Provavelmente, já ouviu falar disso nos meios de comunicação social: O Ministério Federal do Trabalho está a planear uma reforma da lei sobre o horário de trabalho para 2023. Mas o que é que isso vai mudar para si e para a sua empresa? Terá de comprar sistemas de registo de tempo dispendiosos ou o software gratuito é suficiente? Neste artigo, mostrar-lhe-emos como implementar o registo de horas para os seus empregados com um esforço administrativo mínimo, cumprindo simultaneamente a legislação aplicável.
A actual situação legal relativa ao registo do tempo nas empresas
Depois do Tribunal de Justiça Europeu (TJE) já ter decidido em Maio de 2019 que as empresas da UE devem registar o tempo de trabalho dos seus empregados, os políticos na Alemanha levaram primeiro o seu tempo com a implementação na legislação nacional. O primeiro projecto para a reforma da lei sobre o tempo de trabalho foi apresentado pelo Ministério Federal do Trabalho em Abril de 2023. Segundo ele, o início, o fim e a duração do tempo de trabalho diário devem ser registados - electronicamente e normalmente no mesmo dia.
O Tribunal Federal do Trabalho tinha anteriormente criado factos com a sua decisão de 13 de Setembro de 2022: Confirmou na sua decisão que os empregadores alemães são obrigados a registar tempo nas suas empresas. A ideia por detrás disto é a de proteger os empregados de trabalharem horas demasiado longas, pausas demasiado pequenas e períodos de descanso demasiado curtos.
Porque, de acordo com a actual Lei sobre o Horário de Trabalho, os empregadores já devem assegurar que
- o tempo de trabalho regular não excede uma média de 8 horas por dia de trabalho ou 48 horas por semana.
- os empregados trabalham um máximo de 10 horas por dia ou um máximo de 60 horas por semana.
- os empregados fazem pelo menos um intervalo de 30 minutos durante um dia de 8 horas.
- os empregados observam um período de descanso de pelo menos 11 horas após o fim do tempo de trabalho diário até recomeçarem a trabalhar.
Para que uma violação destas regras seja notada, um empregador deve primeiro registar o tempo de trabalho dos seus empregados.
O fim do tempo de trabalho baseado na confiança foi anunciado?
Em muitas empresas - talvez também na sua - existe o chamado tempo de trabalho baseado na confiança. Aqui, o empregador abstém-se completamente de definir o início e o fim do trabalho. Em vez disso, confia em que os seus empregados cumpram as suas tarefas sem que o patrão lhes dê um suspiro no pescoço e vigie o seu próprio horário de trabalho. O valor do trabalho é medido pelos resultados e não pelo mero tempo passado no trabalho, que por lei não constitui um obstáculo.
O que oferece aos empregados grande flexibilidade e autodeterminação, no entanto, parece estar em contraste flagrante com o registo obrigatório do tempo. Isto é suposto tornar visíveis as horas de trabalho que se desviam da lei e especialmente as horas extraordinárias. Isto baseia-se no pressuposto de que as pessoas em tempo de trabalho baseado na confiança muitas vezes sobrestimam ou subestimam o seu tempo de trabalho real e por vezes desconhecem de todo as normas legais.
Sem o registo do tempo dos empregados, é portanto impossível reconhecer de forma fiável um número de horas permanentemente demasiado elevado ou demasiado baixo. A exploração de empregados excessivamente motivados pelos empregadores não pode ser excluída com tempo de trabalho baseado na confiança. Pelo que muitos não sabem: Ninguém é obrigado a trabalhar horas extraordinárias - e se os empregadores o ordenarem, devem compensar as horas extraordinárias com dinheiro ou tempo livre. Se o contrato de trabalho estipular que as horas extraordinárias são compensadas como um montante fixo com o salário fixo, isto é inválido.
Na maioria dos casos, porém, o tempo de trabalho baseado na confiança é desejado por ambas as partes, pois promove a relação de confiança entre empregado e empregador - um bem valioso que não deve ser danificado pelos controlos do tempo de trabalho. Se foi assim que lidou até agora na sua empresa, a solução pode ser a seguinte: Os empregados registam as suas horas de trabalho num sistema que permite ao respectivo gestor verificar o cumprimento dos regulamentos relativos ao tempo de trabalho, mas continuam a organizar os seus horários de trabalho livremente e sob a sua própria responsabilidade (no âmbito da lei sobre o horário de trabalho).
Pode tirar partido da seguinte circunstância: Em princípio, o empregador é responsável pelo registo correcto e correcto do tempo, mas também pode delegar esta tarefa aos seus empregados. Está então nas suas mãos determinar o início, o fim e a(s) interrupção(ões) do trabalho e documentá-los conscienciosamente.
Como implementar tecnicamente o registo do tempo
O acórdão do TJCE apela a um "sistema objectivo, fiável e acessível" com o qual se possa medir o número de horas trabalhadas por dia. Mas o que é que isto significa exactamente?
Desde a crise da Corona, tornou-se claro que os escritórios em casa se tornaram indispensáveis em muitas empresas e que o trabalho híbrido em diferentes locais já é a norma. Enquanto os relógios de ponto paravam e as folhas de tempo recolhiam pó, as soluções digitais entraram no mundo do trabalho - simplesmente não havia outra forma de registar o tempo dos empregados. E também para o futuro, isto significa que os relógios de ponto ligados aos escritórios não são um sistema acessível se os empregados não conseguirem entrar remotamente.
Muitas empresas mudaram para a entrada de horas em folhas de cálculo digitais em vez de em papel. Mas esta também não é uma boa solução: para os empregados, introduzir horas em folhas de cálculo Excel ou Google Sheets, por exemplo, é muito demorado e propenso a erros: é fácil fazer um erro de digitação despercebido ou escorregar na linha ou coluna ao introduzir dados. Além disso, todos os funcionários mantêm então as suas próprias folhas de cálculo em diferentes locais de armazenamento, o que torna difícil aos gestores e ao departamento de RH fundirem regularmente os dados e manterem-se atentos aos mesmos: No final do mês, o mais tardar, são esmagados por uma massa de folhas de horas digitais.
Registo óptimo do tempo dos seus empregados com SeaTable
Então, como é que as horas de trabalho dos empregados podem ser registadas de forma rápida, fácil e em conformidade com a lei? Com um modelo da SeaTable especialmente adaptado a este caso de utilização!
Como em qualquer modelo SeaTable, trata-se de uma base de dados com diferentes tabelas que pode personalizar de acordo com as suas necessidades específicas. Na primeira tabela, criámos uma vista de administração abrangente para si, para a qual fluem todos os horários de trabalho, pedidos de férias e notificações de doença dos seus empregados. Como gestor, tem uma visão completa das presenças e ausências de todos os empregados da sua equipa.
Através de visualizações personalizadas filtradas com o ID do utilizador, pode controlar exactamente quem pode ver que dados e, assim, criar a própria conta horária de cada colaborador com os dados relevantes para ele. Pode saber mais sobre este assunto no nosso vídeo explicativo no YouTube.
Para que tanto os seus colaboradores como o próprio utilizador possam estar sempre atentos ao cumprimento dos regulamentos relativos ao tempo de trabalho, o SeaTable calcula o número de horas trabalhadas, bem como as horas extraordinárias ou as horas a menos em relação ao tempo de trabalho diário regular. Ao codificar as linhas por cores, você e os membros da sua equipa podem ver directamente se o saldo horário de um dia é negativo (vermelho) ou positivo (verde).
Numa aplicação para colaboradores criada com o SeaTable, pode tornar a introdução de dados intuitiva e fácil de utilizar, fazendo com que os seus colaboradores introduzam horas de trabalho, pedidos de férias e baixas por doença em formulários Web. Ao fazê-lo, pode fornecer aos campos de introdução de dados instruções concretas para guiar com segurança as pessoas que os preenchem ao longo do processo. Um formulário Web preenchido corresponde a um dia de trabalho, um pedido de férias ou uma baixa por doença.
Quando os seus empregados enviam os formulários, o SeaTable adiciona novas entradas às tabelas correspondentes, que o gestor pode aprovar ou rejeitar na aplicação de gestão. No seu painel de controlo, pode incluir estatísticas para acompanhar as horas extraordinárias, as férias e as baixas por doença de todos os seus empregados. O calendário também lhe permite apresentar os dados numa visão geral do calendário.
Lembrete: Este é apenas um exemplo de modelo que criámos para si. Todas as funções básicas estão incluídas numa assinatura gratuita, mas para toda a gama de funções, incluindo as automatizações, precisa de uma assinatura Enterprise. Naturalmente, pode utilizar muitas mais funcionalidades do SeaTable para desenvolver a sua própria aplicação de seguimento do tempo na sua empresa, de acordo com os seus desejos.
Descubra aqui tudo sobre o nosso modelo, o que irá revolucionar a sua gravação de tempo de trabalho.
Conclusão: Porque é que o SeaTable vale a pena para si
Finalmente, pode mapear todos os processos necessários em SeaTable para registar as horas de trabalho dos seus empregados de acordo com a situação legal actual e com um esforço administrativo mínimo. Para assegurar o cumprimento dos regulamentos de tempo de trabalho, pode sempre obter uma imagem completa das horas trabalhadas na equipa e avaliar os dados de cada empregado com a ajuda de uma aplicação de gestão.
No SeaTable, você e os seus empregados documentam o registo do tempo, os pedidos de férias e os dias de baixa num local central em vez de manterem muitas folhas de horas dispersas (por exemplo, em Excel ou Google Sheets). Tudo o que precisa é de um navegador de Internet e de um endereço de correio electrónico.
No entanto, o seguimento do tempo é apenas um caso de utilização das possibilidades quase infinitas que a SeaTable lhe oferece. Descubra nos nossos modelos quais as impressionantes soluções de software que pode construir com SeaTable e comece de imediato com uma conta gratuita.