Vous effectuez un inventaire chaque année ou même chaque mois ? Alors vous êtes au bon endroit ! Dans cet article, vous apprendrez comment créer votre liste d'inventaire, standardiser le processus et simplifier votre inventaire. Pour ce faire, vous pouvez importer une liste d'inventaire dans Excel ou construire votre propre modèle dans Word. Vous découvrirez également les avantages d'une base de données gratuite comme SeaTable par rapport à Excel et Word.
Qu'est-ce qu'une liste d'inventaire ?
Une liste d'inventaire vous permet d'enregistrer le stock dans votre entreprise. Il peut s'agir d'une simple liste d'inventaire sur papier, d'un tableau complexe dans un programme comme Excel ou d'une liste d'inventaire numérique dans SeaTable.
Qui doit tenir un inventaire ?
Chaque commerçant et chaque entreprise qui est tenu de tenir une comptabilité en partie double doit procéder à un inventaire. Celui-ci doit avoir lieu à l'ouverture de l'entreprise et après chaque exercice comptable. Il s'agit de faire le point sur les stocks et de dresser un inventaire.
Utilisez une liste d'inventaire numérique pour répertorier votre stock. Droits d'image : tradol / Adobe Stock
Quelle est la différence entre inventaire et inventaire physique ?
Par inventaire, on entend le stock complet d'une entreprise; c'est-à-dire : tous les biens que possède votre entreprise. L'inventaire est la prise d'inventaire, c'est-à-dire le processus par lequel vous enregistrez vos actifs.
Qu'est-ce qui fait partie de l'inventaire d'une entreprise ?
L'inventaire, et donc votre liste d'inventaire, comprend les actifs (actifs immobilisés et actifs circulants) et les dettes de votre entreprise. Il est préférable de lister aussi bien les actifs immatériels que matériels. Les dettes suivent dans une autre liste d'inventaire.
- Les actifs immobilisés comprennent les biens qui servent durablement à l'activité de votre entreprise. Il peut s'agir de biens immobiliers, de machines, d'installations techniques, de véhicules, de mobilier de bureau, de placements financiers ou de droits et valeurs immatériels tels que des brevets.
- Les actifs circulants représentent tous les actifs qui ne se trouvent dans l'entreprise qu'à court terme pour être vendus, consommés, transformés ou remboursés. Ils constituent généralement la base (par exemple, les matières premières et les sources d'énergie en stock) ou le résultat (par exemple, les produits finis, les avoirs bancaires, les créances) du processus de production.
Pourquoi est-il important de dresser un inventaire ?
L'établissement d'une liste d'inventaire n'est pas seulement utile pour le bilan. En effet, vous voulez toujours avoir une vue d'ensemble des actifs que votre entreprise possède actuellement. Une liste d'inventaire vous aide à toujours avoir à l'esprit l'inventaire actuel, souhaité ou nécessaire. En dressant la liste de vos actifs, vous pouvez les comparer sur une longue période - à condition d'utiliser toujours le même modèle de liste d'inventaire.
Vous devez régulièrement comparer votre liste d'inventaire avec le stock réel. Droits d'image : zephyr_p / Adobe Stock
Quelles informations doivent figurer dans la liste d'inventaire ?
Dans votre liste d'inventaire, vous devriez inclure les points suivants :
- les actifs
- le type ou la catégorie
- la quantité comptée
- l'état
- la valeur actuelle
- le lieu de stockage
- la date de la saisie
En outre, chaque objet doit recevoir un numéro unique dès que vous l'enregistrez dans votre inventaire. Si vous en disposez encore, vous pouvez également joindre le ticket de caisse ou la facture et indiquer la date d'achat et le prix unitaire de l'époque. En option, vous pouvez également ajouter des informations telles que le numéro de série des objets, la durée et la date de fin de la garantie ainsi que la date du prochain inventaire.
Un exemple de liste d'inventaire est un tableau avec ces colonnes (cliquez sur l'image pour l'agrandir) :
Voici à quoi pourrait ressembler votre liste d'inventaire.
Passons maintenant à la partie pratique - comment établir exactement un inventaire pour l'inventaire physique ?
Créer un inventaire - que peut faire Excel ?
Un programme que de nombreuses entreprises utilisent déjà est Excel. Vous pouvez y créer une liste d'inventaire pour votre inventaire et la réutiliser les années suivantes.
Si vous disposez déjà d'une liste d'inventaire sous forme de tableau Excel, vous pouvez la réutiliser en quelques clics. Pour ce faire, dupliquez le fichier existant avant de l'ouvrir dans Excel.
Les feuilles de calcul Excel sont populaires pour les inventaires. Droits d'image : PixieMe / Adobe Stock
Si vous ne disposez pas encore d'une liste d'inventaire dans Excel, créez-en une sans plus attendre : ouvrez un nouveau document Excel vide. Réfléchissez aux titres des colonnes dont vous avez besoin pour votre liste d'inventaire (par exemple numéro d'identification, désignation, emplacement, quantité et valeur) et tapez-les.
Ensuite , formatez les cellules en fonction des types de données dont vous avez besoin. Souhaitez-vous par exemple afficher dans une colonne des nombres avec deux chiffres après la virgule ? Comment les montants ou les devises doivent-ils être représentés ? Y a-t-il des valeurs négatives ?
Une fois le formatage terminé, il est temps d'associer les colonnes Excel aux formules. Par exemple, à côté de la liste d'inventaire, tapez dans une cellule l'intitulé "Total". Vous pouvez alors utiliser la formule =SOMME() pour additionner toutes les valeurs à la fin du tableau.
Si vous êtes satisfait de la structure de votre liste d'inventaire, créez votre modèle comme suit :
- Cliquez sur Fichier > Enregistrer sous.
- Choisissez un emplacement, par exemple Ce PC.
- Saisissez le nom de fichier souhaité.
- Dans le champ en dessous, sélectionnez le type de fichier, par exemple un classeur Excel avec ou sans macros.
- Cliquez sur Enregistrer.
Avantages et inconvénients d'Excel
L'avantage d'établir l'inventaire dans Excel est que de nombreux collaborateurs savent déjà utiliser le programme. Une fois la liste d'inventaire établie, l'inventaire peut commencer. Les modifications ou les ajouts ultérieurs peuvent toutefois être fastidieux.
L'un des inconvénients d'Excel est que les données saisies ne peuvent pas être consultées en temps réel par d'autres collaborateurs ou supérieurs hiérarchiques. Chacun travaille sur ses propres tableaux ou accède aux documents via des dépôts communs. Des conflits de versions de fichiers peuvent alors rapidement survenir. Les tableaux Excel peuvent en outre rapidement devenir confus et complexes, alors que de nombreux utilisateurs ne connaissent que les fonctions de base du logiciel.
Comment créer une liste d'inventaire dans Word
Word, le programme de traitement de texte de Microsoft, a probablement déjà été utilisé par presque tout le monde. Si vous n'avez besoin que d'un simple tableau pour votre inventaire, que vous souhaitez peut-être même imprimer et remplir à la main lors de l'inventaire sur place, Word convient parfaitement.
Pour ce faire, ouvrez un document vide, cliquez sur Insérer et ensuite sur Tableau. Vous avez maintenant plusieurs possibilités : Vous pouvez par exemple créer un tableau (non formaté) avec autant de lignes et de colonnes que vous le souhaitez, recourir à un modèle formaté ou intégrer dans votre document un tableau Excel qui offre les fonctions mentionnées ci-dessus.
Quelle que soit l'option choisie, vous décidez également dans Word des titres de colonne dont vous avez besoin pour votre liste d'inventaire (par exemple numéro d'identification, objet, type, emplacement, quantité et valeur). Ensuite, vous saisissez manuellement vos actifs. Cela pourrait ressembler à ceci (cliquez sur l'image pour l'agrandir) :
Exemple de liste d'inventaire dans Word
Avantages et inconvénients de Word
Le principal avantage de Word est que les tableaux peuvent être créés rapidement et intuitivement, ce qui permet même aux personnes peu familiarisées avec l'informatique de s'en servir. Pour illustrer les objets, vous pouvez même insérer des images dans certaines cellules de votre liste d'inventaire.
Par rapport à Excel, les tableaux dans Word ne se prêtent toutefois pas à d'autres calculs et évaluations, mais uniquement à la saisie de texte pur, pour laquelle aucun autre type de données ou de formules n'est prévu pour le tableur. Pour les petites entreprises avec peu d'inventaire, qui n'ont besoin que de listes simples pour leur inventaire, cela peut suffire.
Pour les grandes entreprises qui ont beaucoup d'objets et des cas d'application plus complexes, il est fortement déconseillé de tenir des listes d'inventaire dans Word (sauf si vous voulez rendre votre comptabilité folle). C'est là qu'interviennent des bases de données comme SeaTable, qui permettent d 'avoir une vue d'ensemble et d'analyser de grandes quantités de données avec une facilité enfantine.
Créer un inventaire avec SeaTable
Le logiciel de base de données No-Code SeaTable met déjà à votre disposition un modèle de liste d'inventaire. Pour l'utiliser gratuitement, il vous suffit de vous inscrire avec votre adresse e-mail et de créer un compte. Une fois connecté, procédez comme suit :
- Ajoutez le modèle comme nouvelle base sur votre page d'accueil. Pour savoir comment procéder, consultez ce guide.
- Cliquez sur la base pour l'ouvrir.
- Lisez la description de la base et obtenez un aperçu.
- Supprimez les données d'exemple et remplissez les tableaux avec votre propre inventaire.
Si vous souhaitez créer votre propre inventaire, vous pouvez ajouter ou supprimer autant de colonnes que vous le souhaitez dans les tableaux ou commencer avec une base entièrement nouvelle. Vous pouvez ensuite partager votre inventaire avec tous les membres de votre équipe. C'est terminé ! Plus rien ne s'oppose à votre inventaire.
Quels sont les avantages de SeaTable ?
Des programmes basés sur le web comme SeaTable permettent de créer et de gérer des listes d'inventaire de manière collaborative avec plusieurs personnes. L'avantage par rapport à Excel est que toutes les personnes concernées ont une vue simultanée sur les données et que toutes les modifications sont synchronisées en temps réel.
Vous pouvez par exemple éviter qu'une liste d'inventaire obsolète soit utilisée et tenue en parallèle par différents collaborateurs. Si, par exemple, le service comptable a besoin d'informations issues de la liste d'inventaire, il peut les récupérer directement dans SeaTable à jour et ne doit pas attendre que différents collaborateurs aient fusionné leurs versions.
Vous pouvez également créer des formulaires Web d'inventaire à partir des tableaux de SeaTable. Vous pouvez ainsi guider vos collaborateurs tout au long du processus d'inventaire et leur donner des instructions plus précises sur ce qu'ils doivent saisir et sur ce à quoi ils doivent faire attention.
La visualisation et l 'analyse des données sont encore plus flexibles et simples dans SeaTable que dans Excel. Vous pouvez créer des statistiques, utiliser des plugins pour les afficher ou utiliser des vues pour filtrer, trier et regrouper les données.
Enfin, vous pouvez enregistrer des images et des fichiers tels que des documents PDF dans SeaTable. Vous pouvez ainsi inclure dans votre inventaire des preuves d'achat, des factures ou des photos de l'état actuel pendant l'inventaire.
Conclusion
Les entreprises doivent tenir une liste d'inventaire. Une liste d'inventaire standardise et simplifie le processus, que ce soit dans Excel, Word ou une base de données comme SeaTable. La manière de créer une liste d'inventaire pour un inventaire numérique varie d'un programme à l'autre, mais suit des étapes similaires.
Réfléchissez aux informations dont vous avez besoin sur votre inventaire, aux personnes impliquées dans l'inventaire et au nombre de personnes qui doivent avoir accès aux données. Comment souhaitez-vous préparer les données et quelles sont les fonctions nécessaires à cet effet ?
Une fois que vous avez répondu à ces questions de base, vous pouvez facilement passer à la mise en œuvre. Si vous souhaitez utiliser le modèle SeaTable pour votre inventaire, inscrivez-vous gratuitement et commencez directement.
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