Знаете ли вы уже законодательные требования к электронному учету рабочего времени? Если да, то вы, вероятно, ищете лучшее программное решение для своих нужд. Вариантов множество, но лицензии на программное обеспечение для каждого сотрудника могут быстро вылиться в кругленькую сумму - будь то специализированное программное обеспечение типа Personio или Clockodo или электронная таблица типа Microsoft Excel. Во многих компаниях, использующих пакет Microsoft Office, для учета рабочего времени все равно используется Excel, хотя это и имеет некоторые недостатки. Поэтому в этой статье вы узнаете, какая существует экономически эффективная альтернатива и как она сопоставима с Excel.
Какие у вас есть возможности для учета рабочего времени
До победы цифровых технологий механические часы были обычным явлением, особенно на крупных промышленных предприятиях. Возможно, они еще знакомы вам по прошлому: при вставке бумажной карточки в них автоматически проставлялось время прихода и ухода. С современными "часами времени" они имеют мало общего: обычно речь идет об электронных системах регистрации, которые также часто используются для идентификации и контроля доступа. Однако такие устройства очень дороги в приобретении и подойдут вам только в том случае, если вы обслуживаете крупные объекты (например, заводы или офисные здания), где работает много сотрудников.
По крайней мере, со времен кризиса в Короне, когда многие компании перешли на гибридную модель работы, состоящую из офисных и домашних рабочих дней, цифровые системы учета рабочего времени получили широкое распространение. Лишь в немногих компаниях учет рабочего времени по-прежнему ведется в печатных табелях. В худшем случае эти табели приходится вручную переносить в цифровую систему, что отнимает много времени и, конечно, устаревает с учетом современных возможностей. С помощью правильного программного обеспечения вы не только сэкономите время, но и сведете к минимуму административные усилия, связанные с ручным вводом и анализом данных.
Бесчисленные программные решения, которые можно использовать для учета рабочего времени, различаются по набору функций, цене и удобству использования. Особенно часто компании, использующие пакет Microsoft Office, выбирают цифровые шаблоны для учета рабочего времени в Excel. В этом случае каждый сотрудник получает копию шаблона Excel, который он заполняет своими рабочими часами и сдает в конце месяца.
Далее мы рассмотрим вопрос о том, какие преимущества дает программа для совместной работы с базами данных SeaTable по сравнению с учетом рабочего времени в Excel. Вы торопитесь? Тогда попробуйте наш бесплатный шаблон для учета рабочего времени прямо сейчас.
1. преимущество: экономия затрат
Дорогое специальное программное обеспечение для HR - это одно, но лицензии Microsoft Office для всех сотрудников также могут быть дорогими. Если вы еще не приобрели Excel в составе пакета Office, вам следует дважды подумать, прежде чем покупать его. Существуют более дешевые или даже бесплатные альтернативы, особенно для составления расписания и учета рабочего времени сотрудников с помощью Excel. Одна из них - программа для совместной работы с базами данных SeaTable.
SeaTable предлагает все основные функции обычной электронной таблицы в бесплатной подписке, но может гораздо больше: она позволяет связывать записи данных в разных таблицах, что делает SeaTable реляционной базой данных. Благодаря более чем 20 типам столбцов, охватывающим все распространенные форматы данных, вы можете фиксировать любую информацию, создавать флажки, кнопки и колонки выбора, а также сохранять изображения и файлы, что невозможно в Excel.
Еще один аспект, который не стоит игнорировать: Использование SeaTable - это сравнительно детская игра. Напротив, начать работу с Excel кажется простым, но программа сложна. Для того чтобы создать шаблон Excel, с помощью которого вы сможете наметить действующий процесс учета рабочего времени в вашей компании, вам потребуется много времени и ноу-хау. А если вы не знакомы с Excel, вам придется потратить деньги, чтобы нанять эксперта.
2-е преимущество: удобство сбора данных
При учете рабочего времени в Excel существует только один интерфейс: таблица. Помимо того, что черные, белые и серые табели учета рабочего времени не очень радуют глаз, они также делают ввод данных подверженным ошибкам. Вашим сотрудникам легко сделать незаметные опечатки или промахнуться в строке или столбце при вводе данных. Вы вряд ли сможете повлиять на процесс заполнения табеля учета рабочего времени в Excel.
В SeaTable вы можете сделать сбор данных интуитивно понятным и удобным для пользователя, поручив своим сотрудникам вводить данные о рабочем времени в веб-формы, подобные онлайн-опросу. Вы можете добавить специальные инструкции к полям ввода, чтобы безопасно направить заполняющего по ходу процесса. В конце рабочего дня ваши сотрудники просто вводят данные о начале работы, перерывах и окончании работы - и, по желанию, над какими темами они работали.
Для каждой отправленной веб-формы SeaTable добавляет новую запись в вашу электронную таблицу, которую можете видеть и редактировать только вы и, при необходимости, другие менеджеры. Чтобы вы всегда следили за соблюдением режима рабочего времени, SeaTable рассчитывает количество отработанных часов, а также сверхурочные или недоработанные часы по отношению к обычному дневному рабочему времени в двух колонках с формулами. Благодаря цветовому кодированию строк вы можете непосредственно видеть, находится ли часовой баланс дня в минусе (красный) или в плюсе (зеленый).
3-е преимущество: Разнообразные варианты визуализации данных
На первый взгляд, таблица рабочего времени SeaTable похожа на учет рабочего времени в электронных таблицах Excel. Однако возможности визуализации и подготовки данных выходят далеко за эти рамки: простые в использовании фильтры, сортировка и группировка вносят порядок в данные, а графические плагины, такие как календари, доски канбан или статистика, визуализируют данные всего несколькими щелчками мыши.
С помощью SeaTable вы даже можете создавать пользовательские интерфейсы и приложения для конкретных групп людей. Например, в шаблоне табеля учета рабочего времени мы создали приложение для управления, чтобы вы могли отслеживать сверхурочные, праздничные и больничные дни ваших сотрудников на своей приборной панели и легко утверждать или отклонять поданные запросы.
4. преимущество: все данные в одном месте - безопасно в облаке
Если вы используете Excel для учета рабочего времени, ваши сотрудники, вероятно, хранят свои собственные электронные таблицы в разных местах, что затрудняет вам и отделу кадров регулярное объединение данных и их учет: Самое позднее в конце месяца вы будете завалены массой цифровых табелей учета рабочего времени. Часто вам присылают табели по электронной почте или приходится копировать их туда-сюда. Кроме того, вручную переносить данные из Excel в цифровые системы учета довольно утомительно и чревато ошибками. Все это стоит много времени и совершенно неэффективно.
Но все могло бы быть так просто, если бы ваши сотрудники сами следили за тем, чтобы их рабочее время правильно и упорядоченно поступало в центральную базу данных. Именно для этого и существует SeaTable Cloud: здесь вы можете собрать все данные в одном месте и контролировать, кто и какие данные может видеть и редактировать с помощью представлений, утверждений и разрешений. Ваши данные надежно хранятся на немецких серверах и всегда доступны в режиме онлайн. В облаке ваши данные остаются в безопасности даже в случае кражи оборудования или поломки или потери ноутбука сотрудника.
Никогда больше не теряйте данные, не объединяйте их вручную и не переносите в другие системы: SeaTable позволяет вам минимизировать рабочую нагрузку и ускорить процесс по сравнению с учетом рабочего времени в Excel. Поскольку SeaTable объединяет все рабочие часы ваших сотрудников в одном центральном месте, у вас есть обширная база данных, с помощью которой вы можете создавать ценные анализы и статистику.
5. преимущество: простое предоставление данных для внешних сторон
Особенно если вы нанимаете людей на почасовой основе, вам также необходимо передавать данные о рабочем времени в бухгалтерию, чтобы они могли составлять отчеты и вовремя выплачивать зарплату. В крупных компаниях бухгалтерия является внутренним отделом, в то время как небольшие компании часто передают эти задачи на аутсорсинг. Передача данных о рабочем времени часто осуществляется по электронной почте или через общий доступ к файлам. Раньше HR-менеджерам приходилось кропотливо копировать таблицы Excel, которые они должны были создавать и заполнять данными за каждый месяц по отдельности. Через некоторое время это приводило к появлению большого количества локальных файлов Excel.
С помощью SeaTable вы избавляете себя от этих шагов: Просто создайте приложение (см. выше) или передайте необходимые данные в бухгалтерию по внешней ссылке. При этом вы можете сами выбрать, предоставлять ли вам доступ на чтение ко всей базе или только создать и поделиться специальным представлением для бухгалтерии. Однако предоставление отдельных представлений зарезервировано для платных подписок SeaTable.
Таким образом, бухгалтерия получает доступ к данным о рабочем времени без обходных путей, и больше нет необходимости переносить, открывать и просматривать отдельные файлы Excel для создания отчетов. Одного взгляда на вашу базу SeaTable достаточно, чтобы узнать о рабочем времени всех сотрудников!
6. преимущество: автоматизация, которая облегчает вашу жизнь
Даже с учетом всех упомянутых пунктов, учет рабочего времени в Excel имеет низкую оценку, но только последнее преимущество перекладывает корону на SeaTable. При подписке Enterprise SeaTable может автоматически выполнять определенные действия на основе заданных правил, например, отправлять уведомления, редактировать записи или добавлять ссылки, тем самым освобождая пользователей от повторяющихся рабочих действий.
С помощью автоматики вы можете, например, заставить SeaTable уведомлять вас, если введенные сотрудником рабочие часы превысили установленные законом верхние пределы или если не были соблюдены предписанные перерывы и периоды отдыха. С помощью триггера автоматизации это происходит полностью автоматически, как только введенные значения перестают соответствовать установленным правилам, например, превышение максимального рабочего времени в 10 часов в день.
Кстати, работодатели обязаны вести учет рабочего времени своих сотрудников, чтобы выявить именно это; и вы должны это делать, чтобы избежать юридических последствий. В ходе проверок вам могут грозить серьезные штрафы и дальнейшие действия со стороны надзорного органа, если вы как работодатель не уделяете внимания соблюдению установленных законом норм рабочего времени. Подробнее о законодательных требованиях к учету рабочего времени читайте здесь.
Учет рабочего времени с помощью SeaTable бесплатно
Конечно, уже существуют специальные программные решения, такие как Personio или Clockodo, которые специально предлагают учет рабочего времени. Однако использование этих программ может быть довольно дорогостоящим, поскольку они подходят лишь для некоторых приложений.
Учет рабочего времени с помощью Excel - обычное решение в компаниях, использующих пакет Microsoft Office, но это не очень хорошая идея по причинам, указанным выше. Excel даже близко не подходит к тем возможностям, которые дает вам такое решение, как SeaTable.
Как программное обеспечение для совместной работы с базами данных, SeaTable является экономически эффективной, мощной и гибкой альтернативой Excel и другим программам. С помощью SeaTable вы можете не только управлять рабочим временем своих сотрудников, но и оптимизировать процессы во многих других областях вашей компании, от управления персоналом до маркетинга и продаж и управления автопарком.
Попробуйте наш шаблон учета рабочего времени уже сегодня! Вы можете сразу же зарегистрироваться бесплатно и самостоятельно протестировать практические функции. Скорее всего, вы полюбите SeaTable и будете использовать его во многих других приложениях.