Sie führen jedes Jahr oder sogar jeden Monat eine Inventur durch? Dann sind Sie hier genau richtig! In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Inventarliste erstellen, den Prozess standardisieren und Ihre Inventur vereinfachen können. Dazu können Sie eine Inventarliste in Excel importieren oder Ihre eigene Vorlage in Word aufbauen. Außerdem finden Sie heraus, welche Vorteile eine kostenlose Datenbank wie SeaTable gegenüber Excel und Word bietet.
Was ist eine Inventarliste?
Mit einer Inventarliste können Sie den Bestand in Ihrem Unternehmen erfassen. Das kann eine schlichte Bestandsliste auf Papier, eine komplexe Tabelle in einem Programm wie Excel oder eine digitale Inventurlisten in SeaTable sein.
Wer muss eine Inventarliste führen?
Jeder Kaufmann und jedes Unternehmen, das zur doppelten Buchführung verpflichtet ist, muss eine Inventur durchführen. Diese muss sowohl zur Geschäftseröffnung als auch nach jedem Geschäftsjahr erfolgen. Dabei nehmen Sie den Bestand auf und erstellen ein Inventar.
Nutzen Sie eine digitale Inventarliste, um Ihren Bestand zu erfassen. Bildrechte: tradol / Adobe Stock
Was ist der Unterschied zwischen Inventur und Inventar?
Unter einem Inventar versteht man den kompletten Bestand eines Unternehmens; das heißt: alle Vermögensgegenstände, die Ihr Unternehmen besitzt. Die Inventur ist die Bestandsaufnahme, also der Prozess, bei dem Sie Ihre Vermögensgegenstände erfassen.
Was zählt zum Inventar eines Unternehmens?
Zum Inventar und damit in Ihre Inventarliste gehören das Vermögen (Anlage- und Umlaufvermögen) und die Schulden Ihres Unternehmens. Am besten listen Sie dabei sowohl immaterielle als auch materielle Vermögensgegenstände auf. In einer weiteren Bestandsliste folgen die Schulden.
- Zum Anlagevermögen gehören die Vermögensgegenstände, die dauerhaft dem Geschäftsbetrieb Ihres Unternehmens dienen. Das können Immobilien, Maschinen, technische Anlagen, Fahrzeuge, Büromöbel, Finanzanlagen oder immaterielle Rechte und Werte wie etwa Patente sein.
- Das Umlaufvermögen stellen alle Vermögensgegenstände dar, die sich nur kurzfristig zur Veräußerung, zum Verbrauch, zur Weiterverarbeitung oder zur Rückzahlung im Unternehmen befinden. Diese sind meist die Grundlage (z. B. vorrätige Rohstoffe und Energieträger) oder das Ergebnis (z. B. fertige Erzeugnisse, Bankguthaben, Forderungen) des Produktionsprozesses.
Warum ist es wichtig, eine Inventarliste zu erstellen?
Eine Bestandsliste zu erstellen lohnt sich nicht nur für die Bilanz. Schließlich wollen Sie immer den Überblick behalten, welche Vermögensgegenstände Ihre Firma gerade besitzt. Eine Inventarliste hilft Ihnen dabei, stets das aktuell vorhandene, gewünschte oder benötigte Inventar auf dem Schirm zu haben. Indem Sie Ihre Vermögensgegenstände auflisten, können Sie diese über einen längeren Zeitraum vergleichen – vorausgesetzt, Sie verwenden immer die gleiche Vorlage für Ihre Inventarliste.
Ihre Inventarliste sollten Sie regelmäßig mit dem tatsächlichen Bestand abgleichen. Bildrechte: zephyr_p / Adobe Stock
Welche Informationen gehören in die Inventarliste?
In Ihre Inventarliste sollten Sie folgende Punkte aufnehmen:
- die Vermögensgegenstände
- die Art oder Kategorie
- die gezählte Menge
- den Zustand
- den aktuellen Wert
- den Lagerort
- den Zeitpunkt der Erfassung
Zudem sollte jeder Gegenstand eine eindeutige Nummer erhalten, sobald Sie ihn in Ihrer Inventarliste erfassen. Falls noch vorhanden, können Sie auch den Kassenzettel oder die Rechnung beifügen sowie das Kaufdatum und den damaligen Stückpreis angeben. Optional können Sie zusätzlich Angaben wie die Seriennummer der Objekte, die Laufzeit und das Enddatum der Garantie sowie das Datum der nächsten Inventur hinterlegen.
Ein Beispiel für eine Inventarliste ist eine Tabelle mit diesen Spalten (klicken Sie zum Vergrößern auf das Bild):
So könnte Ihre Inventarliste aussehen.
Kommen wir jetzt zum praktischen Teil – wie genau erstellen Sie ein Inventar für die Inventur an?
Inventar erstellen – was kann Excel?
Ein Programm, das viele Unternehmen bereits verwenden, ist Excel. Hier können Sie eine Inventarliste für Ihre Inventur anlegen und diese in den folgenden Jahren immer wieder verwenden.
Liegt Ihnen bereits eine Inventarliste als Excel-Tabelle vor, können Sie diese mit wenigen Klicks immerwieder verwenden. Duplizieren Sie dazu die bestehende Datei, bevor Sie sie in Excel öffnen.
Excel-Tabellen sind für Inventarlisten beliebt. Bildrechte: PixieMe / Adobe Stock
Wenn Ihnen noch keine Inventarliste in Excel vorliegt, erstellen Sie kurzerhand eine eigene: Öffnen Sie ein neues, leeres Excel-Dokument. Überlegen Sie, welche Spaltentitel Sie für Ihre Inventurliste benötigen (zum Beispiel Identifikationsnummer, Bezeichnung, Standort, Menge und Wert), und tippen Sie diese ein.
Anschließend formatieren Sie die Zellen gemäß den benötigten Datentypen. Möchten Sie in einer Spalte zum Beispiel Zahlen mit zwei Stellen nach dem Komma anzeigen? Wie sollen Geldbeträge oder Währungen dargestellt werden? Gibt es negative Werte?
Stehen Ihre Formatierungen, geht es an die Verknüpfung der Excel-Spalten mit Formeln. Tippen Sie beispielsweise neben der Inventarliste in eine Zelle die Überschrift „Summe“ ein. Dann können Sie mit der =SUMME()-Formel alle Werte am Ende der Tabelle zusammenzählen.
Wenn Sie mit der Struktur Ihrer Inventarliste zufrieden sind, erstellen Sie Ihre Vorlage wie folgt:
- Klicken Sie auf Datei > Speichern unter.
- Wählen Sie einen Speicherort, zum Beispiel Dieser PC.
- Geben Sie den gewünschten Dateinamen ein.
- Im Feld darunter wählen Sie den Dateityp aus, zum Beispiel eine Excel-Arbeitsmappe mit oder ohne Makros.
- Klicken Sie auf Speichern.
Vorteile und Nachteile von Excel
Der Vorteil, wenn Sie das Inventar erstellen in Excel ist, dass viele Mitarbeiter mit dem Programm bereits umgehen können. Steht die Inventarliste einmal, kann die Inventur beginnen. Spätere Änderungen oder Ergänzungen können jedoch mühsam sein.
Ein Nachteil von Excel ist, dass erfasste Daten nicht in Echtzeit von anderen Mitarbeitern oder Vorgesetzten abgerufen werden können. Jeder arbeitet an eigenen Tabellen oder greift über gemeinsame Ablagen auf die Dokumente zu. Dabei kann es schnell zu Konflikten bei den Dateiversionen kommen. Excel-Tabellen können außerdem schnell unübersichtlich und komplex werden, während viele Nutzer nur die Grundfunktionen der Software kennen.
Wie Sie eine Inventarliste erstellen in Word
Word, das Textverarbeitungsprogramm von Microsoft, hat vermutlich fast jeder schon mal benutzt. Wenn Sie es für Ihre Inventarliste nur eine simple Tabelle benötigen, die Sie vielleicht sogar ausdrucken und bei der Inventur vor Ort handschriftlich ausfüllen möchten, eignet sich Word hervorragend.
Öffnen Sie dazu ein Leeres Dokument, klicken Sie auf Einfügen und anschließend auf Tabelle. Nun haben Sie mehrere Möglichkeiten: Beispielsweise können Sie eine (unformatierte) Tabelle mit beliebig vielen Zeilen und Spalten erstellen, auf eine formatierte Vorlage zurückgreifen oder eine Excel-Tabelle in Ihr Dokument einbinden, welche die oben erwähnten Funktionen bietet.
Egal, welche Option Sie wählen – auch in Word entscheiden Sie, welche Spaltentitel Sie für Ihre Inventurliste benötigen (zum Beispiel Identifikationsnummer, Gegenstand, Art, Standort, Menge und Wert). Anschließend tippen Sie Ihre Vermögensgegenstände händisch ein. Dies könnte so aussehen (klicken Sie zum Vergrößern auf das Bild):
Beispiel einer Inventarliste in Word
Vorteile und Nachteile von Word
Der größte Vorteil von Word ist, dass sich Tabellen schnell und intuitiv erstellen lassen, wodurch auch weniger IT-affine Mitarbeiter damit klarkommen. Zur Veranschaulichung der Gegenstände können Sie sogar Bilder in einzelne Zellen Ihrer Inventarliste einfügen.
Im Vergleich zu Excel eignen sich Tabellen in Word allerdings nicht für weitere Berechnungen und Auswertungen, sondern nur für reine Texterfassung, bei der keine anderen Datentypen und Formeln für die Tabellenkalkulation vorgesehen sind. Für kleine Unternehmen mit wenig Inventar, die nur einfache Listen für ihre Inventur brauchen, mag dies ausreichen.
Für größere Unternehmen mit vielen Gegenständen und komplexeren Anwendungsfällen ist dringend davon abzuraten, Inventarlisten in Word zu führen (außer Sie wollen Ihre Buchhaltung in den Wahnsinn treiben). Hier kommen Datenbanken wie SeaTable ins Spiel, mit denen sich auch große Datenmengen kinderleicht überblicken und auswerten lassen.
Eine Inventarliste erstellen mit SeaTable
Die No-Code-Datenbank-Software SeaTable hält bereits eine Inventarliste Vorlage für Sie bereit. Um diese kostenlos zu nutzen, registrieren Sie sich einfach mit Ihrer E-Mail-Adresse und legen einen Account an. Sind Sie eingeloggt, fahren Sie wie folgt fort:
- Fügen Sie die Vorlage als neue Base auf Ihrer Startseite hinzu. Wie das geht, erfahren Sie in dieser Anleitung.
- Klicken Sie die Base an, um sie zu öffnen.
- Lesen Sie die Base-Beschreibung und verschaffen Sie sich einen Überblick.
- Löschen Sie die Beispieldaten und füllen Sie die Tabellen mit Ihrem eigenen Inventar.
Möchten Sie Ihre eigenes Inventar erstellen, können Sie beliebig viele Spalten in den Tabellen hinzufügen oder löschen oder mit einer komplett neuen Base starten. Anschließend können Sie Ihre Inventarliste mit all Ihren Teammitgliedern teilen. Fertig. Ihrer Inventur steht nichts mehr im Weg.
Was sind die Vorteile von SeaTable?
Webbasierte Programme wie SeaTable ermöglichen das kollaborative Erstellen und Verwalten von Inventarlisten mit mehreren Personen. Der Vorteil gegenüber Excel ist, dass alle Beteiligten gleichzeitig Einblick in die Daten haben und alle Änderungen in Echtzeit synchronisiert werden.
So können Sie zum Beispiel vermeiden, dass eine veraltete Inventurliste genutzt und von verschiedenen Mitarbeitern parallel geführt wird. Benötigt beispielsweise die Buchhaltung Informationen aus der Inventarliste, kann sie diese in SeaTable direkt auf dem neuesten Stand abrufen und muss nicht warten, bis verschiedene Mitarbeiter ihre Versionen zusammengeführt haben.
Ferner können Sie aus Tabellen in SeaTable auch Webformulare für die Inventur erstellen. Dort können Sie Ihre Mitarbeiter durch den Inventurprozess begleiten und ihnen genauere Anweisungen geben, was sie erfassen sollen und worauf sie dabei achten müssen.
Die Visualisierung und Auswertung der Daten ist in SeaTable noch flexibler und einfacher als in Excel. Sie können Statistiken erstellen, Plugins zur Darstellung verwenden oder mithilfe von Ansichten die Daten filtern, sortieren und gruppieren.
Nicht zuletzt können Sie Bilder und Dateien wie PDF-Dokumente in SeaTable speichern. Kaufbelege, Rechnungen oder Fotos vom aktuellen Zustand während der Inventur können Sie so mit in Ihre Bestandsliste aufnehmen.
Fazit
Unternehmen müssen eine Inventarliste führen. Eine Inventarliste standardisiert und vereinfacht den Prozess, sei es in Excel, Word oder einer Datenbank wie SeaTable. Wie Sie eine Inventarliste für eine digitale Bestandsliste anlegen, ist von Programm zu Programm unterschiedlich, folgt jedoch ähnlichen Schritten.
Überlegen Sie, welche Informationen Sie über Ihr Inventar benötigen, wer an der Inventur beteiligt ist und wie viele Beteiligte Zugriff auf die Daten benötigen. Wie möchten Sie die Daten aufbereiten und welche Funktionen sind dafür nötig?
Sobald Sie diese grundlegenden Fragen geklärt haben, starten Sie ganz einfach in die Umsetzung. Wenn Sie die SeaTable Vorlage für Ihre Inventarliste nutzen möchten, registrieren Sie sich kostenlos und legen Sie direkt los.
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