lista de inventario. Si aún está disponible, también puede adjuntar el recibo o la factura e indicar la fecha de compra y el precio unitario en ese momento.
Un ejemplo de lista de inventario es una tabla con estas columnas (haga clic en la imagen para ampliarla):
Ahora llegamos a la parte práctica: ¿cómo se crea exactamente una plantilla para el próximo inventario?
Crear una plantilla de lista de inventario: ¿qué puede hacer Excel?
Un programa que ya utilizan muchas empresas es Excel. En él puede crear una plantilla para su inventario y utilizarla una y otra vez en años sucesivos.
Si ya dispone de una lista de inventario en forma de hoja de cálculo Excel, puede utilizarla como plantilla con sólo unos clics. Para ello, duplique el archivo existente antes de abrirlo en Excel.
Si aún no dispone de una plantilla para una lista de inventario en Excel, cree la suya propia sin más dilación: abra un documento Excel nuevo y vacío. Piensa qué encabezados de columna necesitas para tu lista de inventario (por ejemplo, número de identificación, nombre, ubicación, cantidad y valor) y escríbelos.
A continuación, formatee las celdas según los tipos de datos requeridos. Por ejemplo, ¿desea mostrar números con dos decimales en una columna? ¿Cómo deben mostrarse las cantidades de dinero o las divisas? ¿Hay valores negativos?
Una vez completado el formateo, es hora de vincular las columnas de Excel con fórmulas. Por ejemplo, escribe el título "Total" en una celda junto a la lista de inventario. A continuación, puedes utilizar la fórmula =SUMA() para sumar todos los valores al final de la tabla.
Una vez que esté satisfecho con la estructura de su lista de inventario, cree su plantilla de la siguiente manera:
- Haz clic en Archivo > Guardar como.
- Seleccione una ubicación de almacenamiento, por ejemplo Este PC.
- Introduzca el nombre de archivo deseado.
- En el campo inferior, seleccione el tipo de archivo, por ejemplo, un libro de Excel con o sin macros.
- Haga clic en Guardar.
Ventajas e inconvenientes de Excel
La ventaja de una lista de inventario en Excel es que muchos empleados ya están familiarizados con el programa. Una vez creada la plantilla, puede empezar el inventario. Sin embargo, los cambios o añadidos posteriores pueden resultar tediosos.
Una desventaja de Excel es que otros empleados o superiores no pueden acceder en tiempo real a los datos registrados. Cada uno trabaja en sus propias hojas de cálculo o accede a los documentos a través de carpetas compartidas. Esto puede dar lugar rápidamente a conflictos entre las versiones de los archivos. Las hojas de cálculo de Excel también pueden volverse confusas y complejas con rapidez, mientras que muchos usuarios sólo están familiarizados con las funciones básicas del programa.
Cómo crear una lista de inventario en Word
Casi todo el mundo ha utilizado alguna vez Word, el programa de tratamiento de textos de Microsoft. Si sólo necesita una simple tabla como plantilla para su lista de inventario, que incluso puede imprimir y rellenar a mano cuando haga el inventario in situ, Word es ideal.
Para ello, abra un documento vacío, haga clic en Insertar y luego en Tabla. Ahora tiene varias opciones: Por ejemplo, puede crear una tabla (sin formato) con cualquier número de filas y columnas, utilizar una plantilla con formato o integrar en su documento una tabla de Excel que ofrezca las funciones antes mencionadas.
Independientemente de la opción que elija, decida también en Word qué títulos de columna necesita para su lista de inventario (por ejemplo, número de identificación, artículo, tipo, ubicación, cantidad y valor). A continuación, introduzca sus activos manualmente. Esto podría tener este aspecto (haga clic en la imagen para ampliarla):
Ventajas e inconvenientes de Word
La mayor ventaja de Word es que permite crear tablas de forma rápida e intuitiva, lo que significa que incluso los empleados con menos conocimientos informáticos pueden familiarizarse con él. Incluso puedes insertar imágenes en celdas individuales de tu lista de inventario para visualizar los artículos.
Sin embargo, en comparación con Excel, las tablas de Word no son adecuadas para cálculos y análisis posteriores, sino sólo para la introducción de texto puro, cuando no se proporcionan otros tipos de datos y fórmulas para la hoja de cálculo. Esto puede ser suficiente para pequeñas empresas con poco inventario que sólo necesiten listas sencillas para su inventario.
Para empresas más grandes con muchos artículos y casos de uso más complejos, desaconsejamos encarecidamente guardar listas de inventario en Word (a menos que quiera volver loco a su departamento de contabilidad). Aquí es donde entran en juego bases de datos como SeaTable, que facilitan enormemente el seguimiento y el análisis de grandes cantidades de datos.
Cómo crear una lista de inventario con SeaTable
El software de base de datos SeaTable ya le ofrece una plantilla gratuita para las listas de inventario. Para utilizarla, sólo tiene que registrarse con su dirección de correo electrónico y crear una cuenta gratuita. Una vez que haya iniciado sesión, proceda como se indica a continuación:
- Añade la plantilla como nueva base en tu página de inicio. Puedes encontrar cómo hacerlo en estas instrucciones.
- Haz clic en la base para abrirla.
- Lea la descripción básica y obtenga una visión general.
- Borre los datos de la muestra y rellene las tablas con su propio inventario.
Si desea crear su propia plantilla de lista de inventario, puede eliminar o añadir tantas columnas como desee en las tablas o empezar con una base completamente nueva. A continuación, puede compartir su plantilla con todos los miembros de su equipo. Y ya está. Nada se interpone en el camino de tu inventario.
¿Cuáles son las ventajas de SeaTable?
Los programas basados en web, como SeaTable, permiten crear y gestionar listas de inventario en colaboración con varias personas. La ventaja sobre Excel es que todos los implicados pueden ver los datos al mismo tiempo y todos los cambios se sincronizan en tiempo real.
Por ejemplo, puede evitar que diferentes empleados utilicen y mantengan en paralelo una lista de inventario obsoleta. Si, por ejemplo, el departamento de contabilidad necesita información de la lista de inventario, puede recuperar la última versión directamente en SeaTable y no tiene que esperar a que los distintos empleados hayan fusionado sus versiones.
También puede crear formularios web para hacer inventario a partir de tablas en SeaTable. En ellos puede guiar a sus empleados a través del proceso de inventario y darles instrucciones más detalladas sobre lo que deben registrar y en qué deben fijarse.
La visualización y evaluación de datos en SeaTable es aún más flexible y sencilla que en Excel. Puedes crear estadísticas, utilizar plugins de visualización o filtrar, ordenar y agrupar los datos mediante vistas.
Por último, pero no menos importante, puede guardar imágenes y archivos como documentos PDF en SeaTable. Puede incluir recibos de compra, facturas o fotos del estado actual durante el inventario en su lista de existencias.
Conclusión:
Las empresas deben llevar una lista de inventario. Una plantilla, ya sea en Excel, Word o una base de datos como SeaTable, estandariza y simplifica el proceso. La forma de crear una plantilla para una lista de inventario digital varía de un programa a otro, pero sigue pasos similares.
Piense qué información necesita sobre su inventario, quién participa en él y cuántas personas necesitan acceder a los datos. ¿Cómo quiere preparar los datos y qué funciones son necesarias para ello?
Una vez aclaradas estas cuestiones básicas, es fácil empezar. Si desea utilizar la plantilla SeaTable para su lista de inventario, regístrese gratuitamente y empiece de inmediato.