Vorlagen für Inventarlisten – so behalten Sie den Überblick!

Erstellen Sie Ihre Inventarliste mit einer Vorlage, standardisieren Sie den Prozess und vereinfachen Sie Ihre Inventur. Lernen Sie, wie Sie eine bestehende Vorlage in Excel importieren oder eine eigene generieren. Erfahren Sie außerdem, welche Vorteile digitale Tools gegenüber Excel bieten.

Beginnen wir mit der Definition einer Inventarlisten-Vorlage. Was genau ist das und wer profitiert davon?

Was ist eine Inventarlisten-Vorlage?

Eine Inventarlisten-Vorlage ist eine zuvor angelegte Liste, mit deren Hilfe Sie Ihren Bestand im Unternehmen erfassen können. Das kann eine schlichte Liste auf Papier, eine komplexe Tabelle einem Programm wie Excel oder eine einfache Vorlage für eine digitale Bestandsliste in einem Tool wie SeaTable sein.

Wer muss Inventurlisten führen?

Jeder Kaufmann und jedes Unternehmen, das zur doppelten Buchführung verpflichtet ist, muss eine Inventur durchführen. Diese muss sowohl zur Geschäftseröffnung als auch nach jedem Geschäftsjahr erfolgen. Dabei wird der Bestand aufgenommen (Inventur) und ein Verzeichnis/eine Liste angelegt (Inventar).

Warum ist es wichtig, Bestandslisten zu führen?

Bestandslisten zu erstellen lohnt sich aber auch an anderen Ecken des Arbeitsalltags. Schließlich wollen Sie den Überblick behalten, welche materiellen Güter Ihre Firma besitzt. Die Inventarlisten-Vorlagen helfen dabei, den Überblick über das aktuell vorhandene, gewünschte oder benötigte Inventar zu behalten.

Sie listen Vermögenswerte und Gegenstände auf und können diese über einen längeren Zeitpunkt miteinander vergleichen. Vorausgesetzt Sie verwenden immer dieselbe Vorlage für Ihre Inventarliste, lassen sich die Daten zusätzlich für Geschäftsanalysen verwenden.

Was zählt zum Inventar eines Unternehmens?

Zum Inventar und damit in Ihre Vorlagenliste gehören das Vermögen (Anlage- und Umlaufvermögen) und die Schulden. Sie listen also sowohl immaterielle als auch materielle Vermögensgegenstände auf. In einer weiteren Bestandsliste folgen die Schulden.

Welche Informationen gehören in die Inventarliste?

In Ihre Inventarlisten-Vorlage sollten Sie die Art und Menge des Inventars und den Zeitpunkt der Erfassung aufnehmen. Ein Beispiel für eine Inventarliste ist eine Tabelle mit den Spalten:

• Position
• Gegenstand
• Bestellnummer
• gezählte Menge
• Inventarwert

Als Überschrift geben Sie das Datum der Bestandsaufnahme an.

Kommen wir jetzt zum praktischen Teil – wie genau legen Sie eine Vorlage für kommende Inventuren an?

Inventarliste per Vorlage – was kann Excel?

Ein Programm, das viele Unternehmen bereits verwenden, ist Excel. Hier legen Sie ein Template-Dokument für Ihre Inventur an und können dies in den folgenden Jahren immer wieder verwenden.

Liegt Ihnen bereits eine Inventarliste als Excel-Dokument vor, können Sie diese mit wenigen Klicks als Vorlage verwenden:

• Klicken Sie auf „Datei“ > „Speichern unter“.
• Doppelklicken Sie „Computer“ oder in anderen Office-Versionen auf „Dieser PC“.
• Geben Sie den gewünschten Dateinahmen ein.
• Im „Dateityp“-Feld wählen Sie anstelle von „Word-Dokument“ „Word-Vorlage“ aus (mit oder ohne Makros).
• Klicken Sie auf „Speichern“.

Wenn Ihnen noch keine Vorlage für eine Inventarliste in Excel vorliegt, erstellen Sie eine eigene.

Öffnen Sie ein neues, leeres Excel-Dokument. Überlegen Sie, welche Spalten-Überschriften Sie für Ihre Vorlage in der Inventurliste benötigen (zum Beispiel Bezeichnung, Identifikation, Standort, Menge und Wert). Tippen Sie diese ein. Anschließend formatieren Sie die Zellen gemäß den benötigten Datentypen. Möchten Sie zum Beispiel in einer Spalte Zahlen mit zwei Stellen nach dem Komma anzeigen? Wie sollen Daten oder Währungen dargestellt werden? Gibt es negative Werte?

Stehen Ihre Formatierungen, geht es an die Verknüpfung der Excel-Spalten. Tippen Sie beispielsweise seitlich versetzt von der Inventarliste in eine Zelle die Überschrift „Summe“ ein. Daneben können Sie mit der „=SUMME()“-Formel alle Werte am Ende jedes Blattes zusammenzählen.

Der Vorteil eine Inventarliste mit Excel zu erstellen ist, dass viele Mitarbeiter mit dem Programm bereits umgehen können. Steht die Vorlage einmal, kann die Inventur beginnen. Lediglich spätere Änderungen oder Ergänzungen können mühsam sein. Ein Nachteil von Excel ist, dass erfasste Daten nicht in Echtzeit von anderen Mitarbeitern oder Vorgesetzten abgerufen werden können. Jeder arbeitet an eigenen Tabellen oder greift über gemeinsame Ablagen auf die Dokumente zu. Dabei kann es schnell zu Konflikten in den Dateiversionen kommen. Excel-Tabellen können außerdem schnell unübersichtlich werden und viele Nutzer kennen nur die Grundfunktionen der Software.

Hier kommt die Erstellung von digitalen Bestandslisten ins Spiel.

Was sind die Vorteile einer digitalen Bestandsliste?

Digitale Bestandslisten erhalten Sie über webbasierte Programme, die das Erstellen und Verwalten von Listen ermöglichen. Dazu zählen zum Beispiel Trello, ClickUp oder SeaTable. Auch hier können Sie, wie bei Excel, mit Vorlagen arbeiten und Ihre Inventurlisten ausfüllen.

Der Vorteil von digitalen Inventurlisten gegenüber Excel ist, dass alle befugten Personen jederzeit einen Einblick in die Daten haben. So kann zum Beispiel vermieden werden, dass eine Inventur doppelt von verschiedenen Mitarbeitern durchgeführt wird. Die Aufgabe wird einfach als „In Bearbeitung“ und später als „Erledigt“ markiert.

Benötigt jemand Informationen aus einer Liste, kann er sie im Programm abrufen. Eine Nachfrage und Wartezeit auf Antwort bei den Kollegen, falls die gemeinsame Dateiablage nicht ordentlich geführt wurde, ist nicht nötig.

Ferner können Sie neben Vorlagen auch Checklisten für die Inventur führen. Was soll alles erfasst oder gezählt werden? Worauf müssen Mitarbeiter achten? In einer Checkliste haken die Mitarbeiter einfach nach und nach alles ab.

Berichte und die Visualisierung von Daten funktionieren in den digitalen Inventurlisten genauso oder eher noch besser als in Excel. Je nach Programm können Sie eine automatisierte Berichtserstattung einrichten.

Zuletzt können bei vielen der Programme Dateien an Listen angehängt werden. Fotos und andere Dokumentationen von Zuständen während der Inventur nehmen Sie so mit in Ihre Bestandsliste auf.

Wie Sie eine Vorlage einer digitalen Bestandsliste anlegen, ist von Programm zu Programm unterschiedlich, folgt jedoch ähnlichen Schritten:

Wie erstelle ich eine Inventarlisten-Vorlage mit SeaTable?

Die meisten digitalen Listentools, so auch SeaTable, bieten eine Bibliothek mit Vorlagen oder Templates für Inventarlisten an. Sie registrieren sich einfach für die kostenfreie Version und legen einen Nutzer an. Sind Sie eingeloggt, fahren Sie wie folgt fort:

• Klicken Sie auf „Base hinzufügen“.
• Wählen Sie „Base von Template erstellen“.
• Mit Klick auf eines der Templates erhalten Sie weitere Informationen.
• Entscheiden Sie sich für eine Vorlage und klicken Sie anschließend auf „Template benutzen“.

Möchten Sie Ihre eigene Inventarlisten-Vorlage erstellen, gehen Sie von einer neuen Base aus. Fügen Sie Tabellen, ein Tabellenlayout, Statistiken, Ansichten und Webformulare hinzu. Anschließend speichern und exportieren Sie Ihr Template. Fertig. Ihrer Inventur steht nichts mehr im Weg.

Fazit

Unternehmen müssen Inventarlisten führen. Eine Vorlage, sei es in Excel oder einem digitalen Tool wie SeaTable, standardisiert und vereinfacht den Prozess.

Überlegen Sie, wer an der Inventur beteiligt ist und Zugriff auf die Daten benötigt. Wie sollen die Daten aufbereitet werden und welche Funktionen werden benötigt?

Und wenn Sie diese grundlegenden Fragen geklärt haben, starten Sie ganz einfach in die Umsetzung mit der SeaTable-Vorlage für Inventarlisten.

Bildquelle Titelbild: © zephyr_p/Adobe Stock