Faz um inventário todos os anos ou mesmo todos os meses? Então veio ao sítio certo! Neste artigo, aprenderá a criar a sua lista de inventário utilizando um modelo, a normalizar o processo e a simplificar o seu inventário. Para isso, pode importar uma lista de inventário como modelo no Excel ou criar o seu próprio modelo no Word. Também descobrirá as vantagens que uma base de dados gratuita como o SeaTable oferece em relação ao Excel e ao Word.
O que é uma lista de inventário?
Uma lista de inventário é um modelo que pode ser utilizado para registar as existências da sua empresa. Pode ser uma simples lista de inventário em papel, uma tabela complexa num programa como o Excel ou um modelo de lista de inventário digital no SeaTable.
Quem tem de manter uma lista de inventário?
Todos os comerciantes e todas as empresas que são obrigados a manter uma contabilidade por partidas dobradas devem efetuar um inventário. Este inventário deve ser efectuado aquando da abertura da empresa e após cada exercício financeiro. Regista-se o stock e cria-se uma lista de inventário.
Qual é a diferença entre o inventário e a inventariação?
Um inventário é o stock completo de uma empresa, ou seja, todos os bens que a sua empresa possui. O inventário é o processo pelo qual se registam os activos.
O que conta como inventário de uma empresa?
Os activos (fixos e circulantes) e os passivos da sua empresa pertencem ao inventário e, por conseguinte, à sua lista de inventário. É preferível enumerar tanto os activos incorpóreos como os activos corpóreos. As dívidas seguem numa outra lista de inventário.
- Os activos fixos incluem activos que são permanentemente utilizados para as operações comerciais da sua empresa. Podem ser imóveis, máquinas, equipamento técnico, veículos, mobiliário de escritório, activos financeiros ou direitos e activos incorpóreos, como patentes.
- Os activos correntes são todos os activos que só são detidos na empresa para venda, consumo, processamento posterior ou reembolso a curto prazo. São normalmente a base (por exemplo, matérias-primas e fontes de energia em stock) ou o resultado (por exemplo, produtos acabados, saldos bancários, contas a receber) do processo de produção.
Porque é que é importante manter uma lista de inventário?
A criação de uma lista de inventário não é apenas útil para o balanço. Afinal de contas, é sempre desejável manter um registo dos activos que a empresa possui atualmente. Uma lista de inventário ajuda-o a ter sempre no seu ecrã o inventário disponível, desejado ou necessário. Ao listar os seus activos, pode compará-los durante um longo período de tempo - desde que utilize sempre o mesmo modelo para a sua lista de inventário.
Que informações pertencem à lista do inventário?
A lista de inventário deve incluir os seguintes elementos
- os activos
- o tipo ou categoria
- a quantidade contada
- a condição
- o valor atual
- o local de armazenamento
- a hora do registo
Além disso, deve ser atribuído um número único a cada artigo assim que o insere na sua lista de inventário. Se ainda estiver disponível, pode também anexar o recibo ou a fatura e indicar a data de compra e o preço unitário na altura.
Um exemplo de uma lista de inventário é uma tabela com estas colunas (clique na imagem para a aumentar):
Agora chegamos à parte prática - como é que se cria exatamente um modelo para o inventário seguinte?
Criar um modelo de lista de inventário - o que é que o Excel pode fazer?
Um programa que muitas empresas já utilizam é o Excel. Aqui pode criar um modelo para o seu inventário e utilizá-lo repetidamente nos anos seguintes.
Se já tiver uma lista de inventário numa folha de cálculo do Excel, pode utilizá-la como modelo com apenas alguns cliques. Para tal, duplique o ficheiro existente antes de o abrir no Excel.
Se ainda não tem um modelo para uma lista de inventário em Excel, crie o seu próprio modelo sem mais demoras: Abra um novo documento Excel vazio. Pense nos títulos das colunas que precisa para a sua lista de inventário (por exemplo, número de identificação, nome, localização, quantidade e valor) e escreva-os.
De seguida, formate as células de acordo com os tipos de dados necessários. Por exemplo, pretende apresentar números com duas casas decimais numa coluna? Como devem ser apresentadas as quantias de dinheiro ou moedas? Existem valores negativos?
Quando a formatação estiver concluída, é altura de ligar as colunas do Excel com fórmulas. Por exemplo, escreva o título "Total" numa célula junto à lista de inventário. Pode então utilizar a fórmula =SUM() para somar todos os valores no final da tabela.
Quando estiver satisfeito com a estrutura da sua lista de inventário, crie o seu modelo da seguinte forma:
- Clique em Ficheiro > Guardar como.
- Seleccione uma localização de armazenamento, por exemplo, Este PC.
- Introduzir o nome do ficheiro pretendido.
- No campo abaixo, seleccione o tipo de ficheiro, por exemplo, um livro de trabalho do Excel com ou sem macros.
- Clique em Guardar.
Vantagens e desvantagens do Excel
A vantagem de uma lista de inventário em Excel é que muitos funcionários já estão familiarizados com o programa. Quando o modelo estiver pronto, o inventário pode começar. No entanto, as alterações ou adições subsequentes podem ser entediantes.
Uma desvantagem do Excel é que os dados registados não podem ser acedidos em tempo real por outros funcionários ou superiores. Todos trabalham nas suas próprias folhas de cálculo ou acedem aos documentos através de pastas partilhadas. Isto pode levar rapidamente a conflitos entre versões de ficheiros. As folhas de cálculo do Excel podem também tornar-se rapidamente confusas e complexas, enquanto muitos utilizadores apenas conhecem as funções básicas do software.
Como criar uma lista de inventário no Word
O Word, o programa de processamento de texto da Microsoft, já foi provavelmente utilizado por quase toda a gente. Se apenas precisa de um simples quadro como modelo para a sua lista de inventário, que pode até querer imprimir e preencher à mão quando faz o inventário no local, o Word é ideal.
Para o fazer, abra um documento vazio, clique em Inserir e depois em Tabela. Tem agora várias opções: Por exemplo, pode criar uma tabela (não formatada) com qualquer número de linhas e colunas, utilizar um modelo formatado ou integrar uma tabela Excel no seu documento que ofereça as funções acima mencionadas.
Independentemente da opção escolhida, o usuário também decide no Word quais títulos de coluna são necessários para a lista de inventário (por exemplo, número de identificação, item, tipo, localização, quantidade e valor). Em seguida, introduz os seus activos manualmente. A lista pode ter o seguinte aspeto (clique na imagem para a aumentar):
Vantagens e desvantagens do Word
A maior vantagem do Word é o facto de as tabelas poderem ser criadas de forma rápida e intuitiva, o que significa que mesmo os funcionários com menos conhecimentos de informática podem familiarizar-se com ele. Pode até inserir imagens em células individuais da sua lista de inventário para visualizar os artigos.
No entanto, em comparação com o Excel, as tabelas no Word não são adequadas para cálculos e análises adicionais, mas apenas para a introdução de texto puro, em que não são fornecidos outros tipos de dados e fórmulas para a folha de cálculo. Isto pode ser suficiente para pequenas empresas com poucas existências que apenas necessitem de listas simples para o seu inventário.
Para empresas maiores, com muitos artigos e casos de utilização mais complexos, desaconselhamos vivamente a manutenção de listas de inventário no Word (a menos que queira enlouquecer o seu departamento de contabilidade). É aqui que entram em jogo as bases de dados como o SeaTable, que facilitam muito o controlo e a análise de grandes quantidades de dados.
Como criar uma lista de inventário com o SeaTable
O software de base de dados SeaTable já lhe fornece um modelo gratuito para listas de inventário. Para o utilizar, basta registar-se com o seu endereço de correio eletrónico e criar uma conta gratuita. Uma vez iniciada a sessão, proceda da seguinte forma:
- Adicione o modelo como uma nova base na sua página inicial. Para saber como o fazer, consulte estas instruções.
- Clique na base para a abrir.
- Leia a descrição de base e obtenha uma visão geral.
- Eliminar os dados de amostra e preencher os quadros com o seu próprio inventário.
Se quiser criar o seu próprio modelo de lista de inventário, pode eliminar ou acrescentar as colunas que quiser nas tabelas ou começar com uma base completamente nova. Pode depois partilhar o seu modelo com todos os membros da sua equipa. E pronto. Nada se interpõe no caminho do seu inventário.
Quais são as vantagens do SeaTable?
Os programas baseados na Web, como o SeaTable, permitem a criação e gestão colaborativa de listas de inventário com várias pessoas. A vantagem em relação ao Excel é que todos os envolvidos podem ver os dados ao mesmo tempo e todas as alterações são sincronizadas em tempo real.
Por exemplo, é possível evitar que uma lista de inventário desactualizada seja utilizada e actualizada em paralelo por diferentes colaboradores. Se, por exemplo, o departamento de contabilidade necessitar de informações da lista de inventário, pode obter a versão mais recente diretamente no SeaTable e não tem de esperar até que diferentes empregados tenham fundido as suas versões.
Também é possível criar formulários Web para o inventário a partir de quadros no SeaTable. Aí pode orientar os seus empregados no processo de inventário e dar-lhes instruções mais pormenorizadas sobre o que registar e o que procurar.
A visualização e a avaliação dos dados no SeaTable são ainda mais flexíveis e fáceis do que no Excel. Pode criar estatísticas, utilizar plugins para visualização ou filtrar, ordenar e agrupar os dados utilizando vistas.
Por último, mas não menos importante, pode guardar imagens e ficheiros, como documentos PDF, no SeaTable. Pode incluir recibos de compras, facturas ou fotografias do estado atual durante o inventário na sua lista de existências.
Conclusão
As empresas devem manter uma lista de inventário. Um modelo, seja em Excel, Word ou numa base de dados como o SeaTable, normaliza e simplifica o processo. A forma de criar um modelo para uma lista de inventário digital varia de programa para programa, mas segue passos semelhantes.
Pense nas informações de que precisa sobre o seu inventário, quem está envolvido no inventário e quantas pessoas precisam de ter acesso aos dados. Como pretende preparar os dados e que funções são necessárias para o efeito?
Depois de esclarecer estas questões básicas, é fácil começar. Se pretender utilizar o modelo SeaTable para a sua lista de inventário, registe-se gratuitamente e comece já a trabalhar.