Вы проводите инвентаризацию каждый год или даже каждый месяц? Тогда вы пришли по адресу! В этой статье вы узнаете, как создать инвентаризационную ведомость, стандартизировать процесс и упростить инвентаризацию. Вы можете импортировать инвентаризационную ведомость в Excel или создать свой собственный шаблон в Word. Вы также узнаете, какие преимущества имеет бесплатная база данных SeaTable по сравнению с Excel и Word.
Что такое инвентаризационная ведомость?
Вы можете использовать инвентаризационную ведомость для учета запасов в вашей компании. Это может быть простая инвентаризационная ведомость на бумаге, сложная таблица в такой программе, как Excel, или цифровая инвентаризационная ведомость в SeaTable.
Кто должен вести инвентаризационную ведомость?
Каждый коммерсант и каждая компания, обязанная вести бухгалтерский учет с двойной записью, должны проводить инвентаризацию. Она должна проводиться как при открытии предприятия, так и по окончании каждого финансового года. Это включает в себя регистрацию запасов и составление инвентаризационной описи.
Используйте цифровой инвентарный список для учета своих запасов. Права на изображение: tradol / Adobe Stock
В чем разница между инвентаризацией и инвентаризацией?
Инвентаризация - это полная информация о компании, то есть все активы, которыми владеет ваша компания. Инвентаризация - это процесс, с помощью которого вы регистрируете свои активы.
Что считается запасами компании?
Активы (основные и оборотные средства) и обязательства вашей компании относятся к инвентаризации и, соответственно, к инвентаризационной ведомости. Лучше всего перечислить как нематериальные, так и материальные активы. Долги перечисляются далее в инвентаризационной описи.
- К основным средствам относятся активы, которые постоянно используются для ведения бизнеса вашей компании. Это может быть недвижимость, машины, техническое оборудование, транспортные средства, офисная мебель, финансовые активы или нематериальные права и активы, такие как патенты.
- Оборотные активы - это все активы, которые хранятся в компании только для краткосрочной продажи, потребления, дальнейшей переработки или погашения. Обычно они являются основой (например, сырье и энергоносители на складе) или результатом (например, готовая продукция, остатки на счетах в банках, дебиторская задолженность) производственного процесса.
Почему важно составлять инвентаризационную ведомость?
Составлять инвентаризационную ведомость стоит не только для балансового отчета. В конце концов, вы всегда хотите отслеживать, какими активами владеет ваша компания. Инвентаризационная ведомость поможет вам всегда иметь на экране имеющиеся, желаемые или необходимые запасы. Перечисляя активы, вы можете сравнивать их за более длительный период времени - при условии, что вы всегда используете один и тот же шаблон для инвентаризационной ведомости.
Необходимо регулярно сравнивать инвентаризационную ведомость с фактическими запасами. Права на изображение: zephyr_p / Adobe Stock
Какая информация содержится в инвентаризационной ведомости?
В инвентарный список необходимо включить следующие предметы:
- активы
- тип или категория
- подсчитанное количество
- состояние
- текущее значение
- место хранения
- время записи
Кроме того, каждому товару должен быть присвоен уникальный номер, как только вы внесете его в инвентарный список. Если есть возможность, можно также приложить чек или счет-фактуру и указать дату покупки и цену единицы товара на тот момент. По желанию можно также ввести такие данные, как серийный номер товара, срок и дата окончания гарантии, а также дата следующей инвентаризации.
Примером инвентаризационной ведомости может служить таблица с такими столбцами (нажмите на изображение для увеличения):
Ваш инвентарный список может выглядеть следующим образом.
Теперь перейдем к практической части - как именно вы создаете инвентаризационную опись для инвентаризации?
Создание инвентаризации - что может сделать Excel?
Одна из программ, которую уже используют многие компании, - это Excel. В ней вы можете создать инвентаризационную ведомость для проведения инвентаризации и использовать ее снова и снова в последующие годы.
Если у вас уже есть инвентаризационная ведомость в виде таблицы Excel, вы можете использовать ее снова и снова, сделав всего несколько щелчков мышью. Для этого продублируйте существующий файл, прежде чем открыть его в Excel.
Электронные таблицы Excel популярны для составления инвентарных списков. Авторство изображения: PixieMe / Adobe Stock
Если у вас еще нет инвентаризационной ведомости в Excel, создайте ее без лишних слов: откройте новый пустой документ Excel. Подумайте , какие заголовки столбцов вам нужны для инвентаризационной ведомости (например, идентификационный номер, название, местоположение, количество и стоимость), и введите их.
Затем отформатируйте ячейки в соответствии с требуемыми типами данных. Например, нужно ли отображать в столбце числа с двумя знаками после запятой? Как должны отображаться суммы денег или валюты? Есть ли отрицательные значения?
После завершения форматирования пришло время связать столбцы Excel с помощью формул. Например, введите заголовок "Итого" в ячейку рядом с инвентарным списком. Затем вы можете использовать формулу =SUM(), чтобы сложить все значения в конце таблицы.
После того как вы определитесь со структурой инвентарного списка, создайте шаблон следующим образом:
- Нажмите Файл > Сохранить как.
- Выберите место хранения, например Этот компьютер.
- Введите нужное имя файла.
- В поле ниже выберите тип файла, например рабочую книгу Excel с макросами или без них.
- Нажмите кнопку Сохранить.
Преимущества и недостатки Excel
Преимущество создания инвентаризационной описи в Excel заключается в том, что многие сотрудники уже знакомы с этой программой. После создания инвентаризационной ведомости можно приступать к инвентаризации. Однако последующие изменения и дополнения могут оказаться утомительными.
Один из недостатков Excel заключается в том, что записанные данные не могут быть доступны в режиме реального времени другим сотрудникам или начальству. Каждый работает со своими собственными электронными таблицами или получает доступ к документам через общие папки. Это может быстро привести к конфликтам между версиями файлов. Кроме того, электронные таблицы Excel могут быстро стать запутанными и сложными, а многие пользователи знакомы только с базовыми функциями программы.
Как создать инвентарный список в Word
Почти все, наверное, пользовались Word, программой обработки текстов от Microsoft. Если вам нужна простая таблица для инвентаризационной ведомости, которую вы, возможно, даже захотите распечатать и заполнить от руки при инвентаризации на месте, Word - идеальный вариант.
Для этого откройте пустой документ, нажмите на "Вставка", а затем на "Таблица". Теперь у вас есть несколько вариантов: Например, вы можете создать (неформатированную) таблицу с любым количеством строк и столбцов, использовать отформатированный шаблон или интегрировать в документ таблицу Excel, которая предлагает вышеупомянутые функции.
Независимо от выбранного варианта, вы также определяете в Word, какие заголовки столбцов нужны для инвентаризационной ведомости (например, идентификационный номер, предмет, тип, местоположение, количество и стоимость). Затем вы вводите данные об имуществе вручную. Это может выглядеть следующим образом (нажмите на изображение, чтобы увеличить его):
Пример инвентаризационной описи в Word
Преимущества и недостатки Word
Самое большое преимущество Word заключается в том, что таблицы можно создавать быстро и интуитивно понятно, а это значит, что даже не слишком подкованные в ИТ сотрудники смогут с ним разобраться. Вы даже можете вставлять изображения в отдельные ячейки инвентарного списка для наглядного представления товаров.
Однако по сравнению с Excel таблицы в Word не подходят для дальнейших расчетов и анализа, а предназначены только для чисто текстового ввода, когда в электронной таблице не предусмотрено никаких других типов данных и формул. Этого может быть достаточно для небольших компаний с небольшим количеством запасов, которым для инвентаризации нужны только простые списки.
Для крупных компаний с большим количеством товаров и более сложными сценариями использования мы настоятельно не рекомендуем вести инвентаризационные списки в Word (если только вы не хотите свести с ума свой бухгалтерский отдел). Здесь на помощь приходят базы данных, такие как SeaTable, которые позволяют легко отслеживать и анализировать большие объемы данных.
Создание инвентаризационной ведомости с помощью SeaTable
В программе для работы с базами данных SeaTable без кодов уже есть готовый шаблон инвентаризационной ведомости. Чтобы воспользоваться им бесплатно, просто зарегистрируйтесь, указав свой адрес электронной почты, и создайте учетную запись. После того как вы войдете в систему, выполните следующие действия:
- Добавьте шаблон в качестве новой базы на стартовую страницу. О том, как это сделать, вы можете узнать из этой инструкции.
- Нажмите на базу, чтобы открыть ее.
- Прочитайте описание базы и получите общее представление.
- Удалите данные образца и заполните таблицы собственным инвентарем.
Если вы хотите создать свой собственный инвентарный список, вы можете добавить или удалить любое количество столбцов в таблицах или начать с совершенно новой базы. Затем вы можете поделиться своим инвентарным списком со всеми членами команды. Вот и все. Ничто не мешает вам провести инвентаризацию.
В чем преимущества SeaTable?
Веб-программы, такие как SeaTable, позволяют совместно создавать инвентаризационные списки и управлять ими с участием нескольких человек. Преимущество перед Excel заключается в том, что все участники могут просматривать данные одновременно, а все изменения синхронизируются в режиме реального времени.
Например, вы можете избежать использования устаревшей инвентаризационной ведомости и ее параллельного ведения разными сотрудниками. Если, например, бухгалтерии нужна информация из инвентаризационной ведомости, она может получить последнюю версию прямо в SeaTable, и ей не придется ждать, пока разные сотрудники объединят свои версии.
Вы также можете создавать веб-формы для проведения инвентаризации на основе таблиц в SeaTable. В них вы можете направлять своих сотрудников в процессе инвентаризации и давать им более подробные инструкции о том, что нужно записывать и на что обращать внимание.
Визуализация и оценка данных в SeaTable еще более гибкая и простая, чем в Excel. Вы можете создавать статистику, использовать плагины для визуализации или фильтровать, сортировать и группировать данные с помощью представлений.
И последнее, но не менее важное: в SeaTable можно сохранять изображения и файлы, например PDF-документы. Вы можете включить в список запасов квитанции о покупке, счета-фактуры или фотографии текущего состояния во время инвентаризации.
Заключение
Компании должны вести инвентаризационную ведомость. Инвентаризационная ведомость стандартизирует и упрощает этот процесс, будь то в Excel, Word или базе данных, например SeaTable. Порядок создания инвентаризационной описи для цифровой инвентаризационной описи варьируется от программы к программе, но состоит из похожих шагов.
Подумайте , какая информация вам нужна о вашей инвентаризации, кто участвует в инвентаризации и скольким людям нужен доступ к данным. Как вы хотите подготовить данные и какие функции для этого необходимы?
После того как вы выяснили эти основные вопросы, можно приступать к работе. Если вы хотите использовать шаблон SeaTable для составления инвентаризационной ведомости, зарегистрируйтесь бесплатно и приступайте к работе прямо сейчас.
"*" указывает на обязательные поля
